La gestion des ressources projet : processus, outils et techniques
Tous les chefs de projet s’accordent sur un point : la gestion des ressources projet constitue l’aspect le plus important de leur métier. C’est d’autant plus vrai dans le contexte actuel, à la fois dynamique et fortement concurrentiel. Pour stimuler sa productivité et atteindre ses objectifs stratégiques, votre organisation doit tirer pleinement parti de ses ressources.
Sans une gestion efficace des ressources, vous vous exposez à de nombreux problèmes. Délais non tenus, dépassements budgétaires, équipes surchargées… Autant de risques de perdre le contrôle de vos projets.
Dans cet article, nous explorerons les meilleurs processus, outils et techniques pour la gestion des ressources projet. Vous découvrirez les principaux avantages et défis associés à cet aspect essentiel de la gestion de projet. Nous terminerons par des conseils concrets pour optimiser l’utilisation des ressources et faire passer vos projets au niveau supérieur.
Qu’est-ce que la gestion des ressources projet ?
Commençons par quelques définitions. En quoi consiste exactement la gestion des ressources et quel rôle joue-t-elle dans votre gestion de projet ?
La gestion des ressources désigne un processus stratégique conçu pour optimiser les performances de vos projets. Elle regroupe la planification, l’allocation et l’utilisation efficace des ressources.
Le Project Management Institute (PMI) en propose la définition suivante. Elle provient du « Project Management Body of Knowledge » (PMBOK), un « Guide du corpus de connaissance en gestion de projet ».
»La gestion des ressources projet rassemble les processus d’identification, d’acquisition et de gestion des ressources nécessaires au bon achèvement du projet. »
Son but ultime est simple, mais exigeant. Elle vise à garantir que vous disposerez des ressources adéquates au moment opportun pour accomplir les tâches pertinentes.
Ce but implique à la fois de réserver les ressources nécessaires au projet et de les déployer de façon stratégique. Il s’agit de maximiser la valeur et l’efficacité de chaque ressource pour bénéficier de ses compétences et connaissances au bon moment.
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Avantages de la gestion des ressources projet
Une gestion efficace des ressources profite non seulement à l’exécution de vos projets, mais aussi aux performances de votre société.
Voici les principaux avantages de la gestion des ressources projet.
1. Meilleure utilisation des ressources
En premier lieu, une bonne gestion des ressources projet aide votre entreprise à mieux exploiter ses ressources. Elle prévient en effet deux problèmes opposés :
- la sous-exploitation, source de gaspillage de ressources et de coûts superflus
- la surallocation, cause d’épuisement professionnel des équipes et de baisse de qualité des livrables
Pour ce faire, elle identifie les ressources dont les compétences et les disponibilités répondent aux besoins précis de chaque tâche. Elle optimise ainsi la productivité tout en réduisant les temps morts.
2. Workflows plus fluides
La disponibilité des ressources nécessaires au moment opportun réduit les goulots d’étranglement et renforce l’efficacité opérationnelle. Elle contribue à maintenir vos projets en bonne voie afin qu’ils progressent conformément aux calendriers définis en amont.
3. Adaptabilité et réactivité
Même avec une planification aussi détaillée que possible, il est rare qu’un projet se déroule exactement comme prévu. Évolution des priorités, problèmes inattendus… La gestion des ressources projet permet d’évaluer rapidement l’impact des changements et de réallouer vos ressources avec agilité. Ce faisant, elle atténue les perturbations et vous assure que vos projets poursuivent leur progression.
4. Prédictibilité renforcée
Une bonne gestion des ressources projet implique de visualiser clairement la disponibilité des ressources et la capacité de votre organisation. Elle vous donne ainsi les moyens d’anticiper les calendriers et les coûts de vos projets avec davantage de précision. Le résultat : une planification plus fiable et un meilleur alignement entre les exigences des projets et votre capacité de livraison.
5. Contrôle des coûts
Une gestion efficace vous assure d’utiliser vos ressources projet à bon escient afin d’éviter les dépenses superflues. Par conséquent, elle améliore les performances financières de vos projets et réduit sensiblement les risques de dépassement budgétaire.
Comme l’ont démontré plusieurs études, une gestion de projet mature augmente vos chances de respecter les budgets. À l’inverse, négliger la gestion des ressources vous expose à des taux d’échec bien supérieurs.
