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15 ejemplos de optimización de procesos con una solución PPM

¿Estás buscando potenciar la eficiencia de tus procesos empresariales? La optimización de procesos es un pilar fundamental para cualquier organización que aspire a alcanzar sus metas de manera eficaz y rentable. En este sentido, los software de Gestión de Proyectos y Portafolios (PPM) emergen como aliados indispensables.

Pero, ¿qué es realmente un software PPM y cómo puede revolucionar la forma en que tu empresa gestiona sus proyectos? En este post, exploraremos en detalle 15 ejemplos concretos de cómo una solución PPM puede transformar y optimizar tus procesos de negocio.

¿Qué es un software PPM? Alcance y funcionalidades clave

Un software PPM es una solución que permite a las organizaciones gestionar sus carteras de proyectos y productos de manera eficiente. Sirve como un repositorio central desde el que puedes planificar, ejecutar, monitorizar y gestionar proyectos, programas y portfolios y alinearlos con los objetivos estratégicos.

Cada vez más organizaciones se están aprovechando de los beneficios que aportan este tipo de soluciones, entre los cuales se incluyen:

Mejor toma de decisiones: obtienes visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de los proyectos, los riesgos, y el uso de los recursos. Esto te permitirá tomar decisiones informadas basadas en datos.
Mayor ratio de éxito de los proyectos: podrás identificar y abordar de manera proactiva posibles riesgos, y asegurar que los proyectos sigan su curso, cumplan con los plazos establecidos, y entreguen los resultados esperados.
Reducir costes y mejorar la eficiencia: elimina gastos innecesarios, optimiza la asignación de recursos, y simplifica procesos para así ahorrar tiempo y dinero.
Mejor colaboración y comunicación. Pone las bases para romper los silos y fomentar una colaboración fluida entre equipos, stakeholders y socios externos.

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Funcionalidades clave de una herramienta PPM

Con un software PPM, tomarás el control total de todos los proyectos de tu organización gracias a la suite de funcionalidades que incluye:

Planificación de proyectos: crea planes de proyecto, define tareas, y establece dependencias para que los proyectos se ejecuten dentro del presupuestos y plazos acordados.
Gestión de recursos y planificación de la capacidad: planifica la asignación de recursos en función de la demanda entrante, haz seguimiento del uso que se hace de ellos, e identifica conflictos y cuellos de botella.
Gestión Financiera: haz seguimiento de los costes de los proyectos, los presupuestos y su rentabilidad para tomar decisiones financieras informadas.
Planificación estratégica: prioriza los proyectos y programas de tu organización en función de la estrategia, monitoriza el rendimiento de las carteras de proyectos, y planifica la capacidad a medio y largo plazo.
Informes y análisis: genera informes para los ejecutivos y otros stakeholders sobre el rendimiento de las carteras de proyectos, identifica tendencias y toma decisiones basadas en datos.
Personalización: algunas herramientas PPM son tan flexibles que podrás adaptarlas a las necesidades cambiantes y a los procesos específicos de tu organización.
Integración con otras herramientas: podrás integrar la solución con los sistemas ERP, CRM o de Gestión de Proyectos que ya estéis usando en tu organización.

Cómo las herramientas PPM pueden ayudar a optimizar los procesos de negocio

En el frenético panorama empresarial actual, las organizaciones buscan constantemente formas de trabajar de forma más inteligente, no más ardua. Optimizar las operaciones y alcanzar los objetivos estratégicos son las principales prioridades, y la optimización de procesos se ha convertido en un arma clave en esta batalla.

Y es aquí donde una plataforma PPM se convierte en tu principal aliado. Estas herramientas van mucho más allá que otras soluciones de las que hayas podido oír hablar para la Gestión de Proyectos. Y es que proporcionan un punto central para gestionar todas las carteras de proyectos, desde la primera chispa de una idea hasta su finalización con éxito.

Son herramientas que, en definitiva, están diseñadas para optimizar todos los procesos de Gestión y Gobernanza de tu organización. Desde los detalles más minuciosos de los proyectos, hasta la estrategia global de todas las carteras de proyectos y portfolios de la empresa, todo lo puedes tener al alcance de tu mano en una única plataforma.

