¿Qué es una PMO? Roles, responsabilidades y buenas prácticas para una implementación exitosa

Hoy en día, las PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) son un elemento indispensable en organizaciones complejas que necesitan gestionar varias carteras de proyectos y alinear los resultados con sus objetivos estratégicos. Y es que, gracias a la PMO, puedes mejorar la ratio de éxito de los proyectos, estandarizar procesos y asegurar que haya coherencia entre los proyectos, todos ellos elementos clave para que cualquier organización pueda alcanzar sus metas

En este artículo, vamos a explicar al detalle qué es una PMO, sus roles y responsabilidades, y los pasos que se deben tomar para poner una en marcha en tu organización. ¿Quieres poner en marcha una PMO y no sabes por dónde empezar? Pues continúa leyendo.

¿Qué es una PMO? Definición y alcance

PMO son las iniciales de Project Management Office (Oficina de Gestión de Proyectos). Se trata de un departamento que se encarga de definir y hacer cumplir los estándares de gestión de proyectos dentro de una empresa. Proporciona gobernanza, apoyo y orientación para que todos los proyectos se adhieran a las mejores prácticas, se alineen con los objetivos empresariales y aporten valor.

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El alcance de una PMO puede variar en función de diversos factores, como el tamaño y estructura de la organización en que operen, o la complejidad de los proyectos. Algunas PMOs se centran en supervisar la gestión de carteras de proyectos complejas, ofreciendo una gobernanza de alto nivel y supervisando los recursos de todos los proyectos. Otras, en cambio, pueden asumir un rol más activo en la ejecución de los proyectos, ofreciendo apoyo directo y recursos a los proyectos.

Cada empresa es un mundo, lo que implica que cada PMO puede tener un enfoque y nivel de implicación muy diferentes entre sí. Aun así, podemos afirmar que, en líneas generales, existen 3 tipos de PMO:

PMO de apoyo: se centra en ofrecer asesoramiento, proporcionando para ello plantillas, consejos sobre buenas prácticas y formación.
PMO directiva: participa de manera activa en la gestión de proyectos, asumiendo el control directo de los mismos y asignando Project Managers para que se dediquen en exclusiva a los proyectos.
PMO de control: supone un punto intermedio entre las 2 anteriores, ya que ofrece asesoramiento y estándares para la gestión de proyectos y supervisa la ejecución de los mismos.

Roles y responsabilidades de una PMO

Eso sí, sea del tipo que sea, lo cierto es que una PMO no lo conforma una sola persona, sino que alberga varios roles, cada uno con su listado de roles y responsabilidades bien definidos.

Éstos son, a grandes rasgos, los principales roles que se necesitan en una PMO:

1. Director de la PMO

Es el líder estratégico de la PMO. Sus principales responsabilidades son:

Alinear los objetivos de la PMO con los objetivos estratégicos de la organización.
Garantizar que la PMO aporte valor a todos los proyectos tomando decisiones de alto nivel.

Trabajan de manera estrecha con los ejecutivos de las organizaciones, estableciendo el alcance y las prioridades de la PMO y supervisando sus actividades.

2. Gerente de la PMO

Se encarga de supervisar las operaciones diarias de la PMO, implementando los estándares y procesos definidos por el Director de la PMO. Entre sus responsabilidades se incluyen:

Gestionar al personal de la PMO.
Coordinar las actividades de los proyectos.
Garantizar que las herramientas y metodologías de la PMO se utilicen de manera efectiva.
Supervisar los informes de los proyectos.
Dar soporte con la gestión de riesgos.
Alinear las actividades de los proyectos con los objetivos estratégicos.

3. Portfolio Manager

Es responsable de seleccionar y priorizar aquellos proyectos que se alineen con la estrategia. Su rol implica:

Evaluar solicitudes de proyectos.
Monitorizar el progreso de los proyectos de las carteras empresariales que estén bajo su responsabilidad.
Gestionar de manera óptima los recursos de los proyectos.

El Portfolio Manager juega también un papel importante a la hora de equilibrar los beneficios, riesgos y costes de los proyectos y de proporcionar a los ejecutivos una visión clara del desempeño del portfolio de proyectos.

