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Cómo acabar con los silos en tu organización: consejos y buenas prácticas

¿Cómo romper los silos de tu organización y no morir en el intento? No estás solo. No eres el único que trabaja en una organización con mentalidad de silo. No eres el único Gestor de Proyectos, responsable de la PMO o de TI frustrado porque las fechas de entrega de vuestros entregables y proyectos se retrasan. O por vivir en el día a día situaciones tensas y malentendidos con responsables de equipos que priorizan sus propios intereses antes que los de la organización.

Y todo porque perteneces a un negocio con áreas de trabajo totalmente aisladas y desconectadas entre sí. O, dicho de otro modo, porque en la cultura de tu empresa los silos están aún vigentes. Lo creas o no, son muchas las organizaciones que comparten el mismo problema, siendo éste el principal motivo por el que la mayoría fracasan a la hora de ejecutar su portfolio de proyectos y alinearlo con su planificación estratégica.

¿Te vas a quedar de brazos cruzados? ¿Vas a permitir que los silos pongan en riesgo la competitividad y los objetivos de tu organización? Sabemos que no, y por ello te vamos a explicar al detalle como Triskell Software puede ayudarte a romper los silos de la organización. ¿Quieres saber cómo? Continúa leyendo

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Qué son los silos organizativos?
Romper Los silos, el gran reto de las empresas en su transformación digital.
Estrategias para acabar con los silos organizacionales.
Cómo romper los silos de tu organización con la ayuda de Triskell.

¿Qué son los silos organizativos?

Los silos organizativos ocurren cuando los departamentos o equipos dentro de una empresa funcionan con una comunicación y colaboración limitadas. Este aislamiento obstaculiza el flujo de información, reduce la transparencia y puede conducir a ineficiencias, esfuerzos duplicados y oportunidades perdidas.

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Los silos pueden surgir debido a varios factores, como:

Enfoque departamental: los equipos se centran únicamente en sus propios objetivos y métricas, perdiendo de vista el panorama general y cómo su trabajo se conecta con otros departamentos.
Comunicación deficiente: la falta de canales claros de comunicación dificulta el intercambio de información, fomentando una sensación de aislamiento.
Estructuras jerárquicas: las jerarquías rígidas pueden crear distancia entre los equipos, dificultando la colaboración y el intercambio de conocimientos.
Competencia: una competencia poco saludable entre los departamentos puede llevar a que los equipos guarden información y recursos celosamente.
Tecnología y herramientas: disponer de aplicaciones y herramientas aisladas pueden dificultar que los equipos compartan datos y colaboren de manera fluida.

Al comprender qué son los silos y su impacto negativo, las empresas pueden tomar medidas proactivas para derribarlos y fomentar un entorno de trabajo más colaborativo.

Romper los silos, el gran reto de las empresas en su transformación digital

La transformación digital es una realidad que están afrontando todas las organizaciones, sea cual sea su sector o industria. Es un nuevo entorno altamente competitivo en el que las empresas han de sacar al mercado productos y servicios innovadores y sofisticados que satisfagan lo máximo posible las necesidades y expectativas de unos usuarios y consumidores cada vez más exigentes. Y, además, en el menor tiempo posible.

Las organizaciones que trabajan en silos lo tienen más complicado para competir

No es difícil llegar a la conclusión que, en este contexto, las organizaciones que trabajan en silos lo tienen más complicado para competir. Y es que, sea el tipo de empresa que sea, o el sector al que se dedique, todas las empresas que trabajan por silos tienen elementos en comun:

1. Retrasos en las fechas de entrega

Esta es la consecuencia más obvia, y también la más grave teniendo en cuenta el contexto empresarial antes mencionado. Una organización con departamentos y equipos de trabajo aislados, que miran antes su propio interés antes que el bien común de la empresa, fracasará siempre a la hora de gestionar las fechas de entrega y los recursos a gestionar a lo largo de su portfolio de proyectos.

Y, como resultado, entregará de manera tardía al mercado productos y servicios que ya han sido lanzados con anterioridad por la competencia, o, como detallaremos a continuación, que no se adaptan a las necesidades de los usuarios.

2. Equipos de trabajo sin una mentalidad customer-centric

Las organizaciones que trabajan en silos tienen la costumbre de centrarse únicamente en sus procesos internos, aislados de las necesidades de la empresa y de sus clientes. Frases del tipo “Aquí siempre hemos hecho las cosas así” o “esa tarea no está dentro de nuestro scope” son las que mejor definen los equipos que trabajan en silo.

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3. Nula cultura de compartir conocimiento

Otra de las consecuencias que acarrea trabajar en una organización con silos es que existan internamente muchas fuentes de información y conocimiento, pero ninguna de ellas está conectada entre sí. Cada equipo protege su fuente de información como sí del anillo del poder se tratara, y no hay articulados mecanismos para que los equipos compartan la información entre sí.

