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10 tendencias en la gestión de proyectos a tener en cuenta por las PMO en 2024

En el siempre dinámico mundo de la gestión de proyectos, la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) desempeña un papel fundamental. Para que las empresas reconozcan el valor que aportan al éxito global del negocio, es crucial estar al tanto de las tendencias que moldearán el futuro de las PMO.

En este artículo, exploraremos diez tendencias que no solo reflejarán la evolución de la PMO, sino que también la posicionarán como un activo estratégico clave para las organizaciones.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

  1. La PMO como activo estratégico.
  2. Foco en productos en vez de proyectos.
  3. Liderando la transformación del negocio.
  4. Vincular las métricas de proyectos y productos a los objetivos estratégicos.
  5. El poder de la IA y la automatización.
  6. Ir más allá de la asignación de recursos.
  7. Obtener una visión holística de todos los procesos de gestión.
  8. Personalización de datos e informes.
  9. Abraza la Gestión Agile e Híbrida de los Portfolios.
  10. Adopta soluciones PPM para agilizar todos los procesos de la PMO.

1. La PMO como activo estratégico, la principal tendencia en Gestión de Proyectos para 2024

La PMO ya no puede ser únicamente un ente regulador de los proyectos y programas, sino que debe transformarse en un activo empresarial fundamental de la empresa.

Históricamente, la Oficina de Gestión de Proyectos ha tenido como cometido principal servir como órgano de control y gestión de los proyectos, asegurando la alineación con los estándares y las mejores prácticas vigentes en las organizaciones. Sin embargo, la evolución del entorno empresarial, unida a la creciente complejidad de los proyectos y productos obligan a una redefinición de los objetivos de la PMO, siendo ahora una pieza clave en la en la formulación y ejecución de la estrategia empresarial.

Este cambio de paradigma trae consigo varias implicaciones:

  • La PMO debe colaborar de manera más estrecha con los líderes empresariales para asegurar la alineación de proyectos y productos con los objetivos estratégicos. No sólo debe seguir las directrices estratégicas, sino que debe participar activamente en su definición.
  • La PMO debe asumir un papel proactivo en la identificación de oportunidades y amenazas estratégicas. Debe convertirse en un observador atento del entorno empresarial, anticipando cambios y adaptando la cartera de proyectos y productos en consecuencia.
  • Cada vez más organizaciones evalúan el desempeño de la PMO no tanto por su eficiencia operativa, sino más por su contribución tangible a los resultados estratégicos. Esto implica que debes implementar métricas y KPIs con los que puedas vincular el valor entregado en cada proyecto, programa o portfolio con la misión y visión del negocio.

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2. Foco en productos en vez de proyectos

Muchas organizaciones están cambiando su forma de enfocar la entrega de valor, pasando de los proyectos a los productos. Esta evolución no solo representa una respuesta a las demandas cambiantes de los mercados, sino que implica un cambio de paradigma respecto a cómo se planifican, ejecutan y evalúan las iniciativas.

Ahora, las PMO deben concebir los proyectos no como entidades aisladas con un principio y un fin, sino como iniciativas que evolucionan constantemente. Este cambio no solo refleja una comprensión más profunda de la realidad empresarial moderna, sino que también reconoce la necesidad de ofrecer soluciones flexibles y adaptativas en un entorno caracterizado por la rápida evolución de las expectativas del cliente y la competencia.

Las PMO deben concebir los proyectos como iniciativas que evolucionan constantemente

Y, en este contexto, el papel de la PMO va más allá de la mera supervisión de los proyectos y los procesos de gestión. Al adoptar una perspectiva de ciclo de vida de productos, la PMO debe convertirse en el catalizador del ecosistema productivo de la organización para el desarrollo continuo, la mejora iterativa y la entrega constante de valor a los clientes.

Además, dado que la gestión de productos requiere una mentalidad más ágil y centrada en el cliente, la PMO debe ser uno de los principales impulsores de las metodologías ágiles en todos los niveles de la organización. Las PMO ágiles son más flexibles y tienen mayor capacidad de respuesta a los cambios, permitiendo que la organización ajuste rápidamente su enfoque en función de las necesidades cambiantes del mercado.

