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Project Portfolio Management (PPM) software: the ultimate guide

Desenvolverse con soltura en las complejidades de la gestión de proyectos moderna exige algo más que eficiencia: requiere precisión estratégica. En una era en que los proyectos evolucionan constantemente, el software de gestión de carteras de proyectos (PPM) se perfila como un poderoso aliado que proporciona las herramientas que necesitan para racionalizar los proyectos, asignar los recursos de forma eficaz y alinear los esfuerzos con los objetivos generales de la empresa.

A medida que nos adentremos en el contenido de esta completa guía, exploraremos qué es un software PPM y cómo puede revolucionar la forma en que las organizaciones abordan la gestión de proyectos.

¿Qué es un software PPM? Definición y propuesta de valor

En el dinámico panorama empresarial actual, las herramientas para la Gestión de las carteras de proyectos emergen como un motor estratégico que ayuda a las organizaciones a orquestar y optimizar todo su ecosistema de proyectos. Por tanto, ¿qué es un software PPM?

A grandes rasgos, un software PPM es una solución diseñada para agilizar la gestión de las carteras de proyectos y productos de las empresas. A diferencia de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos, el software PPM ofrece una visión holística de las carteras de proyectos en su conjunto.

La propuesta de valor de este tipo de herramientas reside en su capacidad de trascender los silos de proyectos individuales, y se enfoca en alinear los portfolios de las organizaciones con sus objetivos. Facilita la toma de decisiones estratégicas garantizando que cada proyecto contribuya al éxito general del negocio.

Diferencias clave entre una herramienta PPM y un software de Gestión de Proyectos

Entender la propuesta única de valor de un software PPM es fundamental para las organizaciones a la hora de embarcarse en la compra de este tipo de soluciones. Y es que cada vez más soluciones de Gestión de Proyectos están intentando abarcar mercados como los de ‘Strategic Portfolio Management’ o ‘Work Management and Collaboration’, Tanto es así que, en muchos casos, las funcionalidades de unos y otros se solapan.

Y es que, aunque ambos tipos de soluciones juegan un papel fundamental a la hora de asegurar el éxito de los proyectos, tienen propósitos bien diferenciados dentro del marco organizativo.

Alcance

Un software de gestión de proyectos está pensando principalmente para la ejecución de las tareas de los proyectos. Es la solución ideal para la supervisión de proyectos individuales, para gestionar los plazos de los proyectos y para garantizar que las tareas se completan dentro de los parámetros establecidos.
Por otra parte, un software PPM va más allá de la gestión de proyectos individuales, y pone en el foco en la gestión holística de las carteras de proyectos (y productos). Son soluciones con las que las empresas, además de permitirles gestionar con éxito sus carteras, podrán alinear los proyectos con sus objetivos de negocio globales.

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Objetivo

Las herramientas de gestión de proyectos, por lo general, se ocupan de las operaciones y tareas del día a día asociadas a los proyectos.
En cambio, las soluciones PPM adoptan un enfoque estratégico. Facilitan la toma de decisiones al más alto nivel ya que proporcionan información sobre cómo contribuye cada proyecto al éxito global de la organización. Además, permiten a los stakeholders tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la mitigación de riesgos y alineación con los objetivos del negocio.

Gestión de Recursos

Los softwares de gestión de proyectos son idóneos para la gestión de recursos cuando se trata de proyectos a nivel individual.
Un software PPM, en cambio, lleva la gestión de recursos a otro nivel. Ofrecen una visión completa de la disponibilidad y la demanda de recursos en todas las carteras de proyectos. Esto permite a las organizaciones asignarlos estratégicamente, evitando cuellos de botella y garantizando un uso óptimo de los mismos.

Visibilidad

Las herramientas PPM proporcionan una visión clara y detallada de todo el panorama de los proyectos, programas y portfolios de una organización. Un nivel de visibilidad por el cual los ejecutivos pueden tomar decisiones informadas, supervisar el progreso, y garantizar que cada proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.
Un software de gestión de proyectos, en cambio, aunque ofrece buena visibilidad a nivel de proyecto, carece del nivel de detalle necesario para comprender al detalle el estado de las carteras de proyectos.

Gestión de riesgos

Las soluciones de Gestión de Proyectos se centran en mitigar los riesgos dentro de los límites de un único proyecto.
En cambio, un software PPM adopta un enfoque más global, evaluando y gestionando los riesgos de las carteras de proyectos en su conjunto. Este nivel de visibilidad permite a las organizaciones abordar de forma proactiva los potenciales problemas, minimizando de esta forma su impacto en el negocio.

