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15 exemples d’optimisation de processus avec un logiciel PPM

Vous cherchez à renforcer l’efficacité de vos processus métier et à atteindre vos objectifs de manière rentable ? Pour y parvenir, l’optimisation des processus est essentielle. Dans cette démarche, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) peut être votre meilleur allié.

Un logiciel PPM centralise la gestion de projets, permet de suivre les performances en temps réel, et facilite la prise de décision. Dans cet article, nous explorerons 15 exemples concrets de transformations réussies grâce à une solution PPM.

Logiciel PPM : Définition, avantages et principales fonctionnalités

Avant de passer en revue les possibilités d’optimisation des processus, il est essentiel de comprendre ce qu’est un outil PPM. Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) sert de référentiel centralisé pour tous les projets et programmes de votre organisation. C’est une solution complète pour planifier, exécuter, suivre et gérer vos portefeuilles, en les alignant sur vos objectifs stratégiques.

Principaux avantages d’un logiciel PPM :

Prise de décision éclairée  basée sur des données fiables : Accédez à des données fiables pour une visibilité en temps réel sur les performances, les risques et les ressources.
Réussite de vos projets : Identifiez et atténuez les risques de manière proactive pour garantir des résultats attendus dans les délais.
Réduction des coûts : Éliminez les dépenses superflues, rationalisez l’allocation des ressources et optimisez vos processus. En d’autres termes, gagnez du temps tout en économisant de l’argent.
Amélioration de la collaboration : Facilitez la communication et la collaboration entre les équipes et les parties prenantes internes et externes.

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Fonctionnalités clés d’un logiciel PPM

Planification de projet : Créez des plans de projet détaillés avec des tâches et des dépendances pour assurer le respect des délais et des budgets.
Gestion des ressources et capacity planning : Planifiez l’allocation des ressources en fonction de la demande entrante. Suivez l’utilisation des ressources pour éviter les conflits et les goulots d’étranglement.
Gestion financière : Suivez les coûts, les budgets et la rentabilité de chaque projet pour prendre des décisions financières éclairées.
Planification stratégique : Hiérarchisez les projets et programmes selon votre stratégie. Suivez les performances de vos portefeuilles de projets. Planifiez votre capacité à moyen et long terme.
Analyse et création de rapports : Générez des rapports pour tenir les dirigeants et autres parties prenantes informés et prendre des décisions basées sur les données.
Personnalisation : Adaptez votre logiciel PPM à l’évolution des besoins et aux processus de votre organisation. Pour cela, choisissez un outil qui présente une grande modularité.
Intégration à d’autres outils : Intégrez votre PPM aux systèmes déjà utilisés dans votre entreprise : ERP, CRM, BI et logiciels de gestion de projets comme Jira ou MS Project.

Simplifier l’optimisation des processus grâce à un outil PPM

Aujourd’hui, les entreprise cherchent en permanence de nouvelles manières de travailler plus intelligemment. L’’amélioration des opérations et l’atteinte des objectifs stratégiques sont des priorités absolues, rendant l’optimisation des processus indispensable.

Un outil PPM devient alors un allié précieux. Il centralise la gestion de tous vos portefeuilles, de l’idée à la réalisation, sur une plateforme unique, offrant une visibilité totale.

Contrairement aux solutions de gestion de projets, un logiciel PPM est conçu pour améliorer les processus de pilotage et de gouvernance à tous les niveaux, du moindre détail de chaque projet à la stratégie globale du portefeuille.

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15 exemples d’optimisation des processus avec une solution PPM

À présent, entrons dans le vif du sujet. Découvrons comment mettre en œuvre l’optimisation des processus à l’aide d’une solution PPM à travers 15 exemples concrets.

1. Alignement stratégique

Vous avez sûrement remarqué que la hiérarchisation des projets présente des failles. Elle tient compte des objectifs individuels ou des besoins des départements, en laissant de côté la mission et la vision de votre entreprise. Ou alors, les initiatives non prioritaires sur le plan stratégique stagnent par manque de ressources ou de budget.

Un logiciel PPM simplifie l’alignement de vos portefeuilles sur vos objectifs stratégiques, mais aussi l’optimisation de ce processus. En d’autres termes, il vous aide à combler l’écart entre la planification stratégique et l’exécution.