6. Charges de travail équilibrées
C’est là un autre avantage considérable d’une bonne gestion des ressources projet. Une répartition équitable des charges de travail limite l’exposition de vos équipes au risque d’épuisement professionnel.
Elle favorise ainsi un environnement de travail positif qui contribue à préserver l’implication et la motivation de vos employés. Or, la satisfaction au travail affecte à la fois le moral de vos équipes et les performances de votre société.
7. Synergie et collaboration accrues
La définition claire des rôles, des responsabilités et des dépendances des ressources améliore la communication et la collaboration. Et ce, aussi bien au sein de vos équipes qu’entre différents départements. Elle vous aide à éliminer les silos et promeut un fonctionnement intégré dans toute votre entreprise.
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À quoi correspondent les ressources en gestion de projet ?
On pense souvent que la gestion des ressources projet se limite à la gestion du personnel chargé d’accomplir des tâches. C’est pourtant inexact.
Une ressource désigne tout élément (tangible ou intangible) nécessaire à l’accomplissement des tâches et à l’atteinte des objectifs du projet.
La classification des ressources varie légèrement d’un cadre de gestion de projet à un autre. Toutefois, on dénombre généralement six grandes catégories de ressources projet.
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Type de ressources
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Description
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Exemples
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Ressources humaines |
Ensemble des personnes qui participent à un projet ; type de ressource le plus important et le plus complexe. La gestion des ressources humaines implique d’évaluer les compétences, l’expérience, le rôle, les responsabilités et, surtout, la disponibilité de chacune. Contrairement aux autres ressources, vos équipes ont besoin de leadership, de motivation et d’une communication claire. |
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Ressources financières |
Argent, budget et fonds alloués à un projet. Ces ressources sont indispensables pour acquérir d’autres ressources (matières premières, licences logicielles, matériel…), verser des salaires et couvrir les coûts opérationnels. |
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Ressources physiques |
Ensemble des actifs corporels (matériel, outils, matières premières, fournitures, locaux, infrastructure…) nécessaires au projet. |
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Ressources technologiques |
Ensemble des technologies indispensables à l’exécution d’un projet. Une ressource technologique peut être tangible (matériel…) ou intangible (licences, données, méthodologies…). |
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Ressources en temps |
Temps disponible pour achever un projet. Souvent considéré comme une contrainte, le temps représente une ressource finie qu’il convient de gérer avec attention. |
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Ressources en connaissances |
Actifs intangibles essentiels à l’exécution d’un projet. Expertise de vos équipes, connaissances organisationnelles structurées, connaissances propres au projet… |
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Processus et techniques clés de gestion des ressources projet
Comme nous l’avons vu, la gestion des ressources projet ne se résume pas au suivi des disponibilités. Elle requiert d’instaurer un cadre stratégique pour planifier, affecter, programmer et suivre vos ressources. L’enjeu : garantir l’exécution efficace de chaque projet.
Découvrez à présent les 10 processus et techniques les plus importants pour une gestion efficace des ressources.
1. Planification des ressources
La planification des ressources constitue le point de départ d’un projet bien géré. Elle exige d’identifier les ressources nécessaires à l’exécution du projet. Voici la marche à suivre.
- Identifiez les types de ressources dont vous aurez besoin (humaines, financières, physiques…).
- Estimez la quantité nécessaire de chaque ressource.
- Définissez les compétences recherchées et les spécifications techniques du projet.
- Élaborez des processus pour acquérir, gérer et suivre ces ressources tout au long du cycle de vie du projet.
Pour faciliter la gestion des ressources projet, la planification donne lieu à deux principaux livrables :
- un plan de gestion des ressources projet qui documente votre stratégie et votre approche
- une charte d’équipe qui énonce les procédures, les valeurs et les méthodes de communication de l’équipe projet
2. Estimation des ressources nécessaires à une activité
Cette deuxième technique intervient une fois que vous avez mis en place le plan général et décomposé le projet en activités. Pour chaque activité ou lot de travaux, estimez le type de ressources nécessaires et les caractéristiques recherchées. Précisez à chaque fois en quelle quantité et à quel moment vous en aurez besoin.
Pour mener à bien ce processus complexe, fiez-vous à votre jugement d’expert et aux techniques d’estimation suivantes.
