Aufbau eines kennzahlenbasierten PMO: 35 essentielle KPIs
Welche Kennzahlen und KPIs sind im PMO relevant, um die Performance des Projektportfolios zu messen und zu bewerten? Als PMO-Manager kennen Sie bereits die Bedeutung der Überwachung der Leistung einzelner Projekte, um einen quantitativen und objektiven Überblick über Fortschritt, Qualität und Wert der Projekte zu gewinnen.
Doch es geht darüber hinaus. Die von Ihnen festgelegten KPIs und Metriken sollten mit den allgemeinen Unternehmenszielen verknüpft sein. Dies ist eine wesentliche Bedingung, damit unsere Datenanalyseprozesse relevant sind und Ihnen helfen, Ihre Entscheidungsfindung zu optimieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
Was können Sie aus diesem Beitrag mitnehmen?
- Faktoren, die vor der Auswahl der zu messenden Metriken berücksichtigt werden sollten.
- Eine ausführliche Liste von 35 Kennzahlen und KPIs, die in jedem PMO berücksichtigt werden sollten.
- Wie Ihre Verfahren zur Leistungsmessung und -bewertung die Performance Ihres Projektportfolios steigern können.
- Die Bedeutung einer PPM-Software wie Triskell bei der Verknüpfung der strategischen Ziele mit den KPIs Ihres PMO.
Schlüsselfaktoren bei der Auswahl der wichtigsten KPIs für Ihr PMO
Welche KPIs sollte ich täglich überwachen, um den Erfolg des PMO zu bewerten? Sind diese auch für die Manager und Führungskräfte der Organisation relevant? Sollten diese Kennzahlen nur quantitativ oder auch qualitativ sein? Und wie kann diese Aufgabe effizienter gestaltet werden, ohne auf das Ausfüllen von Tabellen reduziert zu werden, auf die die meisten PMO-Stakeholder keinen Zugriff haben?
Als PMO-Manager sollten Sie mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigen, wenn Sie die wichtigsten KPIs und Metriken bestimmen, mit denen Sie Ihren Wert für die Organisation nachweisen können. Es reicht nicht aus, das PMO als eine administrative Einheit zu betrachten, die lediglich die Einhaltung von Budgets und Fristen in verschiedenen Projekten überwacht. Diese Vorstellung ist veraltet. Heute muss das PMO eine relevante Abteilung sein, die aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Um den Nutzen des PMO für Ihr Unternehmen nachzuweisen, ist es entscheidend, die Leistungsindikatoren, mit denen Sie Ihre Projektportfolios verfolgen, sorgfältig auszuwählen.
Das PMO sollte nicht nur als Verwaltungsstelle gesehen werden, die lediglich den Fortschritt der Projekte überwacht.
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Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Auswahl der zentralen KPIs für das PMO berücksichtigen sollten:
- Definieren Sie die Ziele Ihrer Organisation.
- Seien Sie SMART.
- Zentralisieren Sie die KPIs in einer einzigen Informationsquelle.
Unternehmensziele identifizieren
Bevor Sie die passenden KPIs auswählen, müssen Sie die strategischen Ziele Ihres Unternehmens verstehen. Dies beinhaltet das Verstehen der Vision, Mission und Grundwerte des Unternehmens.
Die Ausrichtung der PMO-KPIs an den Gesamtzielen der Organisation ermöglicht es Ihnen:
- Eine direkte Verbindung zwischen den PMO-Aktivitäten und den angestrebten Ergebnissen herzustellen.
- Sich auf die Messung und Verbesserung der wichtigsten Aspekte des Projektportfoliomanagements zu konzentrieren, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Nehmen Sie zum Beispiel an, das übergeordnete Ziel Ihres Unternehmens ist es, innerhalb der nächsten zwei Jahre einen Marktanteil von 10 Prozent zu erzielen. Aufgrund dieses Ziels könnte Ihr PMO den Kennzahlen Priorität einräumen, die sich auf die Kundenzufriedenheit mit den Projekt- und Produktportfolios des Unternehmens beziehen. Und somit die CSAT-Kennzahl als wichtigen Leistungsindikator einführen.