3. Liderar la transformación del negocio

Muchas empresas afrontan el 2024 como el año del cambio. Y tu PMO puede jugar un papel determinante en esta nueva dinámica, ya que puede (y debe) posicionarse como líderes activos en el proceso integral de transformación del negocio.

¿Y cómo puede ayudar la PMO en la orquestación de esta transformación? De muy diversas formas:

  • Participando activamente en las iniciativas de transformación, asumiendo la responsabilidad de dirigir y coordinar esfuerzos para alinear la organización con las demandas cambiantes del mercado y las expectativas de los clientes.
  • Identificando oportunidades de mejora y promocionando prácticas innovadoras en toda la empresa para que ésta se mantenga a la vanguardia en un entorno empresarial cada vez más dinámico y competitivo.
  • Colaborando estrechamente con los líderes empresariales, equipos de proyectos y departamentos clave para facilitar la implementación efectiva de las iniciativas de transformación.
  • Fomentando la cultura de la innovación y la mejora continua en toda la organización. Esto implica no solo gestionar el cambio, sino también facilitar la aceptación y adopción de nuevas prácticas en todos los niveles de la organización.

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4. Vincular las métricas de proyectos y productos a los objetivos estratégicos

Tal y como hemos comentado en la primera de las tendencias, las PMO están asumiendo cada vez un rol más estratégico a la hora de planificar y gestionar las carteras de proyectos y productos de las organizaciones. El éxito ya no es cumplir con los plazos y presupuestos acordados, sino de asegurar que cada iniciativa contribuya de manera directa a la misión y visión globales de la organización.

Las métricas deben capturar el valor creado, la satisfacción del cliente y la contribución al crecimiento del negocio

Este cambio implica no solo una consideración más holística y alineada con los objetivos a largo de la empresa, sino también el desarrollo y la implementación de métricas y KPIs específicos que capturen el valor creado, la satisfacción del cliente y la contribución al crecimiento sostenible de la organización.

Supone un cambio de enfoque que, bien implementado, traerá enormes beneficios a tu organización, por ejemplo:

  • Una mejor toma de decisiones.
  • Se creará un entendimiento compartido sobre cómo cada esfuerzo contribuye al éxito general.
  • Mayor flexibilidad a la hora de adaptar las métricas de la PMO a medida que evolucionan los objetivos estratégicos de la organización.

5. El poder de la IA y la automatización

Las nuevas tecnologías como la IA y la automatización están redefiniendo en las que las PMO toman decisiones estratégicas y optimizar sus procesos de gestión. La capacidad de analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real proporciona a las PMO visibilidad total del rendimiento de cada iniciativa, pudiendo así tomar decisiones informadas basadas en datos en lugar de depender únicamente de intuiciones o evaluaciones subjetivas.

Gracias a la IA y sus algoritmos avanzados, podrás predecir tendencias, identificar con antelación problemas y cuellos de botella, además optimizar procesos y flujos de trabajo. La Inteligencia Artificial no solo mejorará la capacidad de la PMO para anticipar y mitigar riesgos, sino que te ayudará a la hora de identificar oportunidades de mejora continua o para una toma de decisiones más ágil y adaptativa.

Escenario What-if en Triskell

Por otro lado, con las herramientas de automatización mejorará vuestra eficiencia operativa. Podréis automatizar aquellas tareas rutinarias y repetitivas para que así los equipos puedan enfocarse en actividades de mayor valor. Además, vuestros procesos de asignación de recursos serán más eficientes, ya que la automatización facilita una distribución más eficiente y oportuna de tareas, asegurando la máxima productividad.

6. Ir más allá de la asignación de recursos

La PMO ya no debe centrarse en articular procesos para una eficiente gestión de los recursos de la organización, sino que debe ir un paso más allá. No sólo debe centrarse en asignar los recursos adecuados a las iniciativas precisas en el momento oportuno, sino que debe adquirir cierta responsabilidad en el desarrollo y mantenimiento de equipos altamente competentes y capaces de adaptarse a las demandas cambiantes del panorama empresarial.

