Excel oder PPM-Software? Welche ist die beste Option für das Projektportfolio-Management?

Excel, ein kostengünstig und flexibles Tool

Das Portfolio-Management von Projekten erfordert die Erfassung einer großen Menge von Daten (Budgets, Personaleinsatz, Zeiterfassung, Aktionspläne, Gantt-Diagramme usw.), die für alle Mitarbeiter des PMO-Büros Ihres Unternehmens jederzeit aktuell und verfügbar sein müssen.

Viele Unternehmen und Organisationen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Projektportfolios immer noch auf Microsoft Excel, und zwar aus den folgenden Gründen:

• Excel kann kostenlos für Projektmanagement eingesetzt werden. Da es standardmäßig in der Microsoft 365-Suite enthalten ist, fallen für die Unternehmen keine zusätzlichen Kosten an, wenn sie es als PPM-Lösung verwenden möchten.
• Es ist einfach zu bedienen, so dass keine zusätzlichen Kosten für Mitarbeiterschulungen anfallen, da viele mit Excel vertraut sind.
• Es ist flexibel und anpassungsfähig und ermöglicht die Einrichtung und Verwaltung von Ressourcen wie Dashboards, Zeitplänen, Berichten, Präsentationen sowie Datenanalyse und -filterung, die alle für ein effizientes Projektmanagement unerlässlich sind.

Die Probleme beim Projektportfolio-Management mit Excel

Die Funktionen von Microsoft Excel machen es zum idealen Tool für das Management einzelner Projekte. Wenn es jedoch um die Verwaltung eines Projektportfolios geht, ist es nicht das beste Programm für ein effizientes und kontrolliertes Portfolio-Management.

Darüber hinaus kann sich die tägliche Verwendung von Excel zur Überwachung und Nachverfolgung des Projektportfolios Ihres Unternehmens für Teams, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind, zu einem echten Problem entwickeln. Wir von Triskell Software nennen Ihnen 5 Gründe, warum wir Ihnen empfehlen, Microsoft Excel nicht mehr für die Verwaltung Ihres Projektportfolios zu verwenden.

1. Ineffizientes und teures Management

Excel kann zwar auf hohem Niveau für das Portfolio-Management genutzt werden, aber die Entwicklung einer PPM-Lösung in Excel (die die Konfiguration von Makros, komplexen Formeln usw. erfordert) ist eine wirklich anspruchsvolle Aufgabe, die viele Stunden in Anspruch nimmt und auch hohe Kosten für dein Unternehmen verursacht, da Sie für die Entwicklung dieser Lösung möglicherweise die Unterstützung eines externen Dienstleisters, z. B. eines Excel-Beraters, benötigen.

Die Informationen über das Projektportfolio zu aktualisieren ist eine tägliche Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Und wenn eine große Menge an Daten aufgrund von Änderungen in der Strategie oder der Priorisierung einiger Projekte geändert werden muss, kann das Ändern der Daten in den Excel-Tabellen mehrere Stunden dauern.

2. Wenig Übersicht zur Überwachung von Veränderungen

Excel wurde nicht dafür konzipiert, dass seine Tabellen von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. In Ihrem Projektmanagement-Team haben Sie wahrscheinlich schon Situationen erlebt, in denen die falsche Version des Dokuments aktualisiert wurde oder Sie nicht in der Lage waren, die Autoren bestimmter Änderungen oder Fehler in einigen Ihrer Dokumente zu identifizieren.

Mit Excel haben Sie leider weder diese Art von Transparenz noch eine Übersicht über den Änderungsverlauf, mit der Sie die Autoren der Änderungen in den Tabellenkalkulationen Ihres Teams überprüfen können.

3. Komplexität bei der Behebung von Fehlern

Bei der Erfassung aller Informationen zu Ihrem Projektportfolio in einem Excel-Dokument wird Ihr Team wahrscheinlich auf Formeln und sogar Makros zurückgreifen müssen, damit die den verschiedenen Projekten gemeinsamen Informationen (Prioritätsstufen, Budget, zugewiesene Ressourcen, Fristen, Liefertermine usw.) miteinander verbunden und bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden.

Jeder zufällige Fehler kann dazu führen, dass alle in dem Dokument veröffentlichten Informationen falsch angezeigt werden. Und es kann sehr schwierig sein, die Quelle des Problems zu finden. Wenn der Fehler zum Beispiel in der Konfiguration eines Excel-Makros liegt und die Person, die dieses Makro entworfen hat, nicht mehr in der Organisation arbeitet, müsste wahrscheinlich die gesamte Tabelle neu angelegt werden.

4. Risiko des Verlusts von Informationen

Obwohl viele Unternehmen und Organisationen bereits über die Microsoft 365-Suite verfügen, die es ermöglicht, Excel-Dokumente in der Cloud zu bearbeiten und z. B. auf OneDrive zu hosten, sei es aus Gründen der Unternehmenskultur oder der Sicherheit, ziehen es Projektportfoliomanagement-Teams immer noch vor, ihre Tabellenkalkulationen lokal in freigegebenen Netzwerkordnern zu speichern.

Diese Tatsache ist durchaus mit Risiken verbunden, denn es kann passieren, dass eines Ihrer Teammitglieder die Excel-Datei versehentlich lokal auf seinem Computer speichert, so dass die anderen Teammitglieder die vorgenommenen Änderungen nicht sehen können. Oder das Dokument wird versehentlich als Anhang zu einer E-Mail hinzugefügt, die an eine Person gesendet wird, die nicht berechtigt ist, auf diese Informationen zuzugreifen.

5. Transparenz der Informationen

Excel ist nicht so ausgelegt, dass der Zugang zu den Nutzern nach Ebenen erfolgt. Alle Mitglieder Ihres Teams können daher die gleichen Informationen in der Excel-Tabelle mit dem Projektportfolio sehen.

Möglicherweise sollen einige Mitglieder Ihrer Organisation keinen Zugang zu bestimmten Bereichen des Dokuments haben oder keine Änderungen an bestimmten Bereichen des Dokuments vornehmen dürfen (Budgets, Zuweisung von Personen). Oder das Dokument muss nach einer Änderung erst von der zuständigen Person validiert werden, bevor es veröffentlicht werden kann.

Ein erfolgreiches Projektportfolio-Management setzt voraus, dass auch die Tools, die täglich für das Projektportfolio-Management eingesetzt werden, effizient sind. Aus den oben genannten Gründen empfehlen wir daher, von nun an ein PPM-Tool zu verwenden, um das Projektportfolio-Management möglichst reibungslos abzuwickeln.