CAPEX vs OPEX: estrategias para gestionar el presupuesto en los proyectos de TI
La gestión del presupuesto del departamento y los proyectos de TI es uno de los mayores quebraderos de los CIO y los gestores de proyecto. Las inversiones en tecnología no son precisamente baratas. Y no tener un control exhaustivo sobre el CAPEX (gastos de capital) y el OPEX (gastos operativos) puede lastrar la estructura financiera tanto de los proyectos como de la organización en su conjunto.
En este post, vamos a analizar el rol del CAPEX y el OPEX en los proyectos de TI, cómo afectan al rendimiento financiero, y qué estrategias puedes usar para optimizar el presupuesto del portfolio de TI de tu organización.
CAPEX y OPEX: definición y cómo calcularlo
En el ámbito de la gestión de proyectos de TI, CAPEX y OPEX son 2 categorías de gastos que necesitas gestionar sabiamente para no comprometer la salud financiera de los proyectos y mantenerlos alineados con los objetivos generales del negocio.
Pero vamos por partes: ¿Qué son realmente el CAPEX y el OPEX?
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Definición de CAPEX
CAPEX hace referencia a inversiones a largo plazo en activos físicos o infraestructuras que aportarán valor al negocio durante varios años. Suelen suponer una partida de gasto considerable que se capitaliza en el balance general y se va depreciando con el tiempo.
Algunos ejemplos de CAPEX incluyen:
- Compras de hardware.
- Desarrollar software.
- Proyecto de infraestructura a gran escala.
Cómo calcular el CAPEX
Para calcular el CAPEX, debes tener en cuenta todos los costes asociados a la compra o actualización de activos físicos, infraestructuras informáticas o inversiones significativas en software.
Por ejemplo, si una empresa de Banca planea comprar una nueva suite de equipos informáticos para el departamento de Finanzas, el CAPEX no sólo incluirá el precio de los equipos en sí, sino también otros gastos derivados de la implementación y personalización de esos equipos. Así pues, en este caso el CAPEX sería:
CAPEX= coste total de los nuevos equipos informáticos + costes de instalación + actualizaciones y soporte
Definición de OPEX
Por otra parte, el OPEX son los gastos recurrentes para las operaciones del negocio del día a día. Afecta directamente a la rentabilidad de la empresa, ya que son gastos que se deducen por completo de los ingresos en el periodo en que ocurren.
Ejemplos de OPEX serían los siguientes:
- Mantenimiento.
- Servicios de soporte.
- Licencias de software.
- Suscripciones en la nube.
Cómo calcular el OPEX
Calcular los gastos operativos es mucho más sencillo que calcular el CAPEX. Sólo tienes que sumar todos los costes operativos que mantienen funcionando los sistemas de TI de la empresa.
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CAPEX vs OPEX: principales diferencias
Entender las diferencias entre el CAPEX y el OPEX es fundamental para una gestión eficiente de los proyectos de TI. Vamos a ahondar en las diferencias entre ambos tipos de gastos desde varias perspectivas:
1. Naturaleza del gasto
La principal diferencia entre CAPEX y OPEX radica en la naturaleza del gasto. Mientras que el CAPEX se centra en la inversión a largo plazo en infraestructuras para el crecimiento a largo plazo, OPEX se orienta más a los gastos del día a día.
CAPEX |
OPEX |
|---|---|
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2. Impacto en las cuentas financieras
Otra diferencia entre el CAPEX y el OPEX es cómo afecta a las cuentas. Mientras que el CAPEX tiene un impacto más gradual en las ganancias, el OPEX afecta en el día a día.
CAPEX |
OPEX |
|---|---|
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|
3. Depreciación y amortización
Los gastos categorizados como CAPEX pueden depreciarse o amortizarse con el tiempo. Entender ambos conceptos es clave para entender cómo pueden evolucionar este tipo de gastos con el paso del tiempo:
- Los activos tangibles, como el hardware o los centros de datos, suelen depreciarse con el tiempo. Por tanto, su coste se distribuye a lo largo de su vida útil. Por ejemplo, imagina que tu empresa quiere invertir en nuevos servidores. La inversión inicial se capitaliza, pero se iría depreciando en un periodo de 4 a 7 años, repartiendo el gasto a lo largo de la vida útil del activo.
- En cambio, los activos intangigles, como patentes o software, suelen amortizarse con el tiempo. ¿Por qué? Porque el costo de estos activos se distribuye de manera similar a lo largo de su vida útil, reduciendo el impacto del gasto en un solo periodo financiero.
