Was ist Demand Management? Der ultimative Leitfaden für Ihre IT-Abteilung

Das Demand Management erlangt in IT-Abteilungen von Unternehmen immer mehr an strategischer Relevanz. Wir leben im Zeitalter der digitalen Transformation, in dem Unternehmen innovativ agieren und neue Produkte und Dienstleistungen so schnell wie möglich auf den Markt bringen müssen, um ihre Wettbewerbsposition nicht zu verlieren.

Dementsprechend stehen IT-Abteilungen heute vor der Herausforderung, mehr Anfragen als je zuvor mit begrenzten Ressourcen bewältigen zu müssen. Ein erhöhtes Arbeitsvolumen, kürzere Vorlaufzeiten, begrenzte Ressourcen und Budgets: Wie kann man in diesem Kontext erfolgreich sein? Durch die Implementierung von Prozessen, die helfen, diese Arbeitsbelastung mit den verfügbaren Ressourcen zu balancieren, wie zum Beispiel Kapazitätsplanung oder Demand Management.

In diesem Beitrag erläutern wir, was Demand Management ist, welche Komponenten und Aktivitäten den Prozess ausmachen, welche Vorteile es bietet und welche Best Practices beachtet werden sollten, um sicherzustellen, dass die IT-Abteilung als einer der wichtigsten Aktivposten Ihres Unternehmens wahrgenommen wird.

Definition von Demand Management

Was ist Demand Management? Wir bei Triskell definieren es als eine Methodik, die Organisationen dabei unterstützt, Anfragen für Projekte, Produkte und Dienstleistungen zu planen, zu priorisieren, zu verwalten und zu überwachen.

Wie jede Methodik besteht sie aus einer Reihe von Komponenten, Prozessen und bewährten Verfahren, die, wenn sie korrekt eingesetzt werden, den Unternehmen, die sie implementieren, zahlreiche Vorteile bieten.

Dies ist nur eine von vielen Definitionen, die man für diesen Begriff finden kann. Unterschiedliche Frameworks wie ITIL, PMBOK oder PRINCE2 bieten jeweils eigene Interpretationen dieses Konzepts an, was es schwierig macht, eine allgemein anerkannte Definition zu finden.

Im Folgenden stellen wir einige Definitionen der wichtigsten Projektportfoliomanagement-Frameworks vor:

Was meint ITIL mit Demand Management?

Gemäß ITIL, dem Leitfaden für bewährte Praktiken im IT-Servicemanagement, bezeichnet Demand Management den Prozess, durch den Unternehmen die Nachfrage nach neuen IT-Produkten und -Services erkennen, vorhersagen und befriedigen können, ohne unerwartete Kostenüberschreitungen zu verursachen.

Dieser Prozess arbeitet Hand in Hand mit dem Kapazitätsmanagement, um sicherzustellen, dass IT-Dienstleister über ausreichende Kapazitäten und Ressourcen verfügen, um die gesamte Nachfrage erfolgreich zu bewältigen.

Was meint PMBOK mit Demand Management?

Im PMBOK wird Demand Management als interner Prozess in Organisationen definiert, in dem Ideen, Projekte und Bedürfnisse gesammelt werden, die der Implementierung eines Programms oder Portfolios vorausgehen. Dieses “Brainstorming” muss mit den von der Unternehmensleitung definierten strategischen Zielen abgestimmt werden, um Prioritäten zu setzen und die Initiativen auszuwählen, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Umfang des Demand Managements

Nachdem die verschiedenen Ansichten zum Demand Management dargelegt wurden, steht der Umfang und die Ziele des Demand Managements nicht zur Debatte.

In Bezug auf den Umfang des Demand Managements konzentriert es sich auf folgende Punkte:

  • Identifizierung und Analyse von Trends in der Geschäftstätigkeit, die zu Nachfrageanforderungen für neue Produkte und/oder Dienstleistungen führen.
  • Bewertung der verschiedenen Anfragen von Kunden und Nutzern, um mögliche Verhaltensmuster zu erkennen.
  • Planung und Priorisierung der Ausführung von Bedarfsanfragen basierend auf strategischen Zielen und Kapazitätsplanung. Mit anderen Worten: Die Ausrichtung des Demand Managements an der Unternehmensstrategie und gleichzeitig die Sicherstellung, dass die erforderlichen Ressourcen und Technologien vorhanden sind, um die Nachfrage zu befriedigen.

