Combinando Agile y Waterfall: la irrupción de la gestión híbrida de carteras
¿Agile o Waterfall? ¿Qué enfoque debe adoptar la PMO a la hora de gestionar el Portfolio de Proyectos y Productos? La sociedad y las empresas han evolucionado. Los tiempos de respuesta para los nuevos productos y servicios demandados por los usuarios se han acelerado de manera considerable. Y las formas de trabajar han tenido que adaptarse inevitablemente a este nuevo entorno cambiante.
De ahí que la manera de enfocar la gestión de carteras puede variar no sólo entre una organización y otra. Y es que, dentro de un mismo portfolio, diferentes proyectos y programas pueden requerir de un estilo de gestión diferente. Es por ello que cada vez más organizaciones están apostando por un método de gestión híbrido de sus carteras, el cual les permite implementar lo mejor de las metodologías ágiles con los enfoques más tradicionales para entregar valor.
En este post definiremos qué es la Gestión Híbrida de carteras, cuáles son los elementos que toma de los enfoques ágiles y tradicionales, y los retos y beneficios que supone la adopción de este método de trabajo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- El eterno debate: Agile o Waterfall
- Waterfall vs Agile: diferencias y similtudes
- ¿Qué es la Gestión Híbrida del Portfolio de Proyectos?
- Agile vs Waterfall vs enfoque híbrido: ¿cuándo y cómo aplicarlos en sus procesos PPM?
- Los beneficios de la Gestión híbrida del portfolio de proyectos combinando lo mejor de los enfoques ágiles y Waterfall
- Los retos de la Gestión híbrida de carteras
- La importancia de disponer de un software PPM con funcionalidades para la Gestión Híbrida de carteras
- Conclusión: Triskell, el software PPM con funcionalidades para la gestión híbrida de carteras que las PMO necesitan
El eterno debate: Agile o Waterfall
Tras la publicación del Manifiesto Agile en 2001, y el auge de las diferentes metodologías ágiles (Kanban, Scrum, Lean, etc), un nuevo abanico de posibilidades surgió de la noche a la mañana a la hora de gestionar las carteras de proyectos y productos. Y es que, tras décadas usando enfoques de gestión rígidos y estructurados como los de la metodología Waterfall, los equipos de desarrollo y de TI vieron que la entrega de valor podía acelerarse siguiendo enfoques más iterativos.
¿Y qué enfoque es mejor? ¿Agile o Waterfall? A medida que el uso de las metodologías ágiles se expandió más allá de TI y empezó a afectar a otras áreas como el desarrollo de software, Marketing u operaciones, este debate se ha ido intensificando. Es muy común ver cómo ciertas organizaciones se decantan por metodologías ágiles para su gestión del portfolio de proyectos dejándose arrastrar por la moda de ‘lo Agile’, sin pararse a pensar si es o no el enfoque que realmente necesitan.
Aferrarse a una única metodología de gestión es un error
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Como ocurre en casi todos los ámbitos de la vida, no todo es blanco o negro. Aferrarse a un único método de gestión porque está de moda o porque es el que tradicionalmente se ha estado usando es un error. Cada vez más organizaciones están entendiendo esto, y han decidido por optar por enfoques híbridos para la Gestión del Portfolio de Proyectos.
Pero antes de profundizar en el concepto de la Gestión Híbrida de carteras, definamos antes las metodologías Waterfall y Agile con sus diferencias y similitudes.
Waterfall, el enfoque tradicional a la Gestión del Portfolio de Proyectos
Inventada en 1970 por Winston Royce, la metodología Waterfall ha sido el enfoque de gestión más extendido para la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios. Con un largo recorrido a sus espaldas, es una metodología fácil de entender y de implementar.
Waterfall es un enfoque de gestión lineal en el que cada una de las fases del proyecto está claramente diferenciada de las demás. En ella, los proyectos no pueden avanzar a la siguiente fase hasta que no se haya completado de manera satisfactoria la etapa actual en la que se encuentren.