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15 ejemplos de optimización de procesos con una solución PPM

Dicho lo cual, vamos al meollo de la cuestión y a desentrañar todos los procesos de negocio que podrás optimizar con un software para la Gestión del Portfolio de Proyectos. Son los siguientes:

1. Alineación con la estrategia

El primer proceso que puedes optimizar con una herramienta de este tipo es la alineación de los portfolios de proyectos con los objetivos estratégicos generales. Y es que seguramente habrás presenciado como en tu organización se priorizan proyectos en función de objetivos individuales o por necesidades departamentales, dejando a un lado la misión y la visión del negocio. O que iniciativas que si tienen una prioridad estratégica no salen adelante porque no se dispone de suficientes recursos o de presupuesto.

Un software PPM ayuda a cerrar esta brecha entre planificación estratégica y ejecución al:

Facilitar la definición de objetivos estratégicos.
Permitir la selección y priorización de proyectos en función de cómo de alineados estén con la estrategia general.
Proporcionar herramientas visuales para visualizar y rastrear el cumplimiento de los objetivos generales.

2. Onboarding de proyectos

Los procesos de solicitud y registro de un nuevo proyecto son un auténtico quebradero de cabeza. Y lo son no solo porque llevan consigo muchas tareas manuales como la creación de la solicitud de proyecto, asignar equipos o recursos, sino que muchos de estos procesos se llevan a cabo en herramientas desconectadas, lo que puede provocar:

Retrasos en los proyectos.
Conflictos en la asignación de recursos.
Falta de claridad a la hora de determinar la prioridad o los objetivos del proyecto.

Con una plataforma PPM podrás agilizar este proceso ya que:

Permite automatizar tareas como la creación de proyectos, la designación de equipos o la asignación de recursos.
Podrás centralizar y estandarizar los procedimientos de solicitud de demanda y proyectos de tu organización, y así lograr consistencia y eficiencia.
Facilita el establecimiento de prioridades y objetivos claros para cada proyecto desde el principio.

3. Planificación de proyectos, programas y portfolios

Al igual que en el proceso anterior, si no dispones de una plataforma PPM centralizada, planificar los proyectos, programas y portfolios de tu negocio será un proceso fragmentado y desconectado. ¿La consecuencia? Retrasos en los plazos, conflictos de recursos, o falta de alineación entre los proyectos y los objetivos estratégicos generales son sólo algunas de ellas.

¿Cómo una solución PPM ayuda a optimizar este proceso?

Permitiendo la creación de calendarios y hojas de ruta que tengan en cuenta todos los niveles de cada cartera de proyectos del negocio.
Agilizando la asignación de recursos a través de múltiples proyectos y garantizar así que se hace un uso eficiente de los mismos.
Facilitando la colaboración entre PMO, equipos de proyectos, departamentos y resto de stakeholders implicados en la gestión de las carteras de tu organización.

4. Priorización de proyectos

Si no dispones de un proceso estructurado con el que priorizar los proyectos e iniciativas de la organización, tendrás dificultades para seleccionar los proyectos que se alinean con los objetivos generales y ofrezcan un mayor ROI.

En cambio, un software PPM facilita la priorización de proyectos en función de los datos mediante:

El establecimiento de criterios claros de priorización alineados con los objetivos estratégicos, la viabilidad financiera, la disponibilidad de recursos, o la evaluación de riesgos.
La utilización de modelos de puntuación y matrices de priorización que te ayudan a evaluar objetivamente los proyectos en función de los criterios definidos.
La identificación con antelación de posibles conflictos a la hora de priorizar unas iniciativas sobre otras.

5. Gestión de Recursos y Planificación de la Capacidad

La Gestión de Recursos es un proceso esencial para el correcto desempeño de las carteras de proyectos y productos de cualquier negocio. Y es que, si no se disponen de procesos eficientes para planificar y asignar los recursos, esto puede resultar en:

Retrasos en los proyectos.
Sobrecostes.
Disminución de la productividad de los equipos.
Conflictos de recursos.
Incumplimiento de plazos.
Etc.

Un software PPM te ayuda a optimizar todos tus procesos de Gestión de Recursos y de Planificación de la Capacidad al:

Proporcionar visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de los recursos.
Permitirte adecuar las competencias y la experiencia de los recursos en función de los requisitos de cada proyecto.
Predecir las necesidades futuras de recursos en función de la demanda entrante.