À cet égard, les fonctionnalités suivantes sont particulièrement intéressantes :

Définissez facilement des objectifs stratégiques.
Sélectionnez et hiérarchisez les projets selon leur degré d’alignement sur votre stratégie globale.
Tirez parti d’outils graphiques pour visualiser et suivre la progression des objectifs globaux.

2. Mise en place de nouveau projet

Le processus de demande et d’enregistrement d’un nouveau projet peut être un vrai casse-tête. D’abord, parce qu’il implique de nombreuses tâches manuelles et chronophages. Création de la demande de projet, affectation d’équipes ou de ressources… Ensuite, parce qu’il est très souvent réalisé au moyen de solutions distinctes, ce qui se traduit par :

des retards dans vos projets
des conflits au niveau de l’allocation des ressources
un manque de clarté lors de la définition des objectifs ou des priorités de vos projets

Pour faciliter l’optimisation de ce processus, un logiciel de gestion de portefeuilles vous offre plusieurs possibilités :

Automatisez des tâches telles que la création de projets, la désignation d’équipes ou l’allocation de ressources.
Centralisez et standardisez vos procédures de demande de projet pour plus de cohérence et d’efficacité.
Définissez des priorités et des objectifs clairs pour chaque projet dès le départ.

3. Planification de projet, de programme et de portefeuille

L’absence de plateforme PPM centralisée se traduit par une planification déconnectée et fragmentée de vos projets, programmes et portefeuilles. Cette fragmentation a des conséquences similaires aux problèmes rencontrés dans le processus précédent. Retards, conflits relatifs aux ressources, manque d’alignement entre les projets et les objectifs stratégiques globaux…

Comment tirer parti d’un outil PPM dans l’optimisation des processus de planification ?

Créez des calendriers et feuilles de route qui prennent en compte chaque niveau de vos portefeuilles.
Rationalisez l’allocation des ressources à travers de multiples projets afin de garantir l’utilisation efficace des ressources.
Simplifiez la collaboration entre toutes les parties prenantes impliquées dans la gestion des portefeuilles de votre entreprise. Bureau de gestion de projets (PMO), équipes projet, départements…

4. Hiérarchisation des projets

Votre PMO et vos responsables de portefeuille cherchent à obtenir le meilleur retour sur investissement pour votre société. Ils doivent donc hiérarchiser tous vos projets et initiatives afin de sélectionner les projets alignés sur vos objectifs globaux. Pour y arriver, il leur faut un processus structuré.

Une solution PPM facilite grandement la hiérarchisation des projets guidée par les données. Voici quelques conseils pour en tirer parti :

Définissez des critères de hiérarchisation clairs, alignés sur vos priorités. Objectifs stratégiques, viabilité financière, disponibilité des ressources, évaluation des risques…
Utilisez des modèles de scoring et des matrices de hiérarchisation pour évaluer chaque projet selon les critères définis.
Profitez de la hiérarchisation des initiatives pour identifier les conflits potentiels en amont.

5. Gestion des ressources et capacity planning

Le bon fonctionnement de vos portefeuilles de projets et de produits passe par une gestion efficace de vos ressources. À cet égard, la planification importe tout autant que l’allocation des ressources. Sans un processus robuste, votre organisation s’expose à :

des retards dans vos projets
des dépassements de coûts
une baisse de la productivité de vos équipes
des conflits relatifs aux ressources
une incapacité à respecter les délais
et bien d’autres risques !

Un logiciel PPM vous assiste dans l’optimisation des processus de gestion des ressources et de capacity planning. Il est doté de fonctionnalités idéales pour cela :

Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur la disponibilité des ressources.
Allouez à chaque projet les ressources qui répondent à ses exigences en termes de compétences et d’expertise.
Prévoyez les besoins en ressources à venir en fonction de la demande entrante.

6. Suivi de portefeuille de projets

Le suivi proactif de vos portefeuilles de projets et de produits est essentiel. En plus de prévenir la surallocation des ressources, il vous évite de passer à côté d’opportunités. Il garantit par ailleurs l’alignement constant des projets sur vos objectifs.