La Planificación de la Capacidad debe ser un faro que guía muchas de las decisiones estratégicas de la PMO

Para ello, es necesario que se implementen procesos para la Planificación de la Capacidad. Éstos permitirán a la PMO anticipar las necesidades futuras de talento y habilidades, y que así la organización esté preparada para enfrentar con éxito desafíos emergentes y capitalizar nuevas oportunidades.

La Planificación de la Capacidad será, por tanto, un faro estratégico de tu PMO, ya que guiará tus decisiones en cuestiones como:

  • La identificación de brechas de habilidades.
  • La asignación de recursos.
  • El desarrollo de estrategias de crecimiento a largo plazo.

Este proceso hará también que la asignación de recursos en la organización sea más ágil. Se podrán adaptar rápidamente los equipos de proyecto en función de la demanda entrante. Esto implica no sólo una asignación eficiente de habilidades, sino también mayor capacidad para identificar y abordar proactivamente las brechas de habilidades emergentes.

7. Obtener una visión holística de todos los procesos de gestión

Los proyectos ya no nos entes aislados, sino que están interconectados. Por ello, una gestión exitosa ya no puede limitarse a proyectos individuales, sino que debe ampliarse al conjunto de proyectos, programas y portfolios de la organización.

La PMO se convierte en el epicentro de esta evolución, coordinando la planificación y ejecución de los proyectos y programas de manera armoniosa, y asegurar así que cada iniciativa contribuye a los objetivos estratégicos generales.

Escenario de análisis financiero

Pero para que las PMO obtengan una visión holística de todos los procesos de Gestión de los Portfolios de Proyectos, deben llevarse a cabo una serie de acciones para conseguirlo:

  • Identificar y gestionar las dependencias entre proyectos y programas para anticipar posibles conflictos y mitigar riesgos de manera proactiva, garantizando así la fluidez en la ejecución y la entrega continua de valor.
  • Establecer prácticas y procedimientos coherentes en todos los niveles de gestión para asegurar una ejecución eficiente y reducir las complejidades que puedan surgir fruto de la diversidad de proyectos y programas.
  • Implementar tecnologías avanzadas de analítica de datos para que las PMO puedan supervisar y analizar en tiempo real el rendimiento de los proyectos, el uso de los recursos y la alineación con los objetivos estratégicos.

8. Personalización de datos e informes

La personalización de datos va más allá de la mera presentación de informes. Implica adaptar la información para satisfacer la diversidad de necesidades dentro de la organización, permitiendo así a los líderes de proyectos, equipos y ejecutivos acceder a datos relevantes para sus funciones específicas.

Los informes deben adaptarse a las responsabilidades e intereses de cada stakeholder

Debes crear informes y cuadros de mando adaptados a las responsabilidades y objetivos de cada stakeholder. Por ejemplo, mientras que los líderes de proyecto necesitan información detallada sobre el progreso, los costes o los riesgos de cada proyecto, los ejecutivos necesitarán cuadros de mando que les proporcionen una visión más global y estratégica de los portfolios de proyectos.

Además, la información debe ser también accesible. La PMO debe cerciorarse de que los informes sean comprensibles, que implica la simplificación de datos complejos y la presentación de informes o de análisis de escenarios de manera visualmente intuitiva.

9. Abraza la Gestión Agile e Híbrida de los Portfolios

No todos los proyectos se pueden gestionar de la misma manera. Ahora la flexibilidad es clave para optimizar la planificación y ejecución de los proyectos o los productos en función de la naturaleza de cada uno de ellos. Por ello, cada vez más PMO están adoptando metodologías ágiles para dar respuesta a este entorno empresarial en constante cambio.

Aquellas PMO que abrazan la agilidad no sólo están adoptando metodologías flexibles y centradas en el valor, sino que también están fomentando una cultura de colaboración y adaptabilidad. Con una PMO ágil no solo mejora la toma de decisiones, sino que también se facilita la identificación proactiva de desafíos y la implementación de ajustes rápidos.