Sie sehen, wenn Sie ein klares Bild von den Gesamtzielen Ihrer Organisation haben, können Sie sich auf die Messung und Optimierung der Aspekte konzentrieren, die für ihren Erfolg von entscheidender Bedeutung sind.
SMART sein
Effektives Projektmanagement basiert auf der Festlegung von SMART-Zielen. Das bedeutet, dass die Ziele folgendermaßen sein sollten:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Relevant
- Time-Zeitgebunden
Durch die Anwendung dieses Ansatzes auf die Ziele jedes vom PMO betreuten Projekts und Programms, können Sie gewährleisten, dass die KPIs eindeutig und messbar sind und auf die Erreichung der Gesamtziele der Organisation abzielen.
Einige Beispiele für SMART-Ziele, die in jedem Projektmanagementbüro umgesetzt werden können, sind:
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit, gemessen durch Umfragen, um 15 % bis zum Jahresende.
- Reduzierung der Projektlaufzeit um 10 % im nächsten Quartal.
- Steigerung der Reife des Projektrisikomanagements durch Einführung eines formalen Risikomanagementprozesses innerhalb von 6 Monaten.
- Verbesserung der Projektqualität durch Reduzierung der Mängel um 20 % im Vergleich zum Vorjahr.
Mit diesem SMART-Ansatz werden die KPIs klar definiert, messbar und auf die Unternehmensziele ausgerichtet
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Wie Sie sehen können, bietet die Festlegung von SMART-Zielen eine solide Basis für eine genaue Leistungsmessung und eine effektive Nachverfolgung des Fortschritts in Richtung der definierten Ziele.
Zentralisierung aller PMO-KPIs in einer einzigen Informationsquelle
Für ein effektives KPI-Management ist eine zentrale Informationsquelle unerlässlich, welche alle relevanten Daten aus Ihrem Projekt- und Produktportfolio zusammenführt und visualisiert. Hier kann eine PPM-Software einen Unterschied machen.
Mit einem solchen Tool können Sie die Daten von Projekten, Programmen und Portfolios, die vom PMO betreut werden, auf einer integrierten Plattform zentralisieren und konsolidieren. Mit einem vollständigen und aktuellen Überblick über alle KPIs können Sie fundierte Entscheidungen auf Basis von präzisen Echtzeitdaten treffen.
Zudem unterstützt Sie eine PPM-Software dabei, Berichte zu erstellen und Ergebnisse effizient an relevante Interessengruppen zu übermitteln. Sie können selbst festlegen, wer Zugriff auf all diese Informationen hat.
KPIs und Metriken, die jedes PMO berücksichtigen sollte
Kommen wir gleich zum Punkt. Wenn Sie die Nummer 35 gesehen haben, haben Sie sich sicherlich gefragt: Muss ich wirklich all diese Kennzahlen im Auge behalten? Die Antwort ist einfach: NEIN.
Die nächste Frage, die Ihnen wahrscheinlich in den Sinn kommt, ist: Wie viele KPIs sollte ich verfolgen? Die Wahrheit ist, dass es keine klare Antwort auf diese Frage gibt. Die Anzahl der KPIs, die Sie verfolgen sollten, hängt von vielen Faktoren ab, wie zum Beispiel:
- Größe der Organisation.
- Komplexität des Projektportfolios.
- Spezifische Unternehmensziele und -anforderungen.
Bei der Auswahl der Messgrößen sollten Sie jedoch auf Einfachheit setzen. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Anzahl der KPIs zu finden, die Sie brauchen, um einen umfassenden Überblick über die Leistung des Projektportfolios zu haben, ohne die Stakeholder mit einer übermäßigen Anzahl von Metriken zu überlasten.
