Agil, Wasserfall oder Hybrid: Welcher Ansatz eignet sich am besten für Ihr PMO?
Die Wahl zwischen agilen, Wasserfall- oder hybriden Ansätzen stellt sich oft im Kontext des Projekt- und Produktportfoliomanagements. In einer sich stetig weiterentwickelnden Gesellschaft und Wirtschaft hat sich das Tempo, mit dem neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt gebracht werden müssen, erheblich erhöht. Dies erfordert zwangsläufig angepasste Arbeitsmethoden.
Daher kann der Ansatz für das Portfoliomanagement nicht nur von Organisation zu Organisation variieren. Innerhalb eines Portfolios können unterschiedliche Projekte und Programme einen anderen Managementansatz benötigen. Daher entscheiden sich immer mehr Organisationen für einen hybriden Ansatz im Projektportfoliomanagement, der es ihnen ermöglicht, die Vorteile agiler Methoden mit traditionelleren Ansätzen zu kombinieren und so einen Mehrwert zu schaffen.
In diesem Artikel definieren wir, was hybrides Portfoliomanagement bedeutet, welche Elemente es von agilen und traditionellen Ansätzen übernimmt und welche Herausforderungen und Vorteile diese Arbeitsweise mit sich bringt.
INHALTSVERZEICHNIS
- Die unendliche Diskussion: Wasserfall oder Agilität?
- Was ist eine hybride Methodik im Projektportfoliomanagement?
- Agil, Wasserfall oder Hybrid: Wann und wie sollten sie in Ihren PPM-Prozessen implementiert werden?
- Vorteile des hybriden Portfoliomanagements: Kombination der Stärken von Agile und Wasserfall.
- Herausforderungen des hybriden Portfoliomanagements.
- Die Bedeutung einer PPM-Software mit Hybrid-Portfolio-Management-Funktionen.
- Fazit: Triskell, die PPM-Software mit hybriden Portfolio-Management-Funktionen, die PMOs benötigen.
Die unendliche Diskussion: Wasserfall oder Agilität?
Mit der Veröffentlichung des Agilen Manifests im Jahr 2001 und der Einführung verschiedener agiler Frameworks (wie Kanban, Scrum, Lean usw.) eröffneten sich plötzlich neue Perspektiven für das Projekt- und Produktportfoliomanagement. Nach jahrzehntelanger Anwendung starrer und strukturierter Managementansätze wie dem Wasserfallmodell erkannten die Entwicklungs- und IT-Teams, dass iterative Verfahren die Wertschöpfung beschleunigen können.
Doch welcher Ansatz ist besser: Agil oder Wasserfall? Da agile Methoden zunehmend nicht nur in der IT, sondern auch in anderen Bereichen wie der Softwareentwicklung, im Marketing und im Betrieb eingesetzt werden, hat diese Diskussion an Intensität gewonnen. Es ist oft zu beobachten, dass Unternehmen sich dem “Agile”-Trend anschließen und agile Methoden zur Verwaltung ihres Projektportfolios nutzen, ohne zu überlegen, ob dies für sie der richtige Ansatz ist oder nicht.
Sich stur an eine bestimmte Managementmethode zu klammern, ist ein Fehler
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Wie in den meisten Lebensbereichen ist auch hier nicht alles schwarz oder weiß. Es ist ein Fehler, sich stur an eine bestimmte Managementmethode zu klammern, nur weil sie gerade im Trend liegt oder traditionell angewendet wurde. Immer mehr Unternehmen erkennen dies und wählen hybride Ansätze für das Projektportfoliomanagement.
Bevor wir uns jedoch mit dem Konzept des hybriden Portfoliomanagements auseinandersetzen, sollten wir zunächst die Wasserfall- und die agile Methode sowie ihre Unterschiede und Gemeinsamkeiten definieren.
Der Wasserfall-Ansatz im Projektportfoliomanagement
Die 1970 von Winston Royce eingeführte Wasserfallmethode ist der am häufigsten angewandte Managementansatz im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement. Sie hat eine lange Tradition und ist eine leicht verständliche und umsetzbare Methode.
Der Wasserfallansatz ist ein linearer Managementansatz, bei dem jede Projektphase klar von den anderen abgegrenzt ist. Das bedeutet, dass ein Projekt erst dann in die nächste Phase übergehen kann, wenn die aktuelle Phase erfolgreich abgeschlossen wurde.
