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10 Beneficios de la planificación de la capacidad para medianas y grandes corporaciones

¿Tenéis problemas para hacer frente a toda la demanda entrante? ¿No tenéis en cuenta los objetivos estratégicos a la hora de priorizar los proyectos y los recursos qué van a trabajar en ellos? ¿Hay en vuestra organización una rotación alta de personal debido, en gran medida, a que vuestros equipos están sobrecargados de trabajo?

Muchas organizaciones afrontan en su día a día problemáticas de esta naturaleza. Y todas ellas podrían solucionarse si se ponen en marcha procesos para la planificación de la capacidad. En este post, explicaremos las 10 principales ventajas que la Planificación de la Capacidad traerá consigo a medianas y grandes empresas.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Qué es la Planificación de la Capacidad.
Beneficios de la Planificación de la Capacidad para medianas y grandes empresas.
Conclusión.

Qué es la Planificación de la Capacidad

Antes de entrar en detalle sobre cuáles son los beneficios de la planificación de la capacidad, definamos antes este término.

La planificación de la capacidad es el proceso por el que un negocio calcula si dispone de los recursos y skills necesarios para acometer toda la demanda entrante durante un periodo de tiempo determinado. Y, a partir de esas estimaciones, distribuir esa capacidad a lo largo de los distintos proyectos e iniciativas en los que esté trabajando la organización en función de cuán prioritarias sean para el negocio.

Es un proceso basado en la mejora continua que, bien ejecutado, traerá consigo innumerables beneficios para tu organización. Si quieres más información sobre qué es la Planificación de la Capacidad, cómo definir el proceso y buenas prácticas a seguir, te recomendamos que consultes nuestro post ‘Planificación de la Capacidad: la guía definitiva para su negocio’.

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10 Beneficios de la Planificación de la Capacidad para medianas y grandes empresas

En los tiempos que corren, las medianas y grandes corporaciones tienen que hacer frente a un mayor volúmen de demanda por parte de sus clientes y usuarios. Además, poder contar con los recursos necesarios para hacer frente a esa demanda es muy complicado debido a que el mercado laboral es cada vez más competitivo. Es por ello que contar con procesos para la planificación de la capacidad es imprescindible.

Es un proceso que permitirá a las organizaciones ser más eficientes y competitivas en sus mercados. Y verán también cómo mejoran ostensiblemente la calidad de sus productos y servicios al mismo tiempo que el nivel de satisfacción tanto de los clientes como de sus propios empleados.

En total vamos a enumerar 10 beneficios que la planificación de la capacidad traerá a tu organización.

1. Asignación de recursos desde un punto de vista estratégico

¿Cuántas veces los proyectos estratégicos no se han ejecutado correctamente porque no disponíais en la organización de los recursos adecuados? ¿O qué se ha malgastado la productividad de tus recursos más valiosos en proyectos de escasa relevancia para la organización?

La planificación de la capacidad es el artefacto que te ayudará a conectar la planificación estratégica con una ejecución satisfactoria de la misma. Es un proceso mediante el que podréis conectar iniciativas, prioridades, objetivos, presupuesto y recursos, lo que os permitirá:

Asignar los skills necesarios y relevantes a cada una de las iniciativas de la organización.
Detectar a tiempo carencias en la organización de skills que son vitales para la ejecución de vuestras carteras de proyectos más importantes.
Priorizar o poner en espera proyectos en función de la disponibilidad o no de los recursos y skills adecuados para el correcto desempeño de los mismos.

2. Planificar con antelación la disponibilidad de los recursos

¿Cuántas iniciativas habéis tenido que cancelar o posponer por no haber planificado con tiempo la disponibilidad de recursos? ¿O cuántos responsables de área han puesto resistencia a ceder sus recursos debido a que se comprometía la operatividad de sus equipos en el día a día?

Planificar la capacidad cada 3 o 6 meses te dará un mapa general de los recursos de tu organización, sus habilidades, o su carga de trabajo actual y futura. Datos con los que podrás tomar decisiones informadas acerca de:

La asignación de recursos.
La priorización de vuestras iniciativas.
La planificación de los presupuestos y costes de tus carteras de proyectos.
La necesidad de invertir en nuevo personal interno o externo a la organización.

3. Reducción de costes en la Gestión de Recursos

¿Cuántos proyectos no habéis podido completar en el presupuesto acordado por gastos no planificados para la contratación de recursos? ¿Cuánto dinero crees que tu organización se ahorraría si consiguiera planificar la asignación de recursos?

Otro de los beneficios de la planificación de la capacidad es que te ayudará a que la Gestión de Recursos sea más eficiente. Al tener listados los recursos y skills de tu organización, podrás ver el uso que se les está dando y detectar oportunidades de mejora a través de las cuales tomar decisiones que ayudarán a que tu negocio crezca.