Die Anzahl der KPIs, die Sie überwachen möchten, ist letztendlich Ihre Entscheidung: 5, 8, 10, 12. Es gibt keinen festen Leitfaden, an den Sie sich halten müssen. Stattdessen gibt es eine Reihe von bewährten Praktiken, die Sie befolgen sollten:
- Starten Sie mit den Grundlagen: Ob Sie in Ihrem PMO neue Analyse- und Datenmessverfahren einführen oder bestehende Verfahren optimieren, es ist ratsam, mit der Überwachung einer überschaubaren Anzahl von KPIs zu beginnen. Mit der Zeit und zunehmender Erfahrung können Sie diese KPIs allmählich erweitern oder verfeinern, je nachdem, wie sich Ihre Anforderungen verändern.
- Verhindern Sie eine Informationsüberflutung: Wenn Sie versuchen, zu viele KPIs gleichzeitig zu überwachen, besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die wirklich relevanten Daten verlieren. Außerdem könnten die Stakeholder Schwierigkeiten haben, einen klaren Überblick über die Kennzahlen zu behalten, die sie als besonders wichtig erachten.
- Fokussieren Sie sich auf die kritischen Bereiche: Identifizieren Sie die Bereiche und Projektportfolios, die den größten Einfluss auf das Unternehmen haben, und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten KPIs, die Ihnen einen tieferen Einblick in diese Bereiche ermöglichen.
Hier sind also 35 Kennzahlen, die Sie für Ihr PMO in Betracht ziehen sollten. Je nach Größe, Komplexität und Bedarf Ihrer Organisation sollten Sie eine passende Anzahl von KPIs auswählen. Los geht’s!
1. PMO-KPIs zur Messung der terminlichen und finanziellen Leistung
- ROI (Return of Investment): Diese Kennzahl ist von großer Bedeutung, da sie den finanziellen Gewinn aus Projekten, Programmen und Portfolios im Vergleich zu den getätigten Investitionen ermittelt. Dadurch können Sie die Rentabilität jedes einzelnen Projekts bestimmen.
Formel: ROI = (Nettogewinn / Gesamtinvestition) * 100
- Earned Value (EV): Diese Kennzahl verbindet Aspekte wie Projektumfang, Zeitpläne und Kosten, um den Wert der geleisteten Arbeit zu messen. Dies ist hilfreich bei der Bewertung und Vorhersage der Projektleistung.
Formel: Erreichter Wert (EV) = % des abgeschlossenen Projekts * Geplantes Budget
- Kosteneinsparungen: Diese Kennzahl ist äußerst relevant, um den Wert Ihrer Budgetmanagementprozesse zu erhöhen. Sie zeigt die im Vergleich zu den ursprünglichen Budgets erzielten Kosteneinsparungen in den Projekten.
Formel: Kosteneinsparungen = Geplantes Budget – Tatsächliche Kosten
- Kosten-Leistungs-Index (CPI): Dieser Indikator ermöglicht es Ihnen, die Rentabilität von Projekten in Bezug auf die Verwendung ihres Budgets zu messen. Er vergleicht den Wert der geleisteten Arbeit mit den tatsächlich entstandenen Kosten und zeigt an, ob das Projekt über oder unter dem Budget liegt.
Formel: CPI = Erreichter Wert (EV) / Tatsächliche Kosten (AC)
- Zeitplanabweichung (SV): Wie viele Projekte liegen im Zeitplan und wie viele nicht? Mit dieser Kennzahl können Sie nicht nur überwachen, ob die Projekte termingerecht abgeschlossen werden, sondern auch potenzielle Engpässe und Risiken im Zusammenhang mit dem Projektzeitplan identifizieren.
Formel: Zeitplanabweichung = Erreichter Wert (EV) – Geplanter Wert (PV)
- Kostenvarianz (CV): Wie viele Projekte konnten die ursprünglich festgelegten Kosten nicht einhalten? Diese Kennzahl zeigt die Differenz zwischen dem erzielten Wert und den tatsächlichen Projektkosten und unterstützt Sie dabei, die Einhaltung der Projektkosten zu überwachen und kostenbezogene Probleme zu identifizieren.