Comment optimiser ce processus à l’aide d’une plateforme de gestion de portefeuilles ? Voici plusieurs manières d’y arriver :

Intégrez à cet outil les indicateurs et autres KPI utilisés dans votre entreprise pour suivre les performances de vos portefeuilles.
Générez des rapports qui contiennent des renseignements exploitables sur de nombreux aspects de vos portefeuilles de projets. Santé globale de chaque portefeuille, utilisation des ressources, gestion budgétaire, alignement sur la stratégie…
Bénéficiez d’alertes et de notifications pour identifier en amont tous les facteurs susceptibles d’avoir un impact négatif. Problèmes potentiels, écarts par rapport aux objectifs, risques émergents…

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7. Gestion financière et budgétaire

L’absence de processus efficaces de gestion financière et budgétaire conduit à des dépassements de coûts et une incertitude financière. À leur tour, ces problèmes peuvent affecter le périmètre et les objectifs de vos projets.

Rares sont les logiciels PPM qui permettent de planifier, gérer et suivre les finances de vos portefeuilles. Veillez donc à adopter une solution capable de répondre aux promesses suivantes :

Gérez les dépenses d’investissement (CAPEX) et d’exploitation (OPEX) de toutes vos initiatives. Accédez à des fonctionnalités de suivi du budget, d’allocation des fonds et de prévision des coûts.
Alignez le budget de chaque projet et l’ensemble de vos processus de gestion financière sur vos objectifs stratégiques.
Bénéficiez d’une visibilité en temps réel pour identifier les dépassements de coûts potentiels et prévoir la rentabilité des projets.

8. Standardisation des processus de gestion de projet

Des pratiques de gestion de projet disparates au sein d’une société entrainent souvent des problèmes. Pertes d’efficacité, nécessité de retravailler les tâches achevées, goulots d’étranglement, non-conformité avec les standards du secteur…

Alors, comment standardiser vos processus de gestion et de gouvernance avec une plateforme de gestion de portefeuilles de projets ?

Transférez vers ce logiciel les processus de gestion de projet déjà utilisés dans votre organisation. Agile, Waterfall, PMI, PMBOK, Lean, ITIL Phase-Gate, SAFe…
Définissez des workflows personnalisés et des modèles de gestion de projet. Ils garantiront une exécution des projets conforme aux procédures et standards établis.
Instaurez une gestion de projet hybride. Combinez diverses méthodologies de gestion en fonction des objectifs et besoins de chaque projet.

9. Conduite du changement

La conduite du changement, couramment sous-estimée, constitue elle aussi un processus fondamental. Sans une conduite du changement efficace, votre entreprise s’expose à de nombreux risques. Retards dans vos projets, variations du périmètre, faible taux de réussite, insatisfaction des clients et des parties prenantes…

Pour vous prémunir contre ces risques, choisissez un outil PPM doté de fonctionnalités avancées de simulations basées sur des scénarios. Vous serez ainsi en mesure de simuler l’impact des changements demandés dans vos portefeuilles de projets.

Voici plusieurs moyens d’exploiter ces simulations à des fins d’optimisation des processus de conduite du changement :

Analysez la faisabilité des changements proposés.
Identifiez et atténuez les risques de façon proactive.
Comparez différents scénarios. Sélectionnez le scénario le mieux adapté à vos objectifs stratégiques et aux priorités de chaque portefeuille.

10. Gestion des risques

Comme la conduite du changement, la gestion des risques exerce une influence considérable sur les performances de votre société. En effet, une mauvaise gestion entraine souvent :

des retards dans vos projets
des coûts imprévus
des suppressions de ressources
une plus forte probabilité d’échec de vos projets

Une plateforme PPM permet de définir un cadre structuré pour l’optimisation de vos processus de gestion des risques. Mais comment en tirer parti ?

Employez des techniques d’identification proactive des risques susceptibles d’affecter les objectifs, calendriers ou budgets de vos projets.
Évaluez la probabilité et l’impact potentiel de chaque risque identifié. Une telle évaluation vous aide à choisir où concentrer vos efforts d’atténuation des risques.
Élaborez des stratégies d’atténuation des risques et mettez-les en œuvre. Vous réduisez ainsi la probabilité ou l’impact des risques identifiés.
Suivez le statut des risques identifiés. Au besoin, mettez à jour vos plans d’atténuation et rendez compte de votre gestion des risques.

11. Gestion de la qualité

L’époque où la réussite de la gestion de projet dépendait seulement du respect des délais et budgets est révolue. Aujourd’hui, vous devez absolument livrer des projets de qualité supérieure. La satisfaction de votre clientèle, la réputation de votre marque et votre avantage concurrentiel en dépendent.

