Projektmanagement vs. Projektportfoliomanagement: Die Unterschiede verstehen
Im Bereich der Projektausführung und Unternehmensstrategie kann das Wissen um die Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Dies ist keine bloße semantische Übung, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Projektausführung und strategischen Entscheidungsfindung.
Wie geht Ihre Organisation mit Projektmanagement um? Überwachen Sie nur einzelne Projekte oder müssen Sie strategisch eine beträchtliche Anzahl von Initiativen verwalten? Wenn Ihre Organisation groß genug ist, um mehrere Projektportfolios zu managen, wird die Art und Weise, wie Sie diese verwalten, nicht dieselbe sein, als wenn Sie nur eine Handvoll Projekte pro Jahr bearbeiten müssen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die zehn Hauptunterschiede zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement, damit Sie sehen können, wie jedes dieser Elemente einen entscheidenden Einfluss auf die Projektausführung und die Ausrichtung an der übergeordneten Geschäftsstrategie hat.
Projektmanagement vs. Projektportfoliomanagement: Was ist der Unterschied?
Bevor wir jedoch auf die Unterschiede zwischen beiden Ansätzen eingehen, lassen Sie uns zunächst kurz definieren, was Projektmanagement und Projektportfoliomanagement sind. Bereits in der Definition beider Konzepte werden Sie die ersten Unterschiede bemerken. Los geht’s!
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Was ist Projektportfoliomanagement?
Laut dem Project Management Institute (PMI) umfasst das Projektportfoliomanagement „das zentrale Management eines oder mehrerer Projektportfolios zur Erreichung strategischer Ziele“. Im Gegensatz zum Projektmanagement geht es also nicht nur darum, Projekte zu überwachen, um sie erfolgreich abzuschließen. Es geht darum, die richtigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren, um den Wert zu maximieren und strategische Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet die Bewertung der Gesundheit und Leistung jedes Projekts im Kontext der übergeordneten Mission und Vision der Organisation.
Projektmanagement verstehen
Projektmanagement hingegen konzentriert sich mehr auf die Ausführung und Details jedes einzelnen Projekts. Es umfasst die Planung, Durchführung und Verwaltung von Projekten, sodass diese die festgelegten Ziele innerhalb der Grenzen von Zeit, Ressourcen oder Projektumfang erreichen. Ein Zitat von Peter Drucker, einem renommierten österreichisch-amerikanischen Managementberater, erklärt perfekt den Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement auf den ersten Blick:
Management heißt, die Dinge richtig zu tun; Führung heißt, die richtigen Dinge zu tun
Projektmanagement bedeutet, die Dinge richtig zu machen, also sicherzustellen, dass Aufgaben sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen. Projektportfoliomanagement hingegen bedeutet, die richtigen Initiativen auszuwählen, die den größten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.
10 Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement
Nun, da Sie wissen, was Projektmanagement und Projektportfoliomanagement sind, schauen wir uns die zehn wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen an.
1. Umfang
Projektmanagement konzentriert sich intrinsisch auf Projekte, führt sie erfolgreich von der Initiierung bis zum Abschluss und überwindet dabei Hindernisse und Komplexitäten. Der Projektumfang ist eng definiert, um die spezifischen Ziele, Zeitpläne und Ressourcen zu erfüllen, die jedem Projekt zugewiesen sind.
Der Umfang des Projektportfoliomanagements ist jedoch viel breiter und umfasst die Gesamtheit der Projektportfolios einer Organisation. Das Hauptziel des PPM besteht darin, die richtigen Projekte auszuwählen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie kollektiv mit den strategischen Zielen und der langfristigen Vision der Organisation übereinstimmen.