Formel: Kostenvarianz (CV) = Erzielter Wert (EV) – Tatsächliche Kosten (AC)
- Budgetvarianz (BV): Dies ist eine weitere Kennzahl, die Ihnen dabei hilft, die Finanzen Ihres Projektportfolios zu überwachen und budgetbezogene Herausforderungen zu identifizieren. Sie vergleicht die budgetierten Kosten mit den tatsächlichen Kosten, um die Budgetvarianz zu ermitteln.
Formel: Budgetvarianz (BV) = Geplantes Budget – Tatsächliche Kosten (AC)
Wenn die Kostenvarianz oder die Budgetvarianz negativ ist, bedeutet dies, dass die Projekte die Kosten und/oder das Budget überschritten haben
- Kosten-Nutzen-Verhältnis: Dieser KPI misst die finanzielle Effizienz und Machbarkeit eines Projekts, indem er die anfallenden Kosten mit dem erwarteten Nutzen vergleicht. Er hilft dabei zu bestimmen, ob die finanzielle Investition in ein Projekt gerechtfertigt ist und gibt Aufschluss über die Rentabilität und den Wert des Projekts.
Formel: Kosten-Nutzen-Verhältnis = Erwarteter Gesamtnutzen / Gesamtprojektkosten
- Erwarteter monetärer Wert (EMV): Dies ist keine Metrik, sondern eine Technik zur Bewertung der finanziellen Auswirkungen, die ein Risiko oder ein unvorhergesehenes Ereignis auf Projekte haben kann. Dabei wird jedem möglichen Ergebnis eines Risikoereignisses ein Geldwert zugewiesen und der erwartete Wert auf der Grundlage der Eintrittswahrscheinlichkeiten berechnet.
Formel: EMV = Wahrscheinlichkeit x Auswirkung
Zur Verdeutlichung: Diese Formel besteht aus einem 3-stufigen Prozess:
- Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein bestimmtes Ergebnis eintritt.
- Berechnen Sie den Geldwert oder die Auswirkungen des Ergebnisses.
- Multiplizieren Sie dann Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, um den erwarteten Geldwert zu berechnen.
- Rate der Nutzenrealisierung: Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, in welchem Maße der erwartete Nutzen eines Projekts oder einer Initiative tatsächlich erzielt wurde. Sie stellt den erwarteten Nutzen dem tatsächlich erreichten Nutzen gegenüber und berechnet den prozentualen Anteil des realisierten Nutzens.
Formel: Rate der Nutzenrealisierung = (Tatsächlicher Nutzen / Erwarteter Nutzen) * 100
2. PMO-KPIs für das Ressourcenmanagement
- Ressourcennutzungsrate: Diese Kennzahl misst, wie effizient Ressourcen zugewiesen und genutzt werden, um eine optimale Verwendung sicherzustellen und Bereiche zu identifizieren, die Verbesserungen benötigen.
Formel: Ressourcennutzungsrate = (Tatsächliche Arbeitsstunden / Verfügbar Arbeitsstunden) * 100
- Abweichung der Ressourcenkosten (RCV): Im Unterschied zur “Kostenabweichung” fokussiert sich diese Kennzahl ausschließlich auf die Kosten der Ressourcen. Sie misst die Differenz zwischen den geplanten und den tatsächlichen Kosten der in den Projekten verwendeten Ressourcen. Sie hilft dabei zu beurteilen, ob das für die Projektressourcen vorgesehene Budget eingehalten wurde oder nicht.
Formel: Abweichung der Ressourcenkosten = Tatsächliche Ressourcenkosten – Geplante Ressourcenkosten
- Abweichung des Ressourcenaufwands (REV): Ähnlich wie die vorherige Kennzahl, misst diese jedoch die Differenz zwischen der Anzahl der für jedes Projekt geplanten Stunden und den tatsächlich aufgewendeten Stunden. Sie gibt Auskunft darüber, ob die Projekte hinsichtlich der Ressourcenzuweisung und -nutzung auf Kurs sind.
Formel: Abweichung des Ressourcenaufwands (REV) = Tatsächlicher Ressourcenaufwand – Geplanter Ressourcenaufwand
- Rentabilität der Ressourcen: Diese Kennzahl bewertet, wie effizient und effektiv Ressourcen bei der Generierung von Einnahmen oder der Wertschöpfung des Unternehmens eingesetzt werden. Sie hilft dabei, die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu bewerten und deren Nutzung für bessere Ergebnisse zu optimieren.
