10 exemples de tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles pour votre PMO
Pour remplir efficacement sa mission, votre bureau de gestion de projets (PMO) ne saurait se passer de tableaux de bord. Bien conçus, ils offrent une vue d’ensemble qui va du statut des projets à la santé globale des portefeuilles. Sans oublier les ressources et les budgets !
Dans cet article, vous découvrirez 10 exemples de tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles pour votre PMO. À la clé : une gestion efficace, un bon alignement sur vos objectifs stratégiques et une meilleure prise de décision. C’est parti !
Tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles : définition et importance
Un tableau de bord est un outil numérique qui représente visuellement des données quantitatives pertinentes, comme des indicateurs clés de succès (KPI). Dans le domaine de la gestion de projets et portefeuilles, il permet de visualiser en temps réel de nombreuses informations. Progression des projets, allocation des ressources, gestion budgétaire, alignement sur la stratégie…
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Les tableaux de bord constituent de précieuses ressources pour un bureau de gestion de projets (PMO). D’une part, ils condensent des données très complexes en un format facile à lire. D’autre part, ils centralisent des informations issues de multiples rapports et autres sources. Ainsi, un PMO bien outillé ne s’ennuie pas à récupérer des données éparpillées ! Il y accède depuis n’importe quel endroit et prend des décisions éclairées avec agilité.
Sans tableaux de bord, la gestion et la supervision des projets de grande ampleur se révèlent souvent chaotiques. Retards, dépassements de coûts, goulots d’étranglement, manque d’alignement sur les objectifs de votre entreprise… Autant de risques qui compromettent la mission de votre PMO.
Avantages d’un tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles
Ainsi, un tableau de bord représente bien plus qu’un simple outil de visualisation de données. Il constitue un élément essentiel à la gestion efficace des projets et portefeuilles de votre société.
Voici quelques-uns des avantages d’un tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles pour votre PMO.
- Visibilité sur les données en temps réel. Offrez aux chefs de projet, dirigeants et autres parties prenantes des renseignements en temps réel sur chaque projet. Statut, progression, risques…
- Meilleure prise de décision. Bénéficiez d’une représentation visuelle des indicateurs clés de vos projets. Suivi budgétaire, progression des tâches, utilisation des ressources… Repérez les tendances aisément et prenez des décisions en temps opportun.
- Gestion efficace des ressources. Suivez en temps réel la disponibilité, l’utilisation et l’allocation des ressources. Répartissez vos ressources efficacement — sans sous-utilisation, surcharge ou goulot d’étranglement.
- Gains de temps. Sans tableaux de bord, la collecte et l’analyse de données prendraient un temps fou. Vous devriez parcourir divers rapports, feuilles de calcul et e-mails pour vous faire une idée du statut d’un projet. Heureusement, les tableaux de bord rationalisent ce processus en rassemblant des informations issues de multiples sources.
- Personnalisation. Personnalisez vos tableaux de bord à tout moment pour répondre aux besoins précis de votre organisation. Par exemple, imaginons que votre entreprise gère à la fois des projets avec Agile et avec Waterfall. Vous pourriez créer différents tableaux qui afficheraient les KPI et autres indicateurs les plus pertinents pour chaque type de projet.
Comment créer un tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles ?
Les tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles présentent des avantages indéniables pour votre PMO. Mais pour les créer, il ne suffit pas d’assembler deux ou trois diagrammes. Il faut savoir quelles données comptent réellement pour votre société. Autrement dit, une planification préalable s’impose ! Bien sûr, vous devez aussi utiliser les outils adéquats pour visualiser toutes ces informations de façon attrayante et intuitive.
Voici un guide pas-à-pas pour créer un tableau de bord qui apporte vraiment de la valeur à votre PMO.
Étape n° 1 : définir vos objectifs et vos indicateurs clés
Avant d’entamer la création de votre tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles, définissez les objectifs à accomplir. De quelles informations avez-vous besoin ? Quelles décisions souhaitez-vous faciliter ?
