Gestión de Recursos: técnicas, herramientas y procesos clave para tus proyectos
Todos los Project Managers coinciden en que la Gestión de Recursos es el aspecto más crítico a la hora de gestionar un proyecto. Y es que, en un entorno tan competitivo y cambiante como el actual, las organizaciones deben aprovechar al máximo sus recursos para maximizar la productividad y alcanzar sus objetivos estratégicos.
Cuando un proyecto se te va de las manos, ya sea por incumplimiento de plazos, por haber sobrepasado los presupuestos o por unos equipos incapaces de hacer frente a toda la carga de trabajo, todo esto se podría haber solucionado con una gestión eficiente de los recursos.
En este post, vamos a analizar los procesos, herramientas y técnicas clave para la Gestión de los Recursos de tus proyectos. Además, analizaremos los principales beneficios y desafíos asociados con este componente esencial de la Gestión de Proyectos. Y te daremos consejos prácticos y accionables para que puedas optimizar el uso de tus recursos y llevar tus proyectos al siguiente nivel.
¿Qué es la gestión de recursos?
Pero, antes de nada, ¿qué es la Gestión de Recursos? ¿Cuál es su papel en la Gestión de Proyectos? Pues bien, la Gestión de Recursos es un proceso estratégico que implica la planificación, asignación y utilización eficiente de los recursos para garantizar un desempeño exitoso de los proyectos.
El Project Management Institute (PMI), lo define así en su Project Management Body of Knowledge (Guía PMBOK ®):
“La Gestión de Recursos incluye los procesos necesarios para identificar, adquirir y gestionar los recursos requeridos para la correcta finalización de los proyectos”
El objetivo último de la Gestión de Recursos es tan simple como desafiante: asegurar que los recursos adecuados estén disponibles en el momento justo para realizar el trabajo correcto.
Esto no sólo implica conseguir los recursos necesarios, sino también desplegarlos de manera estratégica para maximizar su valor y eficiencia, de tal forma que el proyecto pueda beneficiarse de las habilidades y conocimientos de cada recurso en el momento adecuado.
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Beneficios de la gestión de recursos
Y es que una Gestión de Recursos eficiente repercute de manera positiva no solo en la ejecución de los proyectos, sino también en el desempeño de la empresa en su conjunto.
Éstos son los principales beneficios de la Gestión de Recursos:
1. Mejor utilización de los recursos
En primer lugar, una gestión de recursos eficiente ayuda a las organizaciones a emplear mejor sus recursos de dos maneras:
- Por un lado, evita la infrautilización de los recursos, que genera desperdicio de potencial y gastos innecesarios.
- Y, por otra parte, previene justo lo contrario, la sobrecarga de trabajo, que a la larga lleva a un agotamiento en los equipos y a una menor calidad de los entregables.
La clave al gestionar recursos está en alinear concienzudamente las habilidades y la disponibilidad de los recursos con los requerimientos de cada tarea para así maximizar el rendimiento productivo y reducir los tiempos muertos.
2. Flujos de trabajo más ágiles
Al garantizar que los recursos estén disponibles justo cuando se necesitan hace que se minimicen cuellos de botella y mejore la eficiencia operativa, lo que hará que el proyecto avance según lo planificado.
3. Adaptabilidad y capacidad de respuesta
Por muy detallada que sea la planificación, rara vez los proyectos transcurren según lo previsto. Por ello, una Gestión de Recursos eficaz proporciona unas bases sobre las que evaluar rápidamente el impacto de los cambios y reasignar los recursos de forma ágil, minimizando así interrupciones y manteniendo el ritmo del proyecto.
4. Mayor capacidad de predicción
Al tener una visión clara de la disponibilidad de recursos y la capacidad de la organización, podrás hacer estimaciones más precisas de los plazos y los costes de los proyectos. Esto, a su vez, facilita una planificación de los recursos más fiable y un mejor alineamiento entre los requerimientos del proyecto y la capacidad real para entregarlos.
5. Control de costes
Ayuda también a evitar gastos innecesarios al asegurar que los recursos se utilicen de manera prudente y eficiente, mejorando así el rendimiento financiero de los proyectos y reduciendo el riesgo de sobrecostes.
Y es que diversos estudios indican que, cuanto mayor sea el nivel de madurez de una organización en gestión de proyectos, la probabilidad de que los proyectos se completen dentro del presupuesto. Sin embargo, si no se toma en serio la gestión de recursos, la tasa de fracaso de los proyectos es muy elevada.
