Cómo hacer un presupuesto para un proyecto: técnicas y buenas prácticas
Hacer un presupuesto es uno de los pasos más críticos en la gestión de proyectos. Es la garantía de que un proyecto se ejecute dentro de sus limitaciones financieras, logrando sus objetivos sin gastos innecesarios. Y es que el presupuesto no se trata solo de asignar dinero: se trata de planificar, prever y gestionar las finanzas del proyecto para asegurar que los objetivos del proyecto se cumplan de manera eficiente.
¿Pero cómo garantizar que las finanzas de los proyectos se gestionen correctamente? En este post, te vamos a mostrar los fundamentos para crear un presupuesto de proyecto. Te mostraremos métodos y técnicas que te servirán de guía para que tus proyectos se mantengan en el camino correcto.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto? Definición y alcance
El presupuesto de un proyecto es el proceso de estimar, asignar y gestionar los recursos financieros necesarios para la exitosa finalización de un proyecto. Supone determinar los fondos requeridos para cubrir todas las actividades del proyecto para mantenerlo dentro de los límites financieros previamente definidos.
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Presupuestar un proyecto no es sólo un conjunto de números: es un plan financiero que actúa como una hoja de ruta de cómo se distribuirán los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y abarca varios componentes clave:
- Costes directos.
- Costes indirectos.
- Fondos de contingencia.
- Reservas.
Todos estos elementos deben ser cuidadosamente planificados y supervisados para asegurar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el calendario.
El alcance del presupuesto de un proyecto va más allá de la simple asignación de fondos a las fases o tareas de un proyecto. Implica hacer seguimiento, evaluar el desempeño financiero y ajustar el presupuesto según sea necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, proporciona un marco importante para la toma de decisiones y la gestión de riesgos, asegurando que los fondos se utilicen de manera efectiva para lograr los objetivos del proyecto.
¿Por qué es tan importante la presupuestación de proyectos en PPM?
La gestión financiera es uno de los pilares fundamentales de la gestión de proyectos y portfolios, ya que sirve como guía para que los proyectos estén alineados con la estrategia empresarial. Pero no es el único motivo. Éstas son las 5 razones por las que la presupuestación de proyectos juega un papel crítico en PPM:
- Asegura el control financiero y la rendición de cuentas: sin un presupuesto, un proyecto puede salirse rápidamente de control. Con un presupuesto bien definido, los Project Managers pueden hacer seguimiento de los costes y garantizar que todas las actividades estén alineadas con los objetivos financieros. La responsabilidad también se ve reforzada porque los stakeholders pueden saber qué recursos han sido asignados y pueden evaluar si el proyecto se mantiene en el camino correcto.
- Ayuda a priorizar las tareas: el presupuesto también sirve como guía para priorizar las tareas, asegurando que los elementos críticos del proyecto estén adecuadamente financiados, y que los menos críticos se reduzcan si es necesario. Esto ayuda a garantizar que cada coste entregue el máximo valor para el proyecto.
- Apoya la gestión de riesgos: el proceso de presupuestación de un proyecto es una parte esencial de la gestión de riesgos, ya que ayuda a identificar riesgos financieros potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores. Al asignar un fondo de contingencia y reservar fondos adicionales, puedes planificar eventos imprevistos sin que el alcance del proyecto se vea afectado.
- Facilita la comunicación y la confianza con las partes interesadas: cuando todos los stakeholders, incluidos ejecutivos, clientes y miembros de los equipos, pueden ver el desglose del presupuesto y entender cómo se gasta el dinero
- Ayuda a monitorizar el rendimiento de los proyectos: un presupuesto te ayudará a comparar los gastos reales con los gastos planificados de tus proyectos e identificar un rápidamente cualquier discrepancia y hacer los ajustes necesarios. Te permiten responder de manera proactiva ante sobrecostes o escasez de recursos, asegurando que el proyecto se mantenga en el camino correcto.
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Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 8 pasos
Los beneficios de planificar el presupuesto de los proyectos son claros. Ahora bien, ¿cómo se crea uno? Crear el presupuesto de un proyecto requiere de una planificación meticulosa y de pensamiento estratégico. A continuación, te proporcionamos un framework que te permitirá crear de manera eficaz un plan presupuestario para todos tus proyectos.
1. Define el alcance del proyecto
Lo primero de todo, debes definir el alcance del proyecto. Y es que vamos a ser claros: si no tienes bien definidos cuáles son los objetivos, entregables y restricciones de un proyecto, planificar su presupuesto es una quimera.
Comienza creando una Estructura de Desglose de Trabajo, en el que dse listen todas las tareas y entregables del proyecto. Este documento te ayudará a identificar los recursos, los plazos y los costes que requerirá el proyecto, y puedes compartirlo con los diferentes stakeholders para que validen los objetivos y los requerimientos del proyecto.