Der Wasserfallansatz ist ein sehr starrer Managementansatz, der keinen Raum für Fehler lässt
Es handelt sich hierbei um einen äußerst rigiden Managementansatz, der nur minimalen Spielraum für Veränderungen oder Fehler lässt, insbesondere in den frühen Projektphasen. Daher erfordern Projekte, die mit dieser Methodik durchgeführt werden, eine detaillierte Dokumentation, um die in jeder Phase ausgeführten Arbeiten nachvollziehen zu können.
Einführung in das Agile Portfolio Management
Andererseits gibt es die verschiedenen agilen Methoden, die in den letzten 20 Jahren entwickelt wurden. Im Gegensatz zu den traditionellen Arbeitsansätzen sind diese iterativ. Diese Methoden sind daher deutlich flexibler, und es ist sogar typisch, dass sich die Projektphasen überschneiden.
Wie im Agilen Manifest vermerkt, stehen die Leitprinzipien der agilen Methodik im Gegensatz zu traditionellen Ansätzen. Und das aus folgenden Gründen:
- Agile Methoden priorisieren Interaktion und Menschen über Prozesse und Tools. Agile Methoden sind iterativ, hauptsächlich aufgrund der kontinuierlichen Interaktion mit Kunden und Nutzern während des gesamten Projektzyklus.
- Mit Agile werden Dokumentationsprozesse weniger wichtig: Während bei traditionellen Ansätzen eine umfangreiche Dokumentation im Vordergrund steht, zielt Agile darauf ab, in kürzestmöglicher Zeit einen Mehrwert durch eine funktionierende Software oder ein Minimum Viable Product (MVP) zu erzeugen.
- Es fördert die Zusammenarbeit mit dem Kunden: Diese Zusammenarbeit findet in allen Projektphasen statt, von der Projekt- oder Produktidee über die Testphase bis hin zur Markteinführung.
- Agile Methoden scheuen keine Veränderungen: Bei agilen Methoden geht es um Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen, nicht um das Festhalten an einem spezifischen Plan in der Anfangsphase des Projekts.
Agile Methoden haben zur Verbesserung des Projektportfoliomanagements beigetragen. Dies wurde durch die Beschleunigung der Lieferzeiten und die vermeintliche Verbesserung der Qualität der gelieferten Produkte und Dienstleistungen erreicht, dank der Einbeziehung der Nutzer und Kunden während des gesamten Prozesses.
Was sind die Unterschiede zwischen Agile und Waserfall?
Wie Sie sehen können, gibt es einige Bereiche, in denen die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen recht klar sind. Diese sind wie folgt:
- Projektfortschritt: Der Wasserfall-Ansatz ist ein lineares Managementverfahren, bei dem erst zur nächsten Phase gewechselt wird, sobald alle anstehenden Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden. Im Gegensatz dazu ist Agile iterativ, wobei einige Projektphasen sich überschneiden können (zum Beispiel Entwicklungs- und Testphasen).
- Projektkomplexität: Die Wasserfallmethode ist am besten für Projekte geeignet, deren Anforderungen und Umfang bereits in der Planungsphase klar definiert werden können. Agile Methoden hingegen eignen sich besser für Projekte, deren Umfang und Anforderungen sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
- Bedeutung der Dokumentation: Bei Agile liegt der Fokus der Dokumentation auf der Planung und der retrospektiven Überprüfung jedes Sprints in der Entwicklungsphase des Projekts. Bei traditionelleren Ansätzen hingegen wird der Dokumentationsprozess in allen Projektphasen umfassend durchgeführt.
- Interaktion mit den Nutzern: Bei Agile erfolgt das Feedback von Nutzern und Kunden während des gesamten Projektlebenszyklus. Im Wasserfall-Modell hingegen erfolgt dieses Feedback erst nach Erreichen von Projektmeilensteinen und vor allem dann, wenn die zu liefernden Projektergebnisse bereits fertiggestellt sind.
Gemeinsamkeiten zwischen Agile und Wasserfall
Trotz der deutlichen Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen ist es wichtig, auch ihre Gemeinsamkeiten zu betonen, insbesondere um zu verstehen, warum beide Methoden parallel im Projekt- und Produktportfoliomanagement existieren können.
Dies sind die wesentlichen Gemeinsamkeiten zwischen Wasserfall- und Agile-Methoden:
- Beide fokussieren sich auf die Wertschöpfung: Ob im Projektmanagement, in der Softwareentwicklung oder bei der Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen – Agile und Wasserfall verfolgen dasselbe Ziel: die Wertschöpfung. Der Weg dorthin kann jedoch recht unterschiedlich sein.