Formel: Rentabilität der Ressourcen = (Erwirtschafteter Umsatz oder von Ressourcen erzeugter Wert – Kosten der Ressourcen) / Kosten der Ressourcen * 100
3 PMO-Leistungsindikatoren (KPIs) für Kundenzufriedenheit und Qualität
- Kundenzufriedenheit (CSAT): Dieser KPI ist ein wesentliches Instrument zur Bewertung, wie zufrieden Kunden und Stakeholder mit den Resultaten Ihres Projektportfolios sind. Er wird durch Befragungen ermittelt.
Formel: CSAT = (Gesamtzahl der Punkte / Gesamtzahl der Antworten) * 100
- Qualitätsindex: Dieser KPI misst die Gesamtqualität der Projektergebnisse basierend auf festgelegten Qualitätskriterien. Damit können Sie überprüfen, ob die vom PMO definierten Prozesse und Qualitätsstandards eingehalten werden.
Es gibt keine universelle Formel für diesen KPI. Sein Ergebnis hängt davon ab, wie Sie Qualität in Ihrer Organisation messen.
- Fehlerdichte: Dieser KPI analysiert die Anzahl der in den Projektergebnissen gefundenen Mängel oder Fehler (z. B. fehlerhafte Codezeilen in einer Software). Zudem liefert er Informationen zur Produktqualität und zur Effektivität des Fehlermanagements.
Formel: Fehlerdichte = Anzahl der Fehler / Größe des Liefergegenstandes
Führen Sie grundlegende Messungen für jeden KPI durch, um einen Referenzpunkt für die Nachverfolgung der Fortschritte zu schaffen
4. PMO-Leistungsindikatoren (KPIs) für Projektgesundheit und Leistung
- Projektgesundheitsindex: Dieser KPI bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über den Gesundheitszustand eines Projekts, der auf mehreren Faktoren basiert. Im Wesentlichen hilft er Ihnen, Risiken, Bereiche mit Verbesserungspotenzial und den Gesamtstatus jedes Projekts zu identifizieren.
Dies ist ein Indikator, der mehrere Metriken kombiniert, z. B. Earned Value, Budgetabweichung oder Risikoexposition.
- Umfang der Änderungsanfragen: Dieser KPI erfasst die Anzahl der eingereichten, genehmigten und umgesetzten Änderungsanträge. Damit erhalten Sie einen Überblick über Veränderungen im Projektumfang und die Effektivität des Änderungsmanagements.
Formel: Er wird als Summe der Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum eingegangenen Änderungsanträge berechnet.
- Management von Änderungsanfragen: Dieser KPI ist relevant, wenn Sie die Effizienz Ihrer Prozesse im Änderungsmanagement beurteilen möchten. Er berücksichtigt Aspekte wie die Anzahl der Änderungsanfragen, die Reaktionszeiten und die Fähigkeit, Änderungen zu bewerten und zu integrieren, wobei Störungen minimiert werden sollten.
Formel: Management von Änderungsanfragen = (Anzahl der erfolgreich umgesetzten Änderungsanträge / Gesamtzahl der Änderungsanträge) * 100
- Beteiligung der Stakeholder: Dieser Indikator misst das Engagement und die Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten, um das für jedes Projekt notwendige Maß an Kommunikation, Unterstützung und Abstimmung zu gewährleisten.
Wie bei der Kundenzufriedenheit wird dieser KPI durch Umfragen oder direktes Feedback von Stakeholdern ermittelt.
- Risikoexposition: Dies ist ein qualitativer Indikator, der Ihnen hilft, die Risikoexposition jedes Projekts zu bewerten. Er unterstützt Sie dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu quantifizieren und zu minimieren.
In der Regel wird er auf Basis der identifizierten Risiken und ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt bewertet.
