So wählen Sie die beste PPM-Software für Ihre IT-Abteilung
Möchten Sie eine PPM-Software kaufen, die Sie bei der Verwaltung des Projektportfolios Ihrer IT-Abteilung unterstützt, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen zu suchen? Immer mehr Organisationen und IT-Teams entscheiden sich dafür, diese Art von Lösung in ihre Suite von Tools aufzunehmen. Viele von ihnen scheitern jedoch bei der Auswahl der besten Option, weil sie beim Kauf nicht die richtigen Schritte befolgt haben.
In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, welche Schritte Sie als IT-Teamleiter befolgen müssen, um die beste PPM-Lösung auf dem Markt zu wählen und nicht zu scheitern. Sie werden feststellen, dass dies kein einfacher Prozess ist. Wir empfehlen Ihnen daher, diesen Artikel zu lesen, und wenn Sie mehr erfahren möchten, erklären wir Ihnen die nächsten Schritte, die Sie befolgen müssen, um die Projektportfolio-Management-Software auszuwählen, die Ihr Unternehmen benötigt.
Was ist wichtiger: die Wahl der besten PPM-Software oder die Software, die Ihren Bedürfnissen entspricht?
Der erste Punkt, der klargestellt werden sollte, ist, dass Sie nicht davon besessen sein sollten, das beste PPM-Tool auf dem Markt zu kaufen. Und warum? Weil es im Grunde genommen gar nicht existiert.
Anders ausgedrückt: Es gibt Lösungen, die sich für bestimmte Arten von Unternehmen sehr bewährt haben, weil sie ihnen geholfen haben, bestimmte Probleme in ihrem Projektmanagement zu lösen. Doch die Tatsache, dass diese Software für sie die beste Option war, bedeutet nicht zwangsläufig, dass sie auch für Sie die beste Wahl ist, da Sie in Ihrer IT-Abteilung wahrscheinlich andere Probleme oder Herausforderungen zu bewältigen haben, die nichts mit denen der anderen zu tun haben.
Die Unterschiede zwischen den PPM-Lösungen der verschiedenen Software-Anbieter sind schwer zu erkennen
Es geht nicht darum, die beste PPM-Software auf dem Markt zu kaufen, sondern diejenige zu finden, die am besten zu den bestehenden Prozessen und Tools Ihres Unternehmens passt. Und sie muss auch den Management- und Governance-Herausforderungen gerecht werden, denen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit im Unternehmen begegnen.
Als erste Analyse wäre es für Sie interessant, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Was? – Welche Ziele möchte ich mit der PPM-Software erreichen?
- Warum? – Warum benötige ich die Unterstützung durch ein Projektportfoliomanagement-Tool?
- Wie? – Wie wird mir diese Lösung helfen, die in der ersten Frage definierten Ziele zu erreichen?
- Wann? – Wann ist der geschätzte Zeitrahmen, in dem ich erste Ergebnisse im Portfoliomanagement sehen möchte?
Wenn Sie keine klare Antwort auf eine dieser Fragen haben, d.h. wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, welche Ziele Sie mit der PPM-Lösung erreichen wollen und wie sie Ihnen dabei helfen wird, diese Ziele in einem geschätzten Zeitraum zu erreichen, hat es keinen Sinn, eine PPM-Software anzuschaffen.
Falls dies bei Ihnen jedoch nicht der Fall ist und Sie klare Antworten auf diese Fragen haben, lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche nächsten Schritte Sie unternehmen müssen, um die PPM-Software zu finden, die Ihr Unternehmen benötigt.
Schritte bei der Auswahl der besten PPM-Software für Ihr Unternehmen
Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass der Erwerb einer PPM-Software weder schnell noch einfach ist. Bevor Sie sich bei Google auf die Suche nach den besten Tools auf dem Markt machen, sollten Sie zunächst eine interne Analyse Ihres Unternehmens durchführen, um den Reifegrad Ihres Projektportfoliomanagements und die Herausforderungen und Probleme, mit denen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind, zu ermitteln.