Identifiez ensuite les indicateurs clés de succès (KPI) de votre PMO qui vous aideront à atteindre ces objectifs. Voici quelques-uns des indicateurs les plus courants :
- la progression des projets (p. ex. comparaison entre le nombre de tâches achevées et le nombre total de tâches)
- le suivi budgétaire (comparaison entre les dépenses prévues et les dépenses réelles)
- l’utilisation des ressources (pourcentage d’utilisation de la capacité en ressources)
Étape n° 2 : choisir l’outil adéquat
Pour construire votre tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles, vous devez absolument sélectionner le logiciel adéquat. Oubliez tout de suite Excel ! Cherchez une solution qui :
- rassemble des données issues de multiples sources, comme des outils de gestion de projet et des systèmes financiers (ERP)
- affiche des informations mises à jour en temps réel
- offre des options de visualisation personnalisables (diagrammes, tableaux, widgets…)
- inclut des alertes et rapports automatisés
Une plateforme PPM comme le logiciel Triskell permet de concevoir des tableaux de bord dynamiques adaptés à vos besoins précis.
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Étape n° 3 : définir les sources de données
Vous devez ensuite choisir les sources de données qui alimenteront le tableau de bord de votre PMO. Voici quelques sources à envisager :
- les solutions de gestion de projet (comme Jira ou Microsoft Project)
- les systèmes de gestion de la relation client (CRM)
- les systèmes financiers (ERP)
- SAP
Veillez à ce que les données circulent sans accroc ni interruption entre ces diverses sources et l’outil sélectionné.
Étape n° 4 : concevoir la mise en page du tableau de bord
Vous avez défini les objectifs, KPI et sources de données de votre tableau de bord de gestion de projets et portefeuilles. Désormais, il est temps de concevoir sa mise en page. Voici quelques conseils à garder à l’esprit :
- Simplicité. Ne compliquez pas inutilement les choses. Contentez-vous d’afficher les 4 ou 5 indicateurs les plus importants pour atteindre votre objectif.
- Hiérarchisation des informations. Placez les KPI et autres indicateurs clés en haut ou au milieu du tableau de bord afin qu’ils restent clairement visibles.
- Attrait visuel. Utilisez des diagrammes, tableaux et widgets pour faciliter la compréhension des informations.
- Personnalisation. Assurez-vous que votre tableau de bord peut s’adapter aux différentes parties prenantes de votre organisation.
Étape n° 5 : tester et ajuster
Une fois votre tableau de bord créé, il convient de le tester. Vérifiez que les sources de données fonctionnent correctement et que la visualisation est claire et compréhensible. N’hésitez pas à demander des retours aux parties prenantes pour repérer les lacunes ou les axes d’amélioration.
Au fil du temps, vos portefeuilles de projets seront amenés à évoluer. Nouveau projet, modification du périmètre ou des priorités, revirement de la stratégie… Vous devrez alors ajuster la mise en page de vos tableaux de bord et le type d’informations à afficher.
Optimisez vos tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles aussi souvent que nécessaire afin qu’ils demeurent de précieux outils.
Exemples de tableau de bord de gestion de projet
Voyons à présent quelques exemples de tableau de bord à utiliser pour gérer vos projets. Ils vous aideront à suivre la progression et les performances d’un projet à plusieurs niveaux.
Tableau de bord de gestion de projet n° 1 : santé d’un projet
Ce tableau de bord offre un aperçu du statut actuel d’un projet. Il permet de suivre les projets en cours et d’évaluer leur statut selon des paramètres clés. Par exemple, les dates butoirs, les budgets, les risques et d’autres indicateurs de performances. Ainsi, vous identifiez rapidement les problèmes et les aspects d’un projet qui requièrent votre attention.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Statut du projet
- Pourcentage de tâches achevées
- Jalons du projet et leur ratio d’achèvement
- Comparaison entre le budget actuel et les dépenses réelles
- Prochaines dates butoirs et tâches en retard
Tableau de bord de gestion de projet n° 2 : revue de phase d’un projet de développement de nouveau produit
Avec ce tableau de bord, vous pouvez gérer et suivre la progression de vos projets de développement de nouveau produit. Si vous employez la méthode Phase-Gate, vous pouvez aussi suivre les processus de revue de phase.