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Beneficios de un software PPM para la PMO

Beneficios de un software PPM para medianas y grandes empresas

Viendo estas 5 diferencias, la conclusión es que hay una serie de beneficios de los softwares PPM a los cuales no pueden llegar las herramientas de Gestión de Proyectos. Y es que las soluciones PPM no son únicamente una herramienta, son un activo estratégico que pueden impulsar a medianas y grandes empresas a nuevas cotas de eficiencia, colaboración y éxito.

Vemos ahora esos beneficios específicos de las herramientas PPM que las hacen esenciales para las organizaciones que operan a gran escala:

Alineación con la estrategia: como ya hemos mencionado, una de las principales ventajas de un software PPM es su capacidad para poder alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos generales. Y, por tanto, garantizar que cada proyecto contribuya decisivamente al éxito de la organización.
Optimización de los recursos: en el ámbito de las medianas y grandes empresas, la gestión de recursos puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Con una plataforma PPM podrás optimizar la asignación y el uso de los recursos en múltiples proyectos. Te ayudará a identificar carencias de recursos, asignar el personal de forma eficaz y evitar los cuellos de botella, maximizando así la productividad.
Mitigación de riesgos a nivel de portfolio: A medida que las carteras de proyectos de las grandes empresas crecen en volumen, también lo hacen los riesgos que hay que mitigar. Un software PPM os permitirá adoptar un enfoque integral para la gestión de riesgos, permitiendo a las partes interesadas evaluar y mitigar los riesgos a nivel de portfolio, y minimizar así su impacto en los objetivos generales de la organización.
Toma de decisiones informada: con una solución PPM, las decisiones informadas se convierten en la piedra angular del éxito. Son herramientas que disponen de sólidas funcionalidades de generación de informes y análisis en tiempo real, facilitando a ejecutivos y partes interesadas datos en tiempo real sobre el progreso de los proyectos, el uso de los recursos y el estado de los proyectos, programas y portfolios de la organización.

Escalabilidad y adaptabilidad: las organizaciones grandes son entidades dinámicas. Y los softwares PPM evolucionan al mismo ritmo que lo hace el negocio. Tanto si gestionas un número creciente de proyectos como si estás en un entorno en el que los cambios en el alcance de los proyectos o en los objetivos estratégicos son frecuentes, un software PPM garantiza una escalabilidad sin fisuras sin comprometer la eficiencia.
Mejor colaboración: a medida que las organizaciones crecen, la colaboración se hace cada vez más compleja. Las herramientas PPM fomentan por sí mismas la colaboración proporcionando una plataforma centralizada para la comunicación, el intercambio de documentos y las actualizaciones en tiempo real. Esto te ayudará a eliminar los silos y a que todos estén en la misma página.
Mayor ratio de éxito de los proyectos: por último, la suma de todos los beneficios anteriores ayudará a que haya una mayor probabilidad de éxito de los proyectos. Y es que, al alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos, optimizar los riesgos, mitigar los riesgos, fomentar la colaboración, y facilitar una toma decisiones informada, el software PPM se convierte en un elemento clave para alcanzar y superar los objetivos de la organización.

¿Cómo funciona un software PPM?

La Gestión del Portfolio de Proyectos tiene muchas patas. Es una tarea muy complicada que se puede simplificar bastante con una solución PPM. Listar tareas, asignar recursos, definir objetivos estratégicos, identificar y evaluar riesgos… A continuación, te vamos a mostrar cómo usar un software PPM como el de Triskell Software.

1. Repositorio centralizado de la demanda

El proceso de gestión del portfolio de proyectos en un software PPM empieza registrando toda la demanda de proyectos de la organización en el sistema. Esto incluye los plazos de los proyectos, el presupuesto destinado a cada uno de ellos, y los KPIs asociados a cada iniciativa.

Un software PPM tiene que ser la fuente oficial de información de PMO, Portfolio Managers, Project Managers y cualquier stakeholder asociado con la planificación, gestión y monitorización de los proyectos de tu organización. Cuanto más exhaustivamente lleves a cabo este paso, mejor y más detallada será la información de tus carteras de proyectos.