¿Te suena la frase “nosotros trabajamos con estos procedimientos y vosotros trabajáis con los vuestros”? A eso nos referimos.

4. Ausencia de objetivos a largo plazo

Las empresas con silos, en las que cada departamento mira únicamente por sus intereses, tienen más difícil diseñar planes estratégicos a largo plazo que tengan éxito. Esto se debe en gran parte a la ausencia de mentalidad customer-centric de este tipo de organizaciones, cuyos procesos y flujos de valor están en muchos casos alejados de lo que demandan los clientes y mercados a los que se enfocan.

Estrategias para acabar con los silos organizacionales

Eliminar los silos, como ves, no es tarea fácil. Es una labor que las empresas deben acometer a largo plazo, la cual debe ser liderada por el ‘top management’, quienes han de servir como agente del cambio e impulsar un nuevo mindset por el que todos los equipos de trabajo trabajen en pos de unos objetivos comunes.

Acabar con los silos es una tarea que se ha de acometer a largo plazo

Mientras este cambio de mentalidad se asienta en la empresa a todos los niveles, hay una serie de decisiones que las empresas pueden acometer a corto a medio plazo para que la tarea de acabar con los silos organizacionales sea más sencilla de acometer. En resumen, son 5 las estrategias que se pueden desarrollar en este sentido:

Alinear la estrategia con la ejecución del portfolio.
Estandarizar procesos y flujos de trabajo.
Fomentar la transparencia y desarrollar canales de comunicación eficientes.
Gestión de recursos eficiente.
Unificar las herramientas de gestión y ejecución del portfolio de proyectos.

1. Alinear la estrategia con la ejecución del portfolio

El mayor reto al que se enfrentan las empresas a día de hoy es conseguir alinear su planificación estratégica con la ejecución de la misma. Un desafío que es aun mayor si cabe en aquellas organizaciones con silos muy enraizados en su cultura, ya que estos equipos, viven más preocupados de sus propios asuntos que del éxito del negocio.

La mejor forma de poner a trabajar estos silos hacia la consecución de unos objetivos comunes a todos ellos es que la organización defina, en primer lugar, unos objetivos estratégicos comunes, y que estos objetivos se traduzcan posteriormente en un portfolio de proyectos alineado con esta planificación. Sólo así se conseguirá que todos los equipos entiendan que tienen un grado de responsabilidad en el éxito o el fracaso de la empresa a la hora de cumplir con los objetivos.

2. Estandarizar procesos y flujos de trabajo

Uno de los principales obstáculos a los que se enfrentan las empresas a la hora de entregar productos y servicios en el menor tiempo posible es la convivencia de procesos y flujos de trabajo diferentes dentro de cada equipo, y que actúan como puntos bloqueantes y cuellos de botella para la entrega ágil de valor.

Esto se agrava aun más si cabe en las organizaciones que trabajan en silo, poco abiertas a implementar procesos y formas de trabajar que no sean los suyos propios, y menos aún a compartir sus procedimientos con los demás.

Las organizaciones deben definir, listar y priorizar todos sus flujos de valor

Para poner fin a este problema, las empresas deben definir todos sus flujos de valor, listarlos y priorizarlos, y en torno a ellos definir procesos y flujos de trabajo estandarizados, a los cuales deben adherirse todas las personas y equipos que, de una u otra forma, contribuyan a la entrega de valor.

3. Fomentar la transparencia y desarrollar canales de comunicación eficientes

Correos en copia oculta, hojas de cálculo compartidas únicamente dentro del equipo o ausencia de comunicación con los stakeholders… Son situaciones muy comunes en organizaciones que trabajan en silo. Los equipos apenas comparten información sobre el estado y el progreso de sus entregables. Y, cuando lo hacen, es para reportar al management de turno, quedando esta información vetada para la mayoría de los stakeholders.

Desde la Dirección de la empresa se debe fomentar la transparencia a la hora de compartir la información. Empezando, en primer lugar, con la comunicación de los objetivos de la organización a todos los niveles de la organización. Y, a continuación, desarrollar canales y herramientas de comunicación eficientes con los que los distintos stakeholders puedan estar informados del estado y el progreso de la ejecución del portfolio.

4. Gestión de recursos eficiente

La gestión de recursos a lo largo de la ejecución del portfolio de proyectos es una de las tareas más delicadas tanto para los Project Managers como para los responsables de la PMO, ya que requiere de la coordinación con varios departamentos y áreas de trabajo.

Ya es de sobra sabido que, en las organizaciones que trabajan por silos, entornos poco dados a que se comparta información, esto se complica aún más si cabe a la hora de solicitar personal a estos equipos para ejecutar proyectos, por lo que la gestión de recursos acaba convirtiéndose en un auténtico quebradero de cabeza.