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4. Project Manager

Si bien los Project Managers se encargan directamente de gestionar la ejecución de los proyectos, dentro de la PMO tienen un papel primordial, ya que deben garantizar que los proyectos se alinean con los estándares establecidos. Sus responsabilidades incluyen:

Planificar, ejecutar y cerrar proyectos.
Coordinar el personal.
Gestionar el alcance, los plazos y el presupuesto de los proyectos.
Informar sobre el progreso, los desafíos afrontados y los resultados obtenidos.

5. Analista de la PMO

Por último, las responsabilidades del analista de la PMO se centran en la recopilación de datos y la generación de informes. Se encarga de:

Proporcionar información sobre el desempeño de los proyectos y hacerla accesible a todos los stakeholders.
Hacer seguimiento de las métricas de los proyectos.
Identificar tendencias y problemas que deben abordarse.

PMO vs project manager: una tabla comparativa

Aspecto	PMO	Project Manager
Alcance	Supervisa y gestiona múltiples proyectos a nivel organizacional para alinearlos con los objetivos estratégicos.	Se enfoca en la gestión de proyectos a nivel individual.
Foco	Gobernanza y estrategia.	Ejecución y entrega de proyectos.
Responsabilidades	Crear y mantener estándares de gestión de proyectos. Monitorizar el desempeño de las carteras de proyectos. Proveer soporte metodológico.	Planificar, ejecutar y cerrar proyectos. Gestionar recursos y equipos. Supervisar los plazos y la calidad del proyecto.
Autoridad de decisión	Define políticas y directrices, pero no toma decisiones operativas de los proyectos.	Toma decisiones sobre actividades, equipos y recursos asignados al proyecto.
Gestión de Riesgos	Identifica riesgos comunes en todos los proyectos y establece estrategias organizacionales para mitigarlos.	Identifica, monitoriza y mitiga riesgos relacionados exclusivamente con su proyecto.
Communicación	A nivel estratégico con la alta dirección y los stakeholders de los diferentes portfolios de proyectos.	A nivel operativo: comunica avances, problemas y cambios a los stakeholders del proyecto.
Habilidades clave	Gestión estratégica. Visión organizacional. Visión analítica.	Liderazgo de equipos. Resolución de problemas. Orientación a resultados.
A quién reporta	A la Alta dirección y al comité ejecutivo de la empresa.	Al sponsor del proyecto, a la PMO o al comité directivo del proyecto.

Procesos y tareas de la PMO

Entre todos los roles que componen la PMO deben garantizar que los proyectos tengan éxito y se ajusten a los objetivos de la organización. Para ello, deben hacerse cargo de una serie de procesos y tareas que ayuden no solo a garantizar la alineación de los proyectos con la estrategia, sino también a optimizar el uso de los recursos, reducir riesgos y promover la cooperación entre equipos.

Aquí tienes un listado completo de todos los procesos y tareas de la PMO:

Priorización de proyectos: deben evaluar y decidir qué iniciativas deben tener prioridad en función de su importancia estratégica y su impacto en los objetivos de la organización.
Iniciación del proyecto: es el punto de partida donde se definen los objetivos, el alcance y los entregables principales de los proyectos para garantizar que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.
Asignación de recursos: se trata de distribuir de manera eficiente los recursos de los proyectos (personal, herramientas, presupuesto, etc) para que puedan avanzar sin contratiempos.
Definición de plazos: deben crear un calendario claro con fechas clave y plazos realistas que sirvan de guía para que los proyectos se entreguen a tiempo.
Gestión de tareas: implica organizar y supervisar las actividades de los equipos, asegurándose de que cada uno sepa lo que tiene que hacer y cuándo debe hacerlo para mantener los proyectos en marcha.
Gestión de las comunicaciones: debe facilitar la comunicación entre equipos, líderes y otras partes interesadas para que todos estén en la misma página.
Gestión del cambio: debe poner en marcha con los que poder gestionar cualquier modificación que surja en los proyectos (por ejemplo, ajustes en el alcance o en los recursos), para que su impacto sea mínimo y controlado.