Por ejemplo, podrás optimizar los gastos derivados de la Gestión de Recursos y la Planificación de la Capacidad. ¿Es necesario contratar nuevo personal o los servicios de una agencia o consultora para que la organización adquiera ciertos skills? ¿O agendamos una formación a nivel interno para los recursos que, por trayectoria profesional, aprenderían más rápido esas skills? En función de variables como la prioridad, el presupuesto, los riesgos o la duración de las iniciativas que requieran esos skills, podrás optar por la mejor opción para el negocio.

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4. Dote a su organización de las skills que necesita

¿Has tenido problemas para planificar la asignación de recursos por no disponer un listado detallado de los skills de tus equipos? ¿No has podido cumplir los plazos de entrega de ciertas iniciativas porque los recursos trabajando en esos proyectos no tenían las skills necesarias para acometerlas con éxito?

Tener una visión general de los skills de tu organización te permitirá planificar con éxito la asignación de recursos, lo que repercutirá positivamente en la salud de la organización en varios sentidos:

Contratar nuevos recursos cuando se detecten anomalías de skills en la organización.
Asignar los recursos adecuados a los proyectos pertinentes, lo que mejorará el porcentaje de éxito de los mismos.
Mantener a tus equipos y recursos motivados haciéndoles trabajar en las iniciativas más acordes a su operativa del día a día.

5. Optimice sus procesos de contratación de personal

¿Cuántas veces habéis tenido que parar algunas de vuestras iniciativas o proyectos porque los procesos de selección de nuevo personal se han demorado más de la cuenta? ¿O os habéis dado cuenta de que os faltaban ciertas skills ya en fases avanzadas del proyecto?

Planificar la capacidad cada 3 o 6 meses ayudará a optimizar vuestros procesos de contratación de personal

Uno de los principales beneficios de la planificación de la capacidad es que, si el proceso se ejecuta a 3 o 6 meses vista, tu organización ganará en agilidad a la hora de reaccionar ante este tipo de vicisitudes. Podrás planificar con tiempo la incorporación de nuevo personal a tus equipos. Y, en función de las skills y de la prioridad de las carteras de proyectos en las que éstos recursos vayan a involucrarse, podrás definir de manera más precisa:

El listado de skills que vuestros recursos necesitan tener.
Si debes contratar nuevo personal o subcontratar los servicios de un socio externo.
El tipo de contrato que tendrán los nuevos recursos. En función de la realidad de vuestra organización y la duración y la prioridad de carteras de productos y proyectos que gestionéis, la relación laboral con los recursos puede variar.

6. Aumente la calidad de sus proyectos, productos y servicios

¿Ha habido en tu organización iniciativas que no dieron el resultado esperado debido a que no se tenían los recursos y skills adecuados para ello? ¿Esto tuvo como consecuencia también una mala experiencia de los clientes y usuarios de la organización por el resultado del proyecto?

El éxito de las organizaciones se mide por la calidad percibida de los diferentes productos y servicios que saca al mercado. Y alcanzar los estándares de calidad acordados con los stakeholders es más fácil lograrlo si se disponen de los recursos y skills más relevantes para las iniciativas en que estéis trabajando.

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7. Mayor satisfacción del cliente

La satisfacción de clientes y usuarios es un indicador crítico que las organizaciones deben tener en cuenta para medir el rendimiento de sus carteras de productos y proyectos:

¿Estás proporcionando los productos y servicios que se esperan de tí?
¿Tus iniciativas tienen los estándares de calidad acordados?
¿Tus carteras de proyectos y productos se completan en los plazos y presupuestos acordados?

La planificación de la capacidad será clave para impulsar tu negocio hacia el éxito. Con este proceso encontrarás el equilibrio perfecto entre la priorización de proyectos, la asignación de recursos y la gestión de presupuestos y costes sin comprometer la rentabilidad y el rendimiento de la organización y sus carteras de proyectos y productos.

8. Menor índice de rotación de sus empleados

¿Hay un alto índice de rotación de personal en tu organización? ¿Detectas frustración y agotamiento en tus equipos? ¿Tus proyectos o programas sufren retrasos principalmente porque vuestros equipos están sobrepasados de trabajo?

Si detectas estos síntomas, significa que no tenéis en marcha procesos eficientes para la planificación de la capacidad. Respecto a la moral de los equipos, la planificación de la capacidad os ayudará a:

Planificar con antelación las horas que requieren vuestras carteras de proyectos y productos, lo que ayudará a evitar que el equipo se sobrecargue innecesariamente de trabajo.
Mejorar la satisfacción de los empleados al ser asignados a las iniciativas que mejor se ajusten a sus skills y trayectoria profesional.
Mejorar la dosis de compromiso y fidelidad hacia la organización de vuestros recursos más valiosos.