En el caso del OPEX, no hay depreciación ni amortización, ya que los gastos se reconocen en su totalidad en el periodo en que ocurren. Por tanto, los gastos OPEX tienen un efecto más inmediato en la rentabilidad de una empresa, mientras que los gastos COPEX se van distribuyendo con el tiempo.
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4. Consideraciones sobre el flujo de fondos
La manera en que el CAPEX y el OPEX impactan al flujo de caja de la empresa hace necesario que los responsables de TI equilibren ambos tipos de gastos para así mantener un flujo de caja saludable mientras cumplen con las necesidades operativas.
CAPEX |
OPEX |
|---|---|
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5. Flexibilidad
Las inversiones de capital son, por lo general, menos flexibles. Cuando una empresa invierte en activos como servidores o una plataforma de software propia, se queda atada a esa tecnología durante varios años hasta que se deprecie por completo para justificar así la inversión.
Por el contrario, los gastos operativos tienden a ser mucho más flexibles. Por ejemplo, con los modelos de computación en la nube o con un software SaaS, las empresas pueden ajustar sus operaciones según sus necesidades. Puedes ampliar o reducir subscripciones y servicios en función de la evolución en la demanda o la tecnología existente. Una flexibilidad que, en entornos tan dinámicos como el de IT, es absolutamente necesaria.
El rol del CAPEX y el OPEX en los proyectos de TI: ¿por qué es tan importante?
Ahora que ya tienes una visión general de las diferencias entre CAPEX y OPEX, no es difícil llegar a la conclusión de que, equilibrar sabiamente ambos tipos de gastos es clave para la sostenibilidad financiera de los proyectos. La forma en que se gestionan ambos costes no sólo repercute directamente en el flujo de caja de los proyectos, sino también en la salud financiera a largo plazo de la organización.
Una gestión deficiente del CAPEX y el OPEX de tus proyectos de TI puede derivar en sobrecostes, falta de alineación de prioridades y problemas de tesorería. Te pongo un par de ejemplos para que lo visualices mejor:
- Imagina que tienes un proyecto en marcha para migrar a un software basado en la nube. Pues bien, subestimar aquí el OPEX puede dar lugar a costes operativos inesperados que podrían haberse evitado con una mejor planificación.
- Por otra parte, si clasificas por error un gasto CAPEX como OPEX, esto repercutirá negativamente sobre la calidad de los informes financieros, ya que se inflarían los gastos inmediatos en detrimento de la rentabilidad a largo plazo.
Si estos ejemplos aún no te parecen suficientes, aquí te listamos otros 5 motivos de peso por los cuales debes monitorizar el CAPEX y el OPEX de tus proyectos de TI:
1. Planificación presupuestaria precisa
Pongamos por ejemplo que tu empresa quiere poner en marcha un nuevo centro de datos. Para ello, habrá que realizar una gran inversión de capital al inicio (CAPEX). Y, después, vienen todos los costes relacionados con el mantenimiento de esa infraestructura, que entran en la categoría de OPEX.
A lo que vamos es que en los proyectos de TI es muy normal que haya una mezcla de gastos CAPEX y OPEX. separar estos tipos de gastos te ayudará a ajustar el presupuesto a la realidad y a los objetivos financieros estratégicos. Si se te escapa algún detalle al monitorizar los gastos, acabará comprometiendo vuestra planificación financiera.
2. Flexibilidad financiera
Cada vez más empresas se están inclinando hacia modelos de gasto más enfocados en OPEX, gracias en buena parte al auge de los servicios en la nube, los cuales les permiten ahorrarse los desembolsos iniciales en CAPEX. Es un modelo que da más flexibilidad a la hora de ajustar los servicios según la demanda.
Sin embargo, en organizaciones con entornos de TI complejos en los que los gastos OPEX y CAPEX son significativos, es importante encontrar un equilibrio entre ambos.
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3. ROI y métricas financieras
Monitorizar el CAPEX Y el OPEX ayuda además a evaluar y tener un mayor control del ROI y la rentabilidad a largo plazo de las iniciativas de TI.
Por ejemplo, a la hora de desarrollar un software propio, si la inversión inicial es grande, eso puede reducir los costes de operaciones en el futuro si lo comparas con pagar licencias de terceros cada mes o año.