- L’estimation analogique s’appuie sur l’analyse de données relatives aux projets antérieurs similaires. Elle permet d’estimer l’effort, le coût ou encore la durée du projet actuel.
- L’estimation paramétrique recourt à des modèles mathématiques et à des rapports statistiques entre différentes variables. Coût au mètre carré, temps de production d’une unité… Plus vous disposez de données fiables, plus votre estimation sera précise.
- L’estimation ascendante s’appuie sur la structure de décomposition des ressources (en anglais, « Resource Breakdown Structure »). Elle consiste à diviser le projet en tâches ou en lots de travaux avant d’estimer les ressources nécessaires à chacun. Il ne vous reste qu’à agréger ces estimations pour calculer les besoins en ressources totaux.
Cette estimation donne lieu à un organigramme des ressources, diagramme hiérarchique qui liste et catégorise toutes les ressources projet.
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3. Acquisition des ressources
L’acquisition des ressources consiste à réserver les ressources nécessaires à la bonne exécution du projet. Essentiel à la gestion des ressources projet, ce processus implique :
- d’acquérir des ressources internes et externes
- de négocier l’acquisition de ressources précises (surtout pour les rôles clés du projet)
- de préaffecter les ressources définies lors des étapes de planification précédentes
À l’issue de ce processus, vous disposez de toutes les ressources nécessaires et d’un calendrier à jour indiquant leurs disponibilités.
4. Allocation des ressources
Parallèlement à l’acquisition des ressources, le processus d’allocation peut débuter. Il consiste à affecter les ressources aux tâches qui correspondent le mieux à leurs compétences. En effet, c’est là qu’elles apporteront la plus grande valeur.
Toutefois, l’allocation des ressources ne se limite pas à l’affectation du personnel disponible et qualifié aux tâches adéquates. Ce processus dynamique implique de jongler avec de multiples projets, des opérations quotidiennes et des demandes imprévues.
Pour ce faire, vous devez prendre en compte de multiples aspects :
- la capacité individuelle de chaque ressource
- la charge de travail actuelle
- les priorités du projet et celles de votre société
- les dépendances et les délais
Il s’agit d’un processus flexible et continu dont vous devez effectuer un suivi permanent. Vous pouvez ainsi revoir rapidement l’affectation des ressources lorsque la situation évolue.
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5. Planification des ressources
Une fois que vous avez identifié les personnes qui travailleront sur chaque tâche, la gestion des ressources projet ne s’arrête pas là. Vous devez en effet déterminer à quel moment elles travailleront sur ces tâches. Ainsi, la planification des ressources consiste à relier les tâches affectées à des moments précis du projet.
Des outils comme les diagrammes de Gantt et les calendriers s’avèrent particulièrement utiles en la matière. Ils vous permettent de visualiser la disponibilité des ressources et de planifier le travail en conséquence.
La planification des ressources vise plusieurs objectifs :
- limiter les temps morts
- prévenir les goulots d’étranglement
- aligner les tâches sur la disponibilité des ressources
Tenez compte des congés, vacances et autres contraintes de temps pour garantir un flux de projet sans accroc.
6. Suivi des ressources
Tout au long du cycle de vie du projet, vous devez absolument suivre l’utilisation des ressources. D’une part, pour déterminer si vos équipes travaillent à leur capacité optimale. D’autre part, pour repérer les pertes d’efficacité éventuelles et y remédier.
Ce suivi s’effectue généralement à l’aide d’un indicateur exprimé sous la forme d’un pourcentage. Voici comment le calculer :
Taux d’utilisation (%) = (Heures de travail réelles / Heures disponibles) × 100
Le suivi de l’utilisation des ressources projet vous aide à déterminer :
- si certaines ressources sont surchargées et d’autres sous-exploitées
- si vous maximisez les heures facturables, surtout dans les projets réalisés pour vos clients
- si certains outils ou espaces physiques sont sous-utilisés
7. Capacity planning
Vos portefeuilles de projets, vos initiatives de développement de produit ou encore vos opérations quotidiennes génèrent de nombreuses demandes. Le capacity planning consiste à évaluer combien de travail vos ressources disponibles peuvent raisonnablement prendre en charge pour y répondre. C’est donc un processus crucial pour la gestion des ressources projet.