6. Cargas de trabajo más equilibradas
Este es otra de las ventajas significativas de la Gestión de Recursos. Al distribuirse el trabajo de manera más equitativa, se previene el agotamiento de los equipos, se promueve un entorno de trabajo más positivo, y se mantiene a los colaboradores motivados y comprometidos. Los empleados estarán más satisfechos, lo que se traducirá en una mayor moral organizacional y en un mejor rendimiento en general.
7. Mayores sinergias y colaboración
Al definirse claramente los roles, responsabilidades y las dependencias entre recursos se fomenta una mejor comunicación y colaboración entre los diferentes equipos y áreas de la organización, lo que ayuda a romper los silos.
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¿Qué son los recursos de un proyecto?
Al hablar de los recursos de un proyecto hay que ser especialmente cuidadosos, porque se podría pensar que los recursos engloban únicamente a las personas involucradas en las distintas tareas de un proyecto. Pero eso no es exacto.
En el contexto de la gestión de proyectos, un recurso es cualquier elemento, ya sea tangible o intangible, que se requiere para ejecutar las tareas del proyecto y cumplir con sus objetivos.
Aunque los tipos de recursos pueden variar ligeramente según el marco de gestión de proyectos, los recursos de un proyecto suelen agruparse en 6 categorías:
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Tipo de Recurso
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Descripción
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Ejemplos
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Recursos Humanos |
Es el recurso más crítico y complejo, ya que incluye a todas las personas involucradas en el proyecto. Gestionarlos implica evaluar sus habilidades, experiencia, roles, responsabilidades y, especialmente, su disponibilidad. A diferencia de otros recursos, las personas requieren liderazgo, motivación y comunicación efectiva. |
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Recursos financieros |
Abarca el dinero, el presupuesto y los fondos asignados a cada proyecto. Son fundamentales para adquirir otros recursos, pagar salarios, comprar materiales, licencias, equipos y cubrir gastos operativos. |
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Recursos físicos |
Agrupa todos los activos tangibles que el proyecto necesita, ya sea equipos, herramientas, materiales, suministros, instalaciones e infraestructuras. |
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Recursos tecnológicos |
Engloba toda la tecnología necesaria para ejecutar el proyecto. uede superponerse con los recursos físicos (hardware) e intangibles (licencias, datos, metodologías de gestión, etc). |
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Recurso de tiempo |
Aunque normalmente se percibe como una restricción, el tiempo disponible para completar un proyecto es un recurso limitado que debe gestionarse al detalle. |
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Recursos de conocimiento |
Son activos intangibles pero críticos para la gestión de proyectos. Incluye tanto el know-how del equipo como la información estructurada del proyecto y la organización. |
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Procesos y técnicas clave de la gestión de recursos
Como ya hemos mencionado, la Gestión de Recursos no consiste únicamente en saber quién se encuentra disponible. Se trata de disponer de un marco estratégico para planificar, asignar, programar y supervisar los recursos para que cada proyecto se ejecute de forma eficiente y eficaz.
Éstos son los 10 procesos y técnicas más relevantes a la hora de gestionar los recursos de tus proyectos.
1. Planificación de recursos
La planificación de recursos es el punto de partida de todo proyecto bien gestionado. Consiste en identificar qué recursos son necesarios para llevarlo a cabo. Entre las actividades clave que incluye destacan las siguientes:
- Identificar qué tipos de recursos se necesitarán (humanos, financieros, físicos, etc).
- Estimar las cantidades de cada tipo de recurso.
- Definir las habilidades y las especificaciones técnicas que se requieren para el proyecto.
- Diseñar los procesos de adquisición, gestión y monitorización de los recursos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Los entregables que deben aportarse una vez finalizadas estas actividades son principalmente los siguientes:
- Un Plan de Gestión de Recursos que documente todo lo anterior.
- Una Carta del Equipo en la que se definan los procedimientos, valores y métodos de comunicación del equipo de proyecto.
2. Estimación de recursos por actividad
Una vez que has definido el plan general y desglosadas las actividades del proyecto, se debe estimar los recursos que se necesitarán para completar cada actividad o paquete de trabajo. Deben definirse tanto el tipo de recurso como la cantidad, las características y el momento en el que se precisarán esos recursos.
