Cómo la planificación trimestral puede ayudar a las PMO y responsables de IT a priorizar el trabajo
En un entorno empresarial tan acelerado como el actual, pensar que lo planificado a principios de año pueda seguir teniendo vigencia en noviembre es una quimera. Hoy en día, se requiere un ritmo de planificación más ágil, iterativo y con unos objetivos claros para estar siempre un paso por delante.
Es por ello que cada vez más organizaciones están optando por una planificación trimestral, ya que ayuda a conectar mejor la estrategia y la visión a largo plazo con la realidad operativa del día a día. En este artículo, vamos a explicarte qué es la planificación trimestral y por qué representa un cambio de paradigma para las PMOs y los responsables de TI, dándoles la claridad e impulso necesarios para actuar con determinación.
¿Qué es la planificación trimestral?
La planificación trimestral es un proceso estructurado y repetible que sirve de punto de encuentro entre la visión estratégica y la realidad operativa. Consta de 3 partes bien diferenciadas:
- La definición de objetivos a corto plazo.
- Alinear esos objetivos con la misión y visión de la empresa a largo plazo.
- Desglosar esas metas a corto plazo en iniciativas concretas dentro de un ciclo de 90 días.
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A diferencia de la planificación anual, que suele encasillar a los equipos en una hoja de ruta inamovible durante todo un año, la planificación trimestral supone adoptar un enfoque más ágil a la hora de ejecutar la estrategia.
Y es que, cuando planificas cada 3 meses, puedes ajustar el rumbo cuando sea necesario sin que eso suponga perder de vista los objetivos a largo plazo. Esto supone un nuevo enfoque que ha provocado incluso que muchas organizaciones ya no utilicen el término ‘planificación’, sino alineación trimestral. Un nuevo concepto que deja atrás la rigidez y previsibilidad de los procesos de planificación tradicionales poniendo ahora el foco en la colaboración, la adaptabilidad y la alineación constante entre estrategia y ejecución.
Por tanto, para las PMO y los líderes de IT, ya no se trata solo de planificar por planificar, sino de crear un marco operativo en el cual el valor no está en seguir una lista de entregables inamovible, sino en generar resultados reales trimestre a trimestre.
Beneficios de la planificación trimestral para la gestión de proyectos y portfolios
La planificación trimestral ofrece una serie de ventajas estratégicas que, a la postre, van a mejorar ostensiblemente la coordinación, la agilidad y la entrega de valor de los equipos en la organización.
Éstos son los principales beneficios de la planificación trimestral:
- Mayor agilidad y capacidad de adaptación: la planificación trimestral permite a las organizaciones reevaluar sus prioridades con rapidez y responder a los cambios de forma proactiva. Al adoptar una perspectiva de 90 días, las organizaciones pueden construir estrategias más dinámicas, las cuales se mantendrán relevantes incluso en los contextos más inciertos.
- Enfoque más claro y sentido de urgencia: cuando se planifica a largo plazo, en cierto modo se diluye el sentido de urgencia. Sin embargo, la planificación trimestral acorta el horizonte lo suficiente como para generar enfoque, sin perder el panorama general. Con el reloj marcando el ritmo de un ciclo de 90 días, los equipos ganan impulso y saben mejor en qué enfocarse y lo que se espera de ellos.
- Mejor alineación entre equipos: ayuda también a romper los silos y a dar claridad a todos los stakeholders sobre qué proyectos deben priorizarse y cómo cada equipo puede contribuir con su trabajo a los objetivos globales del negocio.
- Asignación de recursos más eficiente: los planes anuales suelen estar basados en supuestos que se vuelven obsoletos rápidamente. Sin embargo, la planificación trimestral permite reevaluar las necesidades de recursos en función de las condiciones actuales y asignarlos así donde vayan a generar un mayor impacto inmediato.