Gestión de la documentación: debe asegurarse de que toda la información relevante de los proyectos esté organizada, actualizada y que sea accesible para poder consultarla en cualquier momento.
Gestión de Riesgos: la PMO debe anticipar posibles problemas, evaluarlos y definir acciones para reducir su impacto o evitar que sucedan.
Compliance: ha de velar por que los proyectos cumplan con toda la normativa vigente y las regulaciones y políticas internas de la empresa.
QA (Quality Assurance): debe pgarantizar que los proyectos y sus entregables cumplan con los estándares de calidad establecidos desde el inicio.
Informes: debe preparar informes claros y fáciles de entender para mantener informados a todos sobre el desempeño de las carteras de proyectos de la organización.
Monitorización de KPIs: debe definir indicadores claves de rendimiento para cada proyecto y monitorizarlos para ver si va por el buen camino o si necesita ajustes.
Planificación de la capacidad: ha de asegurar que la organización dispone de los recursos suficientes para atender tanto del backlog actual de proyectos como del futuro y evitar así saturar a los equipos.
Gestión presupuestaria: deben hacer un seguimiento exhaustivo de los gastos de los proyectos para que se mantengan dentro de los presupuestos acordados.
Gestión de proveedores y contratistas: la PMO debe coordinar la implicación de actores externos a la organización en los proyectos, asegurándose de que cumplen con lo pactado en tiempo y forma.
Optimización de procesos: ha de revisar y mejorar continuamente los procesos de gestión de proyectos para aumentar la eficiencia y los resultados.
Formación y desarrollo: ha de capacitar a los equipos para que cuenten con las herramientas y conocimientos necesarios para enfrentar los retos de los proyectos.
Gestión del feedback: por último, la PMO debe recopilar y analizar el feedback de los stakeholders para identificar áreas de mejora y aplicarlas en futuros proyectos.

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Beneficios de una PMO en medianas y grandes empresas

Pese a la complejidad de sus dinámicas y procesos, lo cierto es que poner en marcha una PMO trae consigo innumerables beneficios, especialmente en aquellas empresas donde el volúmen y la complejidad de proyectos a gestionar es cada vez mayor.

Éstos son los principales beneficios de las PMO para las medianas y grandes empresas:

Mayor ratio de éxito de los proyectos: el enfoque estructurado que la PMO proporciona a la gestión de proyectos hace que aumenten las probabilidades de éxito de los proyectos.
Mejor eficiencia operativa: al encargarse de estandarizar los procesos dentro de una organización, la PMO ayuda a mejorar la productividad general de los equipos, reduciendo duplicidades y minimizando el despilfarro.
Mayor visibilidad y control: proporcionan a ejecutivos, equipos y gestores de proyectos una visión clara del estado de los proyectos, programas y portfolios de la organización.
Mejor toma de decisiones: esa visibilidad ayuda precisamente a que la toma de decisiones sea más eficiente en aspectos como la priorización de los proyectos, la gestión de riesgos o la asignación de recursos.
Reducción de costes: la PMO contribuye también a que las empresas puedan reducir sus costes eliminando las ineficiencias de los proyectos y garantizando que los presupuestos se gestionen de manera eficaz.

¿Cómo implementar una PMO? Un proceso de 7 pasos

Pese a que los beneficios de una PMO son innumerables, su implantación no es, precisamente, un camino de rosas. Te encontrarás muchos obstáculos en el camino, y para abordarlos necesitarás un enfoque claro y estructurado para tener éxito.

Desde Triskell Software, te recomendamos que sigas este proceso de 7 pasos para que tu organización pueda implementar una PMO de manera exitosa.

1. Define el alcance y el propósito de la PMO

Lo primero que debes hacer es responder a la siguiente pregunta: ¿cuál es el objetivo a conseguir? Si no hay una respuesta clara a esta pregunta, difícilmente tendrá éxito la implementación de una PMO en tu organización.