Es un proceso muy complejo que, para llevarlo a cabo, debes valerte de juicios de expertos, así como de las siguientes técnicas de estimación:
- Estimaciones análogas: técnica que se fundamenta en el análisis de los datos de proyectos previos similares para estimar, el esfuerzo, los costes y la duración del proyecto actual.
- Estimaciones paramétricas: aquí, se aplican fórmulas y modelos matemáticos basados en relaciones estadísticas entre variables. Por ejemplo, el coste por metro cuadrado o el tiempo por unidad producida. Cuanto más fiables y consistentes sean los datos, más precisas serán tus estimaciones.
- Estimaciones bottom-up: consiste en descomponer el proyecto en tareas o paquetes de trabajo más pequeños y estimar los recursos de cada uno de ellos para después sumar todas esas estimaciones y obtener el total de recursos que se necesitarán para el proyecto.
Al final de este análisis podrás disponer de la Estructura de Desglose de Recursos, un documento en formato diagrama en el que se listan y jerarquizan todos los recursos del proyecto.
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3. Adquisición de recursos
Este proceso se centra en obtener los recursos que se necesitan para sacar adelante el proyecto según lo planificado y estimado en los pasos anteriores. Implica:
- Obtener recursos tanto a nivel interno como externo.
- Negociar por algunos recursos específicos (sobre todo los roles clave del proyecto).
- Preasignar aquellos recursos que ya estaban definidos de antemano.
Una vez concluya este paso ya debes tener bajo tu control a todos los recursos necesarios para el proyecto, así como un calendario actualizado con su disponibilidad.
4. Asignación de recursos
En paralelo a todo el proceso de adquisición de recursos, ya puedes empezar a asignar recursos a las tareas en las que vayan a entregar valor.
Pero ojo. La asignación de recursos no solo implica que las personas con las habilidades y disponibilidad requeridas sean asignadas donde puedan generar un mayor impacto. Es un proceso dinámico que implica también equilibrar demandas entre los diferentes proyectos, la operativa diaria y solicitudes imprevistas, y que requiere comprender:
- Las capacidades individuales de cada recurso.
- Su carga de trabajo actual.
- Las prioridades del proyecto y de la organización.
- Dependencias y fechas límite.
Se trata, por tanto, de un proceso dinámico y flexible que debe supervisarse continuamente para así poder reasignar recursos de manera ágil cuando cambien las condiciones.
5. Programación de recursos
Una vez que has elegido qué recurso se dedicará cada tarea, ahora se debe incluir en la ecuación el factor tiempo. La programación de recursos es el proceso por cual se determina cuándo los recursos realizarán las tareas que se les ha asignado dentro del calendario general del proyecto.
Para ello, puedes valerte de herramientas como los diagramas de Gantt o de calendarios para una programación eficaz de los recursos. Al final del día, el objetivo de este proceso es:
- Minimizar tiempos muertos.
- Evitar cuellos de botella.
- Alinear las tareas con la disponibilidad de recursos.
- Considerar vacaciones, festivos y otros compromisos para que el proyecto fluya sin contratiempos.
6. Seguimiento de los recursos
Durante todo el ciclo de vida del proyecto, debes hacer seguimiento de cómo se están utilizando los recursos para entender si los equipos están trabajando a una capacidad óptima o si existen ineficiencias que deben corregirse.
Este parámetro suele expresarse en forma de porcentaje, y se calcula de la siguiente forma:
Tasa de Utilización (%) = (Horas reales trabajadas / Horas disponibles) x 100
Si monitorizas el uso de los recursos puedes:- Identificar si algunos recursos están sobrecargados mientras otros están infrautilizados.
- Evaluar si se están maximizando las horas trabajadas, sobre todo si son horas facturables en proyectos para clientes.
- Detectar herramientas o espacios físicos que puedan estar siendo infrautilizados.
7. Planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad es el proceso de evaluar cuánto trabajo pueden asumir realmente los recursos disponibles para hacer frente a toda la demanda entrante (carteras de proyectos, productos, operativa del día a día, etc.).
A la hora de planificar la capacidad de una organización se ha de tomar en cuenta:
- Horas de trabajo y disponibilidad.
- Habilidades y especializaciones.
- Carga de trabajo y complejidad de las tareas.