Para una gestión eficiente de recursos en una organización con silos es imprescindible que la planificación estratégica y la ejecución del portfolio de proyectos estén alineados. Sólo así, teniendo una visión en conjunto del portfolio y de las prioridades, costes y riesgos de cada uno de los entregables, los equipos y los gestores de proyectos podrán entenderse a la hora de compartir recursos.

5. Unificar las herramientas de gestión y ejecución del portfolio de proyectos

Una de las señas de identidad de las organizaciones que trabajan en silos es la convivencia de varias aplicaciones para gestionar distintos aspectos de la planificación estratégica y de la ejecución del portfolio de proyectos.

Puede suceder que, mientras Excel se usa para monitorizar y analizar el progreso de cada uno de los proyectos (estando, en muchos casos, cada proyecto disperso en bases de datos distintas), la gestión de recursos y del tiempo se ejecute, por ejemplo, a través de Jira, mientras que los entregables, las incidencias y las peticiones se gestionen en otras herramientas distintas.

Gestionar el portfolio con muchas herramientas propicia la creación de silos

Trabajar con muchas herramientas sin ninguna conexión entre ellas propicia también la creación de estos silos. Por lo tanto, las organizaciones deben plantearse reducir su suite de herramientas y centralizar la planificación estratégica y la gestión de su portfolio de proyectos y productos desde un único lugar.

Cómo romper los silos de tu organización con la ayuda de Triskell

Triskell Software es la solución ‘Todo en Uno’ que permitirá a tu organización tener una visión más allá de la mera gestión, monitorización y análisis de vuestro portfolio de proyectos y productos. Su flexibilidad y muchas de las funcionalidades que incluye serán tu mejor apoyo para acabar con los silos de la organización y alinear a todos los equipos hacia la consecución de unos objetivos comunes.

¿Cuáles son esas funcionalidades que facilitarán acabar con los silos de tu empresa? Son las siguientes:

Planificación y ejecución del portfolio desde una sola interfaz.
Poder vincular proyectos y entregables a objetivos estratégicos.
Visibilizar el trabajo de todos los equipos gracias a la integración con Jira.
Configuración de procesos y flujos de trabajo.
Vistas Kanban, Masterplan y Grid para tener una mayor claridad.
Información centralizada del portfolio de proyectos en su conjunto.
Sistema de alertas y notificaciones en tiempo real.

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Planificación y ejecución del portfolio desde una sola interfaz

Triskell dispone de funcionalidades que lo convierten en algo más que un software PPM. Permite tener una visión completa del portfolio de proyectos de la organización, facilitando la toma de decisiones en cuestiones como la gestión financiera y de recursos, o la priorización de proyectos en función del valor que supondrán para la organización.

Todos los equipos tendrán una visión actualizada en tiempo real del estado de sus proyectos. Y es que desde la interfaz de Triskell podrás planificar, gestionar, monitorizar y analizar el portfolio de la organización, y será tu mejor aliado para una mejor toma de decisiones sobre los proyectos que tengáis en marcha

Vinculación de entregables y proyectos a objetivos estratégicos

Gracias a nuestra solución podrás alinear cada una de las iniciativas y proyectos de tu equipo a los objetivos estratégicos de la organización. Con Triskell podrás definir y priorizar objetivos estratégicos para tu empresa, y cada uno de los objetos que creéis en nuestra interfaz (proyectos, productos, entregables) pueden vincularse a uno de estos objetivos.

Con esta funcionalidad, los equipos acostumbrados a trabajar en silo verán de qué forma su trabajo supone valor para la organización, lo que contribuye a crear una cultura de trabajo corporativa que fomente la colaboración, la comunicación y la transparencia.

Visibilidad del trabajo de todos los equipos

Como ya sabrás, los equipos que trabajan en silos suelen vivir desconectados de la planificación y los objetivos estratégicos de la organización. Suelen centrarse únicamente en ejecutar sus proyectos y tareas en los tiempos y presupuestos que se hayan acordado, sin tener en cuenta el valor que están aportando ni la prioridad de lo que están haciendo dentro del portfolio de proyectos de la organización.

Los equipos que trabajan en silo viven desconectados de los objetivos estratégicos de la organización

Con Triskell tendrás total visibilidad de estado de las tareas que están llevando a cabo todos los departamentos de tu organización gracias a las amplias posibilidades que ofrece a la hora de integrarlo con otras aplicaciones como las siguientes:

Jira: con esta integración podrás conectar la planificación y gestión del portfolio de proyectos con la ejecución del mismo. Tendrás visibilidad directa con las tareas llevadas a cabo por los equipos de desarrollo y de TI de tu organización.
Triskell tiene la opción de integrarse con otras soluciones más clásicas para la gestión de proyectos, como pueden ser Microsoft Project, Excel e incluso Sharepoint. Así, tendrás absoluto control del estado de los proyectos.
Además, con la API de Triskell puedes conectar su interfaz con cualquier otra solución que la empresa haya desarrollado internamente. Así aumentarás la transparencia y la colaboración entre las distintas áreas y acabarás con los silos.