Une solution PPM contribue à rationaliser la gestion de la qualité de vos initiatives. Voici quelques conseils pour l’optimisation de ce processus :

Définissez clairement les standards de qualité et les attentes auxquels les livrables de chaque projet devront être conformes.
Intégrez des activités de contrôle de la qualité aux workflows de votre organisation.
Suivez des indicateurs de qualité afin d’identifier les axes d’amélioration et d’appliquer des mesures correctives dès que nécessaire.

12. Collaboration et communication

Une bonne gestion de vos portefeuilles de projets passe par une collaboration et une communication efficaces. Par conséquent, l’optimisation de ces processus est cruciale.

Un logiciel PPM vous propose tout ce qu’il faut pour ne rien laisser au hasard :

Bénéficiez d’une plateforme centralisée accessible à vos équipes projet, départements et parties prenantes. C’est l’endroit idéal pour partager des renseignements, discuter des tâches et se tenir au courant de la progression des projets.
Mettez en place une communication en temps réel. Il n’y a pas de meilleur moyen de garantir l’information et l’alignement de toutes les personnes concernées.
Gérez le partage de fichier dans un environnement sécurisé. En prime, vos utilisateurs accèdent plus facilement à la documentation de chaque projet.

13. Gestion de la conformité

La gestion de la conformité aux lois et réglementations prend beaucoup de temps. Malgré sa complexité, l’optimisation de ce processus se révèle nécessaire pour protéger votre entreprise contre de nombreux risques. Non-conformité réglementaire, problèmes juridiques, atteinte à votre réputation, perturbation de vos projets…

Voici comment utiliser un outil de gestion de portefeuilles de projets pour gérer votre conformité :

Stockez toutes les informations relatives aux exigences de conformité dans votre solution PPM. Elle fera ainsi office de référentiel centralisé pour les lois et règlements, les lignes directrices du secteur, vos politiques internes…
Pour chaque projet, programme ou portefeuille, reliez les exigences de conformité à des projets, tâches ou livrables spécifiques.

14. Amélioration continue

Pour préserver la compétitivité de votre société, vous devez instaurer des processus d’amélioration continue. Cela vous évitera de stagner, de passer à côté d’opportunités, de conserver des processus inefficaces…

Avec un logiciel PPM, l’optimisation de vos processus d’amélioration continue peut prendre plusieurs formes :

Analysez les projets terminés et documentez les apprentissages, les erreurs et les bonnes pratiques. Cet exercice stimulera vos initiatives d’amélioration des processus et la gestion de vos projets.
Suivez des indicateurs de performances pour identifier les axes de perfectionnement dans chacun de vos processus PPM.
Favorisez une culture organisationnelle qui repose sur l’apprentissage continu et le partage de connaissances. C’est la façon la plus efficace de promouvoir l’amélioration continue et l’innovation.

15. Planification du temps

Dernier processus de cette liste, la gestion du temps n’en est pas moins essentielle à votre gestion de projet. Si vous la négligez, vous risquez de rencontrer des problèmes. Retards, conflits relatifs aux ressources, baisse du taux de réussite de vos projets…

Une plateforme de gestion de portefeuilles simplifie grandement la planification du temps. Voici quelques moyens d’en tirer parti lors de l’optimisation de ce processus :

Élaborez des calendriers exhaustifs pour vos projets, programmes et portefeuilles. Décomposez toutes les tâches et dépendances ainsi que l’allocation des ressources à chaque tâche.
Identifiez les goulots d’étranglement ou retards potentiels de manière précoce. Mettez en œuvre des mesures correctives pour maintenir vos projets en bonne voie.
Exploitez les outils visuels tels que les diagrammes de Gantt. Visualisez clairement les calendriers, les dépendances et les jalons de chaque projet.

Conclusion

L’optimisation des processus métier est essentielle pour atteindre vos objectifs stratégiques et améliorer l’efficacité opérationnelle. Les 15 exemples présentés démontrent comment un logiciel PPM peut transformer la gestion de projets et de portefeuilles dans votre organisation.

En centralisant les informations, en facilitant la prise de décision et en améliorant la collaboration, un outil PPM devient un allié incontournable. Adopter une telle solution vous permet non seulement de rationaliser vos opérations, mais aussi de rester compétitif dans un environnement en constante évolution.

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