Au moment de planifier la capacité de votre entreprise, tenez compte des critères suivants :
- les horaires de travail et la disponibilité
- les compétences et les spécialisations
- la charge de travail et la complexité des tâches
Vous devez chercher à aligner les ressources disponibles sur les demandes de projet. Si vous repérez des lacunes, vous devrez revoir la hiérarchisation du travail, recourir à un soutien externe ou reporter certaines initiatives.
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8. Plan de charge des ressources
Le plan de charge quantifie le travail affecté à chaque ressource sur une période donnée. Il s’agit d’un indicateur clé qui renseigne sur la répartition de l’effort. Exprimé en heures ou en pourcentage, il vous aide à déterminer si vous exploitez pleinement vos ressources.
Imaginons qu’une ressource travaille 40 heures par semaine. Si vous lui affectez 40 heures de travail planifié, vous l’exploitez à son plein potentiel. Si, au contraire, vous lui affectez 50 heures, elle est surchargée.
Pour visualiser ces données, on utilise généralement des histogrammes ou des diagrammes. Voici la formule qui permet de les calculer.
Charge de travail = Heures planifiées / Heures disponibles
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9. Nivellement des ressources
Si votre plan de charge révèle une ou plusieurs ressources surchargées, vous devez répartir la charge de travail plus équitablement. Une technique de gestion des ressources projet comme le nivellement est faite pour ça.
Le nivellement des ressources implique d’ajuster le calendrier des tâches d’un projet pour résoudre les problèmes de surallocation. Et ce, sans dépasser les limites relatives à la disponibilité des ressources. Il peut impliquer :
- de retarder les tâches qui ne sont pas situées sur le chemin critique du projet
- de prolonger légèrement le délai global du projet afin de réduire la pression découlant de la charge de travail
- de revoir l’affectation des tâches entre les membres de l’équipe en fonction de leur capacité
Le nivellement se traduit par une répartition de la charge de travail plus réaliste et plus durable. Il peut toutefois affecter la durée totale du projet. C’est pourquoi vous devez évaluer attentivement les conséquences de cette technique avant de l’appliquer.
10. Lissage des ressources
Le lissage des ressources vise lui aussi à optimiser l’utilisation des ressources. Mais cette fois, il permet d’y parvenir sans décaler la date de fin de projet. Ainsi, l’ajustement porte uniquement sur les tâches qui prévoient de la marge. Par ailleurs, les activités situées sur le chemin critique ne changent pas.
Cette technique s’utilise généralement lorsque :
- vous souhaitez mieux exploiter les temps morts
- vous avez besoin d’équilibrer la charge de travail sans modifier les délais de livraison
- vous cherchez à améliorer le moral de l’équipe en éliminant les variations brusques de la charge de travail
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Aspect
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Plan de charge des ressources
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Nivellement des ressources
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Lissage des ressources
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|---|---|---|---|
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Objectif |
Maximiser l’utilisation de la capacité en ressources disponible |
Équilibrer les charges de travail et résoudre les problèmes de surallocation |
Optimiser l’utilisation des ressources sans compromettre les délais |
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Principales contraintes |
Heures disponibles de chaque ressource |
Disponibilité limitée des ressources |
Date butoir du projet |
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Cas d’utilisation |
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Ressources contraintes et délais souples |
Calendriers fixes qui prévoient de la marge |
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Inconvénients |
Risque de surallocation en cas de gestion inattentive |
Risque de prolongation de la durée globale du projet |
Efficace uniquement en présence d’une marge suffisante ; risque de ne pas résoudre tous les conflits |
Meilleurs outils de gestion des ressources projet
Nous avons passé en revue les principaux processus et techniques utilisés en gestion des ressources projet. Au passage, vous avez sûrement compris que les feuilles de calcul Excel ou Google Sheets sont dépassées.
Une gestion efficace des ressources exige un contrôle, une flexibilité et une visibilité en temps réel. Pour en bénéficier, votre société a besoin d’un ensemble d’outils intégrés. Un logiciel PPM comme Triskell permet de planifier votre stratégie globale et de gérer vos portefeuilles de projets et produits. Mais il dispose également d’un large éventail de fonctionnalités pour planifier, programmer et suivre efficacement vos ressources.
Voyons à présent les fonctionnalités essentielles à votre entreprise pour gérer efficacement ses ressources projet.