Ziele der Nachfragesteuerung

Betrachten wir die Nachfragesteuerung, so fallen uns vor allem die Begriffe Vorhersage und Planung auf. Doch beschränken wir uns nur auf diese Aspekte, übersehen wir die tiefgreifenden Auswirkungen, die dieser Prozess auf das Management eines IT-Portfolios hat.

Um diesen Prozess zu verstehen, müssen wir die zentrale Rolle von Kunden und Nutzern hervorheben. Sie sind das Herzstück der Nachfragesteuerung. Wenn ihre Zufriedenheit am Ende des Prozesses nicht erreicht wird, waren alle unsere Bemühungen in Analyse, Planung und Steuerung der Nachfrage vergeblich.

Dies sind die grundlegenden Ziele des Demand-Management-Prozesses:

  1. Präzisere Vorhersage der eingehenden Nachfrage. Wenn Sie in der Lage sind, Muster und Trends zu identifizieren, die zu Nachfrageanfragen führen, können Sie die Entscheidungsprozesse bei der Planung und Steuerung der Nachfrage verbessern. Gleichzeitig optimieren Sie andere Bereiche wie Kapazitätsplanung, Finanzmanagement oder Lieferkettenmanagement.
  2. Fokus auf Wertschöpfung. Das Demand Management richtet sich nach den strategischen Zielen. Das bedeutet, dass die priorisierten und verwalteten Anforderungen einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.
  3. Balance zwischen Nachfrage und Kapazität des Unternehmens. Dieser Prozess unterstützt Sie dabei, die Leistung Ihres Produkt- und Projektportfolios zu steigern und Probleme durch Über- oder Unterbelegung von Ressourcen zu minimieren.
  4. Kosteneinsparung. Durch präzisere Prognosen des Nachfragevolumens und der zur Deckung dieser Nachfrage benötigten Kapazitäten können Kosten gesenkt werden. Beispielsweise für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Anschaffung moderner Technologien oder neuer Lagerbestände.
  5. Steigerung der Kundenzufriedenheit. Durch die Untersuchung der Nutzerverhaltensmuster können Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser verstehen und befriedigen. Dies führt letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit mit Ihren Produkten und Dienstleistungen.

Bestandteile des Nachfragemanagements

Nachdem wir die Ziele des Nachfragemanagements erläutert haben, wollen wir uns nun auf die Bestandteile und Aktivitäten dieses Prozesses konzentrieren. Die Nachfragesteuerung ist ein zentraler Bestandteil des Projektportfoliomanagements, da sie die Brücke zwischen der strategischen Planung und der Ausführung schlägt.

Während das Projektportfoliomanagement die Auswahl und Priorisierung der Unternehmensprojekte aufgrund ihres Beitrags zu den strategischen Zielen und ihrer Wertschöpfungsfähigkeit fokussiert, unterstützt das Nachfragemanagement bei der Ermittlung des bewältigbaren Nachfragevolumens. Wie geschieht das? Durch eine Reihe von miteinander verbundenen Bestandteilen, die einen klaren Überblick über die zu priorisierenden Projekte und Initiativen bieten, ohne die Kapazität und das Risikomanagement der Organisation zu beeinträchtigen.

Dies sind die Bestandteile des Nachfragemanagementprozesses:

  • Nachfragemodellierung. Sie ermöglicht es, die Nachfragetrends im Unternehmen auf verständliche Weise darzustellen, um das Verhalten von Kunden und Nutzern besser zu verstehen und vorherzusagen.
  • Prognose. Sie beruht auf dem Einsatz von Data Analytics und Business Intelligence zur Vorhersage der Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen.

In dieser Phase des Prozesses ist es besonders wichtig, über historische Daten zu verfügen, die die gesamte Nachfrage, die die Organisation in der Vergangenheit bewältigt hat, analysieren. Diese Daten sollten nicht nur zur Schätzung des zukünftigen Bedarfs verwendet werden, sondern auch zur Ermittlung anderer relevanter Informationen, wie Budget oder benötigte Ressourcen. Damit dieser Teil des Prozesses effizient funktioniert, sind Werkzeuge erforderlich, die Szenariensimulationen ermöglichen.

  • Bedarfsplanung: Dieser Prozess zielt darauf ab, das Ausmaß der erwarteten Nachfrage vorherzusagen, um die Anforderungen der Kunden und Nutzer zu erfüllen. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zwischen der Anzahl der Anfragen und den verfügbaren Ressourcen zu finden, um Engpässe oder Überschüsse zu vermeiden. Dieser Prozess muss flexibel sein und sich an die strategischen Ziele und spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation anpassen können.
  • Versorgungsplanung: Der Zweck dieses Elements besteht darin, die genaue Menge an Materialien und Produkten zu bestimmen, die zur Deckung der Kundennachfrage produziert werden müssen. Und das alles, während das Unternehmen Risiken minimiert und Gewinne maximiert.