4. Comunicación con los stakeholders
A veces, lo más complicado no es gestionar el presupuesto de los proyectos de TI, sino explicárselo a los diferentes stakeholders de tu organización. Por ello, entender las implicaciones financieras del CAPEX y el OPEX y comunicarlas de manera eficaz a ejecutivos e inversores es crucial ya que son datos que influyen directamente en:
- Los márgenes de beneficios.
- Las proyecciones de flujo de caja.
- La confianza que puedan tener los accionistas en los proyectos.
5. Compliance y auditoría
En sectores altamente regulados, como los de Banca y Salud, los proyectos de TI suelen traer consigo muchos requerimientos de Compliance y auditoría. Categorizar correctamente cada partida de gasto influirá los informes de auditoría y en la transparencia de la gestión financiera.
CAPEX vs OPEX en los proyectos de TI: una tabla comparativa
Para ayudarte a distinguir entre un gasto CAPEX y OPEX, en la siguiente tabla encontrarás un desglose sobre los gastos más comunes en los proyectos de TI y en qué categoría deben ubicarse. Como ves, cada tipo de gasto tiene diferentes implicaciones presupuestarias para la forma en que una empresa asigna fondos, hace seguimiento de los gastos e informa sobre la salud financiera.
Gasto |
Categoría |
Impacto en el presupuesto |
|---|---|---|
|
Compra de servidores |
CAPEX |
|
|
Construcción de un centro de datos |
CAPEX |
|
|
Dessarrollo de un software propio |
CAPEX |
|
|
Actualizaciones de hardware |
CAPEX |
|
|
Servicios en la nube (AWS, Azure, etc) |
OPEX |
|
|
Soporte técnico y mantenimiento |
OPEX |
|
|
Renovaciones de licencia de software |
OPEX |
|
|
Pago de licencias de software permanente |
CAPEX |
|
|
Gastos de consultoría para implementaciones |
CAPEX |
|
|
Formación en nuevos sistemas |
OPEX |
|
|
Actualizaciones de la red |
CAPEX |
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|
Subscripción a software de ciberseguridad |
OPEX |
|
|
Periféricos (impresoras, monitores) |
CAPEX |
|
|
Software de gestión de dispositivos móviles. |
OPEX |
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|
Alquiler de infraestructuras |
OPEX |
|
|
Tarifas del proveedor de servicios de Internet |
OPEX |
|
Buenas prácticas para hacer seguimiento de los gastos de los proyectos de TI
Por lo tanto, para gestionar todos los gastos vistos en esta tabla (ya sean CAPEX u OPEX) se requiere de una planificación y ejecución exhaustivos. A continuación, te mostramos una serie de buenas prácticas que harán que todas las iniciativas de tu departamento de TI se ajusten al presupuesto y aporten valor al negocio.
1.Utiliza una herramienta de gestión financiera de proyectos que sea robusta
Una de las formas más eficaces de hacer seguimiento del CAPEX y el OPEX es utilizando un software PPM de Gestión de Proyectos y Portfolios. Con herramientas como Triskell Software, podrás supervisar os costes de los proyectos a medida que se producen, y generar además informes para garantizar que tanto el CAPEX como el OPEX se mantienen dentro de los márgenes previstos.
Además, con Triskell puedes también:
- Simular escenarios: evalúa el impacto financiero de diferentes estrategias de inversión y operaciones antes de implementarlas y así planificar de manera más precisa el presupuesto del portfolio de TI.
- Alinear la gestión presupuestaria con la estrategia: con Triskell, puedes priorizar los proyectos y sus recursos financieros en función de los objetivos del negocio.
- Ajustar la asignación presupuestaria en tiempo real: además, puedes modificar los presupuestos de los proyectos en tiempo real en función de los cambios en el alcance de los proyectos o de las nuevas tendencias del mercado.
2.Alinea los objetivos de los proyectos con la estrategia financiera corporativa
Cada iniciativa de TI debe estar alineada con la estrategia financiera general de la organización. Ya sea que se quiera dar prioridad a la rentabilidad de las inversiones o al crecimiento a largo plazo, es crucial entender cómo afecta la gestión financiera de los proyectos de TI a la consecución de estos objetivos.
Por ejemplo, si la empresa en que trabajas quiere reducir las grandes inversiones en capital, entonces deberás priorizar las inversiones en soluciones SaaS en vez de invertir en un software desarrollado por la propia empresa.
Alinear el presupuesto de los proyectos de TI con la estrategia financiera asegura que cada decisión sobre CAPEX y OPEX respalde directamente los objetivos financieros empresariales.