1. Simulations basées sur des scénarios
Les simulations basées sur des scénarios proposent de modéliser les conséquences potentielles de situations hypothétiques sur les ressources, calendriers et coûts de vos projets. Coupes budgétaires, absences imprévues, pénuries de rôles clés, nouvelles demandes de projet qui se disputent les mêmes ressources…
Cet outil d’analyse vous permet d’imaginer et de comparer différents scénarios pour :
- analyser les risques de façon proactive
- évaluer des alternatives stratégiques
- élaborer des plans de contingence
- prendre des décisions éclairées en matière d’allocation des ressources et de hiérarchisation des projets
2. Diagrammes de Gantt
Le diagramme de Gantt compte parmi les outils les plus utilisés en gestion de projet. Son utilité ne fait aucun doute pour la gestion des ressources projet. Il propose de visualiser clairement le calendrier des tâches, dépendances et jalons, de même que la durée globale d’un projet. Vos chefs de projet peuvent ainsi :
- coordonner les affectations des ressources selon la durée et les dépendances des tâches
- éviter les conflits de planification
- aligner les livrables des projets sur la capacité en ressources disponible
Un diagramme de Gantt facilite l’identification des ressources affectées à des tâches qui se chevauchent. Vous pouvez alors revoir efficacement la répartition de la charge de travail. Il vous aide par ailleurs à fixer des délais réalistes et à suivre la progression des jalons de vos projets.
3. Tableaux Kanban
Un tableau Kanban permet de suivre en un coup d’œil la charge de travail des équipes et de leurs membres. Bien qu’il ne soit pas conçu spécifiquement pour l’allocation des ressources, il présente un intérêt indéniable à cet égard.
Son design intuitif représente les tâches sous la forme de cartes à déplacer d’une colonne à une autre. Au fil de leur progression, elles passent par exemple de la colonne « À faire » à « En cours » puis à « Terminée ». Un tableau Kanban vous donne ainsi les moyens de :
- réaffecter des tâches lorsqu’une ressource est surchargée
- rationaliser les workflows de vos projets
- réduire la surcharge de tâches en cours
- promouvoir un rythme de livraison soutenable
4. Tableaux Scrum
À l’origine, le tableau Scrum était conçu pour gérer des projets agiles aux sprints courts et itératifs. En matière de gestion des ressources projet, il propose une cadence prévisible pour planifier et suivre l’utilisation des ressources. Avec cet outil, vous pouvez :
- estimer le nombre de ressources nécessaires à chaque sprint en examinant les données des sprints de projets antérieurs similaires
- éviter les problèmes de surallocation des tâches
- vous adapter rapidement aux changements
- créer de la valeur en continu sans accabler vos équipes
5. Feuilles de temps
Chronophages, les feuilles de temps ont mauvaise presse. Elles font pourtant partie des outils les plus pertinents pour comprendre l’utilisation réelle des ressources.
Le principe est simple : chaque membre de l’équipe saisit le temps réellement consacré aux tâches du projet. Ces données vous servent ensuite à :
- calculer le taux d’utilisation des ressources et repérer les problèmes de surallocation
- suivre les coûts réels du projet et les comparer aux coûts planifiés
- estimer avec davantage de précision les ressources nécessaires aux initiatives à venir
- améliorer les processus de facturation pour les ressources en sous-traitance
6. Tableaux de bord
Les tableaux de bord personnalisés facilitent le suivi des KPI et autres indicateurs propres à vos ressources. Taux d’utilisation, comparaison entre la capacité et la demande ou entre les coûts réels et planifiés, statut des tâches… De quoi grandement simplifier la gestion des ressources projet !
À l’échelle d’un projet, ils vous aident à détecter les problèmes en amont (équipes sous-exploitées, membres surchargés…). Au niveau d’un portefeuille ou d’un département, ils facilitent votre planification stratégique grâce au suivi des performances.
7. Base de données des ressources
Pour finir, nous vous recommandons de mettre en place un référentiel centralisé des ressources humaines de votre organisation. Pour chacune, indiquez le rôle, les compétences, la disponibilité, les certifications et les projets passés.