Und wenn Sie diese Analyse durchgeführt und verstanden haben, wie eine PPM-Software und einige ihrer Funktionen Ihnen dabei helfen können, Ihr Portfolio-Management auf das nächste Level zu bringen, sind Sie bereit, mit der Recherche und dem Kauf des Tools zu beginnen. Sie werden aber feststellen, dass es sich um einen sehr komplexen Markt handelt, auf dem viele Wettbewerber verschiedene Arten von Lösungen anbieten, bei denen es oft schwierig ist, die Unterschiede zwischen den Softwareanbietern zu erkennen.
Es gibt 4 Schritte, die Sie befolgen sollten, bevor Sie die PPM-Software kaufen, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Diese sind wie folgt:
- Bewerten Sie den Reifegrad Ihres PPM.
- Ermitteln Sie Probleme und Schwachstellen, die behoben werden müssen.
- Stellen Sie sich die Frage: Welche Funktionen benötige ich bei einer Projektmanagement-Software?
- Analysieren Sie eingehend den Markt für PPM-Software.
1. Bewerten Sie den Reifegrad Ihres PPM
Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, wenn es um die Verwaltung des Projektportfolios eines Unternehmens geht. Strategische Planung, Projektpriorisierung, Ressourcen-Management, Kapazitätsplanung, Bedarfsmanagement, Budgetierung, Risiken, Kosten, usw. Das Management all dieser Bereiche ist für ein PMO kaum zu bewältigen. Es ist daher wichtig, dass Sie den Entwicklungsstand der Prozesse, Tools und Wissensgrundlagen kennen, die Sie für die Verwaltung des Projektportfolios Ihrer Organisation nutzen.
Sie sollten den Entwicklungsstand der Prozesse, Tools und Wissensbasis Ihres Unternehmens kennen
Diese Bewertung Ihres PPM-Reifegrads kann in 6 Bereiche unterteilt werden, und in jedem dieser Bereiche sollten Sie sich eine Reihe von Fragen stellen.
Portfolio-Verwaltung
Hier werden Sie die Verwaltung des Projektportfolios Ihrer Organisation analysieren. Besitzen Sie ein PMO, das das Projektportfolio verwaltet, oder sind die Projektmanager mit dieser Aufgabe beschäftigt? Wenn Sie ein PMO besitzen, hat dieses dann direkte Entscheidungsbefugnis bei allen Prozessen im Zusammenhang mit dem Projektportfolio-Management? Haben Sie gut dokumentierte Entscheidungsprozesse für jeden Aspekt des Projektportfolio-Managements?
Projekt-Priorisierung
Sie sollten prüfen, wie effizient die Prozesse sind, die Sie zur Priorisierung der laufenden Projekte einsetzen.
- Verfügen Sie über ein zuverlässiges System, um Projekte zu priorisieren und sie auf der Grundlage von Umfang, Budget und Zeitplan zu optimieren?
- Wer beaufsichtigt die Priorisierung der Projekte?
- Und wie oft?
Strategische Planung
Die Planung und Ausführung von Strategien ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg, daher ist es sehr wichtig, dies bei Ihrer Analyse zu berücksichtigen.
- Berücksichtigen Sie die strategischen Ziele für das Projektportfolio-Management?
- Setzen Sie Prioritäten, brechen Sie Projekte ab oder streichen Sie sie, je nachdem, ob das Unternehmen neue Ziele verfolgt?
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Anfrage-Management
- Über wieviele Kanäle erfolgt das Anfrage-Management?
- Wird in den Vorschlägen, die Sie erhalten, korrekt dokumentiert, welche Ziele mit dem Projekt erreicht werden sollen und wie die Organisation davon profitieren wird?
- Welcher Prozentsatz der Anfragen wird nach der ersten Analyse storniert?
Die Verwaltung der Nachfrage ist einer der kompliziertesten Aspekte des Projektportfolio-Managements. Sie ist ein hervorragender Indikator für den „Gesundheitszustand“ von Organisationen und der Teams und Mitarbeiter in diesen Organisationen und muss daher ebenfalls analysiert werden.