- Más oportunidades para reflexionar y aprender: cada trimestre se convierte en un punto natural para que los equipos evalúen qué funcionó, qué no y por qué. Este ciclo de aprendizaje continuo fortalece la resiliencia y la madurez de la organización en su conjunto.
- Mayor responsabilidad y disciplina en la ejecución de la estrategia: por último, la planificación trimestral proporciona claridad no solo en las metas a conseguir a corto plazo, sino también en la asignación de responsabilidades. Cuando los equipos saben quién es responsable de qué y cómo se va a medir el progreso, es mucho más improbable que la ejecución de la estrategia se desvíe de rumbo, incluso aunque cambien las prioridades.
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¿Qué debe incluir la planificación trimestral?
Ahora bien, la planificación trimestral no es únicamente elaborar una lista de objetivos y mostrarlos en varias reuniones en una presentación en PowerPoint. Consta de una serie de componentes que, en su conjunto, forman el núcleo de una planificación trimestral enfocada en la entrega de valor.
Éstos son los elementos clave que debes incluir en tus procesos de planificación trimestral:
1. Revisión del desempeño pasado
Antes de mirar hacia delante, es necesario mirar hacia atrás. Cada ciclo trimestral debe comenzar con una retrospectiva del trimestre anterior en la que se analice qué se logró, qué no se logró y por qué no se hizo. Esta revisión incluye:
- Evaluar los KPIs y resultados clave del trimestre anterior.
- Analizar los objetivos no alcanzados y sus causas raíz.
- Obtener feedback de los equipos sobre elementos bloqueadores, aciertos y puntos de fricción en los procesos.
El objetivo aquí no es buscar culpables, sino que, a partir del análisis de datos, poder identificar patrones, detectar obstáculos ocultos y mejorar de forma continua tanto la estrategia como la ejecución de la misma.
De esta forma, las organizaciones pueden beneficiarse del dinamismo de la planificación trimestral, haciéndolas madurar con cada iteración. Les ayuda a detectar ineficiencias sistémicas, problemas de liderazgo o falta de claridad estratégica, permitiendo a la postre que sus procesos de planificación sean cada vez más sólidos y eficaces.
2. Definición de objetivos claros
OUna vez revisado el trimestre anterior, toca definir la dirección de los siguientes 90 días. Para ello, los objetivos que definas deben estar alineados con la estrategia general del negocio y seguir una estructura clara, ya sea con objetivos SMART o con OKRs.
Lo ideal es que los objetivos que se establezcan tengan la siguiente estructura:
- Definir entre 3 y 5 objetivos por trimestre, los cuáles deben ser inspiradores y ambiciosos.
- En paralelo, cada objetivo debe tener asociados 2-5 resultados clave que indiquen cómo se medirá el progreso. Por tanto, deben ser específicos, cuantificables y medibles.
- Por último, cada resultado clave tendrá asociadas una serie de iniciativas, que son las acciones que impulsarán esos resultados.
De esta forma, creas una conexión clara entre la visión a largo plazo y la operativa del día a día y aseguras que los equipos pueden visualizar cómo contribuyen al éxito del negocio.
3. Identificar iniciativas y acciones clave
Por tanto, tras definir los objetivos, el siguiente paso es aterrizarlos en acciones concretas. Debes identificar y priorizar los proyectos, entregables y líneas de trabajo específicas para alcanzar los objetivos del trimestre.
Estas iniciativas deben ser:
- Accionables y con plazos definidos.
- Alineadas con uno o más resultados clave.
- Priorizadas en función del impacto, el esfuerzo requerido y la capacidad disponible.
Para definir qué iniciativas se van a priorizar, puedes incluir dinámicas en tu organización como ‘war games’ o simulaciones de escenarios con las que poner a prueba tu planificación frente a posibles cambios en el mercado, recursos o tecnologías.