Un alcance bien definido minimizará el riesgo de que haya ‘scope creep’, es decir, adiciones o cambios no planificados en los requerimientos de los proyectos que aumentarán los costes del mismo.
2. Identifica los recursos que se necesitan
A continuación, debes listar los diferentes recursos para que el proyecto pueda llevarse a cabo sin contratiempos. Para ello, debes tener en cuenta todas las categorías de recursos, que son las siguientes:
- Recursos Humanos: debes evaluar los equipos necesarios para completar el proyecto, definiendo los roles, habilidades y disponibilidad que se requiera de cada uno de ellos. Ya sean empleados internos o consultores internos, debes tener en cuenta variables como los salarios, beneficios y los costes generales de cada recurso.
- Materiales y equipos: lista todos los materiales y herramientas necesarios para la ejecución del proyecto. Esto puede incluir materiales, maquinaria o equipo de seguridad si se trata de un proyecto de construcción, o licencias, servidores o herramientas en la nube si se trata de un proyecto de desarrollo de software. A la hora de estimar los costes de estos recursos, hay que tener en cuenta el histórico de datos y las tarifas de los proveedores.
- Instalaciones: debes evaluar la necesidad o no de espacios físicos para llevar a cabo el proyecto. Esto puede incluir oficinas, almacenes o instalaciones de producción especializadas. No olvides incluir también los costes derivados de mantenimiento, de servicios públicos o de cualquier mejora.
- Servicios externos: agentes externos a tu organización, como subcontratistas, consultores o proveedores de terceros pueden consumir también buena parte del presupuesto de un proyecto. Debes documentar el alcance de su trabajo, calendarios de entrega, y los costes asociados. Revisa los contratos para tener en cuenta contingencias o penalizaciones por retrasos.
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3. Estima los costes
Uno vez que tengas listados todos los recursos, ya puedes realizar una estimación realista de los costes del proyecto. Para ello, comienza categorizando los gastos en 2 tipos de categorías: fijos y variables. En paralelo, lista también los costes específicos a cada tarea del proyecto.
En la sección del post ‘Métodos y técnicas de presupuestación de proyectos a tener en cuenta’ te mostraremos algunas técnicas de estimación de costes que puedes utilizar para presupuestar tus proyectos.
4. Desarrolla el desglose presupuestario
Ahora que ya tienes una idea más aproximada de los costes, debes estructurar el presupuesto financiero del proyecto para que te sea más facil asignar los fondos necesarios y monitorizar su uso de manera más eficiente.
Te recomendamos dos formas de desglosar el presupuesto de un proyecto:
- Presupuesto a nivel de tareas: consiste en desglosar los costes por cada tarea o actividad del proyecto. Este enfoque proporciona un nivel de detalle muy profundo del uso del presupuesto, aunque para proyectos a gran escala puede ser muy difícil de gestionar.
- Presupuesto por fases: aquí puedes agrupar los costes por cada fase del proyecto. Es un método de presupuestación que combina simplicidad y un alto nivel de detalle, lo que lo hace adecuado para proyectos con etapas y requerimientos bien definidos.
Para documentar los presupuestos y hacer seguimiento del uso de los mismos en tiempo real, te recomendamos que utilices un software PPM como Triskell software.
5. Revisa y valida el presupuesto
Una vez que tengas el presupuesto desglosado, revísalo con el sponsor del proyecto, con los responsables de los equipos involucrados en el proyecto y con otros stakeholders de la organización. Asegúrate de verificar las estimaciones de costes que hayas realizado con datos o con puntos de referencia del mercado para que los responsables de la toma de decisiones de tu organización validen el presupuesto.
En paralelo, realiza una evaluación de riesgos para anticipar posibles escenarios para el proyecto e identificar desviaciones presupuestarias. Incluye escenarios como la escasez de recursos, retrasos de proveedores o cambios en el alcance del proyecto y ajusta el presupuesto para incluir estos riesgos.
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6. Pon en marcha el plan presupuestario y monitorízalo
Una vez aprobado el proyecto, integra el presupuesto en tu plan de proyectos. Utiliza alguna de las mejores soluciones PPM del mercado para monitorizar los gastos de los proyectos en tiempo real. Con estas herramientas puedes visualizar en tiempo real los gastos previstos frente a los costes reales, e identificar y abordar cualquier desviación presupuestaria rápidamente.
Además, es recomendable que realices reuniones periódicas con los sponsors del proyecto y los equipos para revisar el presupuesto. En estas reuniones, puedes compartir con ellos informes del progreso de los proyectos. Esto ayuda a mantener la transparencia y permite actuar rápidamente si el proyecto se desvía de su plan financiero.