Tiene como objetivo alinear la oferta de recursos con la demanda de proyectos. Si se detectan carencias, podría ser necesario reordenar prioridades, incorporar ayuda externa o posponer algunas iniciativas.
8. Carga de recursos
La carga de recursos es la técnica de cuantificar cuánta carga de trabajo se le ha asignado a cada recurso en un periodo determinado. Es un indicador del esfuerzo asignado que se expresa en horas o porcentaje trabajado que ayuda a responder la siguiente pregunta: ¿estamos utilizando a los recursos en todo su potencial?
Por ejemplo, si un recurso tiene programadas 40 horas en una semana de también 40 horas, ese recurso está al 100% de carga. Sin embargo, si tiene en total 50 horas asignadas, ese recurso está sobrecargado.
Es un dato que puede visualizarse mediante gráficos de carga de recursos o histogramas, y se calcula mediante esta fórmula:
Carga de recursos = horas asignadas / horas disponibles
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9. Nivelación de recursos
Si al analizar la carga de recursos detectas que uno o más recursos están sobrecargados, entonces debes poner en marcha una serie de prácticas para redistribuir la carga de trabajo de manera equilibrada. Por ejemplo, la nivelación de recursos.
La nivelación de recursos es una técnica para ajustar el calendario de tareas de proyecto y resolver así el problema de los recursos sobrecargados de trabajo, pero sin comprometer los límites de disponibilidad de los recursos. Esto puede implicar:
- Retrasar tareas que no estén en la ruta crítica de los proyectos.
- Extender ligeramente los plazos del proyecto para reducir la sobrecarga de trabajo.
- Reasignar tareas a miembros del equipo de proyecto con capacidad disponible.
Si bien con la nivelación de recursos el trabajo estará distribuido de manera más realista y sostenible, esto puede afectar a la duración total del proyecto. Por tanto, es importante evaluar cuidadosamente los trade-offs de esta técnica antes de ponerla en práctica.
10. Suavizado de recursos
Por último, y al igual que en el caso anterior, el suavizado de recursos es otra técnica que busca optimizar el uso de los recursos, pero sin modificar las fechas de finalización del proyecto. Aquí solo se ajustan aquellas tareas que tienen holgura (float o slack), sin hacer cambios en las actividades de la ruta crítica.
Esta técnica de Gestión de Recursos suele aplicarse cuando:
- Se pretende aprovechar mejor los tiempos de inactividad de los recursos.
- Se necesita equilibrar la carga de trabajo, pero sin modificar los plazos de entrega establecidos.
- Se quiere mejorar la moral de los equipos eliminando picos de carga de trabajo.
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Aspecto
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Carga de recursos
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Nivelación de recursos
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Suavizado de recursos
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|---|---|---|---|
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Objetivo |
Maximizar el uso de la capacidad de los recursos disponibles. |
Equilibrar la carga de trabajo. |
Optimizar el uso de los recursos sin comprometer las fechas de entrega. |
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Restricciones clave |
Horas disponibles por recurso. |
Disponibilidad limitada de recursos. |
Fecha de entrega fija del proyecto. |
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Casos de uso |
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Cuando los recursos son escasos y los plazos de entrega son flexibles. |
Cuando el plazo es fijo y existe holgura en el cronograma. |
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Desventajas |
Puede llevar a sobrecargar los recursos si no se gestiona con cuidado. |
Puede extender la duración del proyecto. |
Solo funciona si hay suficiente holgura; Puede no resolver todos los conflictos. |
Mejores herramientas para la Gestión de Recursos
Tras analizar todos los procesos y técnicas que componen la Gestión de Recursos, seguramente ya habrás llegado a la conclusión de que gestionar recursos con hojas de cálculo de Excel o Google Docs no es una opción.
Para una Gestión de Recursos eficiente, se requiere de un conjunto de herramientas integradas que ofrezcan visibilidad en tiempo real, control y flexibilidad. Un software PPM como Triskell no solo te permite planificar la estrategia empresarial y gestionar todas las carteras de proyectos y productos de tu organización, sino que ofrece una amplia gama de funcionalidades con las que planificar, programar y hacer seguimiento de los recursos.
Éstas son las funcionalidades que no pueden faltar en tu organización para la Gestión de Recursos.
1. Simulación de Escenarios
La Simulación de Escenarios es una herramienta analítica que permite a las organizaciones modelizar el impacto potencial de diversas situaciones hipotéticas en los recursos, calendarios y costes de los proyectos.