En esta fase debes hacer lo siguiente:

Define las necesidades y requisitos: debes identificar y analizar los puntos de dolor que quieres resolver. ¿Los proyectos no se completan a tiempo? ¿Se desperdician recursos? ¿No hay alineación con los objetivos estratégicos? Habla con los diferentes stakeholders para investigar sobre sus necesidades y sentar las bases de su apoyo a la PMO.
Establece el alcance: tras hablar con todos los stakeholders, ya tienes elementos más que suficientes para definir el alcance y el nivel de autoridad de la PMO.
Elabora una carta fundacional de la PMO: este documento debe reflejar el propósito, las responsabilidades y la estructura de reporte de la PMO. También debe incluir los objetivos estratégicos, el alcance y los indicadores de éxito. Además, debe definir quién toma las decisiones y la rendición de cuentas.

2. Consigue el respaldo de los ejecutivos

Contar con el apoyo de la Alta Dirección es clave para que la implementación de la PMO tenga éxito. Su apoyo supondría no solo un refuerzo de su credibilidad, sino también disponer de más recursos para dotar a la PMO del personal necesario para su correcto funcionamiento.

Identifica los stakeholders clave: el éxito de la PMO no sólo depende del apoyo de la Alta Dirección. Obtén también el apoyo de los responsables de los departamentos más afectados por los resultados de los proyectos (IT, Marketing, Ventas, etc)
Comunica la visión: debes comunicar de manera clara el valor que la PMO va a aportar a la organización. Muestra con datos cómo ayudará a mejorar los resultados de los proyectos y a respaldar los objetivos estratégicos para ganarte el apoyo de las partes interesadas.
Obtén el presupuesto y los recursos necesarios: debes poner todos tus esfuerzos en obtener la financiación adecuada para la PMO para así poder dotarla del personal y las herramientas necesarias para su correcto desempeño.

3. Establece un equipo de la PMO

Una vez que tengas los ‘sponsors’ y los recursos para la PMO, debes definir el equipo que la compondrá. Algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta:

Contrata o asigna personal: como mínimo, la PMO debe contar con un gerente de la PMO, un Portfolio Manager y un analista de la PMO. Y, en función del tamaño de la organización y sus necesidades y requerimientos, incluir más Project Managers y Portfolio Managers en plantilla. Es recomendable que sean profesionales con experiencia en Gestión de Proyectos y que tengan sólidas habilidades organizativas y pensamiento estratégico.
Define sus roles y responsabilidades: asigna a los diferentes roles del equipo tareas y responsabilidades para evitar la duplicidad de esfuerzos y garantizar la rendición de cuentas. Define también métricas de desempeño para cada rol para que así puedan visionar coómo contribuyen al éxito tanto de la PMO como de la organización en su conjunto.
Proporciona formación y desarrollo: al invertir en formarás dotarás al equipo de la PMO de las bases necesarias para gestionar con éxito los proyectos. La formación puede incluir cursos para aprender metodologías de gestión de proyectos, técnicas de comunicación o el uso de herramientas de gestión de proyectos o software PPM.

4. Desarrolla los estándares y procesos de la PMO

A continuación, la PMO debe analizar los procesos que estén vigentes en la organización y estandarizarlos para dar coherencia a todos los proyectos y mejorar la eficiencia de la PMO.

Establece procesos de gobernanza: debes definir los procesos de gobernanza de la PMO, incluidos los procesos de aprobación, las jerarquías de toma de decisiones y las cadenas de mando. Unos procesos de gobernanza bien definidos ayudarán a que todos estén en la misma página y a que las prácticas de gestión de proyectos de la organización estén cohesionadas.
Estandariza las metodologías de gestión de proyectos: debes definir y estandarizar las metodologías de gestión que vas a usar para cada tipo de proyecto. Esto ayudará a que las iniciativas se gestionen con una estructura homogénea e identificar más fácilmente áreas de mejora y poner en marcha procesos de mejora continua.
Establece plantillas y herramientas: debes proporcionar al personal de la PMO de las herramientas adecuadas para que puedan desempeñar de manera eficiente su trabajo. Esto incluye plantillas de proyectos, cuadros de mando y herramientas en la nube que faciliten la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes de los proyectos.