Pero que lo Agile esté de moda no significa que todos los proyectos tengan que gestionarse así. Hay muchos tipos de proyectos que todavía pueden beneficiarse de las metodologías tradicionales. Por ello, las metodologías de gestión híbridas son la mejor estrategia para proporcionar una respuesta más ágil a las cambiantes dinámicas del mercado.

10. Adopta soluciones PPM para agilizar todos los procesos de la PMO

Y, por último, para poner en práctica todas estas tendencias y para impulsar la eficiencia operativa de la Oficina de Gestión de Proyectos, debes implementar un software PPM. Estas plataformas no solo impulsan la eficiencia operativa, sino que también fortalecen la capacidad de la PMO para tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.

Beneficios del software de Gestión del Portfolio de Proyectos:

  • Visibilidad: con una solución PPM obtendrás visibilidad completa y en tiempo real de la cartera completa de proyectos y productos. Esto no solo mejorará la coordinación y la colaboración entre equipos, sino que también facilita la identificación proactiva de posibles problemas y la implementación de estrategias correctivas.
  • Automatización de procesos: podrás optimizar muchas de las tareas rutinarias y repetitivas de la PMO (como la asignación de recursos o la generación de informes), y liberar así tiempo y recursos para dedicarlo a actividades de mayor valor.
  • Estandarización de prácticas: con un software PPM las PMO podrás establecer y hacer cumplir prácticas consistentes en todos los niveles de la organización. Esto no solo mejorará la coherencia en la ejecución de los proyectos, sino que también facilita la medición y la mejora continua de procesos basada en datos reales.
  • Toma de decisiones basada en datos: en relación con el punto anterior, las soluciones PPM no solo proporcionan informes estáticos, sino que también ofrecen capacidades analíticas que permiten a la PMO analizar tendencias, identificar patrones y pronosticar resultados.
  • Flexibilidad: los softwares PPM más vanguardistas del mercado tienen capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización, ya sea en términos de metodologías de gestión o volumen de proyectos a gestionar.
Ejemplo de Project Board en Triskell

Conclusión: pon en marcha estas tendencias en Gestión de proyectos con Triskell

La PMO se está posicionando ahora más que nunca como un motor estratégico para las organizaciones. Al abrazar estas tendencias, las PMO no solo se adaptarán a un entorno empresarial cambiante, sino que también liderarán la innovación y el éxito continuo. Prepararse para estas transformaciones no solo es esencial: es la clave para sobresalir en la gestión de proyectos y el desarrollo de productos en la próxima era empresarial.

Al adoptar soluciones PPM, como las que proporciona Triskell Software, la PMO del futuro no solo gestionará proyectos, sino que dará forma a la estrategia, liderará la transformación y se convertirá en el epicentro de la excelencia empresarial. La implementación de tecnologías avanzadas, la adopción de metodologías Agile e Híbridas, y la personalización de datos e informes son los cimientos sobre los cuales la PMO construirá su camino hacia el éxito sostenible.

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FAQs sobre tendencias en la
Gestión de Proyectos

El aumento de la gestión de proyectos híbrida es una tendencia clave en las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Aquí te explicamos por qué adoptar este enfoque puede ser beneficioso:

  • Mayor Flexibilidad y Adaptabilidad: Los métodos híbridos combinan la estructura de la gestión de proyectos tradicional con la agilidad de las metodologías ágiles, un principio fundamental de las tendencias modernas de Gestión de Proyectos. Esto permite a las PMO ajustar los planes según sea necesario en respuesta a requisitos cambiantes o circunstancias imprevistas.
  • Mejor Capacidad de Respuesta al Cambio: Los métodos tradicionales pueden tener dificultades para adaptarse rápidamente a los cambios. Los enfoques híbridos, con sus ciclos de desarrollo iterativos y su enfoque en la retroalimentación continua, abordan una tendencia creciente en la Gestión de Proyectos al permitir que las PMO reaccionen rápidamente a las modificaciones y aseguren el éxito del proyecto.
  • Mejora en la Gestión de Riesgos: Las metodologías tradicionales ofrecen sólidos procesos de identificación de riesgos al principio. Las prácticas ágiles enfatizan la evaluación continua de riesgos. Un enfoque híbrido aprovecha ambas fortalezas, alineándose con las tendencias de Gestión de Proyectos al permitir que las PMO identifiquen y mitiguen proactivamente los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