2. Zeitrahmen
Projektmanagement ist zeitgebunden. Jedes Projekt muss eine feste Dauer haben, mit einem klaren Start- und Enddatum, das durch den Umfang und die Ziele des Projekts bestimmt wird. Effizientes Zeitmanagement spielt hier eine Schlüsselrolle, da es hilft, sicherzustellen, dass Projektfristen und Meilensteine eingehalten werden. So wird gewährleistet, dass Projekte nach Plan verlaufen. PPM hingegen hat einen viel breiteren Zeitrahmen. Es umfasst langfristige Planung und bewertet, wie Projekte in die Gesamtstrategie der Organisation über längere Zeiträume passen. Die Priorität liegt nicht nur darin, Projekte termingerecht abzuschließen, sondern auch sicherzustellen, dass sich Projektportfolios insgesamt dynamisch entwickeln, um den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
3. Zielsetzung
Das Hauptziel des Projektmanagements ist es, ein spezifisches Projekt innerhalb vorgegebener Grenzen und Kriterien erfolgreich abzuschließen. Kurz gesagt, zielt das Projektmanagement darauf ab:
- Projektziele zu erreichen.
- Qualitätsstandards zu erfüllen.
- Das Budget einzuhalten.
- Aufgaben termingerecht abzuschließen.
Das Ziel des Project Portfolio Managements ist jedoch strategischer und globaler, da es darauf abzielt, den Wert und die Vorteile zu maximieren, die aus allen Projektportfolios einer Organisation gewonnen werden. Um dies zu erreichen, müssen Projekte und Ressourcen mit den langfristigen Zielen der Organisation in Einklang gebracht werden, sodass ihre kollektive Leistung zum Gesamterfolg und Wachstum des Unternehmens beiträgt.
4. Entscheidungsfindung
Die Entscheidungsfindung im Projektmanagement konzentriert sich auf das Hier und Jetzt. Sie dreht sich um die unmittelbaren Bedürfnisse jedes Projekts, und Projektmanager und PMOs treffen Entscheidungen, um sicherzustellen, dass Aufgaben erledigt, Probleme gelöst und Projekte auf Kurs bleiben. Diese Entscheidungen sind in der Regel reaktiv, um auf die sich entwickelnden Bedürfnisse und Herausforderungen auf Projektebene zu reagieren.
Im PPM hingegen ist die Entscheidungsfindung proaktiv, strategisch und zukunftsorientiert und umfasst:
- Die Auswahl des richtigen Satzes von Projekten.
- Die Priorisierung von Initiativen basierend auf ihrer Übereinstimmung mit strategischen Zielen.
- Die Optimierung der Ressourcenzuweisung für maximale Wirkung.
5. Ressourcenmanagement
Das Ressourcenmanagement im Projektmanagement konzentriert sich auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Projekts. Projektmanager weisen Ressourcen Aufgaben zu und stellen sicher, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind, um Projektfristen und -lieferungen zu erfüllen.
Das Project Portfolio Management nimmt eine ganzheitlichere Sicht auf das Ressourcenmanagement ein. Es umfasst die Optimierung der Ressourcenzuweisung über Portfolios hinweg, das Ausbalancieren der Kapazität mit der eingehenden Nachfrage, das Vermeiden von Engpässen und die Sicherstellung, dass Ressourcen Projekten zugewiesen werden, die am besten zu den strategischen Zielen passen.
6. Risikomanagement
Im Projektmanagement konzentriert sich das Risikomanagement auf die Identifizierung, Bewertung und Minderung projektspezifischer Risiken. Projektmanager sind in diesem Zusammenhang verantwortlich für:
- Potenzielle Bedrohungen für den Projekterfolg analysieren.
- Pläne zur Risikominderung entwickeln.
- Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus überwachen, sodass Abweichungen umgehend behandelt werden.
Im PPM ist der Umfang des Risikomanagements hingegen viel breiter. Es geht darum, die Risiken des gesamten Portfolios zu bewerten und aus strategischer Sicht zu bestimmen, wie die Risiken eines Projekts die Gesamtziele der Organisation beeinflussen können. Letztendlich geht es darum, risikoresistente Projektportfolios zu etablieren, indem Risikofaktoren diversifiziert und fundierte Entscheidungen über die Risikotoleranz der Organisation getroffen werden.