Imagina, por ejemplo, que te enfrentas a recortes presupuestarios, que surgen bajas inesperadas o carencias en determinados perfiles clave, o que recibes nuevas solicitudes de proyectos que compiten por los mismos recursos.
Pues bien, mediante la creación y comparación de varios escenarios, esta herramienta facilita:
- La evaluación de riesgos.
- Valorar opciones estratégicas alternativas.
- Desarrollar planes de contingencia.
- Tomar decisiones más informadas en cuanto a la asignación de recursos y la priorización de iniciativas.
2. Diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt es una de las herramientas más usadas en la Gestión de Proyectos, que también es muy útil para la Gestión de Recursos. Proporcionan una línea de tiempo visual muy clara de todas las tareas, dependencias, hitos y plazos generales del proyecto, lo que permite a los project managers:
- Coordinar los recursos según la duración de las tareas y sus dependencias.
- Evitar conflictos de agenda.
- Alinear los entregables del proyecto con la capacidad disponible.
Con el diagrama de Gantt puedes detectar si hay recursos asignados a tareas superpuestas, lo que te permitirá redistribuir el trabajo. También ayuda a definir plazos realistas y hacer un seguimiento del progreso frente a los hitos planificados del proyecto.
3. Tableros Kanban
Aunque no es una herramienta específicamente diseñada para la asignación y gestión de recursos, un tablero Kanban permite monitorizar en un vistazo la carga de trabajo tanto a nivel individual y del equipo. Gracias a un tablero Kanban, los gestores de proyectos pueden:
- Reasignar tareas si algún recurso está sobrecargado.
- Agilizar el flujo de trabajo de los proyectos gracias a su diseño intuitivo basado en tarjetas que se mueven por diferentes columnas (por hacer, en progreso, finalizado, etc).
- Reducir el exceso de trabajo en curso, fomentando un ritmo de entrega más sostenible y eficiente.
4. Tableros Scrum
Al igual que el Kanban, los tableros Scrum fueron diseñados originariamente para la Gestión de proyectos Agile en sprints cortos e iterativos. Pero, desde la perspectiva de la Gestión de Recursos, los tableros Scrum proporcionan una cadencia previsible para planificar y monitorizar el uso de los recursos, siendo una herramienta que permite:
- Estimar la cantidad de recursos que se requerirán para cada sprint analizando otras iteraciones de proyectos similares.
- Evitar la sobreasignación de tareas.
- Adaptarse rápidamente a los cambios.
- Fomentar una entrega continua de valor sin quemar al equipo.
5. Hojas de tiempo
No es la herramienta con mejor fama, ya que es una tarea administrativa que suele consumir bastante tiempo. Pero las hojas de tiempo es una de las herramientas más útiles para entender cómo se están usando realmente los recursos.
En ellas, cada recurso debe registrar el tiempo real que ha dedicado a cada tarea del proyecto. Estos datos pueden ser utilizados para:
- Calcular la tasa de utilización de los recursos y constatar que no haya recursos sobrecargados.
- Hacer un seguimiento de los costes reales del proyecto frente a los presupuestados.
- Optimizar el proceso de estimación de recursos para futuras iniciativas.
- Mejorar el proceso de facturación de los recursos subcontratados.
6. Cuadros de mando
Puedes configurar cuadros de mando específicos para monitorizar métricas y KPIs específicos de la gestión de recursos, como la tasa de utilización de recursos. la capacidad frente a la demanda, costes reales vs costes planeados o el estado de las tareas del proyecto.
Los dashboards pueden ayudarte a detectar problemas de manera temprana, como equipos infrautilizados e individuos sobrecargados, y apoyan también la planificación estratégica mediante el seguimiento de KPIs a nivel de portfolio o dl departamento.
7. Base de datos de la reserva de recursos
Por último, debes disponer de un repositorio en el que se listen los diferentes recursos humanos de la organización: roles, competencias, disponibilidad, certificaciones, proyectos anteriores en los que haya participado.
Esta base de datos, combinada con una matriz de habilidades te permite:
- Mejorar la toma de decisiones en materia de asignación de recursos.
- Detectar carencias de recursos y necesidades de formación.
- Planificar futuras contrataciones con mayor seguridad.