3. Haz revisiones financieras periódicamente
Establece reuniones periódicas para revisar el presupuesto de tu portfolio de TI. Estas reuniones te serán de gran ayuda para comparar los gastos planificados frente a los reales y, a partir de ese análisis, ajustar los presupuestos o reasignar recursos en consecuencia.
Consejo: debes involucrar no solo a los Project Managers del departamento de TI, sino también a los controllers financieros de la empresa por la gran experiencia que tienen en gestión financiera.
4. Haz una previsión de los futuros OPEX
Para aquellas iniciativas enfocadas en la implementación de soluciones en la nube o servicios de inscripción, es fundamental anticipar los gastos operativos a futuro para garantizar que los proyectos se financien adecuadamente.
A partir de datos históricos y patrones de consumo, puedes proyectar con mayor precisión el OPEX a largo plazo. Por ejemplo, si tu empresa planea expandir su infraestructura en la nube en los próximos años, debes modelar cómo crecerán los costes de subscripción y tenerlos en cuenta en el presupuesto operativo a largo plazo.
5. Adopta un enfoque de presupuestación Lean
Y, por último, en un entorno como el de la Tecnología de la Información, en el que las necesidades evolucionan muy rápido, adoptar un enfoque presupuestario Lean te ayudará a gestionar el CAPEX y el OPEX con mayor eficacia.
Debes priorizar las inversiones que realmente vayan a contribuir a los objetivos del negocio y reducir los gastos innecesarios. Mediante la adopción de un enfoque de financiación incremental, por el que se liberan fondos a los proyectos a medida que van progresando, podrás reevaluar las necesidades de CAPEX y OPEX de manera más eficiente.
Conclusiones para una gestión eficaz del CAPEX y el OPEX
Tener bajo control el CAPEX y el OPEX es vital para la salud financiera de cualquier cartera de TI, sea la empresa que sea. Como hemos visto a lo largo del artículo, cada uno afecta de muy distinta manera a la planificación del presupuesto y la estrategia financiera. Por tanto, una estrategia de gestión financiera es clave para impulsar tanto el éxito de tus proyectos de TI como el crecimiento a largo plazo de tu organización.
Con herramientas como Triskell, tu empresa puede monitorizar, informar y optimizar el CAPEX y el OPEX y alinearlos con los objetivos empresariales. Además, con Triskell puedes ajustar los presupuestos de tus proyectos en tiempo real, simular diferentes escenarios y alinear los gastos con la estrategia empresarial.
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FAQ CAPEX vs OPEX
¿Cómo afectan el CAPEX y el OPEX a los informes financieros del departamento de TI?
El CAPEX implica inversiones a largo plazo como hardware e infraestructura, que se capitalizan y amortizan con el tiempo. Esto reparte el coste a lo largo de varios años, lo que hace que tenga menos impacto en las cuentas de resultados a corto plazo. Por el contrario, el OPEX cubre gastos corrientes como suscripciones y mantenimiento, que se cargan inmediatamente y afectan a la rentabilidad en el periodo en curso.
Equilibrar CAPEX y OPEX es clave para los departamentos de TI. El CAPEX apoya el crecimiento a largo plazo pero requiere una planificación cuidadosa, mientras que el OPEX ofrece flexibilidad pero puede afectar a la rentabilidad a corto plazo. Triskell ayuda proporcionando información en tiempo real para realizar un seguimiento e informar de estos gastos con precisión.
¿Cómo ayuda Triskell a gestionar el CAPEX y el OPEX de los proyectos de TI?
Triskell facilita el seguimiento y la categorización de los gastos en CAPEX y OPEX, con un sistema de monitoreo de presupuesto en tiempo real. Con herramientas para proyectar costos, ajustar presupuestos y generar informes, Triskell permite a los equipos manejar las inversiones de capital y los gastos operativos de forma precisa.
Esto no solo mejora la asignación de recursos y la agilidad del proyecto, sino que también asegura que los objetivos del proyecto estén alineados con las metas estratégicas de la empresa.
¿Cómo pueden las empresas optimizar el OPEX para reducir sus gastos ordinarios?
Las empresas pueden optimizar el OPEX auditando regularmente las suscripciones de software, consolidando servicios duplicados y negociando mejores contratos. Automatizar tareas y mejorar la eficiencia de los procesos también ayuda a bajar estos costos operativos.
Además, prever el OPEX futuro basado en los patrones de uso ayuda a evitar sobrepasar el presupuesto, permitiendo que los gastos sean más previsibles y manejables en el tiempo.