Waterfall es un enfoque de gestión muy rígido, sin margen para el error
Es, por tanto, un enfoque de gestión muy rígido, en el que hay muy poco margen para los cambios o los errores, especialmente en las fases iniciales de los proyectos. Es por ello que los proyectos que se adhieran a esta metodología deben estar detalladamente documentados para poder hacer seguimiento del trabajo realizado en cada fase del mismo.
Introducción a la Gestión ágil de carteras
Por otra parte, tenemos las diferentes metodologías ágiles que han ido apareciendo a lo largo de los últimos 20 años. Éstas, al contrario que ocurre con los enfoques de trabajo tradicionales, son iterativas. Son metodologías, por tanto, mucho menos rígidas, siendo muy común que las fases del proyecto se solapen entre sí.
Y es que, tal y como queda constatado en el Manifiesto Agile, los principios rectores por los que se rigen las metodologías ágiles contradicen a los enfoques tradicionales. Y eso es porque Agile:
- Prioriza las interacciones y los individuos sobre los procesos y las herramientas. Las metodologías ágiles son iterativas en gran medida por la constante interacción que hay con clientes y usuarios a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos.
- Resta relevancia a la documentación: mientras que en los enfoques tradicionales la documentación exhaustiva es su principal razón de ser, en Agile se prioriza la entrega de valor en el menor tiempo posible de un software funcional o un producto mínimo viable (MVP).
- Pone el foco en la colaboración con el cliente: esta colaboración sucede en todas las fases del proyecto, desde la ideación del proyecto o producto, hasta la fase de testeo y salida al mercado del mismo.
- No tiene miedo al cambio: si algo tienen las metodologías ágiles es adaptabilidad y capacidad de respuesta al cambio en vez de ceñirse a una planificación definida en las fases iniciales del proyecto.
Las metodologías ágiles han ayudado a mejorar la Gestión del Portfolio de Proyectos. Y lo han hecho acelerando los tiempos de entrega, y mejorando de manera ostensible la calidad de los productos y servicios entregados gracias a en gran medida a la implicación de usuarios y clientes durante todo el proceso.
Para más información sobre qué es la Gestión ágil de carteras, te recomendamos que leas este artículo:
Waterfall vs Agile: diferencias y similitudes
Agile y Waterfall. ¿Cuál elegir? Aunque sus enfoques difieren, tanto Waterfall como Agile comparten un objetivo común: llegar a la línea de meta del proyecto. Sin embargo, el camino que toman y las herramientas que utilizan es donde se despliega la magia. Profundizar en sus características únicas le permitirá decidir qué método se adapta mejor a la aventura de su próximo proyecto.Diferencias entre Agile y Waterfall
Como puede verse, hay varios ámbitos en los que las diferencias entre ambos enfoques son evidentes. Son las siguientes:
- Avance del proyecto: Waterfall es un enfoque de gestión lineal, en el que no se avanza a la siguiente fase hasta que no se completa satisfactoriamente las tareas en las que se está trabajando. Agile, en cambio, es iterativo, pudiendo algunas fases del proyecto solaparse entre sí (por ejemplo, las fases de desarrollo y testeo).
- Complejidad del proyecto: Waterfall se adapta mejor a iniciativas cuyos requerimientos y alcance puedan definirse sin ningún género de dudas en la fase de planificación. Todo lo contrario que con las metodologías ágiles, que se adaptan mejor a iniciativas en las que el alcance y los requerimientos pueden evolucionar.
- La importancia de la documentación: en Agile, la documentación tiene más importancia a la hora de planificar y hacer retrospectiva de cada uno de los sprints de la fase de desarrollo de los proyectos. En las metodologías más tradicionales, en cambio, el proceso de documentación se lleva a cabo de manera exhaustiva a lo largo de todas las fases del proyecto.