Vorteile der Nachfragesteuerung

Wenn die Nachfragesteuerung erfolgreich in die weiteren Prozesse des Projektportfoliomanagements eingebunden ist, werden Sie feststellen, dass sie nur Vorteile mit sich bringt. Ein gut umgesetzter Prozess kann Ihrem Unternehmen höhere Einnahmen, eine verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen ohne unnötige Hindernisse oder Engpässe und eine bessere Kontrolle der Fähigkeit des Unternehmens, die Nachfrage zu bewältigen, verschaffen.

Es gibt fünf Vorteile des Demand Managements für IT-Teams und Unternehmen allgemein:

  • Kostensenkung: Durch die Nachfragesteuerung können Unternehmen Veränderungen und Trends in der Marktnachfrage analysieren und vorhersagen, wodurch Kosten, die beispielsweise durch Überproduktion oder Lieferengpässe entstehen, gesenkt werden können.
  • Erhöhte betriebliche Effizienz: Die Fähigkeit, Veränderungen vorherzusehen, ermöglicht es IT-Abteilungen, ihre Produktionsprozesse zu optimieren, Vorlaufzeiten zu verkürzen und ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot basierend auf den Benutzeranforderungen zu optimieren.
  • Organisatorische Flexibilität: Durch die Einrichtung von Prozessen zur Planung der eingehenden Nachfrage und der Kapazitäten können Sie reaktionsfähiger werden und können bei der Priorisierung der Nachfrage flexibler agieren, insbesondere in turbulenten Zeiten wie jetzt.
  • Erhöhter Wettbewerbsvorteil: Durch die gezielte Nachfrageplanung und ihre Integration in die restlichen Management- und Governance-Prozesse können Sie schneller Komponenten und Prozesse identifizieren, die lediglich Kosten verursachen. Dies ermöglicht es Ihnen, alle Prozesse auf die Wertgenerierung auszurichten.
  • Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Das Demand Management erlaubt Unternehmen, Kundenbedürfnisse und -präferenzen vorauszusehen und zeitnah darauf zu reagieren. Dadurch verbessert sich die Qualität der IT-Produkte und -Dienstleistungen, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

Herausforderungen im Demand Management

Die Kundenzufriedenheit und das Demand Management sind eng miteinander verbunden. Die Nutzer möchten mehr und bessere Produkte in kürzester Zeit erhalten. Dies zwingt Unternehmen, kontinuierliche Verbesserungsprozesse in ihrem Demand Management einzuführen, um alle damit verbundenen Herausforderungen effizienter zu bewältigen.

Die folgenden Punkte stellen die häufigsten Herausforderungen im Demand Management dar:

  • Genauigkeit der Nachfrageprognosen: In den turbulenten Zeiten, in denen wir leben und in denen sich die Nutzerpräferenzen ständig ändern, beeinflussen zahlreiche externe Faktoren (politische, wirtschaftliche, logistische etc.) die strategische Planung der Unternehmen. Dies macht es immer schwieriger, die Nachfrage vorherzusagen, was sowohl die Bedarfsplanung als auch das Ressourcenmanagement erschwert. Daher ist es wichtig, Nachfrageveränderungen und Trends zu analysieren und zu untersuchen, um auf Veränderungen reagieren und sich anpassen zu können.
  • Ausbalancierung von Angebot und Nachfrage: Die Volatilität der Nachfrage macht das Herstellen eines Gleichgewichts zwischen Angebot und Nachfrage immer komplexer, was eng mit dem vorherigen Punkt zusammenhängt. Es ist wichtig, einen Managementplan zu haben, der Ihre Lieferkette besser darauf vorbereitet, mögliche Hindernisse zu überwinden, notwendige Anpassungen vorzunehmen und Risiken zu minimieren.
  • Engagement von Führungskräften und Senior Management: Der Erfolg des Demand-Management-Prozesses hängt stark von der Unterstützung durch die Führungskräfte des Unternehmens ab. Sie müssen sich für die Implementierung des Prozesses und die Etablierung der notwendigen Strukturen für seine korrekte Umsetzung engagieren. Ohne ihre Unterstützung wäre die Nachfragesteuerung von der strategischen Planung isoliert, was zu Problemen in anderen Bereichen wie Ressourcenmanagement, Finanzmanagement, Risikomanagement und so weiter führen würde.
  • Die Wichtigkeit der Auflösung von Silos: Neben der Implementierung des Bedarfsmanagementprozesses ist es entscheidend, eine Kollaborationskultur zwischen den verschiedenen Teams, die am Prozess beteiligt sind, zu fördern. Auf diese Weise können Missverständnisse zwischen strategischer Planung und Bedarfspriorisierung oder zwischen Bedarfsplanung und Kapazitätsplanung vermieden werden, um nur die häufigsten Fehler zu nennen. Eine PPM-Software mit Funktionen für die strategische Planung und die Nachfragesteuerung kann den reibungslosen Ablauf des Prozesses unterstützen.
  • Veränderliche Umgebungen: Die Implementierung des Demand-Management-Prozesses in komplexen und sich ständig ändernden Geschäftsumgebungen kann herausfordernd sein. Besonders kritisch sind hier alle Aktivitäten, die mit der Bedarfsanalyse und der Bedarfsermittlung zusammenhängen. In einem solchen Wettbewerbsumfeld haben Unternehmen, die die Genauigkeit ihrer Nachfrageprognosen ständig optimieren (und bei fehlerhaften Prognosen korrigieren), den größten Wettbewerbsvorteil.