Configuración de procesos y flujos de trabajo

El diseño de procesos y flujos de trabajo es una de las partes más burocráticas de la gestión del portfolio de proyectos. Más aún en una estructura empresarial en silos, en los que cada equipo de trabajo dispone de sus propios procedimientos y formas de trabajar.

Triskell facilita esta tarea al permitir diseñar procesos y flujos de trabajo de manera sencilla e intuitiva para vuestro portfolio de proyectos. De esta forma, equipos y stakeholders trabajarán con las mismas reglas de juego, y aquellos equipos que trabajen en silo tendrán que salir de su burbuja y adherirse a los procesos que hayáis establecido en nuestra solución.

Vistas Kanban, Master Plan y Grid para mayor claridad

En una misma organización, y más si hay en ella equipos que trabajan en silo, pueden convivir departamentos que trabajen siguiendo metodologías Agile y otros que sigan enfoques más tradicionales. Este hecho hace que la gestión del portfolio de proyectos se complique si no dispones de informes o vistas claros con los que los equipos puedan entender el estado de sus proyectos.

Triskell Software dispone las vistas Kanban, Masterplan y Grid en su interfaz, las cuales ayudan a facilitar la comprensión de los datos que componen vuestro portfolio de proyectos. Todas estas vistas son personalizables, con multitud de filtros para que cada stakeholder pueda ver la información que realmente le interesa.

Con Triskell podrás realizar todas las tareas del portfolio de proyectos desde una sola interfaz

Información centralizada en una única interfaz

Se acabó el tener 4 o 5 herramientas distintas para gestionar, monitorizar y analizar el portfolio de proyectos o de productos. Triskell Software dispone de distintas soluciones con las que podrás realizar todas las tareas propias del portfolio de proyectos desde una sola interfaz.

Asignación de recursos, gestión de riesgos y costes, presentación de presupuestos, gestión de la demanda, informes y cuadros de mando personalizados. Todo esto y más lo podréis configurar de manera sencilla y flexible en la solución PPM de Triskell Software.

Sistema de alertas y notificaciones en tiempo real

Ya te hemos explicado que para eliminar los silos es fundamental fomentar la transparencia y la colaboración y comunicación entre equipos y personas a todos los niveles de la organización. Pues bien, Triskell Software dispone de funcionalidades, como un sistema de alertas y notificaciones en tiempo real, así como un amplio abanico de cuadros de mando e informes totalmente customizables, que os permitirán avanzar a vuestros equipos hacia una cultura basada en el trabajo en equipo y en compartir información.

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FAQs sobre cómo romper silos

Además de la comunicación, ¿cuáles son otros beneficios de derribar los silos?

La mejora en la comunicación es una ventaja clave, pero derribar los silos ofrece mas beneficios aparte de éste. Estos incluyen:

Mayor eficiencia: Cuando los equipos colaboran y comparten información, pueden evitar la duplicación de esfuerzos y optimizar los procesos.
Mejor asignación de recursos: Con una vista clara de la carga de trabajo y las prioridades de todos, los recursos pueden asignarse de manera más efectiva en toda la organización.
Mejora en la resolución de problemas: Al compartir conocimientos y perspectivas, los equipos pueden abordar problemas complejos de manera más efectiva.
Mayor innovación: La colaboración fomenta un entorno más creativo donde las ideas pueden ser compartidas y desarrolladas más fácilmente.

¿Se pueden derribar los silos sin ningún software?

¡Absolutamente! Derribar los silos se trata principalmente de fomentar una cultura de colaboración y transparencia. Sin embargo, herramientas de PPM como Triskell Software pueden mejorar significativamente estos esfuerzos.

¿Cómo puede ayudar Triskell Software a derribar los silos en mi empresa?

Triskell Software ofrece varias características que fomentan la colaboración y eliminan los silos:

Plataforma unificada: Una plataforma centralizada agiliza la comunicación y el intercambio de información entre los equipos.
Visibilidad y transparencia: Todos tienen acceso a datos de proyectos en tiempo real, fomentando un sentido de propósito compartido.
Gestión de flujo de trabajo: Flujos de trabajo estandarizados garantizan procesos consistentes y entregas claras entre equipos.
Alertas y notificaciones en tiempo real: Mantienen a todos informados sobre actualizaciones importantes y plazos.

Al promover la colaboración y la transparencia, Triskell Software capacita a los equipos para trabajar juntos de manera más efectiva, eliminando en última instancia los silos dentro de su organización.