- La interacción con el usuario: el feedback de usuarios y clientes ocurre a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto cuando se trabaja con Agile. En Waterfall, sin embargo, esta retroalimentación sólo se produce tras los hitos del proyecto y, más especialmente, cuando el producto o servicio a entregar ya se ha terminado.
Similitudes entre los enfoques ágiles y Waterfall
Aunque las diferencias entre ambos enfoques llaman mucho la atención, también es importante resaltar sus similitudes, especialmente para entender por qué ambas metodologías pueden coexistir a la hora de los portfolios de proyectos y productos.
Éstas son las principales similitudes entre Waterfall y las metodologías ágiles:
- Ambas se centran en la entrega de valor: ya sea para la gestión de proyectos o el desarrollo de software o nuevos productos y servicios, las metodologías ágiles y en cascada tienen el mismo fin: la entrega de valor, aunque el camino que siguen para conseguirlo es distinto.
- La planificación es fundamental: ambos enfoques dan mucha importancia a la planificación, aunque en diferentes fases del ciclo de vida de los proyectos y programas. En Waterfall, sin embargo, esta planificación tiene lugar sobre todo en las fases iniciales del proyecto, con Agile ésta tiene lugar antes de cada sprint de la fase de ejecución y/o desarrollo del proyecto.
- Ambos realizan mayormente las mismas actividades: enfocándonos en la Gestión de carteras, ambos enfoques comparten las mismas actividades. La planificación estratégica, la Gestión de Recursos, la Gestión Financiera o la Gestión de la Demanda son importantes tanto en Agile como en Waterfall.
- Monitorización y seguimiento del estado: monitorizar y hacer seguimiento del estado de las carteras de proyectos tienen la misma relevancia en ambos enfoques. La única diferencia es que, en función del proyecto, esto tiene lugar en diferentes momentos. Por ejemplo, los proyectos con un enfoque más tradicional se monitorizan a lo largo de todo el plan de proyecto, mientras que los proyectos más ágiles se pone especial énfasis en el seguimiento del progreso en cada sprint.
¿Qué es la Gestión Híbrida del Portfolio de Proyectos?
Agile y Waterfall tienen más puntos en común de lo que en un principio podría pensarse. Entonces, ¿por qué la mayoría de las organizaciones se empeña en seguir un enfoque u otro a la hora de gestionar sus carteras de proyectos? ¿Por qué no apostar por un enfoque híbrido?
La gestión de carteras se ha vuelto mucho más compleja en los últimos años. Las PMO tienen que gestionar cada vez una cantidad mayor de proyectos. Inevitablemente, cada proyecto tiene sus particularidades, y algunos de ellos deberán gestionarse siguiendo prácticas ágiles y otros siguiendo las metodologías más tradicionales. Otros, en cambio, pueden gestionarse siguiendo un enfoque híbrido, en las que para ciertas fases puede seguirse las metodologías ágiles, y en otras adoptar un enfoque de gestión más tradicional.
¿Qué es entonces la gestión híbrida de carteras? Tal y como el propio término ‘híbrido’ indica, consiste en la combinación de 2 o más metodologías para la gestión del portfolio de proyectos y crear así un nuevo marco de trabajo.
Al hablar de combinar metodologías no sólo nos referimos a mezclar Waterfall con los distintos frameworks de Agile. En esta ecuación pueden entrar otras formas de trabajo como Phase-Gate, PRINCE2, PMBOK o Six Sigma.
Al final, el objetivo de combinar diferentes metodologías y adoptar un enfoque híbrido es que la gestión de carteras gane en flexibilidad y adaptabilidad para generar valor en el menor tiempo posible al mismo tiempo que se facilita la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
Agile vs Waterfall vs enfoques híbridos: ¿cuándo y cómo aplicarlos en tus procesos PPM?
Muchas empresas, pese a que aseguran ser ágiles, no lo son en su totalidad. Y es que los principios de agilidad sólo pueden aplicarse en ciertas áreas de la organización o a ciertos aspectos de la gestión. Para alinear la planificación estratégica y la ejecución de la misma, en la mayoría de los casos es necesario que los enfoques ágiles convivan con los tradicionales.