Ressourcen-Management und Kapazitätsplanung
Zweifellos ist dies eines der wichtigsten Elemente des Projektportfolio-Managements. Eine effiziente Ressourcenverwaltung und -planung führt nicht nur zu einer höheren Erfolgsquote Ihrer Projekte, sondern auch zu einer besseren Kapazitätsplanung auf mittlere und lange Sicht.
- Besitzen Sie eine vollständige Liste der Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Ressourcen?
- Verwenden Sie diese Liste, um die Kapazitäten der Organisation zu planen?
- Analysieren Sie in regelmäßigen Abständen die Verteilung der Ressourcen und die Arbeitsbelastung der einzelnen Ressourcen?
Portfolio-Management
Es ist wichtig, ein zentrales System zu haben, in dem KPIs, Dashboards, Berichte und alle Informationen zum Portfolio-Management von Projekten abgerufen werden können. Deshalb ist es wichtig, sich diese Fragen zu stellen:
- Können alle Beteiligten des Projektportfolios leicht auf Berichte und Dashboards zugreifen?
- Können all diese Informationen mit den übrigen im Unternehmen verwendeten Anwendungen und Systemen integriert werden, um einen vollständigen Überblick über das Portfolio zu erhalten?
2. Ermitteln Sie Probleme und Schwachstellen, die behoben werden müssen
Diese Beurteilung des Entwicklungsstands Ihres PPM wird Ihnen helfen, Schwachstellen und Probleme zu erkennen, die behoben werden müssen.
Es könnte sein, dass in Ihrem Fall das einzige Problem beim Portfolio-Management darin besteht, dass Sie keine Kontrolle über die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter/innen Ihres Unternehmens haben und dass diese Tatsache manchmal zu Ungleichgewichten bei der Zuweisung von Ressourcen zu den verschiedenen Projekten im Portfolio führt. In diesem Fall benötigen Sie vielleicht nur ein Tool mit speziellen Ressourcen-Management-Funktionen und keine PPM-Software per se.
Unserer Erfahrung nach gibt es jedoch selten nur eine einzige Schwachstelle im Portfolio-Management von Projekten. Mangelnde strategische Ausrichtung, fehlende langfristige Kapazitätsplanung oder ungenaue Projektpriorisierung gehören zu den häufigsten Managementherausforderungen, mit denen PMOs und IT-Teamleiter in allen Arten von Unternehmen konfrontiert sind.
Neben den Schwachstellen, die im Bericht zur Bewertung des Entwicklungsstands ermittelt wurden, sollten Sie auch diese Punkte berücksichtigen:
- Bewerten Sie die Prozesse, die Sie für das Projektportfolio eingeführt haben. Untersuchen Sie, ob alle Teams und Einzelpersonen, die am Portfolio-Management beteiligt sind, sich an diese Prozesse halten.
- Führen Sie die verschiedenen Arbeitsmethoden auf, die in den Abteilungen Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen. Gibt es Teams, die nach agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder DevOps arbeiten? Verwalten Sie Projekte mit einem Waterfall-, Agile- oder Hybrid-Ansatz?
- Überprüfen Sie die Kommunikationskanäle mit den Managern und Führungskräften des Unternehmens. Wie werden strategische Ziele und deren Erreichung kommuniziert? Sind alle Abteilungen über diese Ziele informiert?
- Finden Sie heraus, ob es in Ihrer Organisation Silos gibt und wie diese das Projektportfolio-Management negativ beeinflussen.
Nur sehr wenige PPM-Software ermöglicht die Verknüpfung von Portfoliodaten mit Unternehmenszielen
Anhand der Schlussfolgerungen, die Sie aus jedem dieser Punkte ziehen, werden Sie sich ein viel klareres Bild davon machen können, welche Art von PPM-Lösung Sie benötigen und welche Funktionen sie enthalten sollte.