Ce tableau est très utile aux PMO du secteur pharmaceutique, technologique ou manufacturier. Dans ces secteurs, le cycle de développement d’un produit exige une évaluation minutieuse à l’issue de chaque phase.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Statut d’approbation des revues de phase
- Points de décision et résultats
- Comparaison entre les CAPEX et les OPEX
- Suivi budgétaire par phase
- Progression des jalons de vos projets
Tableau de bord de gestion de projet n° 3 : progression et suivi du temps
Vous souhaitez bénéficier d’une visibilité en temps réel sur le temps consacré à diverses tâches et activités de vos projets ? Ce tableau de bord est fait pour vous. Il réunit des renseignements exploitables sur l’efficacité des équipes et sur l’allocation de leur temps à différents projets. C’est un précieux outil pour la gestion des équipes en interne et la création de rapports pour les clients.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Pourcentage de tâches achevées
- Prochaines dates butoirs et tâches en retard
- Comparaison entre le temps estimé et le temps réellement consacré
- Taux d’utilisation des ressources
- Statut d’approbation des feuilles de temps et heures en attente
Tableau de bord de gestion de projet n° 4 : équipes en mode Agile ou Scrum
Ce tableau de bord est conçu pour suivre les sprints, le backlog et la vélocité des équipes qui emploient Agile ou Scrum. Il favorise la communication et la transparence grâce à une visibilité en temps réel sur le statut de chaque sprint. Il aide ainsi vos équipes à atteindre leurs objectifs.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Aperçu du backlog
- Vélocité de l’équipe
- Progression du sprint
- Travaux accomplis et travaux restants
- Taux d’achèvement des tâches de chaque membre de l’équipe
Exemples de tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets (PPM)
Vous venez de voir quelques exemples de tableau de bord de gestion de projet. Voyons maintenant d’autres exemples pour gérer un ou plusieurs portefeuilles de projets ou de produits. Ils aideront votre PMO à superviser l’alignement stratégique, l’allocation des ressources et la santé globale de vos portefeuilles.
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Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 1 : aperçu du portefeuille
Si votre entreprise gère de multiples portefeuilles de projets, ce tableau de bord est incontournable. Il vous offre de la visibilité sur tous les projets en cours et en attente de vos portefeuilles. Vous bénéficiez d’informations en temps réel sur le statut des projets, l’allocation des ressources et la gestion budgétaire.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Comparaison entre le nombre de projets en cours et le nombre de projets achevés
- Pourcentage de tâches achevées
- Ressources allouées au niveau du portefeuille
- Comparaison entre le budget alloué et le budget utilisé
- Matrice de gestion des risques
- Retour sur investissement (ROI)
Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 2 : gestion des demandes
Ce tableau de bord propose une vue structurée qui facilite la gestion des demandes entrantes de projets et de ressources. Évaluez les opportunités de nouveau projet. Suivez les tendances de la demande. Planifiez la capacité de votre société de façon à y répondre.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Nombre de demandes de projet
- Backlog des demandes
- Priorité des demandes
- Comparaison entre les ressources disponibles et les ressources demandées
- Pourcentage de demandes approuvées ou rejetées
Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 3 : gestion des ressources
Avec ce tableau de bord, votre PMO suit en temps réel l’affectation du personnel à vos projets et portefeuilles. Allouez vos ressources de façon optimale. Évitez les goulots d’étranglement. Équilibrez les charges de travail et procédez à des ajustements lorsque nécessaire.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Pourcentage d’utilisation des ressources
- Ressources allouées par projet et par portefeuille
- Comparaison entre les heures de travail estimées et les heures de travail réelles
- Coût horaire de chaque ressource
- Comparaison entre les heures facturables et les heures non facturables
Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 4 : capacity planning
Ce tableau de bord assiste votre PMO dans le domaine du capacity planning. Il vous aide à planifier et à gérer la capacité en fonction des demandes de projet actuelles et à venir. Cette ressource visuelle contribue à la bonne répartition du personnel entre différents projets. Elle permet également de repérer les goulots d’étranglement potentiels et les risques de manque de ressources