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4. Asignación de roles y responsabilidades
En paralelo, cada iniciativa debe tener una persona o equipo asignado, que será el responsable directo de impulsarla hacia adelante. Para ello, una herramienta como la matriz RACI puede ser muy útil para clarificar el rol de cada stakeholder en cada iniciativa. Esta matriz distingue entre 4 tipos de participación:
- Responsible: quien ejecuta la tarea asignada.
- Accountable: quién tiene la última palabra y debe rendir cuentas.
- Consulted: quien aporta información o experiencia relevante.
- Informed: quién debe estar al tanto del progreso y los resultados.
Además, para evitar una ineficiente asignación de las tareas o la sobrecarga de recursos, es clave tener en cuenta las fortalezas tanto de los individuos como de los equipos a la hora de asignar responsabilidades. Así, no solo se mejora la eficiencia operativa, sino que también aumenta el compromiso y la motivación de los empleados y, por tanto, las probabilidades de éxito.
5. Evaluación de riesgos y planes de contingencia
Si al planificar a un año vista la gestión de riesgos es algo imprescindible, lo es más aún en la planificación trimestral, ya que el margen de maniobra para mitigar los riesgos es mucho menor. Para ello, se debe:
- Identificar posibles bloqueadores o incertidumbres que puedan aparecer (ya sean técnicos, organizativos o externos).
- Mapear todas las dependencias entre equipos y áreas de la organización.
- Diseñar estrategias de mitigación de riesgos y escenarios alternativos.
Como parte de este proceso, es clave detectar aquellas iniciativas que puedan requerir tiempos de preparación más largos o aprobaciones externas. Y es que, sobre todo en organizaciones grandes, a menudo es necesario planificar iniciativas críticas con 2 o 3 trimestres de antelación por todas las dependencias entre tareas, equipos y áreas que hay.
Ahora bien, cuando se evalúan los riesgos de manera proactiva y se elaboran planes de contingencia bien definidos, se reduce la improvisación y se puede reaccionar con mayor rapidez ante eventos inesperados.
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6. Conexión con los objetivos anuales
Al planificar trimestralmente, el objetivo no es el de entregar valor más rápido, sino sobre todo el de hacer que la organización avance con una dirección y propósito claros. Por ello, cada objetivo trimestral debe estar claramente vinculado a los objetivos estratégicos generales de la organización. De no ser así, se corre el riesgo de que los equipos trabajen de forma desconectada y sin generar un impacto real en el negocio.
Y es que, cuando esta conexión se hace visible, la planificación trimestral deja de ser una lista de tareas tácticas y se convierte en una herramienta estratégica que hará avanzar a la organización hacia su misión y visión a largo plazo.
Mejores técnicas y herramientas para la planificación trimestral
Como ves, la planificación trimestral no se limita a crear una lista de objetivos y tareas. Consiste también en sacar provecho de los marcos y herramientas adecuadas para obtener claridad, estructura y una dirección estratégica a la ejecución.
Ésta son algunas de las herramientas y técnicas que puedes usar para que vuestra planificación de alto nivel tenga el impacto empresarial esperado.
1. OKR
Cuando planificas cada 3 meses, el primer framework que se te viene a la cabeza para articular esta nueva forma de trabajar es OKR.
Popularizado por Intel y adoptado por gran éxito por empresas como Google o LinkedIn, OKR ayuda a establecer metas ambiciosas y a medir la consecución de estas mediante una serie de resultados clave.
Pero lo que hace realmente útil este framework para la planificación trimestral no es únicamente su diseño sencillo y accionable, sino el cambio cultural que trae consigo en 3 ámbitos:
- Transparencia: todos los OKRs, desde los individuales a los corporativos, son visibles para toda la organización.
- Enfoque bottom-up: los objetivos a nivel corporativo no sólo nacen desde la dirección, sino que los equipos tienen poder de decisión a la hora de establecerlos.
- Evaluación continua: los OKRs se evalúan a final de cada trimestre en una escala de 0.0 a 1.0, donde un 0.6-0.7 ya se considera un resultado exitoso. Sin embargo, no llegar a esa cantidad no se considera un fracaso, sino una oportunidad para aprender y seguir mejorando.
