Cómo el líder tecnológico francés Quadient cambió Excel por Triskell para una gestión integral del área de TI
Resumen del proyecto
Una solución de gestión global para el departamento de TI de 300 empleados repartidos por todo el mundo que utiliza la solución PPM de Triskell Software.
- 260 usuarios.
- 4 portfolios temáticos.
- 1500 solicitudes procesadas desde 2020.
- 50 proyectos gestionados simultáneamente.
- Más de 100 comités directivos gestionados con Triskell desde 2020.
Acerca de Quadient
Quadient es una empresa tecnológica francesa, líder en tecnologías de gestión de la comunicación con el cliente para empresas y uno de los principales operadores de redes abiertas de consignas de paquetería en todo el mundo.
Con presencia en 27 países y 4.900 empleados, Quadient ayuda diariamente a cientos de miles de empresas a establecer relaciones duraderas con sus clientes y a ofrecerles experiencias excepcionales en un mundo en el que las interacciones deben ser cada vez más conectadas, personales y móviles.
Contexto: una empresa en pleno proceso de transformación
En 2019, Quadient puso en marcha un amplio plan de transformación a escala internacional mediante la fusión de sus tres entidades empresariales originales en cinco grandes áreas geográficas. Bajo el liderazgo del nuevo CIO, los equipos de TI de varias filiales de todo el mundo se consolidaron en un único Departamento de Servicios de TI.
Este departamento cuenta con 300 empleados de TI, 60 contactos en 14 entidades empresariales, 500 aplicaciones y más de 200 solicitudes de proyectos que gestionar cada año.
El nuevo equipo de la PMO se enfrentó a varios retos:
- Falta de visibilidad de las solicitudes de nuevos proyectos y de la cartera.
- Múltiples procesos de recopilación de solicitudes de proyectos con distintos niveles de madurez.
- Calidad insatisfactoria de la información recopilada para las decisiones de asignación de recursos.
- Pérdida de tiempo en la recopilación y consolidación manual de la información necesaria para la toma de decisiones.
La decisión de adoptar una solución PPM (Project Portfolio Management) se tomó en 2019.
¿Por qué Triskell?
El equipo de la PMO convocó una licitación para encontrar un software PPM que pudiera satisfacer todas las necesidades de gestión de las actividades del departamento de TI. Eligieron la solución PPM de Triskell Software por cinco razones:
- Su amplia cobertura funcional, que abarca todos los procesos de gestión de solicitudes, proyectos, carteras y recursos en una única herramienta.
- Cuadros de mando fáciles de usar y eficientes, accesibles para todas las partes interesadas.
- Gran flexibilidad para adaptarse a los procesos específicos actuales y futuros.
- Fácil administración, proporcionando gran autonomía al equipo de la PMO.
- Coste competitivo en términos de licencias y rápida implantación gracias al enfoque MVP.
Un despliegue progresivo de la solución
En 2019, la gestión de solicitudes de proyectos de TI fue el primer proceso integrado en Triskell, y esto se hizo en solo un mes. Un equipo de tres miembros del departamento de TI estudió los procesos existentes, normalmente gestionados con Excel, y a continuación colaboró con las unidades de negocio a través de workshops para definir el proceso ideal para la nueva organización. A continuación, el equipo de Triskell configuró la herramienta en sólo nueve días, en lugar de los 20 previstos inicialmente.
A día de hoy, todas las solicitudes de nuevos proyectos de TI o de cambios menores o mayores en todo el mundo se remiten, evalúan y priorizan directamente en Triskell. Esta gestión de solicitudes se integra directamente con Jira. Desde entonces, la solución no ha dejado de evolucionar para satisfacer las necesidades del departamento de TI y los niveles de madurez de los equipos.
La plataforma se ha convertido en una fuente de creación de valor, simplificando la toma de decisiones durante más de 100 comités de dirección desde 2020, gracias a su rica cobertura de funcionalidades:
- Gestión de solicitudes de proyectos de todo el mundo.
- Gestión de 4 carteras temáticas con integración en Jira: Seguridad, Operaciones, Soluciones y Proyectos Estratégicos.
- Gestión de más de 50 proyectos simultáneamente por 35 gestores de proyectos en todo el mundo.
- Gestión de recursos para 260 empleados en 19 países: gestión de capacidad, hojas de horas, asignación de recursos.
Beneficios de Triskell
- Ahorro de tiempo: Quadient ha constatado un ahorro de tiempo en el registro y tramitación de solicitudes, el seguimiento de proyectos y la asignación de recursos. La preparación de los comités se realiza ahora con unos pocos clics.
- Mejora de la relación entre TI y la empresa: Quadient dispone de un único repositorio para consultar todas las actividades del departamento de TI en Triskell. En función de sus funciones, todas las partes interesadas acceden a la información que les concierne. Las relaciones entre el departamento de TI y las unidades de negocio han mejorado, y el vínculo de confianza se ha reforzado.
- Mejor toma de decisiones: gracias al ahorro de tiempo y a disponer de información fiable en tiempo real en cuadros de mando, los responsables de la empresa, la PMO y los gestores de recursos pueden centrarse en analizar los distintos elementos de las solicitudes, los proyectos y la planificación de la capacidad para tomar decisiones informadas que optimicen toda la cartera.
Gracias a Triskell, el equipo de la PMO dedica ahora más tiempo a analizar la información de los portfolios, añadiendo así valor a la hoja de ruta de los proyectos, en lugar de recopilar información de todas las partes interesadas.
Madeline PARRISH – Analista de la PMO en QUADIENT
Perfil de la empresa
Industria
Tecnología
Tipo
Empresa pública
Año de fundación
1924
Región
Francia
Solución
Gestión del Portfolio de TI
Gestión de la capacidad
Gestión de solicitudes
Aspectos destacados
Retos
Falta de visibilidad.
Procesos y niveles de madurez inconsistentes.
Datos de proyectos de baja calidad.
Informes manuales que requieren mucho tiempo.
Beneficios
Ahorro significativo de tiempo.
Mejora de la alineación entre TI y negocio.
Acceso a los mismos datos fiables y específicos para cada rol.
Mejor toma de decisiones.
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