Es una herramienta esencial no solo para la gestión de recursos a nivel de proyecto, sino también para escalar la gestión de recursos a nivel de portfolio, y asegurar así que cada proyecto esté en manos de quienes estén verdaderamente cualificados.
Retos en la gestión de recursos y cómo abordarlos con éxito en los proyectos
Todos los profesionales coinciden en que la Gestión de Recursos es el componente más complejo dentro de la gestión de proyectos. Y es que una ineficiente asignación y utilización de los recursos repercutirá negativamente en el desempeño del proyecto, ya sea en forma de retrasos en los plazos de entrega, sobrecostes o frustración en los equipos.
A lo largo de este artículo te hemos mostrado una serie de técnicas y herramientas que no pueden faltar en tu día a día para gestionar los recursos de tus proyectos. Pues bien, éstos mismos recursos son los que te permitirán abordar con éxito los retos más comunes en la Gestión de Recursos, que son los siguientes:
1. Falta de visibilidad y comunicación
Cuanto mayor sea el número de proyectos a gestionar, más difícil es llevar el control sobre quién está trabajando en qué, cuándo están disponibles los recursos o cuáles son las habilidades de cada uno. Sin una visión centralizada del estado de los proyectos y el uso de los recursos, lo más común es que:
- La asignación de recursos sea ineficiente.
- Coincidan en un mismo proyecto recursos que estén sobrecargados con otros con una carga de trabajo ostensiblemente menor.
- Los conflictos por la limitación de recursos y la frustración de los equipos sean la realidad del día a día.
Si a esto le sumas una comunicación deficiente, se dan todos los ingredientes para que buena parte de los proyectos fracasen.
¿Cómo abordar este reto?
- Implementando un repositorio centralizado de recursos en el que se muestren la disponibilidad, rol y competencias de todas las personas implicadas en la gestión de proyectos y la operativa del día a día.
- Adquiriendo una herramienta PPM para tener visibilidad en tiempo real de la disponibilidad y el suo de los recursos.
- Estableciendo unos canales y protocolos de comunicación claros para gestionar las solicitudes y asignaciones de recursos.
2. Estimaciones y previsiones de recursos imprecisas
Subestimar el esfuerzo y la cantidad de recursos necesarios para sacar adelante un proyecto es otro de los problemas más recurrentes en la Gestión de Proyectos. Como también lo es sobreestimarlo, ya que eso genera tiempo no productivo en forma de reuniones o tareas administrativas.
Sea el caso que sea, una estimación inexacta de los recursos puede generar plazos de entrega poco realistas, unas partidas presupuestarias insuficientes, escasez de personal y estrés en los equipos.
¿Cómo abordar este reto?
- Basando las estimaciones en datos históricos de proyectos similares aplicando algunas técnicas de estimación como bottom-up.
- Trabajando con tasas de disponibilidad realistas (por ejemplo, el 75-80% de la capacidad.
- Realizando simulaciones de escenarios para anticipar diferentes situaciones de asignación de personal en diferentes proyectos.
- Incluyendo márgenes de contingencia en calendario y presupuestos.
3. Asignación de recursos deficiente y desajuste de competencias
Que un proyecto tenga personal sin la experiencia y habilidades necesarias es algo muy común. Y sucede principalmente por dos motivos:
- Por no disponer de un repositorio donde se listen las habilidades de cada recurso.
- Porque se prioriza la disponibilidad de los recursos por encima de la capacidad y las competencias.
Y este reto no es un asunto baladí. Asignar tareas a personas sin las competencias adecuadas puede producir ineficiencias, errores, retrasos y baja calidad de los entregables.
¿Cómo resolver este reto?
- Manteniendo una base de datos actualizada de las habilidades de los recursos de la organización.
- Definiendo con claridad los roles y responsabilidades de cada tarea.
- Estableciendo y poniendo en marcha criterios definidos de asignación de recursos, teniendo en cuenta tanto su capacidad como su disponibilidad.
- Invirtiendo en formación continua, upskilling y cross-skilling para abordar carencias de habilidades.
4. Sobrecarga e infrautilización de recursos
Una consecuencia habitual de una mala planificación de recursos es el desequilibrio en la carga de trabajo, con algunas personas o equipos con una excesiva carga de trabajo y otros que apenas tienen tareas.