Cette base de données, combinée à une matrice de compétences, vous permettra :
- d’améliorer la prise de décision en matière d’affectation des ressources
- d’identifier les lacunes en termes de ressources et les besoins de formation
- de planifier les recrutements à venir en toute confiance
C’est un outil de gestion des ressources incontournable au niveau du projet et à l’échelle du portefeuille. Il vous garantit de confier chaque projet aux professionnels réellement qualifiés.
Défis de la gestion des ressources projet et stratégies pour les surmonter
La plupart des chefs de projet le reconnaissent : la gestion des ressources projet compte parmi les aspects les plus complexes de leur métier. En effet, une allocation et une utilisation inefficaces des ressources peuvent directement mettre en péril les performances de vos projets. Délais non tenus, dépassements budgétaires, équipes frustrées…
Tout au long de cet article, nous vous avons présenté les principaux outils et techniques de gestion des ressources projet. Ces mêmes outils vous aideront à relever avec brio les défis les plus courants.
1. Manque de visibilité et de communication
Le suivi des ressources se complexifie au fur et à mesure que le nombre de projets augmente. Il devient difficile de savoir qui travaille sur quelles tâches, mais aussi d’identifier les disponibilités et compétences des ressources. Sans une vue centralisée du statut des projets et de l’utilisation des ressources, vous vous exposez à :
- une allocation inefficace des ressources
- des charges de travail trop importantes pour certains membres de vos équipes et trop faibles pour d’autres
- des conflits fréquents du fait des contraintes de ressources et de la frustration de vos équipes
Ajoutez à ce cocktail explosif une mauvaise communication et tous les ingrédients seront réunis pour faire échouer votre projet.
Comment surmonter ce défi
- Centralisez dans un référentiel toutes les données sur vos ressources (disponibilités, rôles et compétences). Et ce, pour tous les membres de vos équipes et secteurs opérationnels.
- Adoptez un outil PPM pour bénéficier d’une visibilité en temps réel sur l’utilisation et la disponibilité des ressources.
- Instaurez des canaux et protocoles de communication clairs pour gérer les demandes et les affectations de ressources.
2. Estimations et prévisions inexactes des ressources
En gestion de projet, il arrive fréquemment de sous-estimer les efforts et le nombre de ressources nécessaires. Si cette sous-estimation pose problème, une surestimation est tout aussi dangereuse. Elle risque de vous faire perdre un temps excessif en réunions et tâches administratives non productives.
À la hausse comme à la baisse, les estimations inexactes peuvent avoir des conséquences désastreuses. Délais irréalistes, budgets insuffisants, manque de personnel, épuisement professionnel…
Comment surmonter ce défi
- Réalisez vos estimations en vous appuyant sur des données historiques relatives à des projets similaires. Employez des techniques éprouvées, comme l’estimation ascendante.
- Faites des suppositions réalistes quant à la disponibilité (par exemple, une capacité de 75–80 % consacrée aux tâches d’un projet).
- Effectuez des simulations basées sur des scénarios afin d’anticiper différentes situations d’allocation des ressources dans vos projets.
- Prévoyez des marges pour absorber les imprévus à la fois dans vos calendriers et dans vos budgets.
3. Mauvaise allocation des ressources et inadéquation des compétences
Il arrive de confier une tâche à une ressource qui ne dispose pas de l’expérience ou des compétences requises. Une telle décision s’explique par :
- l’absence de base de données centralisée des compétences
- l’accent mis sur la disponibilité plutôt que sur les capacités réelles
Ce problème courant n’a rien d’anodin. Il risque de provoquer des pertes d’efficacité, des retards, des erreurs et la création de livrables de moindre qualité.
Comment surmonter ce défi
- Tenez un inventaire à jour des compétences de toutes vos ressources.
- Définissez clairement les rôles et responsabilités pour chaque tâche.
- Instaurez et appliquez des critères d’affectation des ressources qui accordent le même poids à la disponibilité qu’aux compétences.
- Investissez dans la formation continue afin de combler les lacunes en termes de compétences.
4. Surcharge et sous-exploitation des ressources
Une mauvaise planification des ressources se traduit souvent par des charges de travail déséquilibrées. Certaines équipes sont surchargées, d’autres sous-utilisées.
Bien sûr, vos ressources ne peuvent pas fonctionner en permanence à 100 % de leur capacité. Un tel rythme serait aussi irréaliste qu’intenable. Voici toutefois quelques bonnes pratiques pour prévenir l’épuisement professionnel, le désengagement et la perte d’efficacité chez vos ressources.