- Planung als Schlüsselelement: Beide Methoden, sowohl Agile als auch Wasserfall, legen großen Wert auf die Planungsphase, allerdings zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Projekt- bzw. Programmlebenszyklus. Bei der Wasserfall-Methode liegt der Fokus der Planung hauptsächlich in den Anfangsphasen des Projekts, während bei der Agile-Methode vor jedem Sprint in der Ausführungs- und/oder Entwicklungsphase des Projekts geplant wird.
- Beide umfassen weitgehend die gleichen Aktivitäten: Strategische Planung, Ressourcenmanagement, Finanzmanagement oder Bedarfsmanagement sind Aktivitäten, die sowohl im agilen als auch im Wasserfall-Managementansatz von großer Bedeutung sind.
- Statusüberwachung und -verfolgung: Die Überwachung und Verfolgung des Status von Projektportfolios ist bei beiden Methoden gleichermaßen wichtig. Der einzige Unterschied besteht darin, dass diese Aktivität je nach Projekt zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt wird. Bei Projekten mit einem eher traditionellen Ansatz werden sie während des gesamten Projektplans überwacht, während bei agilen Projekten der Fokus auf der Verfolgung des Fortschritts in jedem Sprint liegt.
Was ist hybride Portfolioverwaltung?
Agile und Wasserfall weisen mehr Übereinstimmungen auf, als man zunächst vermuten könnte. Warum also entscheiden sich die meisten Organisationen bei der Verwaltung ihrer Projektportfolios für den einen oder den anderen Ansatz? Warum wird nicht ein hybrider Ansatz in Betracht gezogen?
Die Verwaltung von Projektportfolios ist in den letzten Jahren erheblich komplexer geworden. PMOs sind mit der Verwaltung einer steigenden Anzahl von Projekten konfrontiert. Jedes Projekt hat unweigerlich seine eigenen Anforderungen, und einige Projekte erfordern agile Verfahren, während andere traditionellere Methoden benötigen. Wieder andere könnten von einem hybriden Ansatz profitieren, bei dem für bestimmte Phasen agile Methoden und für andere Phasen eher traditionelle Managementmethoden angewendet werden.
Was versteht man also unter hybrider Portfolioverwaltung? Wie der Name “Hybrid” schon andeutet, handelt es sich dabei um die Kombination von zwei oder mehr Methoden zur Verwaltung von Projektportfolios, um einen neuen Rahmen zu schaffen.
Wenn wir von der Verknüpfung verschiedener Methoden sprechen, beziehen wir uns nicht ausschließlich auf die Kombination von Wasserfall- und diversen Agile-Frameworks. Auch andere Vorgehensweisen, wie Phase-Gate, PRINCE2, PMBOK oder Six Sigma, können in diese Überlegungen einfließen.
Der Zweck der Verbindung unterschiedlicher Methoden und der Anwendung eines hybriden Ansatzes besteht letztendlich darin, dem Portfoliomanagement eine größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu verleihen. Dies ermöglicht es, in kürzester Zeit Mehrwert zu schaffen und gleichzeitig die Erreichung der strategischen Unternehmensziele zu erleichtern.
Agil vs. Wasserfall vs. Hybrid: Wann und wie sollten sie in Ihren PPM-Prozessen implementiert werden?
Obwohl viele Unternehmen behaupten, agil zu sein, trifft dies häufig nicht zu. Oft können die agilen Prinzipien nur in bestimmten Unternehmensbereichen oder Managementebenen angewendet werden. Um die strategische Planung und Durchführung zu koordinieren, ist es in den meisten Fällen notwendig, dass agile und traditionelle Ansätze nebeneinander existieren.
Unternehmen sollten bereit sein, einen agilen, einen Wasserfall- oder einen hybriden Ansatz zu nutzen, um unterschiedliche Governance- und Managementherausforderungen zu bewältigen. Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, die verdeutlichen, welcher Managementansatz für die jeweilige Situation am besten geeignet ist:
Anwendungsfälle der agilen Methodik
Agilität wird immer mehr zum bevorzugten Ansatz im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement. Das bedeutet jedoch nicht, dass Agilität in jedem Fall die richtige Wahl ist. Hier sind einige Beispiele, bei denen es ratsam ist, agile Ansätze zu wählen:
- Initiativen, bei denen etwas völlig Neues entsteht (also ein Produkt, eine Dienstleistung, ein Verfahren usw.).
- Projekte und/oder Produkte, bei denen die Markteinführungszeit wichtiger als die Qualität ist.
- Projekte, die kleine, multidisziplinäre Teams benötigen, die außerhalb festgelegter organisatorischer Prozesse denken und arbeiten müssen.
- Initiativen in Branchen oder Sektoren, die ständigen Veränderungen ausgesetzt sind und in denen regelmäßig neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt gebracht werden.