3. Stellen Sie sich die Frage: Welche Funktionen benötige ich bei einer Projektmanagement-Software?
Je nach den Schwachstellen, die Sie in Ihrem Unternehmen festgestellt haben, sollten Sie darauf achten, dass die PPM-Software eine Reihe von Funktionen enthält und dass sie außerdem ein flexibles Tool ist, das sich an neue Management-Modelle anpassen lässt. Das sind nur einige der wichtigsten Funktionalitäten, die jede PPM-Software besitzen sollte:
- Kapazitätsplanung
- Zeiterfassungsbögen
- Budgetüberwachung
- Ressourcen-Management
- Berichte und Dashboards
- Projekt Methode (Wasserfall, Agile)
- KPIs überwachen
- Portfolio-Repository-Verwaltung
- Multi-Business-Einsatz
- Intra- und Inter-Projektabhängigkeit
- Gantt-Diagramm
- Kanban-Board
- Validierungs-Workflows
- Funktion zum Importieren und Exportieren von Daten
- Was-wäre-wenn-Szenario-Analyse
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- API & Integrationen
- Finanzielle Verwaltung
- Mehrsprachig
- Scrum-Boards
- Kollaborative Werkzeuge
- BI-Integration
- Masterplan & Roadmap
- Scorecards
- Änderungsverfolgung & Historie
- Benachrichtigungen/Alarme
4. Analysieren Sie eingehend den Markt für PPM-Software
Schließlich ist es an der Zeit, die Google-Suche zu öffnen, um unter Hunderten von PPM-Software auf dem Markt diejenige zu finden, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Das ist ein Prozess, der in aller Ruhe und mit Bedacht durchgeführt werden muss. Wir bieten Ihnen eine Reihe von Tipps, die Ihnen helfen, diese Suche so effizient wie möglich durchzuführen:
- Lesen Sie Berichte von Branchenexperten. Beratungsunternehmen wie Gartner, IDC oder Forrester veröffentlichen regelmäßig Artikel und Berichte zum Thema Projektportfolio-Management. Viele davon analysieren die beste PPM-Software auf dem Markt. Diese Informationen sind sehr wertvoll für Sie, wenn Sie eine erste Liste der zu untersuchenden Tools erstellen.
- Fragen Sie so viele Produktdemos an, wie Sie benötigen. Wenn Sie eine PPM-Lösung finden, die Ihren Anforderungen entsprechen könnte, zögern Sie nicht, eine Demo anzufordern. Bei diesem ersten Kontakt können Sie sich nicht nur einen Überblick über die Funktionen des Tools verschaffen oder sehen, wie benutzerfreundlich die Softwareoberfläche ist, sondern auch das Vertrauen in den jeweiligen Softwareanbieter aufbauen und herausfinden, wem Sie vertrauen.
- Siehe Fallstudien. Es ist sinnlos, Demos oder eine kostenlose Testphase der PPM-Lösung zu testen, wenn die Lösung sich in anderen Unternehmen nicht bewährt hat. Prüfen Sie die Fallstudien zu jeder Lösung, sowohl die auf der Website des Anbieters veröffentlichten als auch die, die Sie im Internet finden können. Zögern Sie nicht, Ihr Netzwerk zu nutzen, sei es auf LinkedIn, Reddit oder in anderen sozialen Medien, um Feedback von Kollegen und Branchenexperten über die PPM-Software zu erhalten, die sie in ihrem jeweiligen Unternehmen einsetzen.
- Sie erhalten Antworten auf alle Ihre technischen Fragen. Egal, ob während der ersten Demos oder wenn Sie kurz davor sind, den Kaufvertrag mit dem Softwareanbieter abzuschließen. Wichtig ist, dass Sie keine technische Frage, die Ihnen in den Sinn kommt, unbeantwortet lassen. Voraussichtliche Einführungszeiten, Integration mit anderen Anwendungen des Unternehmens, Art des technischen Supports, usw. Diese Fragen sollten Sie nicht unbeantwortet lassen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Service Level Agreements (SLAs) unterzeichnen, die während der Lizenzlaufzeit gültig sein müssen.
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