- Zeit zur Risikoreaktion: Dieser KPI informiert Sie über die durchschnittliche Zeit zwischen der Identifizierung und der Reaktion auf erkannte Risiken.
Formel: Zeit zur Risikoreaktion = (Zeitpunkt der Risikoidentifizierung) – (Zeitpunkt der Einleitung der Risikoreaktion)
5. PMO KPIs zur Messung von Prozessen und Effizienz
- Abweichung vom Starttermin (SDV): Dieser KPI zeigt mögliche Abweichungen zwischen den geplanten und den tatsächlichen Startterminen der Projekte oder ihrer Aufgaben auf. Er hilft Ihnen zu beurteilen, ob die Projekte termingerecht starten und Abhängigkeiten zwischen Projekten sowie mögliche Engpässe zu erkennen.
Formel: Abweichung vom Starttermin (SDV) = tatsächlicher Starttermin – geplanter Starttermin
- Stabilitätsindex der Anforderungen: Dieser Indikator gibt Ihnen einen Überblick über die Stabilität oder Volatilität der Projektanforderungen. Er liefert Ihnen Informationen zur Optimierung Ihrer Prozesse im Änderungsmanagement und zur Vermeidung von Abweichungen im Projektumfang.
Formel: Bedarfsstabilitätsindex = (Anzahl der stabilen Bedarfe – Anzahl der volatilen Anforderungen) / Gesamtzahl der Anforderungen
- Produktivitätsindex: Dieser Indikator misst die Produktivität und Effizienz von Teams und Einzelpersonen, die an Projekten beteiligt sind. Wenn Produktivität in Ihrem Unternehmen einen hohen Stellenwert hat, sollten Sie diese Kennzahl berücksichtigen. Sie hilft Ihnen dabei, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Leistung zu steigern.
Formel: Produktivitätsindex = (Erreichter Wert (EV) / Tatsächliche Kosten (AC)) * 100
- Zykluszeit: Diese Kennzahl aus der Lean-Methodik berechnet die Zeit, die benötigt wird, um einen bestimmten Prozess oder eine Aufgabe eines Projekts abzuschließen. Sie ist sehr nützlich für die Verbesserung der Effizienz und Ihrer kontinuierlichen Verbesserungsprozesse.
Formel: Zykluszeit = (Endzeit des Prozesses/der Aufgabe – Startzeit des Prozesses/der Aufgabe)
6. PMO KPIs zur Messung der Projekt- und Portfolioleistung
- Pünktliche Lieferung in %: Dieser Indikator misst die durchschnittliche Zeit, die für die Durchführung von Projekten von der Einleitung bis zum Abschluss benötigt wird. Er ist für jedes PMO von grundlegender Bedeutung, da er Ihnen Aufschluss über die Effizienz Ihrer Projektdurchführungsprozesse innerhalb der festgelegten Fristen gibt.
Formel: % termingerechte Lieferung = (Anzahl der termingerecht abgeschlossenen Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100
- Projekterfolgsquote: Diese Kennzahl analysiert den Prozentsatz der Projekte, die die festgelegten Ziele erreichen und die Erwartungen der Beteiligten erfüllen. Sie berücksichtigt verschiedene Faktoren wie Umfang, Qualität, Kundenzufriedenheit, Budgets und Projektfristen. Eine hohe Projekterfolgsquote ist ein klarer Indikator für die Effizienz Ihrer PMO-Prozesse.
Formel: Projekterfolgsquote = (Anzahl der erfolgreichen Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100
- Prozentsatz der Projekte, die innerhalb des Budgets durchgeführt wurden: Dieser KPI zeigt den Anteil der Projekte, die im Rahmen des festgelegten Budgets abgeschlossen wurden. Er gibt Auskunft über die Fähigkeit des PMO, bei der Durchführung von Projekten eine effektive Kostenkontrolle und Finanzverwaltung zu gewährleisten.