A la hora de solventar los distintos retos de gobernanza y gestión, las organizaciones deben estar abiertas a utilizar Agile, Waterfall, o un enfoque híbrido. Éstos son algunos ejemplos de situaciones que aclaran qué enfoque de gestión se adapta mejor a cada situación:
Casos de uso de metodologías ágiles
Agile está cada vez más extendido como el enfoque predilecto para la gestión de proyectos, programas y carteras. Pero eso no significa que la agilidad vaya a funcionar en el 100% de los casos. Éstos son algunos ejemplos en los que es preferible decantarse por las metodologías ágiles:
- Iniciativas en las que se está creando algo completamente nuevo (un producto, servicio, proceso, etc.)
- Proyectos y/o productos en los que se prioriza su salida al mercado lo más rápido posible al mercado en vez de la calidad.
- Proyectos que para ser completados requieran únicamente de equipos pequeños multidisciplinares que necesitan pensar y actuar fuera de los procesos establecidos en la organización.
- Iniciativas en industrias o sectores que están sometidas al cambio constante y a lanzar nuevos productos y servicios al mercado
Ejemplos de enfoques en Waterfall
Por otra parte, estos son algunos ejemplos en los que la PMO debe fomentar el uso de metodologías en Cascada:
- Proyectos y/o programas sin ambigüedades, con requerimientos bien definidos desde el principio, los cuáles difícilmente se verán sujetos a cambios una vez que el proyecto esté ya en marcha.
- Proyectos grandes, cuyo equipo de proyecto está compuesto por un número elevado de personas.
- Proyectos y/o programas que para su desarrollo requieren del uso de tecnología que es bien conocida por los componentes del equipo de proyecto.
- Iniciativas en industrias o entornos de trabajo que requieran estrictos protocolos de calidad y seguridad.
Ejemplos de enfoques híbridos
A medida que el volumen de proyectos a gestionar por las organizaciones tiende a crecer, es más necesario adoptar diferentes enfoques no sólo para la gestión de cada en proyecto en particular, sino para la gestión de carteras en su conjunto.
Los enfoques híbridos ayudan a las PMO a gestionar las carteras de productos y proyectos de manera más adaptativa, acelerando los tiempos de entrega sin que eso suponga sacrificar los requerimientos y objetivos establecidos para cada una de las carteras.
Un ejemplo de cómo combinar Agile y Waterfall en una cartera de proyectos sería el siguiente:
- La planificación de las distintas iniciativas se realizaría siguiendo los principios de la metodología de Waterfall. Es decir, sólo una vez queden establecidos y validados por todas las partes interesadas los requerimientos, entregables, presupuestos y fechas de entrega de cada una de las iniciativas, será entonces cuando los distintos proyectos y programas podrán pasar a la siguiente fase.
- La asignación, gestión y monitorización de las tareas durante la fase de desarrollo de los proyectos y programas se realizaría siguiendo los principios ágiles. Aquí, los equipos podrán asignar los recursos y ejecutar las tareas con la ayuda de algunas de las herramientas y funcionalidades más usadas en entornos ágiles, tales como tableros Kanban o Scrum.
- Para las fases de testeo y cierre del proyecto, en función de su tipología, puede optarse por un enfoque de gestión u otro. Por ejemplo, para un programa enfocado en el desarrollo de un nuevo producto, puede que encaje mejor adoptar un enfoque más Agile en esta fase, mientras que para un proyecto de Ingeniería Civil, Waterfall podría encajar mejor.
Beneficios de la Gestión híbrida del portfolio de proyectos
Cada vez más PMOs están implementando enfoques híbridos en sus procesos de gestión del portfolio de proyectos por todas las ventajas que traen consigo para la organización. Aquí te resumimos algunos de los beneficios de la Gestión Híbrida del portfolio de proyectos:
- Una combinación de lo mejor de los mundos Agile y Waterfall: en tus carteras de proyectos mezclarás diferentes metodologías de gestión de proyectos, pudiendo añadir a tus iniciativas más ágiles la planificación propia de las metodologías de gestión más tradicionales y viceversa en función de vuestras necesidades.