Best Practices im Demand Management

Um die Effektivität der Nachfragesteuerung zu gewährleisten, ist es wichtig, bewährte Methoden zu befolgen, die die Ressourcen optimieren, die Kommunikation zwischen den Teams verbessern und die Anpassung an die Geschäftsanforderungen sicherstellen.

Hier sind einige Beispiele für Best Practices im Demand Management:

  • Ausrichtung der Bedarfspriorisierung an den strategischen Zielen, um das Ressourcenmanagement und die Finanzverwaltung zu optimieren und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern.
  • Beobachtung von Markttrends und Verbraucherpräferenzen, um Veränderungen in der Nachfrage rechtzeitig zu erfassen und das Angebot entsprechend anzupassen.
  • Anwendung von Szenarioanalyse-Tools, um die Nachfrage zu prognostizieren und die Kapazitätsplanung entsprechend zu justieren.
  • Aufbau von Kooperations- und Kommunikationsstrukturen zwischen den verschiedenen Beteiligten und Interessengruppen im Nachfragemanagementprozess, um eine kontinuierliche Optimierung zu gewährleisten.
  • Festlegung realistischer Zeitpläne beim Abgleich von Angebot und Nachfrage, insbesondere in einem schnelllebigen Umfeld, in dem eine Bedarfsplanung von 3 bis 6 Monaten im Voraus oft genauer ist als ein Jahr im Voraus.
  • Ausarbeitung von Notfallplänen, die im Falle von Prognosefehlern bei der Nachfrage zur Risikominderung eingesetzt werden.
  • Einführung von Prozessen zur kontinuierlichen Verbesserung der Nachfragesteuerung, um Hindernisse und Engpässe zu beseitigen und gleichzeitig Genauigkeit, Durchsatz und Effizienz zu steigern.

Fazit: Zentralisieren Sie Ihre Nachfragemanagement-Prozesse mit den PPM-Lösungen von Triskell

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Wie Sie sehen, ist die Nachfragesteuerung ein entscheidender Aspekt für IT-Abteilungen, die Spitzenleistungen und Kundenzufriedenheit anstreben. In diesem Leitfaden haben wir detailliert erläutert, was Nachfragemanagement ist, seinen Umfang, seine Ziele, Komponenten, Aktivitäten, Vorteile und die damit verbundenen Herausforderungen.

Um diesen Prozess optimal zu nutzen und seinen Erfolg zu sichern, ist es jedoch unerlässlich, die passenden Werkzeuge zu verwenden. In diesem Kontext bieten die PPM-Lösungen von Triskell eine umfassende und leistungsfähige Plattform zur Zentralisierung und Optimierung Ihrer Nachfragemanagement-Prozesse. Mit fortschrittlichen Funktionen wie der zeitnahen Sichtbarkeit, der effizienten Ressourcenzuweisung und der Generierung detaillierter Informationen bietet Triskell die Kontrolle und Flexibilität, die Sie benötigen, um die Nachfrage nach Projekten, Ressourcen und Dienstleistungen effizient zu steuern.

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