7. Planifica también las contingencias
Muy importante este punto. Debes asignar una reserva de contingencia que ayude a hacer frente a aquellos gastos imprevistos que puedan surgir. Esta reserva suele representar entre el 5% y el 15% del presupuesto total, dependiendo de la complejidad y el perfil de riesgos de cada proyecto.
Por otra parte, debes definir activadores específicos para el uso del fondo de contingencia. Por ejemplo, podrías reservar estos fondos para afrontar una escasez inesperada de recursos o ante aumentos repentinos en los precios de los proveedores. Sea cuales sean esos activadores, has de documentar los procesos para acceder a los fondos de contingencia y asegurar así la rendición de cuentas.
8. Haz ajustes cuando sea necesario
La gestión presupuestaria no es una tarea que pueda descuidarse, sino que debes monitorizar los costes constantemente para garantizar la alineación con el plan del proyecto. Puedes valerte de técnicas como la Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management en inglés) para medir el progreso y el desempeño financiero del proyecto.
En el caso de que haya desviaciones presupuestarias, analiza siempre las causas. Comunica estos ajustes a los stakeholders de manera proactiva, poniendo siempre el énfasis en cómo esos cambios en el presupuesto están en consonancia con los objetivos del proyecto.
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Métodos y técnicas de presupuestación de proyectos a tener en cuenta
Ya sabes cómo crear el presupuesto de un proyecto. Como ves, no es un proceso nada sencillo. Es por ello que, para que puedas crearlos por tu cuenta, debes elegir los métodos y técnicas adecuados en función de la complejidad del proyecto, los objetivos o la disponibilidad de recursos.
A continuación, te vamos a mostrar 9 técnicas de presupuestación de proyectos que harán que mejoren su planificación y ejecución.
1. Top-Down
En este enfoque, la Alta Dirección define el presupuesto general del proyecto, que luego se distribuye entre los diferentes equipos y tareas. En él se prioriza la alineación estratégica con los objetivos organizacionales.
Es ideal para proyectos con plazos ajustados o restricciones financieras estrictas. Sin embargo, en ocasiones puede pasar por alto las necesidades prácticas y específicas en el nivel operativo, lo que puede generar restricciones de recursos durante la ejecución del proyecto.
2. Bottom-up
Al contrario que en el enfoque Top-Down, aquí cada equipo o departamento estima los costes relacionados con sus responsabilidades y tareas del proyecto.
Este enfoque es ideal para proyectos complejos en los que es vital ser muy preciso a la hora de estimar los costes, como en el desarrollo de productos o la construcción, ya que se tiene muy en cuenta la opinión de quienes están directamente involucrados en el trabajo. Sin embargo, es un proceso que consume mucho tiempo y que requiere una gestión rigurosa para evitar inflaciones presupuestarias causadas por estimaciones excesivamente conservadoras.
3. Lean budgeting
Lean Budgeting se centra en maximizar el valor y minimizar el desperdicio, asegurando que los recursos se asignen a áreas que contribuyen directamente a los objetivos del proyecto. Es un enfoque estrechamente ligado con los principios de la gestión de proyectos Lean, y tiene como características clave:
- La evaluación continua de los gastos para eliminar ineficiencias.
- La priorización de actividades de alto impacto.
Un enfoque presupuestario Lean es ideal para aquellas organizaciones que buscan optimizar costes en entornos donde los cambios son constantes, especialmente en proyectos en los que la innovación y la flexibilidad son esenciales.
4. Estimación de 3 puntos
La estimación de 3 puntos implica calcular 3 escenarios de costes del proyecto: optimista (mejor caso), pesimista (peor caso) y el más probable. Después, estos valores se combinan en un promedio ponderado para obtener una estimación más precisa y ajustada al riesgo.
Esta técnica es especialmente útil en proyectos con altos niveles de incertidumbre o múltiples dependencias, ya que ayuda a gestionar mejor los riesgos al proporcionar un rango realista de posibles resultados.
5. Presupuesto basado en cero
Este enfoque, también denominado Zero-Based budgeting, exige justificar cada gasto desde cero, sin considerar presupuestos anteriores. Obliga a los equipos a evaluar la necesidad de cada coste, asegurando que todos los recursos estén alineados con las prioridades actuales del proyecto.
Es un método de presupuestación ideal para organizaciones que buscan maximizar la eficiencia en el uso de los recursos. Eso sí, siempre y cuando se dedique un tiempo considerable para analizar cada partida de gasto y evitar interrupciones en los procesos operativos.
6. Presupuestación incremental
El presupuesto incremental se basa en tomar el presupuesto del periodo anterior y hacer algunos ajustes que reflejen cambios como la inflación, nuevas tareas o la ampliación del alcance.