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2. Planificación y alineación con la estrategia

A continuación, debes vincular todas tus iniciativas a los objetivos estratégicos del negocio. Gracias a la escalabilidad y flexibilidad de Triskell, podrás asociar objetivos a cualquier objeto, ya sean proyectos, programas o portfolios.

De un sólo vistazo podrás evaluar la importancia estratégica de cada proyecto, y priorizar aquellos que contribuyan más decisivamente al éxito del negocio.

3. Establecer dependencias y una hoja de ruta de la estrategia

En paralelo al paso anterior, debes agrupar los diferentes proyectos en programas, y diferenciar de manera clara los programas en diferentes carteras de proyectos.

Los diagramas de Gantt y los Masterplan de Triskell ayudarán a que los stakeholders puedan visualizar las dependencias entre proyectos, programas, porfolios y objetivos estratégicos. Esto os repercutirá en una mejor toma de decisiones y a una gestión proactiva de los riesgos.

4. Gestión y optimización de los recursos

Cuando ya tienes una visión general de los proyectos, los objetivos asociados a cada uno y la hoja de ruta de la organización, es turno de asignar recursos a cada iniciativa.

Triskell te ofrece una visión panorámica de la disponibilidad, las competencias y las demandas de recursos en todos los proyectos, por lo que evitarás cuellos de botella y maximizarás la productividad de la organización.

5. Identificación y mitigación de riesgos

Los riesgos e imprevistos pueden echar por tierra cualquier planificación estratégica si no se evaluan proactivamente con antelación. Triskell dispone de herramientas avanzadas de gestión de riesgos, que te permitirán no solo identificar y evaluar esos riesgos, sino desarrollar estrategias para mitigarlos y minimizar así su impacto.

Una de estas funcionalidades con las que podrás desarrollar estrategias de mitigación de riesgos con Triskell son las Simulaciones de Escenarios. En función de los diferentes escenarios que propongas a la herramienta, ésta te mostrará alternativas y soluciones para mitigar esos riesgos en cuestiones como:

Priorización de iniciativas.
Reasignación de recursos.
Dotación presupuestaria.

6. Monitorización en tiempo real

Con un software PPM nada quedará fuera de control. Podrás supervisar en tiempo real el progreso de los proyectos, el presupuesto invertido y, en general, el rendimiento de cada una de las carteras de proyectos de tu organización.

Los cuadros de mando de Triskell Software son totalmente personalizables. Por lo que, en función del stakeholder que los vaya a consultar, podrás personalizarlos para que muestren únicamente la información que verdaderamente les interesa.

7. Crear y presentar informes

Los cuadros de mando no son la única herramienta con la que informar a los stakeholders sobre el estado de los proyectos. Con Triskell, podrás también configurar informes ajustados a las necesidades de cada rol de la organización.

No solo eso, también podrás configurar alertas y configuraciones en función de múltiples parámetros, para así informar en tiempo real a todas las partes implicadas en la ejecución de la estrategia de tu organización.

8. Colaboración y comunicación

Además de los informes y cuadros de mando, un software PPM incluye más funcionalidades que posibilitan la colaboración con los diferentes equipos y stakeholders de tu organización. Documentos compartidos, comentarios y foros de debate son sólo algunas de las funcionalidades que trae consigo Triskell para fomentar las sinergias y la productividad de tus equipos.

Funcionalidades esenciales de una solución PPM

Una vez explicado de manera general cómo funciona un software PPM, debes saber que, para sacar el máximo rendimiento del mismo, hay una serie de funcionalidades que sí o sí deben estar incluidas en la solución. Es importante resaltar esto porque no todos los proveedores de soluciones PPM las incluyen o las trabajan lo suficiente.

Por otra parte, es cierto que, en función de las necesidades y objetivos de tu organización, hay funciones de la herramienta que usareis más que otras. Pero, en líneas generales, éstas son las funcionalidades que sí o sí debe incluir para que vuestros procesos de Gestión del Portfolio de proyectos sean eficientes.

CHECKLIST
El checklist definitivo para compradores de un software PPM

1. Análisis y simulación de escenarios

La simulación de escenarios hipotéticos es una funcionalidad crítica para los responsables de la toma de decisiones en tu organización. Al explorar varios escenarios de gestión de las carteras de proyectos, obtendréis una ventaja analítica e identificar con antelación retos y oportunidades.