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Taux d’utilisation de la capacité
- Taux d’étranglement des ressources
- Comparaison entre la capacité en ressources disponible et la capacité en ressources nécessaire
- Durée de cycle
- Temps d’achèvement des projets
Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 5 : suivi des coûts et du budget des portefeuilles
Avec ce tableau de bord, vous pouvez suivre à la fois la santé et les performances financières de vos projets. Déterminez si les projets seront achevés dans le respect des délais et des budgets. Identifiez les écarts budgétaires. Suivez les indicateurs clés de succès (KPI) en temps réel.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Comparaison entre les coûts attendus et les coûts réels des projets
- Valeur acquise
- Indice de performance des coûts
- Indice de performance des calendriers
- Écart budgétaire
Tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets n° 6 : suivi de projet R&D
Ce tableau de bord vous sera précieux si votre entreprise met l’accent sur l’innovation et le développement de nouveaux produits. Il vous donne les moyens de suivre la progression de vos projets de recherche et développement en temps réel. Par ailleurs, il facilite le contrôle de l’utilisation des ressources et des allocations budgétaires. Et ce, depuis la formation d’une idée jusqu’à la commercialisation d’un produit.
Indicateurs clés de succès (KPI) à suivre
- Statut des projets
- Allocation des ressources
- Comparaison entre les CAPEX et les OPEX
- Comparaison entre le retour sur investissement (ROI) et les résultats attendus
- Délai de mise sur le marché
Conclusion
Au quotidien, votre PMO ne saurait se passer de tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles. Ces outils vous permettent de visualiser un grand volume de données en temps réel et à tout moment. Cela les rend indispensables à la gestion efficace de vos projets et portefeuilles.
Les exemples partagés dans cet article n’illustrent qu’une poignée des options de personnalisation infinies du logiciel Triskell. Grâce à cette plateforme PPM, votre PMO peut adapter ses tableaux de bord aux besoins précis de votre société. Les décisionnaires et autres parties prenantes ont ainsi accès aux renseignements pertinents au moment opportun.
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Questions fréquentes sur les tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles du PMO
Quelle est la différence entre un tableau de bord de gestion de projet et un tableau de bord de gestion de portefeuilles ?
Un tableau de bord de gestion de projet se concentre sur les indicateurs et les données d’un projet précis. Il fournit pour cela de nombreuses informations en temps réel. Santé du projet, allocation des ressources, dates butoirs, suivi budgétaire, achèvement des tâches…
À l’inverse, un tableau de bord de gestion de portefeuilles de projets (PPM) offre une vue globale des multiples projets d’un portefeuille. Votre PMO peut ainsi :
- évaluer les performances globales de vos projets
- hiérarchiser les projets
- allouer des ressources à divers projets
- garantir l’alignement sur les objectifs de votre organisation
Quel est le meilleur moyen de garantir la pertinence de vos tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles dans la durée ?
Pour conserver des tableaux de bord pertinents, mettez régulièrement à jour les KPI et les données qu’ils suivent. Ces mises à jour doivent refléter l’évolution des besoins de vos projets ou des objectifs de votre entreprise. Pensez aussi à demander des retours en continu aux utilisateurs pour peaufiner vos tableaux de bord. Vous aurez ainsi l’assurance qu’ils demeurent alignés sur les exigences de prise de décision.
Qui devrait avoir accès aux tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles ?
Votre PMO ne devrait pas être le seul à accéder aux tableaux de bord de gestion de projets et portefeuilles. De nombreux autres rôles peuvent en avoir l’utilité :
- Dirigeants
- Responsables transformation
- Responsables stratégie
- Gestionnaires de ressources
- Responsables informatiques
- Contrôleurs de gestion
- Chefs de projet
- Parties prenantes
Personnalisez vos tableaux de bord afin que chaque utilisateur accède aisément aux données pertinentes compte tenu de son rôle. Vous améliorerez ainsi la prise de décision et la responsabilisation dans l’ensemble de votre société.
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