2. Planificación Agile y Lean
En un entorno tan dinámico y cambiante como el actual, la planificación tradicional muchas veces falla porque, al ser tan rígida, muchas veces los objetivos que se establecen a principios de año pierden relevancia a medida que pasan los meses. Por ello, Agile y Lean se han convertido en dos filosofías clave para la planificación estratégica de las empresas de hoy.
- La planificación trimestral Agile supone aplicar los principios Agile a los ciclos trimestrales, de tal forma que el trabajo se divide en ciclos iterativos cortos. Su esencia radica en la adaptabilidad y en hacer continuos ajustes ante nuevos datos, bloqueos o necesidades emergentes del negocio.
- La planificación Lean, por otro lado, se enfoca en maximizar el valor y reducir el desperdicio. Y, para ello, empodera a los equipos para que rediseñen sus formas de trabajo, se adapten y evolucionen para que puedan enfocarse en la entrega continua de valor.
Juntos, Agile y Lean aportan la flexibilidad, agilidad y disciplina que las organizaciones necesitan para mantenerse alineadas y enfocadas en la entrega continua de valor.
3. Simulación de escenarios
La simulación de escenarios es una técnica consistente en modelar distintos tipos de escenarios del tipo ‘qué pasaría sí…’ como restricciones en el presupuesto, cambios en las prioridades estratégicas o en la disponibilidad del personal.
Las PMO pueden recurrir a esta técnica al principio de cada trimestre para evaluar riesgos y efectos colaterales antes de tomar decisiones estratégicas, siendo especialmente útil cuando:
- Hay un alto grado de incertidumbre.
- Es necesario tomar decisiones con múltiples implicaciones.
- Hay que priorizar múltiples iniciativas estratégicas en paralelo.
4. Balanced Scorecards
Los Balanced Scorecards, o cuadros de mando integrales, sirven para medir el rendimiento de la organización más allá de los indicadores financieros que todos conocemos. Permite medir el desempeño desde 4 puntos de vista:
- Financiero (rentabilidad y eficiencia en el uso de los recursos).
- Clientes y stakeholders (satisfacción de los clientes, fidelización, impacto percibido).
- Procesos internos (calidad operativa, eficiencia, mejora continua).
- Aprendizaje y crecimiento (capacidad organizativa, innovación, desarrollo del talento).
De cara a la planificación trimestral, cada uno de estos puntos de vista se vincula a objetivos, KPIs e iniciativas concretas, ayudando así a conectar la operativa del día a día con los resultados que la organización espera alcanzar, permitiendo:
- Evaluar el progreso de forma holística.
- Detectar inconsistencias.
- Mejorar la toma de decisiones.
- Alinear recursos con las prioridades reales del negocio.
5. PI Planning
El PI Planning (Program Increment Planning) es uno de los eventos clave dentro del marco de SAFe. Se celebra cada 8 o 12 semanas, y tiene como objetivo alinear a todos los equipos de la organización en torno a objetivos compartidos, entregables comunes y dependencias críticas para el siguiente ciclo de trabajo.
En el contexto de la planificación trimestral, PI Planning es especialmente útil para:
- Coordinar líneas de trabajo dependientes entre sí.
- Priorizar los elementos del backlog de forma coordinada.
- Identificar y mapear dependencias entre equipos.
- Establecer un calendario común para la ejecución del trabajo.
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6. Revisión de aprendizajes
Las lecciones aprendidas es otro evento muy importante dentro de la planificación trimestral. En él, se analiza en profundidad qué es lo que ha aprendido la organización en ese ciclo para determinar qué ha funcionado bien, qué no ha salido como se esperaba, y qué cambios deberían hacerse para mejorar.
Si se hace bien, este ejercicio de retrospectiva se convierte en un proceso de meta-aprendizaje que permite a las PMO:
- Refinar los procesos y metodologías de cara al siguiente trimestre.