En definitiva, esta funcionalidad os permitirá tomar decisiones bien fundadas basadas en un análisis exhaustivo de todos los datos de vuestras carteras de proyectos (recursos, presupuestos, riesgos, volumen de demanda, etc).

2. Balanced scorecards

Los cuadros de mando integrales o Balanced Scorecards te proporcionarán un marco analítico para evaluar el éxito y el rendimiento de los portfolios de proyectos en relación con los indicadores clave de rendimiento que tengas establecidos.

Con esta funcionalidad ya no verás la gestión de proyectos y programas como un mero listado de tareas, sino que te ayudará a adoptar un enfoque analítico sistémico para evaluar el rendimiento de los proyectos.

3. Herramientas de planificación estratégica

Disponer de funcionalidades de planificación estratégica en el software de Gestión del Portfolio de Proyectos da a las organizaciones la potestad de definir, alinear y priorizar proyectos.

Un software PPM con capacidades para la planificación de la estrategia os dará un enfoque analítico que irá más allá de la mera gestión y supervisión de proyectos, garantizando que cada iniciativa se alinee con los objetivos generales y OKRs del negocio.

4. Planificación de la capacidad

Una gestión eficiente de recursos no debe limitarse únicamente a la asignación de personal a los proyectos de la organización. Es fundamental disponer de información en tiempo real sobre la disponibilidad y la demanda, para así garantizar que los equipos funcionen con la máxima eficiencia sin crear cuellos de botella.

La planificación de la capacidad dará un enfoque analítico a vuestra gestión de recursos. Te ayudará a asegurar que los recursos adecuados se asignen a los proyectos idóneos y en el momento oportuno, minimizando así tiempos de espera y maximizando la productividad.

5. Gestión financiera

Un software PPM con capacidades para la Gestión Financiera llevará todos vuestros procesos de planificación y gestión presupuestaria a un nuevo nivel, ya que podrás analizar el rendimiento financiero de las carteras de proyectos y productos del negocio.

Los responsables de la toma de decisiones obtendrán una visión analítica de los gastos de los proyectos, lo que garantiza la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones financieras informadas.

6. Gestión híbrida de carteras

En tu organización seguramente coexistan equipos que trabajan con metodologías de gestión Agile y otros que siguen trabajando con Waterfall. Por tanto, tu software PPM debe responder a esta realidad y permitir aplicar el enfoque de gestión más adecuado para cada proyecto.

Y es que la flexibilidad es la clave para satisfacer las diversas necesidades de los proyectos. Un software PPM con capacidades para la Gestión híbrida de portfolios es capaz de combinar a la perfección metodologías ágiles y tradicionales. Podrás gestionar cada iniciativa con el enfoque mejor se adapte a ella.

7. Gestión de la Demanda

Una Gestión de la Demanda eficiente incorpora una capa analítica estratégica en la selección, priorización e iniciación de proyectos.

Un software PPM con funcionalidades para la Gestión de la Demanda hará que tengas un enfoque equilibrado y priorizado de la ejecución de proyectos. Y facilitará vuestra toma de decisiones en cuestiones como la asignación de recursos o la alineación con la estrategia general del negocio.

¿Qué roles se pueden beneficiar de un software PPM?

Una vez analizados los entresijos de la gestión de la cartera de proyectos como fundamento crucial para el éxito en la gestión de proyectos, vamos a explorar los roles que pueden obtener mayores beneficios de esta solución.

Líderes de la PMO: para una Oficina de Gestión de Proyectos, es como tener una torre de control de los proyectos. Disponer de una plataforma centralizada con todos los datos de los proyectos en tiempo real facilitará la toma de decisiones de los responsables de la PMO, y ayudará a que las iniciativas están siempre alineadas con los objetivos de la organización.
Project, Program y Portfolio Managers: con un software PPM, la planificación y y supervisión de los proyectos será más eficiente que nunca. La gestión de riesgos será mucho más proactiva, la toma de decisiones más informada, y el ratio de éxito de los proyectos aumentará ostensiblemente.
Ejecutivos: la Alta Dirección obtendrá una visión de alto nivel de las carteras de proyectos, lo que facilitará la toma de decisiones estratégicas. Tanto si se trata de alinear los proyectos con los objetivos empresariales o de planificar el futuro a medio y largo plazo del negocio, tendrán toda la información al alcance de la mano.