  • Mejor Gestión de Recursos: Los métodos tradicionales proporcionan un marco estructurado para la asignación inicial de recursos. Los enfoques ágiles promueven equipos multifuncionales y un enfoque en la capacidad de los miembros del equipo. Los métodos híbridos combinan estos aspectos, permitiendo a las PMO asignar y optimizar efectivamente los recursos a lo largo del proyecto, un aspecto crucial de las tendencias eficientes de Gestión de Proyectos.

Este post enfatiza la creciente importancia de alinear la Gestión de Portafolio de Proyectos (PPM) con la estrategia corporativa general, una tendencia crucial de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Así es cómo las PMO pueden lograr esto:

  • Priorización Estratégica: Enfocarse en seleccionar proyectos que contribuyan directamente a la visión y misión de la organización. Esto se alinea con la tendencia de la PMO de garantizar la alineación del portafolio con los objetivos estratégicos. Analizar cómo cada proyecto se alinea con los objetivos estratégicos antes de agregarlos al portafolio.
  • Transparencia y Comunicación: Asegurar una comunicación clara entre las PMO, los directores de proyectos y los ejecutivos. Informar regularmente sobre el progreso del proyecto y cómo cada proyecto contribuye a los objetivos estratégicos.

  • Gobernanza del Portafolio: Establecer un marco de gobernanza para garantizar la alineación entre la selección de proyectos, la ejecución y los objetivos estratégicos. Este marco debe definir criterios claros para la selección de proyectos, la priorización y la asignación de recursos.

La IA tiene el potencial de revolucionar las PMO de varias maneras:

  • Análítica Predictiva: La IA puede analizar datos históricos para predecir riesgos del proyecto, cuellos de botella de recursos y posibles retrasos. Esto permite a las PMO tomar medidas proactivas para mitigar problemas y garantizar una ejecución de proyectos fluida, alineándose con la tendencia de la Gestión de Proyectos de la toma de decisiones basada en datos.
  • Optimización de Recursos: La IA puede analizar las habilidades de los miembros del equipo, la carga de trabajo y el rendimiento pasado para recomendar una asignación óptima de recursos para los proyectos. Esto puede ayudar a las PMO a crear equipos de alto rendimiento y evitar conflictos de recursos, una tendencia creciente en la Gestión de Proyectos.
  • Generación de Informes e Ideas Automatizadas: La IA puede automatizar la recopilación y análisis de datos, generando informes perspicaces sobre el rendimiento del proyecto y la salud del portafolio. Esto libera a las PMO de tareas manuales y les permite centrarse en la toma de decisiones estratégicas.

Este artículo menciona el concepto del ecosistema de la PMO, un centro central para todas las actividades de gestión de proyectos, una tendencia significativa de las PMO. Así es como las PMO pueden establecer uno:

  • Integrar Herramientas y Procesos: Conecta los diferentes procesos de gestión de proyectos, como planificación, colaboración, comunicación e informes, en una plataforma central. Esto crea una única fuente de verdad para la información del proyecto, una tendencia clave de las PMO para mejorar la visibilidad de los datos.
  • Estandarizar la recopilación y el Reporte de Datos: Asegura prácticas consistentes de recopilación y reporte de datos en todos los proyectos. Esto facilita el análisis de datos y permite a las PMO obtener una visión holística de la salud del proyecto y el rendimiento del portafolio, alineándose con la tendencia de las PMO de gestión de portafolio basada en datos.
  • Promover la Colaboración y el Intercambio de Conocimientos: Crea una plataforma para el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los equipos de proyecto. Esto fomenta una comunidad de práctica y aprovecha la experiencia colectiva de la organización, una tendencia creciente de las PMO para mejorar la entrega de proyectos.
  • Desarrollar una Estrategia: Crea un plan para asignar recursos de manera efectiva. Esto puede implicar ajustar los plazos del proyecto, contratar o capacitar para brechas de habilidades o utilizar recursos externos estratégicamente.

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