Facteurs clés de succès pour un PMO extraordinaire
Le nombre d’organisations dotées d’un bureau de gestion de projets (PMO) va croissant. Mais pour beaucoup d’entre elles, les facteurs clés de succès du PMO restent un mystère. Ainsi, toutes n’atteignent pas le même niveau de réussite dans la gestion de leurs projets, programmes et portefeuilles.
Dans cet article, nous analyserons les principes à suivre pour bâtir un bureau de gestion de projets extraordinaire. Vous découvrirez ainsi comment focaliser votre société sur la création de valeur efficace et continue.
Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projets ?
Avant de nous intéresser aux facteurs clés de succès du PMO, prenons le temps de définir ce terme. Un bureau de gestion de projets (PMO) trouve généralement sa place dans une entreprise focalisée sur les projets. Son principal objectif : vous permettre d’obtenir plus fréquemment des résultats satisfaisants pour vos clients. Son objectif secondaire est d’ordre financier, puisqu’il vise à livrer des projets aussi rentables que possible.
Un PMO présente de multiples avantages dont voici deux exemples :
- Il instaure des méthodologies de projet et des processus cohérents. Ainsi, vous livrez des projets réussis avec plus de facilité et une fréquence accrue.
- Il propose des processus communs pour les projets de vos clients. Grâce à eux, vous préservez la confiance de vos clients, qui en redemandent.
Un PMO fournit des méthodologies de projet et des processus cohérents
Facteurs clés de succès du PMO
Comme nous venons de le voir, la mission du bureau de gestion de projets consiste à :
From my experience, it is mainly 3 key factors that are considered the difference makers. These are:
- aider son organisation à obtenir de meilleurs résultats dans ses projets
- faciliter la collaboration entre les membres d’une équipe
- livrer systématiquement des projets réussis
Mais comment remplir cette mission plus efficacement que le PMO d’une autre société ? En d’autres termes, comment améliorer ses performances et surpasser un autre PMO ?
D’après mon expérience, trois facteurs clés de succès font vraiment la différence :
- le bon équilibre entre personnel certifié et personnel expérimenté
- un responsable de PMO qui se consacre à ses chefs de projet et non à ses projets
- le soutien de la haute direction
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1. Le bon équilibre entre personnel certifié et personnel expérimenté
Le premier facteur clé de succès du PMO est lié à la formation et à la certification du personnel. Par exemple, le Project Management Institute (PMI) propose une excellente certification destinée aux professionnels de la gestion de projet. La certification PMP (de l’anglais « Project Management Professional ») est considérée comme un standard en la matière.
Bien sûr, il en existe d’autres. Mais pour commencer, votre meilleure option consiste sans aucun doute à obtenir la certification PMP. La présence d’un grand nombre d’employés certifiés PMP inspirera particulièrement confiance à vos clients. Avec une telle infrastructure de gestion de projet, ils ne douteront pas de votre capacité à livrer des solutions réussies.
Cependant, vous auriez tort de vous fier uniquement à une certification. Ne négligez pas les chefs de projet non certifiés ! Certains disposent d’une expérience conséquente et réussie de la livraison de projets de haute qualité. Selon moi, l’idéal est un bon équilibre entre ces deux profils.
2. Un responsable de PMO qui se consacre à ses chefs de projet et non à ses projets
Le second facteur clé de succès consiste à désigner un responsable entièrement dédié à votre bureau de gestion de projets. Évitez de nommer à la tête de votre PMO un responsable qui gère lui-même certains projets. Et ce, même si c’est le chef de projet le plus expérimenté du groupe !
Le responsable de votre PMO se préoccupe des méthodologies de projet, et non des projets eux-mêmes. Il se concentre sur la formation, la croissance professionnelle et les besoins des chefs de projet. Il les épaule en cas de problème dans leurs projets. C’est ainsi qu’il dirige un PMO très performant, y compris en termes de productivité et d’efficacité.
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3. Le soutien de la haute direction
Pour réaliser d’excellentes performances, votre PMO doit pouvoir compter sur le soutien de la haute direction de votre entreprise. C’est là le troisième facteur clé de succès du PMO. Sans cela, le financement, la dotation en personnel et l’exécution des projets seront source d’incertitude ou demanderont un combat quotidien.
J’ai travaillé dans des organisations dont la direction générale confiait ses projets « chouchous » à d’autres groupes que le PMO. Leur bureau de gestion de projets finissait par rencontrer des difficultés qui entrainaient souvent l’échec des projets qu’il dirigeait.
Vous tirerez plus facilement le meilleur parti d’un PMO soutenu par la haute direction
Le PMO cherche toujours à affecter le personnel adéquat aux projets qui lui sont confiés. Sans le soutien de la direction générale, cela peut être difficile. C’est pourquoi votre direction doit suffisamment croire en votre PMO pour lui offrir l’appui et le budget nécessaires.
Conclusion : quels sont les facteurs clés de succès de votre PMO ?
Vous connaissez désormais les trois principaux facteurs clés de succès du PMO. Bien sûr, il existe d’autres facteurs à prendre en compte, mais ce sont les plus importants selon moi. En résumé, vous devez considérer votre bureau de gestion de projets comme un excellent système de livraison. C’est d’abord un groupe de professionnels sur la même longueur d’onde. Leur mission : livrer des solutions remarquables, à la fois satisfaisantes pour vos clients et rentables pour votre société.
Découvrez de quoi ont besoin les clients de votre marché. Affectez le personnel adéquat à votre PMO. Assurez-vous qu’il reçoive le soutien de votre entreprise. Autrement, vous perdrez votre temps. Vous n’obtiendrez jamais rien de plus de votre PMO sans lui accorder des moyens matériels et humains ainsi que votre confiance.
Et vous qui nous lisez, qu’en pensez-vous ? Que souhaiteriez-vous ajouter ou changer à cette liste ? Quels échecs et réussites avez-vous vécus en matière de PMO et quels en étaient les facteurs ?
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