Es un método fácil de implementar, lo que le hace adecuado para proyectos con pocos cambios en los requerimientos y con costes predecibles. Eso sí, puede fomentar ineficiencias ya que se pueden perpetuar gastos innecesarios de periodos anteriores y limitar la innovación al centrarse únicamente en ajustes menores en lugar de cambios transformadores.
7. Estimación análoga
Para este enfoque, se analizan los datos de proyectos anteriores similares para prever los costes de un proyecto actual. Es una técnica rápida y eficiente, especialmente útil en las etapas iniciales de planificación del proyecto, cuando aún no se disponen de tantos detalles para estimar los costes.
Sin embargo, su eficacia depende en gran medida de la exactitud y relevancia de los datos históricos, y puede no considerar aspectos únicos del proyecto actual.
8. Presupuestación por olas sucesivas
El presupuesto por oleadas (también denominado Rolling Wave Budgeting), es un enfoque iterativo en el que el presupuesto se va refinando y ajustando a medida que va avanzando el proyecto para alinearse con las necesidades actuales.
Es un método especialmente útil para proyectos con alta incertidumbre o con un alcance en evolución, proporcionando flexibilidad para adaptarse a los cambios mientras se mantiene el foco en las tareas del proyecto más a corto plazo.
9. Presupuestación basada en actividades
Por último, el presupuesto basado en actividades es una técnica por la cual se asigna los costes a actividades a actividades o tareas específicas del proyecto. Vincula los gastos directamente con los entregables del proyecto, proporcionando una visión clara de los factores que generan costes y promoviendo una asignación eficiente de recursos.
Es un enfoque especialmente efectivo en proyectos donde las actividades están claramente definidas, ayudando a optimizar recursos y mantener un control preciso sobre los costos asociados a los objetivos del proyecto.
Conclusión: agiliza la presupuestación de tus proyectos con Triskell
Como puedes ver, crear el presupuesto de un proyecto no es una tarea sencilla. Es un delicado equilibrio entre planificar lo conocido, prepararse para lo desconocido y realizar ajustes constantes a medida que el proyecto avanza. Cada paso de este proceso juega un papel crucial en la construcción de la base financiera de tu proyecto.
Sin embargo, incluso el plan más meticuloso puede quedarse corto si no cuenta con las herramientas adecuadas. Aquí es donde entra en juego Triskell Software. Triskell no es solo otra herramienta de gestión de proyectos, sino una solución PPM integral (Gestión del Portfolio de Proyectos) con funciones avanzadas diseñadas para el seguimiento financiero, la gestión del presupuesto y el monitoreo en tiempo real. Te ayuda a mantener un control total de las finanzas de tu proyecto, por muy complejas que sean.
Da el siguiente paso hacia una presupuestación de proyectos efectiva: descubre cómo Triskell Software puede transformar la forma en que planificas, gestionas y ejecutas tus proyectos.
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FAQ sobre cómo hacer el presupuesto de un proyecto
¿Cómo puede Triskell ayudar a gestionar presupuestos de proyectos complejos?
Triskell Software está diseñado para abordar las complejidades de la gestión moderna de proyectos y portafolios. Sus capacidades avanzadas de presupuestación te permiten:
- Integrar la planificación financiera con la planificación estratégica.
- Visualizar el rendimiento del presupuesto en tareas, fases o portafolios completos.
- Automatizar informes y proporcionar actualizaciones en tiempo real a los stakeholders.
Con Triskell, incluso los presupuestos más intrincados se gestionan de manera intuitiva y eficiente.
¿Cuáles son los errores más comunes al crear un presupuesto de proyecto?
Algunos errores frecuentes incluyen:
- Subestimar los costos: No considerar todos los gastos, especialmente los indirectos.
- Ignorar los riesgos: No asignar fondos de contingencia para eventos imprevistos.
- Depender demasiado de datos históricos: Suponer que los proyectos pasados son idénticos al actual sin ajustar las variables nuevas.
Evita estos errores adoptando técnicas de presupuestación flexibles e iterativas, como la presupuestación por olas sucesivas o la estimación de tres puntos.
¿Cómo se pueden gestionar los sobrecostes de un proyecto?
Los excesos presupuestarios pueden mitigarse controlando regularmente los gastos mediante una herramienta PPM como Triskell. Si se producen sobrecostes, analiza las causas, ya sean subestimaciones, cambios en el alcance o problemas imprevistos. Redefine las prioridades de las tareas, recorte los gastos no esenciales o solicite financiación adicional si está justificado. Asegúrate de que las lecciones aprendidas se documentan para mejorar la elaboración de presupuestos en el futuro.