- Adaptabilidad: vuestra organización ganará en capacidad de respuesta a la hora de afrontar las distintas dificultades que se presentarán al planificar, ejecutar y monitorizar las carteras de proyectos
- Mayor eficiencia en la gestión de carteras: al poder elegir el enfoque más adecuado para cada proyecto evitarás muchos de los problemas y cuellos de botella que suelen darse a la hora de gestionar los recursos, los presupuestos o los calendarios de vuestros programas y portfolios.
- Mejores resultados: la gestión híbrida de carteras dotará a tu organización de mayor competitividad ya que entregarás productos y servicios de más calidad en menos tiempo, lo que a su vez facilitará la consecución de vuestros objetivos estratégicos.
- Mejora continua: a medida que experimentéis con este enfoque híbrido en vuestras carteras de proyectos iréis refinando los procesos PPM. Con el tiempo, vuestros procesos de toma de decisiones para decantaros por una metodología Agile o Waterfall serán cada vez más precisos, lo que repercutirá a su vez en la eficiencia y productividad de la organización.
Los retos de la Gestión híbrida de carteras
Por otra parte, para combinar de manera satisfactoria Agile, Waterfall y los enfoques híbridos, las organizaciones deben abordar los retos que te mostramos a continuación:
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- Acceso y visibilidad de la información: romper los silos de es fundamental para implementar con éxito un enfoque híbrido para la gestión de proyectos. Las diversas fuentes de información y conocimiento deben ser accesibles por todos los stakeholders. Para ello, deben establecerse procesos y herramientas que faciliten el acceso y el intercambio de información.
- Elegir las herramientas de gestión adecuadas: los softwares PPM tradicionales no son lo suficientemente flexibles para poder elegir y combinar los enfoques Agile o Waterfall. Es necesario renovar la suite de herramientas con las que gestionáis normalmente vuestra cartera de proyectos y apostar por nuevas soluciones PPM que puedan adaptarse y evolucionar en función de vuestras necesidades.
La importancia de disponer de un software PPM con funcionalidades para la Gestión Híbrida de carteras
Como hemos comentado, para abordar los retos propios de la Gestión híbrida de carteras no basta con los software PPM tradicionales. Dentro de un mismo portfolio habrá iniciativas que se prestarán más a iteraciones constantes y frecuentes con los clientes. Al mismo tiempo, habrá otros proyectos más a largo plazo en los que la planificación y la correcta documentación primarán sobre la entrega rápida de resultados. Y muchas herramientas PPM no están preparadas para abordar con éxito esta dicotomía.
La gestión híbrida de carteras requiere disponer de un software PPM con funcionalidades para la gestión tanto de proyectos ágiles como tradicionales. Éste dotará a las organizaciones de la adaptabilidad y flexibilidad necesarias para elegir el enfoque apropiado para cada proyecto, programa, producto o portfolio de la organización.
Éstas son algunas de las funcionalidades que todo software PPM debe disponer para poder gestionar las carteras de proyectos con un enfoque híbrido:
- Tableros Kanban: útiles para que los equipos Agile de la organización puedan organizar los sprints y los flujos de trabajo de sus tareas.
- Roadmaps con los que visualizar el estado de cada una de las iniciativas en las que estéis trabajando.
- Diagramas de Gantt: es una herramienta básica tanto para Waterfall como para los enfoques híbridos, ya que con ella podrás listar las tareas y visualizar los proyectos y programas en su conjunto.
- Modelos de puntuación: son necesarios para priorizar las distintas iniciativas de la organización, y ayudarte así a mejorar vuestra toma de decisiones sobre el enfoque de trabajo que mejor se puede adaptar a cada iniciativa.