7. Metriken und KPIs
Projektbezogene Metriken und KPIs konzentrieren sich typischerweise auf Projektparameter wie Aufgabenerfüllung, Termintreue und Budgetmanagement. Diese Metriken werden verwendet, um die Projektleistung zu bewerten und Echtzeitanpassungen vorzunehmen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Beim Management eines oder mehrerer Projektportfolios sollten die zu analysierenden KPIs hingegen darauf abzielen, die Gesamtleistung aller Portfolios zu messen. Diese Metriken sollten einen Gesamtüberblick darüber geben, wie die Projektportfolios zum Erfolg der Organisation beitragen. Zum Beispiel:
- Kundenzufriedenheit (CSAT)
- ROI
- Übereinstimmung mit strategischen Zielen
8. Berichterstattung
Im Projektmanagement ist der Hauptzweck von Berichten, über den Status von Projekten, erreichte Meilensteine sowie Probleme und Vorfälle von Interesse zu informieren. Sie sollten detailliert und visuell ansprechend sein, um die Entscheidungsfindung innerhalb des Projektteams zu erleichtern.
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Portfolio-Berichte hingegen sollten strategischer sein und den Stakeholdern einen Überblick über die Leistung der Projektportfolios als Ganzes geben. Diese Berichte können Informationen zur Ressourcenverteilung, Risikobelastung und den Gesamteinfluss jedes Portfolios auf die Ziele der Organisation enthalten.
9. Einbindung der Stakeholder
Auf der Ebene des Projektportfolios ist das Spektrum der Stakeholder, die in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, recht breit. Führungskräfte, IT-Manager, Abteilungsleiter, Strategiemanager, PMO-Manager und andere Führungskräfte der Organisation müssen in die Entscheidungsfindung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Projektportfolios mit den Gesamtzielen und der Vision der Organisation übereinstimmen.
Auf Projektebene ist die Einbindung der Stakeholder hingegen nur auf Aspekte beschränkt, die ein spezifisches Projekt betreffen. Projektmanager müssen Stakeholder einbeziehen, um Anforderungen zu sammeln, den Projektfortschritt zu kommunizieren und ihre Bedenken zu adressieren. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass das Projekt die Erwartungen derjenigen erfüllt, die direkt von den Ergebnissen betroffen sind.
10. Software und Tools
10. Software und Tools
Die Werkzeuge für ein effizientes Projekt- und Portfoliomanagement variieren je nach Anwendungsfall. Projektmanagement-Tools erleichtern die Planung, Ausführung und Überwachung einzelner Projekte. Sie bieten Funktionen wie Aufgabenmanagement, Kollaborationstools und Gantt-Diagramme, um Projektmanager dabei zu unterstützen, die spezifischen Details jedes Projekts im Blick zu behalten. Jira ist das beste Beispiel für ein Projektmanagement-Tool auf dem Markt.
Eine PPM-Software hingegen ist viel umfassender. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, um alle Management- und Governance-Prozesse einer Organisation von einer einzigen Schnittstelle aus zu verwalten. Daher ist es normal, in einem PPM-Tool Funktionen für Ressourcenmanagement, strategische Planung, Nachfragemanagement oder Finanzmanagement von Projektportfolios zu finden.
Schlussfolgerung
Im Bereich des Projektmanagements ist die Synergie zwischen Projektmanagement (PM) und Projektportfoliomanagement (PPM) entscheidend. PM glänzt durch den Erfolg einzelner Projekte, während PPM mehrere Portfolios strategisch auf langfristige Ziele ausrichtet. Für mittelständische und große Unternehmen ist Triskell Software ein herausragender Partner. Die maßgeschneiderte Suite optimiert Ressourcen, bewertet und managt Risiken und sorgt für eine effiziente Ausrichtung an den übergeordneten Unternehmenszielen. Mit dieser Synergie können Organisationen nicht nur Komplexität meistern, sondern auch mit einer strategischen Vision gedeihen.
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