6. Monitorización de las carteras de proyectos

Monitorizar proactivamente los portfolios de proyectos y productos es esencial. Esto ayuda a evitar la sobreasignación de recursos, la pérdida de oportunidades y garantizar que los proyectos estén siempre alineados con los objetivos.

¿Y cómo te ayuda un software PPM a optimizar este proceso? De muy diversas maneras:

Puedes establecer en la propia herramienta los KPIs y métricas que usáis en tu organización para monitorizar el rendimiento de vuestras carteras.
Generando informes que muestren información sobre la salud general de cada cartera de proyectos, el uso de los recursos, la gestión presupuestaria, la alineación con la estrategia, etc.
Disponen de un sistema de alertas y notificaciones con los que identificar proactivamente problemas potenciales, desviaciones de los objetivos, o riesgos emergentes.

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7. Gestión Financiera y Presupuestaria

Sin unos procesos eficientes de Gestión Financiera y Presupuestaria, tus proyectos corren el riesgo de incurrir en sobrecostes, incertidumbre financiera, y afectar por tanto al alcance y los objetivos de los proyectos.

No todas las herramientas PPM disponen, sin embargo, de funcionalidades con las que planificar, gestionar y monitorizar las finanzas de los proyectos. Pero sí que hay un grupo reducido de ellas que te permitirán:

Gestionar el CAPEX y el OPEX de todas tus iniciativas mediante el seguimiento presupuestario, la asignación de fondos y la previsión de costes.
Alinear tus procesos de gestión financiera y presupuestaria de los proyectos con los objetivos estratégicos del negocio.
Obtener visibilidad en tiempo real para así identificar posibles sobrecostes y prever la rentabilidad de los proyectos.

8. Estandarización de procesos de Gestión de Proyectos

Sin unas prácticas de Gestión de Proyectos consolidadas en toda la organización puede generar ineficiencias, repetición de tareas, cuellos de botella o incumplimientos de las normas del sector.

Una solución PPM facilita la estandarización de los procesos de Gestión y Gobernanza al:

Trasladar a la propia herramienta los procesos de Gestión de Proyectos que ya uséis en tu organización, ya sean Agile, Waterfall, PMI, PMBOK, Lean, ITIL Phase-Gate, SAFe, etc.
Definir workflows y plantillas de gestión de proyectos para asegurar que los proyectos se ejecutan siguiendo los procedimientos y normas establecidos.
Habilitar una Gestión hibrida de los proyectos, permitiendo combinar diferentes metodologías de gestión en función de los objetivos y necesidades del proyecto.

9. Gestión del cambio

La gestión del cambio, muchas veces infravalorado, es otro proceso fundamental. Y es que, sin una Gestión del cambio eficiente, tu organización correrá el riesgo de sufrir retrasos en los proyectos, variaciones en el su alcance, un menor ratio de éxito y, lo peor de todo, clientes y stakeholders insatisfechos.

Un software PPM con funcionalidades avanzadas de Simulación de Escenarios te permite simular el impacto de los cambios que se soliciten en tus carteras de proyectos. Gracias a la simulación de escenarios podrás:

Analizar la viabilidad de los cambios propuestos.
Identificar riesgos potenciales y mitigarlos de manera proactiva.
Comparar diferentes escenarios y seleccionar aquél que mejor se adecúe a las prioridades de cada cartera de proyectos y a los objetivos estratégicos.

10. Gestión de Riesgos

Al igual que con la gestión del cambio, la gestión de riesgos puede perjudicar seriamente el desempeño de tu organización originando:

Retrasos en los proyectos.
Costes inesperados.
Recortes en los recursos.
Una mayor probabilidad de que los proyectos fracasen.

Un software PPM te ayudará a definir un framework estructurado para la Gestión de Riesgos con el que podrás:

Emplear técnicas de identificación de riesgos para identificar de forma proactiva los riesgos potenciales que puedan afectar a los objetivos, los plazos o los presupuestos de los proyectos.
Evaluar la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo identificado para priorizar los esfuerzos de mitigación de riesgos.
Crear y aplicar estrategias de mitigación de riesgos para reducir la probabilidad o el impacto de los riesgos identificados.
Supervisar y hacer un seguimiento del estado de los riesgos identificados, actualizar los planes de mitigación cuando sea necesario e informar sobre los avances en la gestión de riesgos.