- Detectar debilidades sistémicas, como problemas de comunicación, liderazgo o deficiencias en la asignación de recursos.
- Mejorar la madurez de la organización y su capacidad para adaptarse con rapidez.
7. Herramientas PPM
Y, por último, tenemos las herramientas de gestión del portfolio de proyectos (PPM por sus siglas en inglés). Un software PPM es todo lo que una PMO necesita para que la planificación trimestral deje de ser una respuesta reactiva a las urgencias del momento y se convierta en un proceso proactivo, basado en datos y alineado con los objetivos de la organización.
Y es que con una plataforma PPM puedes:
- Establecer objetivos estratégicos y criterios claros de evaluación.
- Centralizar la recepción y evaluación de nuevas iniciativas.
- Aplicar un sistema riguroso de puntuación y priorización.
- Asignar recursos de forma crítica, basada en valor e impacto.
- Configurar tus propios cuadros de mando para supervisar en tiempo real la ejecución para de todos los proyectos.
- Simular escenarios “what if” para tomar decisiones con base en datos.
Agilizando la planificación trimestral con Triskell
Como hemos visto a lo largo del artículo, la planificación trimestral tiene el poder de cerrar la brecha entre la visión estratégica al más alto nivel y la operativa del día a día. Pero, para aquellas organizaciones que gestionan múltiples carteras de proyectos y productos, con prioridades muy cambiantes y recursos limitados, este proceso puede volverse complejo, fragmentado y difícil de mantener en el tiempo.
Para estos casos, una solución PPM como Triskell Software puede marcar la diferencia. Con Triskell, puedes:
- Estructurar y gestionar la planificación trimestral de forma ágil y con visibilidad en tiempo real.
- Alinear las iniciativas con los objetivos de negocio mediante criterios claros de priorización.
- Optimizar la asignación de recursos en todos los niveles.
Tanto si lideras una transformación digital a gran escala como si gestionas una PMO ágil, Triskell puede ayudarte a simplificar tus procesos de planificación trimestral de principio a fin. Veamos más al detalle cómo puede ayudarte a hacerlo.
Alinea cada iniciativa con los objetivos estratégicos
Con Triskell, puedes establecer una trazabilidad clara desde los objetivos de alto nivel hasta los proyectos, programas y entregables específicos, pudiendo vincular cada iniciativa a un resultado de negocio real.
Puedes detectar en tiempo real el trabajo que no está alineado, cerrar brechas en la ejecución de la estrategia y concentrar a los equipos en lo que realmente genera impacto.
Prioriza los proyectos con modelos de puntuación
Triskell ofrece modelos de puntuación configurables que te permiten priorizar iniciativas en base a criterios objetivos alineados con tu estrategia, valor de negocio, riesgo, esfuerzo o impacto estratégico. Tú eliges las reglas.
De esta forma, puedes trasladar a Triskell tus criterios de priorización y eliminar así la toma de decisiones basada en intuiciones o intereses políticos.
Asignación de recursos optimizada
Además, puedes modelar la capacidad y disponibilidad de recursos a nivel de equipo, departamento o unidad de negocio, permitiendo:
- Asignar recursos por rol, ubicación, habilidades o carga de trabajo.
- Detectar al instante cuellos de botella, sobrecarga o infrautilización de recursos.
De cara a la planificación trimestral, esta visibilidad sobre los recursos ayuda a planificar el trabajo del siguiente trimestre en función de la capacidad real. Así se asegura que los proyectos realmente importantes cuenten con los recursos necesarios para salir adelante.
Anticípate a los cambios con la Simulación de Escenarios de Triskell
Con la funcionalidad de Simulación de Escenarios de Triskell puedes evaluar distintas opciones antes de tomar decisiones definitivas:
- ¿Qué pasaría si se retrasa un proyecto crítico?
- ¿Y si necesitas reasignar el presupuesto a mitad del trimestre?