Comment surmonter ce défi
- Planifiez la capacité tous les 3 à 6 mois.
- Employez des techniques de nivellement et de lissage des ressources pour ajuster les affectations.
- Effectuez un suivi continu des taux d’utilisation.
- Favorisez une culture dans laquelle vos équipes se sentent à l’aise pour parler de leur charge de travail.
5. Priorités en concurrence et conflits relatifs aux ressources
Lorsque vous gérez de multiples projets de front, il arrive couramment que différentes équipes se disputent les mêmes ressources. À la clé, une allocation des ressources inefficace, des accrochages entre chefs de projet et des initiatives cruciales retardées. Un cadre formel de hiérarchisation des projets s’impose alors.
Comment surmonter ce défi
- Instaurez un cadre de hiérarchisation limpide validé par les dirigeants de votre société.
- Améliorez la visibilité transversale sur les projets grâce à un logiciel PPM pour comprendre la demande totale en ressources.
- Évaluez les conséquences potentielles de différentes décisions de hiérarchisation grâce à la planification de scénario.
6. Évolution des exigences et dérive des objectifs
Les changements de périmètre, d’exigences ou de priorités d’un projet ne sont pas rares. Pourtant, ils perturbent souvent les plans de ressources, rendant alors les allocations et les calendriers initiaux obsolètes.
Comment surmonter ce défi
- Instaurez un processus formel de conduite du changement. Évaluez les conséquences de chaque changement sur les ressources, les calendriers et les budgets avant approbation.
- Adoptez une approche de gestion des ressources Lean. Vous pourrez ainsi revoir facilement l’allocation des ressources au fil de l’évolution du projet.
- Communiquez clairement l’impact des changements approuvés à l’ensemble des parties prenantes concernées.
Points à retenir sur la gestion des ressources projet
Si vous ne devez retenir qu’une chose de ce guide, retenez celle-ci. Une bonne gestion des ressources projet fait la différence entre des livraisons laborieuses et des livraisons en plein dans le mille. Les processus et outils adéquats, associés à une culture de transparence et de planification, peuvent en faire un réel avantage concurrentiel.
Ce n’est pas qu’une affaire de gestion d’équipe ou de suivi du temps. Vous devez anticiper les besoins, aligner les priorités et élaborer un système qui soutient à la fois vos équipes et les objectifs globaux. En d’autres termes, une gestion efficace des ressources s’émancipe du simple cadre de la gestion de projet. Elle devient un moteur de croissance, d’efficacité et de réussite pour votre entreprise.
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Questions fréquentes sur la gestion des ressources projet
Comment Triskell facilite-t-il la gestion des ressources projet dans les environnements hybrides ?
Le logiciel Triskell vous permet d’employer des cadres de gestion de projet hybride. Il propose sur une même plateforme des fonctionnalités adaptées aussi bien aux méthodologies agiles qu’aux approches traditionnelles comme Waterfall.
Tableaux Kanban et Scrum, diagrammes de Gantt… Ces différents outils fluidifient la collaboration et la gestion des ressources projet, quel que soit le cadre utilisé.
Comment le logiciel Triskell gère-t-il les conflits relatifs aux ressources et les goulots d’étranglement ?
Triskell offre une visibilité en temps réel sur l’allocation des ressources. Par conséquent, vos responsables peuvent identifier et résoudre rapidement les conflits et les goulots d’étranglement.
Il propose par ailleurs des fonctionnalités de planification avancées et un référentiel centralisé des informations sur les ressources. Ainsi, Triskell facilite la réallocation des ressources et les ajustements du calendrier lorsque nécessaire. De quoi gérer les confits de façon proactive !
En dehors de la gestion des ressources projet, à quels cas d’utilisation se prête Triskell ?
Triskell va bien au-delà de la gestion des ressources projet. Il se prête également à :
- la planification stratégique
- la gestion des demandes
- la gestion financière de vos projets
- la gestion de portefeuilles informatiques
- le développement de nouveaux produits
- la gestion de la transformation de votre organisation
Le tout, sur une plateforme PPM modulable, conçue pour offrir visibilité et contrôle à l’échelle d’une grande société.