11. Gestión de la calidad

Atrás han quedado los tiempos en el que los únicos factores de éxito en la gestión de proyectos eran entregarlos en los plazos y presupuestos acordados. Hoy, entregar proyectos de alta calidad es esencial para la satisfacción del cliente, la reputación de la marca, y para obtener ventaja competitiva.

Un software PPM te ayudará a depurar la Gestión de la calidad de tus iniciativas al permitir:

Definir estándares y expectativas de calidad claros para los entregables de cada proyecto.
Integrar las actividades de control de calidad en los flujos de trabajo de tu organización.
Monitorizar indicadores de calidad para identificar áreas de mejora y aplicar medidas correctoras.

12. Colaboración y comunicación

Para que la gestión del portfolio de proyectos tenga el desempeño esperado, se debe fomentar un entorno colaborativo y comunicativo entre equipos de proyecto, departamentos y stakeholders.

Un software PPM hará que este entorno colaborativo sea posible al:

Proporcionar una plataforma centralizada desde la que compartir información, discutir tareas, y estar actualizado sobre el progreso de los proyectos.
Facilitar la comunicación en tiempo real para tener a todos informados y alineados.
Proporcionar un entorno seguro desde el que gestionar el intercambio de archivos y garantizar así un fácil acceso a la documentación relacionada con cada proyecto.

13. Gestión de Cumplimiento de la normativa

Abordar con éxito las complejidades alrededor de las normativas es uno de los procesos que más tiempo lleva. Pero es indispensable para evitar que la organización incurra en incumplimientos de la normativa, problemas legales, daños reputacionales o interrupciones en los proyectos.

Una herramienta PPM puede ayudarte a gestionar el cumplimiento de la normativa ya que:

unciona como un repositorio centralizado donde almacenar toda la información relacionada con los requisitos de cumplimiento (normativas, las directrices del sector, políticas internas, etc.).
Podrás vincular los requisitos de cumplimiento a proyectos, tareas o entregables específicos de cada proyecto, programa o portfolio.

14. Mejora continua

Disponer de procesos de mejora continua es esencial para evitar que tu organización corra el riesgo de estancarse, perder oportunidades, tener procesos ineficientes y, en definitiva, perder competitividad.

Y, con la ayuda de una solución PPM, te permitirá optimizar tus procesos existentes de mejora continua de muy diversas maneras:

Documentar las lecciones aprendidas, errores y buenas prácticas de los proyectos ya completadas para mejorar de cara a proyectos futuros e impulsar iniciativas para mejorar los procesos.
Monitorizar y analizar las métricas de rendimiento para identificar áreas de mejora en cada uno tus procesos de gestión PPM.
Te ayudará fomentar una cultura organizativa basada en el aprendizaje continuo y el intercambio de conocimientos, promoviendo así la mejora continua y la innovación.

15. Planificación del tiempo

Y, por último, pero no por ello menos importante, hay que destacar la gestión del tiempo. Es un proceso crítico para la gestión de los proyectos, ya que si se descuida dará lugar a retrasos en los proyectos, conflictos de recursos y a un menor ratio de éxito de estos.

Con un software PPM, la planificación del tiempo ya no será un problema, ya que permite:

Desarrollar calendarios exhaustivos de tus proyectos, programas o portfolios en los que se desglosen todas las tareas, las dependencias, y cómo se asignan los recursos en cada una de ellas.
Identificar retrasos potenciales o cuellos de botella en una fase temprana y adoptar así medidas correctivas que garanticen que los proyectos siguen su curso.
Sacar el máximo partido de los diagramas de Gantt y otras herramientas visuales para ver con claridad el calendario de los proyectos, las dependencias y los hitos clave.

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El panorama empresarial actual exige agilidad. Los silos y los procesos tradicionales fragmentados no tienen cabida, ya que dificultan que las empresas puedan mantener el ritmo y dificultar la alineación estratégica y la eficiencia operativa.

Todos los procesos aquí analizados dejan claro lo vital que es para las medianas y grandes empresas disponer de un software PPM. Esto no solo se debe a la visión holística que proporciona sobre las carteras de proyectos, sino también a cómo facilita la toma de decisiones y la mejora continua.

Ahora, debes dar el siguiente paso y pasar a la acción. Descubre cómo Triskell Software puede ayudar a tu organización a alinear estrategia y ejecución, a optimizar la gestión de recursos, y a asegurar una entrega de proyectos y productos enfocada en el valor empresarial.

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