- ¿O reforzar un proyecto prioritario con más recursos?
Todo eso lo puedes modelar en Triskell en cualquier momento, dándote así la confianza para pivotar cuando sea necesario, sin perder alineación, capacidad o control.
Integra la planificación financiera en tus ciclos trimestrales
Triskell facilita la integración de la planificación financiera en tus ciclos trimestrales. Puedes vincular previsiones presupuestarias, gastos reales e indicadores financieros a cada iniciativa o cartera de proyectos, garantizando que las inversiones estén alineadas con la estrategia.
Tanto si haces seguimiento de CapEx, OpEx o de los presupuestos de cada departamento, Triskell te permite simular escenarios financieros, ajustar los presupuestos según las prioridades y tener el control sobre los costes en todo momento.
Monitoriza el progreso en tiempo real
Por último, con Triskell tendrás visibilidad en todo momento sobre el progreso de las iniciativas, los riesgos y los resultados gracias a los dashboards, balanced scorecards e informes totalmente personalizables de la plataforma.
Puedes hacer seguimiento de los OKRs, KPIs, hitos de los proyectos y presupuestos desde un único lugar, pudiendo así:
- Detectar desviaciones a tiempo.
- Tomar decisiones basadas en datos.
- Mantener a los stakeholders alineados sin necesidad de infinitas reuniones de seguimiento.
Conclusión
No nos engañemos. Las empresas con más éxito no necesariamente son aquellas que se marcan los objetivos más ambiciosos, sino las que saben priorizar y adaptarse. Y la planificación trimestral, con el apoyo de las herramientas, es la vía para lograrlo.
No se trata de tener un plan perfecto, sino de establecer una cadencia de 90 días que combine reflexión, repriorización y alineación constante. Y ese ritmo necesita soporte.
Ahí es donde una plataforma como Triskell marca la diferencia. Ayuda a las PMO y a organizaciones de todo el mundo a transformar la planificación trimestral en un proceso vivo y continuo, no en una presentación más que queda olvidada hasta el siguiente trimestre.
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FAQ sobre la planificación trimestral
¿Quién debe participar en la planificación trimestral?
La cantidad de personas y los roles involucrados dependerá en gran medida del tamaño y la estructura de tu organización. Pero, por lo general, en una sesión para la planificación trimestral deben participar los responsables de la PMO, los líderes de los departamentos, los gestores de los proyectos clave y los responsables de estrategia o finanzas.
Cuántos más roles haya involucrados, más fácil será detectar dependencias, reducir fricciones y, lo más importante, alinear a toda la organización con la estrategia en todos los niveles.
¿La planificación trimestral es solo efectiva en grandes empresas?
En absoluto. Aunque las grandes organizaciones suelen tener procesos de planificación más complejos, la planificación trimestral es igual de efectiva—o incluso más—en pequeñas y medianas empresas.
¿Por qué? La planificación trimestral proporciona estructura, fomenta la responsabilidad compartida, y ayuda a que los equipos se mantengan alineados con los objetivos.
Es más, para organizaciones más pequeñas, establecer ese horizonte de 90 días puede suponer incluso una ventaja competitiva.
¿Cómo es una reunión para la planificación de un trimestre?
Una reunión de planificación trimestral debe reunir a los principales stakeholders para reflexionar sobre el trimestre anterior, evaluar el avance de los objetivos, y definir las iniciativas para los próximos 90 días. La agenda de este tipo de reuniones debe incluir:
- Un resumen del rendimiento en el trimestre anterior.
- Evaluación de los KPIs y OKRs.
- Discutir las prioridades del siguiente trimestre.
- Planificar cómo se van a usar los recursos.
- Identificar los riesgos.
- Alinear el trabajo a priorizar con los objetivos a largo plazo.
Es una sesión colaborativa, con una estructura y unos puntos a discutir claros, la cual debe concluir con una hoja de ruta aprobada por todos y lista para ejecutar.