Formel: Prozentsatz der Projekte, die innerhalb des Budgets durchgeführt wurden = (Anzahl der Projekte, die innerhalb des Budgets durchgeführt wurden / Gesamtzahl der Projekte) * 100
- Projektabschlussrate: Dieser Indikator ist ebenso wichtig wie die vorherigen drei Kennzahlen. Er misst den Anteil der Projekte, die innerhalb der vereinbarten Zeit und im vorgesehenen Umfang erfolgreich abgeschlossen wurden. Dieser KPI hilft, die Fähigkeit Ihrer Organisation zur termingerechten und umfassenden Projektrealisierung zu bewerten.
Formel: Projektabschlussrate = (Anzahl der abgeschlossenen Projekte / Gesamtzahl der Projekte) * 100
Setzen Sie realistische Ziele für jeden KPI basierend auf historischen Daten, Benchmarks und den Fähigkeiten der Organisation
- Anzahl der abgebrochenen Projekte: Dieser KPI gibt Ihnen Einblick in die Stabilität Ihres Projektportfolios und die Effektivität Ihrer Auswahl- und Projektinitiierungsprozesse. Er ermöglicht es Ihnen, die Häufigkeit und die Gründe für Projektabbrüche zu bewerten und dann geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Erfolgsrate Ihrer Projekte zu erhöhen.
- Verhältnis von abgeschlossenen zu abgebrochenen Projekten innerhalb eines bestimmten Zeitraums: Dieser KPI ergänzt den vorherigen und liefert Informationen über die Effizienz der PMO-Prozesse und Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung.
Formel: (Anzahl der abgeschlossenen Projekte / (Anzahl der abgeschlossenen Projekte + Anzahl der abgebrochenen Projekte)) * 100
- Zeitspanne zwischen Projektvorschlag und Projektstart: Dieser KPI misst die Dauer von der Einreichung einer Projektidee bis zum tatsächlichen Start des Projekts. Er gibt Auskunft über die Effizienz Ihrer Prozesse im Nachfragemanagement.
Die Berechnung erfolgt, indem das Datum der Projektaktivierung vom Datum der Projektantragseinreichung subtrahiert wird.
- Zeitabstand zwischen Projektkonzeption und Projektabschluss: Diese Kennzahl vertieft die vorherige, indem sie einen detaillierteren Einblick in die Effizienz der Durchführung und Lieferung jedes Projekts bietet.
Die Berechnung erfolgt analog zur vorherigen Kennzahl, indem das Datum der Projektfertigstellung vom Datum der Projektkonzeption subtrahiert wird.
Einsatz von PMO KPIs zur Entscheidungsfindung und kontinuierlichen Verbesserung
Sie haben die zu messenden Metriken festgelegt und verfügen über Tools zur Erstellung von Dashboards und Berichten, um Führungskräfte und alle Unternehmensbeteiligten über die Performance Ihrer Projektportfolios zu informieren. Was nun?
Ein weiterer Zweck der Datenanalyse ist es, Ihre internen Entscheidungsprozesse zu optimieren und die kontinuierliche Verbesserung Ihrer PPM-Prozesse voranzutreiben. Mit diesem Ansatz können Sie alle PMO-Managementprozesse verbessern.
Analysieren Sie die Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen über: Leistungstrends, Stärken und Schwächen, und potenzielle Verbesserungsbereiche
Hier sind einige Beispiele, wie PMOs von der Datenanalyse profitieren können:
- Bewertung des Zustands von Projektportfolios: Durch die Messung von Projekterfolgsrate, Ressourcennutzung, Budget- und Termintreue oder Kundenzufriedenheit können Sie Bereiche identifizieren, die Verbesserungen erfordern, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die Performance Ihrer Projektportfolios zu steigern.
- Optimierung des Ressourcenmanagements: Durch die Analyse von Daten zum Ressourcenmanagement können Sie Engpässe, Qualifikationsdefizite oder Über- bzw. Unterauslastung von Ressourcen erkennen. Dies ermöglicht Ihnen fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, die Ermittlung von Qualifikationsbedarf und die Sicherstellung, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den passenden Projekten zugewiesen werden.
- Risikoanalyse und -minderung: Indem Sie KPIs für das Risikomanagement in Ihre Analyseverfahren integrieren, können Sie wiederkehrende Risiken identifizieren und Risikomodelle erstellen. Diese helfen Ihnen dabei, potenzielle Probleme vorauszusehen und zu verhindern.