9. Proceso basado en la mejora continua

La planificación de la capacidad no es un proceso de un solo uso. Es un proceso iterativo que, aunque debe plantearse a 3 o 6 meses vista, debe tener un propósito a más largo plazo.

Con el tiempo iréis detectando problemas y cuellos de botella en el proceso e identificaréis nuevas tendencias en la demanda entrante. En definitiva, acumularéis experiencia para abordar los diferentes retos que os surjan al planificar la asignación de recursos a la hora de cubrir skills que falten en la organización para hacer frente a la demanda.

A lo que vamos es que, por muchos problemas y obstáculos que os encontréis por el camino, no dudéis del proceso de la planificación de la capacidad. Hay que ir optimizándolo a medida que vayan surgiendo estos retos, ya que así la organización ganará en eficiencia y excelencia.

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10. Mayores oportunidades de crecimiento

Y, por último, a medida que vayáis refinando vuestros procesos para la planificación de la capacidad, veréis como esto repercute positivamente en el rendimiento del negocio de diversas maneras:

Incremento del ratio de éxito de los proyectos e iniciativas en los que os embarquéis.
Mayor satisfacción de clientes y usuarios y, por tanto, más beneficios para el negocio.
Más agilidad a la hora de abordar nuevos retos estratégicos de la organización.
Mayor ratio de retención de los empleados, lo que supondrá a la organización ir ahorrando en costes de contratación de nuevo personal.
Equipos y recursos más y mejor cualificados.

Conclusión

Ahora que ya conoces todas las ventajas que la Planificación de la Capacidad traerá a tu organización, ¿a qué esperas para poner el proceso en practica? Pero ojo, es un proceso que no puede gestionarse con hojas de cálculo, sino con herramientas diseñadas para sacar el máximo de la analítica de los datos y os permitan analizar diferentes escenarios y replanifiacr en base a esa información.

Un software PPM como Triskell con funcionalidades para la Gestión de Recursos es lo que necesitas para planificar con éxito la capacidad de tu organización. Los Simuladores de Escenarios What-if, diagramas de Gantt, Timesheets o modelos de puntuación de la demanda entrante son sólo algunas de las funciones con las que podrás llegar la Gestión de Recursos y la Planificación de la Demanda y la Capacidad al siguiente nivel.

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FAQs sobre los beneficios de la planificación de la capacidad

¿Cómo puede la planificación de capacidad mejorar la calidad de los proyectos?

La planificación de capacidad impacta directamente en la calidad de los proyectos al asegurar que los equipos no estén sobrecargados. Imagina un equipo realizando demasiadas tareas: es más probable cometer errores, se pierden plazos y se recortan esquinas.

La planificación de capacidad asigna recursos estratégicamente, brindando a los equipos el ancho de banda necesario para enfocarse en entregables de calidad. Esto se traduce en menos errores, un mayor enfoque en los detalles y, en última instancia, un mejor producto final.

¿Cómo puede ayudar la planificación de capacidad a reducir costes?

Reservar recursos en exceso o recurrir a ayuda externa costosa puede inflar considerablemente los costes de los proyectos. La planificación de la capacidad ayuda a evitar estos dos escollos.

Al comprender las capacidades del equipo y las demandas de los proyectos, puedes identificar brechas de habilidades y planificar la asignación de recursos de manera eficiente. Esto minimiza contrataciones innecesarias y asegura que estés utilizando los recursos internos de manera efectiva, lo que conduce a la reducción de costos.

¿La planificación de la capacidad mejora la calidad de los productos y servicios?

Por supuesto. Al igual que la calidad de los proyectos, la calidad de los productos y servicios está directamente relacionada con la capacidad de los recursos. Cuando los equipos no dan abasto, dejan de centrarse en la calidad para limitarse a completar las tareas.

La planificación de la capacidad garantiza que los equipos dispongan del tiempo y los recursos necesarios para realizar un trabajo de alta calidad. Esto se traduce en menos defectos en los productos y un mayor nivel de servicio para sus clientes.

¿Cómo puedo empezar con la planificación de la capacidad?

Empezar a planificar la capacidad es más fácil de lo que parece. He aquí un sencillo desglose:

Evalúa los recursos actuales: Empieza por hacer balance de las habilidades, la experiencia y la carga de trabajo actual de tu equipo.
Identifica los próximos proyectos: Enumera los próximos proyectos y analice los conjuntos de habilidades específicas que se requieren para cada uno.
Planifica la asignación de recursos: Coteja las necesidades de los proyectos con los recursos disponibles. Identifica las lagunas de competencias que deban subsanarse.
Desarrolla una estrategia: Elabora un plan para asignar los recursos de forma eficaz. Esto puede implicar el ajuste de los plazos del proyecto, la contratación o formación para cubrir las carencias de personal cualificado, o la utilización estratégica de recursos externos.