Pretender que todos los recursos trabajen al 100% de su capacidad es poco realista y no sostenible. Ahora bien, sí que es recomendable poner en marcha una serie de buenas prácticas para evitar el agotamiento, la desmotivación y la pérdida de eficiencia de los recursos.
¿Cómo abordar este reto?
- Planificando la capacidad cada 3 – 6 meses.
- Aplicando técnicas de nivelación o suavizado de recursos para hacer ajustes en la asignación de recursos.
- Supervisando de forma continua la tasa de utilización de los recursos.
- Fomentando un entorno de trabajo en el que las personas se sientan cómodas comunicando su nivel de carga de trabajo.
5. Discrepancia de prioridades y conflictos de recursos
En organizaciones con múltiples proyectos, es normal que algunos de ellos compitan por tener los mismos recursos.
Y es que, si tu organización no dispone de un marco bien definido para la priorización de las diferentes iniciativas, la asignación de recursos se vuelve ineficiente, generando además conflictos entre Project Managers y equipos y retrasos en los proyectos críticos.
¿Cómo abordar este reto?
- Estableciendo un marco formal de priorización de proyectos consensuado con la Alta Dirección.
- Mejorando la visibilidad sobre las dependencias entre proyectos con un software PPM para así entender mejor la demanda global de recursos.
- Simulando diferentes escenarios para modelar el impacto de diferentes decisiones de priorización de proyectos.
6. Cambios en los requerimientos y el alcance de los proyectos
Los cambios en el alcance, los requerimientos o en la prioridad de un proyecto es algo habitual. Aun así, es inevitable que éstos tengan un impacto directo en la planificación de los recursos y dejen obsoletos los planes iniciales.
¿Cómo abordar este reto?
- Implementando un proceso formal de gestión de cambios con el que poder evaluar el impacto de los cambios sobre los recursos, los plazos y el presupuesto del proyecto.
- Utilizando un enfoque Lean para la Gestión de Recursos, de tal forma que los recursos puedan modificarse a medida que avance el proyecto.
- Comunicando de forma clara el impacto de los cambios aprobados a todas las partes interesadas.
La gestión de recursos en los proyectos: conclusiones finales
Si hay algo que debes llevarte contigo tras leer este artículo, es que una gestión de recursos eficaz marca la diferencia entre conformarte por cumplir y alcanzar los objetivos de forma constante. Aplicando los procesos adecuados, utilizando las herramientas correctas y fomentando una cultura de transparencia y planificación, las organizaciones pueden convertir la gestión de recursos en una verdadera ventaja competitiva.
No se trata solo de gestionar personas o controlar el tiempo; se trata de anticipar necesidades, alinear prioridades y construir un sistema que respalde tanto a tus equipos como a los objetivos del negocio. Cuando se hace bien, la gestión de recursos deja de ser una simple función operativa del proyecto para convertirse en un motor de crecimiento, eficiencia y éxito organizacional.
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FAQ sobre la Gestión de Recursos
¿Cómo apoya Triskell la gestión de recursos en entornos de proyectos híbridos
Triskell es compatible con metodologías de gestión de proyectos híbridas, ya que ofrece funcionalidades que se adaptan tanto a enfoques Agile como a metodologías tradicionales tipo Waterfall, todo dentro de una misma plataforma.
Incluye herramientas como tableros Kanban, tableros Scrum y diagramas de Gantt, lo que permite una colaboración fluida y una gestión eficiente de los recursos en marcos de trabajo diversos.
¿Cómo aborda Triskell los conflictos y cuellos de botella en los recursos?
Triskell ofrece visibilidad en tiempo real sobre la asignación de recursos, lo que permite a los managers identificar y abordar conflictos o cuellos de botella de forma proactiva.
Al ser un repositorio centralizado con funcionalidades avanzadas para la planificación y gestión de recursos, Triskell facilita la resolución anticipada de conflictos mediante la reasignación de recursos o el ajuste de plazos cuando sea necesario.
Además de la gestión de recursos en proyectos, ¿qué otros casos de uso cubre Triskell?
Triskell va mucho más allá de la gestión de recursos. También ofrece soporte para Planificación Estratégica, Gestión de la Demanda, Gestión Financiera de Proyectos, Gestión del Portfolio de IT, Desarrollo de Nuevos Productos y Gestión de la Transformación Empresarial—todo desde una única plataforma PPM flexible, diseñada para ofrecer visibilidad y control a nivel corporativo.