- ROI- und Nutzenanalyse: Durch die Festlegung und Messung von KPIs, die mit Projektzielen und erwarteten Nutzen in Zusammenhang stehen, können Sie den tatsächlichen Wert jedes Projekts oder Programms bewerten. Sie werden in der Lage sein, den prognostizierten Nutzen mit dem tatsächlich erzielten Nutzen zu vergleichen, Lücken zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um den ROI von Projektportfolios zu maximieren.
Triskell: Die All-in-One PPM-Software zur Erfassung aller PMO-Kennzahlen
Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass eine der Überlegungen bei der Auswahl der zu messenden und zu analysierenden Metriken eine PPM-Software ist, die eine Verknüpfung zwischen Strategie, Ausführung und den KPIs, mit denen Sie die Leistung Ihrer Projektportfolios messen möchten, ermöglicht.
Triskell Software ist eine Lösung für das Unternehmensportfolio-Management, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projektportfolios effektiv zu verwalten und zu optimieren. Triskell ermöglicht eine Echtzeitüberwachung, datenbasierte Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit und wird zu Ihrem wichtigsten Partner bei der Förderung des Erfolgs und der Erreichung Ihrer strategischen Ziele.
Warum Triskell? Hier sind fünf überzeugende Gründe, warum Triskell das PPM-Tool ist, das jedes PMO benötigt:
- Strategie und Ausführung an einem Ort: Mit den Funktionen für die strategische Planung können Sie alle Projektanfragen bewerten, überprüfen, ob sie mit den Zielen übereinstimmen, und ihre KPIs auf Basis Ihrer vordefinierten Kriterien festlegen.
- Zentralisierte Datenablage: Nutzen Sie Triskell als Ihre zentrale Quelle für PMO-Daten. Sie haben ein PPM-Tool zur Verfügung, mit dem Sie alle projektrelevanten Informationen erfassen und zusammenfassen können, einschließlich Plänen, Finanzdaten, Ressourcenzuweisungen und Leistungskennzahlen.
- Anpassbare Dashboards und Berichte: Mit Triskell können Sie Ihre eigenen Dashboards, Scorecards und Berichte mühelos anpassen und erstellen, um die benötigte Transparenz über die Leistung Ihrer Projektportfolios zu gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht Triskell den automatischen Export und die Extraktion von Daten nach Excel für eine individuelle Nutzung.
- Echtzeit-Leistungsverfolgung: Die Softwarelösungen von Triskell umfassen alle Aspekte der Planung und des Managements von Projektportfolios. Mit Triskell erhalten Sie einen Überblick über das Ressourcenmanagement, das Finanzmanagement und das Nachfragemanagement, was Ihnen dabei hilft, Probleme, Trends und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
- Kollaboration und Kommunikation: Triskell bietet eine Reihe von Kollaborationstools, die den Informations- und Feedbackaustausch mit Teams und Stakeholdern erleichtern. Dies fördert die Transparenz, die Abstimmung und die Kommunikation zwischen den Teams und ermöglicht den Stakeholdern die Überwachung und Verwaltung von KPIs.
Fazit
Damit kommen wir zum Abschluss unserer Reise durch die faszinierende Welt der PMO-Metriken und KPIs. Wie Sie sehen können, ist das Verständnis und die korrekte Anwendung dieser Daten für den Erfolg des PMO und der Projekte im Allgemeinen von entscheidender Bedeutung. Durch ein datengesteuertes Management können wir fundierte Entscheidungen treffen, uns stetig verbessern und herausragende Ergebnisse erzielen.
Mit einer PPM-Software wie Triskell Software können Sie alle Aspekte im Zusammenhang mit den Projektportfolios Ihres Unternehmens messen und überwachen. Mit Triskell können Sie Projekte priorisieren und mit strategischen Zielen verknüpfen sowie Ressourcen, Risiken und Budgets für jedes Projekt und Programm effizient verwalten.
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