- Tableros Scrum: son útiles para que los equipos que trabajen con Scrum en tu organización puedan ver su carga de trabajo y gestionar el desarrollo de los proyectos o productos en los que estén trabajando de principio a fin.
- Capacidades para la Gestión de Recursos y la Planificación de la Capacidad: planifica la capacidad de toda la organización y asigna los recursos de manera eficiente a los distintos proyectos en función de la metodología de trabajo que se seguirá en cada uno de ellos.
- Timesheets: registra el tiempo que vuestros recursos emplea en cada una de las inciativas en las que estéis trabajando.
- Capacidades de Gestión Financiera: es necesario disponer de un software PPM con los que poder planificar y gestionar de manera ágil los presupuestos y costes de todas vuestras carteras de proyectos.
- Workflows: permite a tus equipos a configurar flujos de trabajo personalizables paraa cada situación, sin importar si están trabajando con metodologías ágiles, tradicionales o híbridas.
- Integraciones con herramientas y entornos tanto ágiles como con otras soluciones más tradicionales de Gestión de Proyectos, para así hacer del software PPM la única fuente de información.
Conclusión: Triskell, el software PPM con funcionalidades para la gestión híbrida de carteras que las PMO necesitan
Waterfall, Agile, Lean, Scrum, Phase-Gate…Éstas y muchas otras metodologías de gestión de proyectos han demostrado ser efectivas. Entonces, ¿por qué las PMO no debe tener en cuenta todas ellas a la hora de gestionar sus portfolios de proyectos? ¿Por qué muchas siguen ancladas en el pasado y usando herramientas PPM tradicionales poco flexibles a la hora de combinar las diferentes metodologías de gestión?
Triskell es el software PPM más flexible del mercado que le permite seleccionar el enfoque de gestión más adecuado para cada caso. No importa si es un proyecto, programa, portfolio, iniciativa o solicitud de demanda, la plataforma PPM de Triskell dispone de todas las funcionalidades necesarias para adaptarse a cualquier enfoque de gestión.
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FAQs sobre Agile vs Waterfall
¿Cuándo debo usar Agile frente a Waterfall?
- Agile: Elije Agile para proyectos con requisitos en evolución, donde la flexibilidad y la retroalimentación rápida son cruciales. Esto suele ser ideal para el desarrollo de software, proyectos creativos o situaciones con un alto grado de incertidumbre.
Waterfall: Opta por Waterfall cuando los requisitos están claramente definidos desde el principio y hay poco riesgo de cambios significativos. Esto es adecuado para proyectos bien establecidos con un enfoque en la gestión de riesgos y el control, como construcción o grandes empresas de infraestructura.
¿Y qué hay de la complejidad del proyecto? ¿Cómo influye en esto?
- Agile: Agile sobresale en el manejo de proyectos complejos con requisitos en constante cambio. Permite el desarrollo iterativo y correcciones de curso a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Waterfall: Waterfall funciona mejor para proyectos con un alcance bien definido y una complejidad desde el principio. El enfoque estructurado minimiza las sorpresas más adelante en el proceso de desarrollo.
¿Existe un punto intermedio? ¿Puedo combinar Agile y Waterfall?
¡Sí, es posible un enfoque híbrido! Esto combina elementos tanto de Agile como de Waterfall según las necesidades específicas del proyecto. Por ejemplo, podrías utilizar un enfoque Waterfall para la fase inicial de planificación con requisitos bien definidos, luego cambiar a sprints Agile para la etapa de desarrollo donde se necesita flexibilidad.
¿Cómo se gestiona la documentación en Agile en comparación con Waterfall?
- Agile: La documentación en Agile se centra en la planificación de sprints y revisiones retrospectivas. Es concisa y enfatiza la comunicación clara dentro del equipo de desarrollo.
- Waterfall: Waterfall implica una documentación exhaustiva en cada etapa. Esto garantiza una captura detallada de los requisitos y sirve como punto de referencia a lo largo del proyecto.
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