Gestores de Recursos: los gestores de recursos pondrán fin a los cuellos de botella y a los conflictos de recursos. Podrás ver quién está disponible, quién está cualificado para el trabajo y asegurarte de que el personal adecuado está siempre donde se le necesite.
Controllers financieros: los CFO podrán hacer un seguimiento exhaustivo de los presupuestos, los gastos y los resultados financieros de las carteras de proyectos del negocio. Esta transparencia en los datos financieros les ayudará a la toma de decisiones y a la responsabilidad fiscal.
Gestores de la estrategia: los gestores de la estrategia podrán planificar y visualizar la hoja de ruta del negocio a medio y largo plazo. Podrán ver cómo se alinean los proyectos con los objetivos estratégicos, y cómo cada iniciativa contribuye al éxito a largo plazo.
Responsables de TI: Para los responsables de TI, las herramientas PPM agilizan la gestión de los proyectos y las carteras de TI. Ofrecen cuadros de mando centralizados, optimización de recursos y funciones de colaboración que garantizan una ejecución eficaz de los proyectos de TI en consonancia con la estrategia de la organización.

Buenas prácticas para implementar con éxito un software PPM

Ahora que sabes los roles principales de los que puede beneficiarse un software PPM, acabaremos esta guía explicándote por encima de las buenas prácticas que deben seguir las organizaciones para implementar con éxito tal herramienta.

Su implementación requiere de un enfoque estratégico y de poner en práctica 5 consejos para garantizar la integración de la herramienta en su marco organizativo.

1. Define claramente los objetivos

Para que una solución PPM sea implementada con éxito, es necesario tener una visión clara de los objetivos que se quieren conseguir. Ya sea mejorar la visibilidad de los proyectos, racionalizar la asignación de recursos, o alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos, hay que definir estas metas con precisión para que el proceso de implementación sea lo más fluido posible.

2. Implica a los stakeholders desde el principio

Cuanto antes involucres a los stakeholders en el proceso de implementación y despliegue del software PPM, mejor. Ya sean ejecutivos, gestores de proyectos, responsables de TI, usuarios finales de la herramienta… Todos deben aportar sus puntos de vista para garantizar que el software se adapte perfectamente a las necesidades de la organización.

Implicarles el proceso hará también que el grado de aceptación de la solución PPM aumente en toda la organización, y sentará las bases para un proceso de implementación colaborativo.

3. Invierte en programas de formación de la herramienta

Para que aprovechéis desde el primer momento el potencial de la plataforma PPM, es muy recomendable llevar a cabo programas de formación para usuarios de todos los niveles. Esto hará que:

Los equipos estén equipados con las competencias necesarias para utilizar el software de manera eficiente.
Se mitigue cualquier resistencia al cambio, haciendo que la transición hacia la nueva herramienta sea mucho más suave.
Mejore el grado de aceptación del software en la organización.

4. Adapta el software PPM a los flujos de trabajo de tu organización

Dado que tu organización tiene unos procesos de gestión y gobernanza únicos, y es esencial el software PPM pueda adaptarse a ellos. Es esencial adaptar la solución a las operaciones diarias y los flujos de trabajo existentes en tu organización, y así mejorar la experiencia de usuario, reducir cuellos de botella, y facilitar una transición más fluida.

5. Implementación por fases

Roma no se construyó en un día. Y la implementación de un software PPM tampoco sucede de un momento para otro. Es recomendable dividir la implementación en fases para un mejor control y facilitar la resolución de problemas. Por ejemplo, puedes empezar implementando el software a la PMO y los responsables de proyectos de la organización y, en función de los resultados, ir ampliando a otras áreas y roles del negocio.

GUÍA DEL COMPRADOR
Guía para la compra de software de Gestión de Portfolio de Proyectos (PPM)

Conclusión

En el panorama en constante evolución de la gestión de proyectos, el éxito depende de algo más que de la realización de tareas: se trata de una orquestación estratégica. Un software PPM (actúa como director de orquesta, armonizando proyectos, recursos y objetivos en una sinfonía de éxito.

Al concluir esta guía, debes recordar que el software PPM no es una herramienta más, sino un aliado estratégico para tu organización. Las organizaciones equipadas con una plataforma como la de Triskell Software estarán preparadas para navegar por las complejidades de la gestión de sus porfolios de proyectos. El viaje hacia una gestión eficaz y estratégica de la cartera de proyectos comienza aquí. Si quieres saber más, no dudes en solicitar una demo a continuación.

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