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5. Implementa la Gestión del cambio

Ahora bien, implementar una PMO no es sólo cuestión de crear procesos y nuevos equipos de trabajo. Es, ante todo, un cambio cultural. Y, para gestionar el cambio, debes seguir las siguientes directrices:

Comunica los objetivos y el alcance de la PMO: comunica claramente los objetivos y el alcance de la PMO, cuáles son sus beneficios y y aclara cualquier duda cómo va a afectar en el día a día de los equipos.
Vence la resistencia al cambio: cualquier cambio siempre tiene detractores, ya sea por miedo, desconfianza o por no querer cambiar los procesos con los que se lleva trabajando toda la vida. Organiza sesiones sesiones informativas, responde dudas, y demuestra con ejemplos concretos cómo la PMO va a mejorar el desempeño de la organización.

6. Pon en marcha la fase piloto de la PMO

Antes de poner a la PMO a funcionar a pleno rendimiento, es recomendable llevar a cabo una fase piloto para poner a prueba los procesos y metodologías de gestión que hayas establecido y refinarlos si fuera necesario.

Elige proyectos piloto: elige proyectos de bajo riesgo que representen una muestra representativa de las actividades de la organización. En ellos podrás poner a prueba las metodologías, metodologías y flujos de trabajo en un entorno controlado.
Mide cada paso: supervisa muy de cerca el rendimiento de estos proyectos piloto. Recopila datos y evalúa la eficacia de la gestión de la PMO. Para ello, elige KPIs que reflejen el impacto de la PMO a la hora de añadir valor al proyecto, mejorar los plazos de entrega u optimizar la asignación de recursos.
Recopila feedback: pregunta a los equipos involucrados sobre el desempeño de estos proyectos piloto. ¿Qué funcionó? ¿Qué no? Usa este feedback para ajustar y afinar los procesos antes de expandir el ámbito de actuación de la PMO.

7. Escala la PMO

Por último, una vez que la fase piloto ha tenido éxito, es el momento de ampliar el alcance de la PMO al resto de la organización.

Asume más proyectos: utiliza los aprendizajes de la fase piloto para ampliar la cobertura de la PMO. Esto puede incluir gestionar proyectos más complejos o asumir portfolios que no estaban contemplados en la fase piloto. Puede ser que incluso necesites de más personal o de nuevas herramientas para abordar esta nueva fase.
Abraza la mejora continua: toda PMO debe adoptar una mentalidad de mejora continua. Debes evaluar periódicamente el desempeño de la PMO y refinar sus procesos para que se adapte a los cambios de estrategia en la organización o a las nuevas tendencias en gestión de proyectos.
Mide el rendimiento de la PMO: debes establecer métricas para medir el éxito de la PMO. Por ejemplo: tasa de éxito de los proyectos, CSAT, tiempo de ciclo, costes estimados vs costes reales, etc. Estos indicadores no sólo te ayudarán a mejorar, sino que también servirán para justificar futuras inversiones y mantener el apoyo de la Alta Dirección.

Cómo las PMO pueden sacar el mayor partido de las herramientas PPM

A la hora de implementar con éxito una PMO enfocada en la entrega de valor, las herramientas PPM como Triskell Software pueden desempeñar un papel clave. Son soluciones que no sólo prestan apoyo a la hora de planificar y gestionar proyectos, sino que ayudan también a alinear las iniciativas con la estrategia, mejorar la eficiencia, y ofrecer datos relevantes.

Veamos con más detalle cómo Triskell puede mejorar el rendimiento de tu PMO en áreas clave.

Visibilidad integral de las carteras de proyectos

Triskell proporciona a las PMO una plataforma PPM centralizada desde la que pueden supervisar todos sus proyectos y portfolios en tiempo real. Gracias a esta visibilidad, las PMO pueden:

Asegurarse de que cada proyecto se alinea con los objetivos del negocio.
Identificar aquellas iniciativas que estén en dificultades.
Entender al detalle las dependencias entre proyectos.
Reasignar recursos cuando sea necesario.
Tener informados a los stakeholders sobre el rendimiento de las carteras de proyectos.

Lo mejor de Agile y Waterfall en una sola plataforma

Puedes configurar la plataforma de Triskell y adaptarla a los procesos y metodologías de gestión de tu organización. Este enfoque híbrido hace que cualquier framework, ya sea Agile, Waterfall, Phase Gate o DevOps tengan cabida en Triskell, lo que permite a las PMO supervisar diferentes tipologías de proyectos desde una única plataforma sin perder visibilidad o control.

Por ejemplo, los equipos Agile disponen de tableros Kanban y Scrum para gestionar sus sprints, backlogs y entregables. En cambio, los equipos que trabajen con metodologías más tradicionales, como Waterfall o Phase-Gate, pueden usar también en Triskell un enfoque de gestión estructurado.

Gestión de recursos y financiera

Otro de los puntos fuertes de Triskell es sus avanzadas funcionalidades de Gestión de Recursos y Gestión Financiera integradas en la propia plataforma.

Dispone de herramientas para hacer seguimiento del uso y la disponibilidad de recursos y habilidades, con las que tu PMO puede reducir cuellos de botella y aumentar la productividad de los equipos.
Y, desde el punto de vista financiero, con Triskell puedes hacer seguimiento en tiempo real de los presupuestos de los proyectos, hacer estimaciones de los costes y compararlos con los gastos reales de los proyectos.

Informes y cuadros de mando personalizados

Con Triskell puedes configurar informes y cuadros de mando ajustados a tus necesidades. Ya sea que necesitas una visión general de alto nivel para los ejecutivos, o métricas detalladas en tiempo real para proyectos específicos, Triskell pone infinidad de cuadros de mando al alcance de tu PMO.

Conclusión: Triskell, el mejor aliado para tu PMO

Las herramientas PPM como Triskell son algo más que un simple: son facilitadoras del éxito de la PMO. Al proporcionar visibilidad en tiempo real, soportar metodologías de proyecto híbridas, optimizar recursos y ofrecer informes personalizados, Triskell permite a las PMO ir más allá de la gestión de proyectos e impulsar resultados estratégicos.

Con las herramientas adecuadas, las PMO pueden ofrecer un mayor valor, garantizar la alineación con las prioridades empresariales y convertirse en socios indispensables para el éxito de la organización. Si tu PMO está buscando tener un mayor impacto, la adopción de una plataforma como Triskell podría ser el primer paso hacia el logro de tus objetivos.

FAQ sobre la PMO

¿Cómo se puede medir el éxito de una PMO?

Para medir el éxito de una PMO hay que hacer un seguimiento de indicadores cualitativos y cuantitativos. Entre los KPI más comunes se incluyen las tasas de éxito de los proyectos, el cumplimiento del presupuesto, los plazos de finalización de los proyectos y las tasas de utilización de los recursos.

También puede evaluar la satisfacción de las partes interesadas a través de encuestas de opinión y supervisar cualquier mejora en la coherencia de la entrega de proyectos y la alineación con los objetivos estratégicos.

¿Cuáles son los costes derivados de la creación y el mantenimiento de una PMO?

El coste de establecer una PMO varía en función del alcance y el tamaño de la organización. Los costes iniciales pueden incluir los salarios del personal de la PMO, los gastos en formación, las plataformas de software y la infraestructura tecnológica. Entre los gastos recurrentes figuran:

La formación del personal.
La adquisición de nuevos recursos.
Las licencias de software.

Sin embargo, el retorno de la inversión de una PMO suele compensar estos costes al mejorar los índices de éxito de los proyectos y la eficiencia operativa.

¿Qué herramientas pueden ayudar a mejorar la eficiencia de una PMO?

Las herramientas PPM (Project Portfolio Management), como Triskell, pueden mejorar significativamente la eficiencia de la PMO al proporcionar acceso centralizado a los datos de los proyectos, análisis de rendimiento, asignación de recursos y funciones de elaboración de informes.

Otras soluciones, como las plataformas de comunicación y el software de gestión de tareas, facilitan la colaboración y agilizan los flujos de trabajo de los proyectos.