Beispiele für den Einsatz des Wasserfall-Ansatzes
Andererseits gibt es einige Beispiele, in denen das PMO die Anwendung von Wasserfallmethoden fördern sollte:
- Bei Projekten und/oder Programmen, die von Anfang an klar definierte Anforderungen haben, die nach Durchführung des Projekts wahrscheinlich nicht mehr geändert werden können.
- Bei großen Projekten, in denen das Projektteam aus einer Vielzahl von Personen besteht.
- Bei Projekten und/oder Programmen, die für ihre Umsetzung eine bekannte Technologie erfordern.
- Bei Initiativen in Branchen oder Arbeitsumgebungen, die strengen Qualitäts- und Sicherheitsprotokollen unterliegen.
Beispiele für hybride Ansätze
Da Projekte tendenziell immer umfangreicher werden, wird es zunehmend wichtiger, unterschiedliche Arbeitsmethoden nicht nur für das Management einzelner Projekte, sondern auch für das Portfoliomanagement einzusetzen.
Hybride Ansätze unterstützen Projektmanagementbüros (PMOs) dabei, Produkt- und Projektportfolios flexibler zu verwalten. Sie beschleunigen die Lieferzeiten, ohne die für jedes Portfolio festgelegten Anforderungen und Ziele zu beeinträchtigen.
Ein Beispiel für die Verknüpfung von Agile und Wasserfall in einem Projektportfolio könnte folgendermaßen aussehen:
- In der Planungsphase der verschiedenen Initiativen wird nach den Prinzipien des Wasserfallmodells vorgegangen. Das bedeutet, dass jedes Projekt und jedes Programm erst dann in die nächste Phase übergehen kann, wenn die Anforderungen, die zu erbringenden Leistungen, die Budgets und die Liefertermine für jede Initiative festgelegt und von allen Beteiligten bestätigt wurden.
- Die Zuweisung, Verwaltung und Überwachung von Aufgaben während der Entwicklungsphase von Projekten und Programmen erfolgt nach agilen Prinzipien. Hier können die Teams Ressourcen zuordnen und Aufgaben mit einigen der in agilen Umgebungen am häufigsten verwendeten Tools und Funktionen wie Kanban oder Scrum-Boards ausführen.
- Für die Test- und Abschlussphase des Projekts kann je nach Art des Projekts der eine oder andere Managementansatz gewählt werden. Bei einem Programm, das sich auf die Entwicklung neuer Produkte konzentriert, könnte es beispielsweise sinnvoller sein, in dieser Phase einen eher agilen Ansatz zu wählen, während bei einem Tiefbauprojekt der Wasserfall-Ansatz besser geeignet ist.
Vorteile des hybriden Portfoliomanagements: Das Beste aus Agile und Wasserfall
Immer mehr PMOs setzen hybride Ansätze in ihren Projektportfoliomanagement-Prozessen ein, da diese der Organisation zahlreiche Vorteile bieten. Hier sind einige der Vorteile des hybriden Projektportfoliomanagements:
- Eine Kombination des Besten aus der agilen und der Wasserfall-Welt: Sie mischen verschiedene Projektmanagement-Methoden in Ihren Projektportfolios. Sie können die Planung traditioneller Managementmethoden in Ihre agilen Initiativen einfließen lassen und umgekehrt, je nach Ihren Bedürfnissen.
- Flexibilität: Ihre Organisation kann effizienter auf die vielfältigen Herausforderungen reagieren, die bei der Planung, Implementierung und Kontrolle von Projektportfolios auftreten.
- Steigende Effizienz: Durch die Auswahl des optimalen Ansatzes für jedes Projekt vermeiden Sie viele der üblichen Schwierigkeiten und Engpässe, die bei der Verwaltung von Ressourcen, Budgets und Zeitplänen Ihrer Programme und Portfolios entstehen können.
- Verbesserte Ergebnisse: Ein hybrides Portfoliomanagement erhöht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens, da es qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen in kürzerer Zeit bereitstellen kann. Dies erleichtert wiederum das Erreichen Ihrer strategischen Ziele.
- Stetige Verbesserung: Mit der Zeit werden Sie Ihre PPM-Prozesse verfeinern, während Sie den hybriden Ansatz in Ihren Projektportfolios ausprobieren. Ihre Entscheidungsprozesse werden immer genauer, was sich positiv auf die Effizienz und Produktivität Ihrer Organisation auswirkt.
Die Herausforderungen des hybriden Portfolio-Managements
Für eine erfolgreiche Kombination von agilen, traditionellen (Wasserfall) und hybriden Ansätzen, müssen Unternehmen folgende Herausforderungen bewältigen:
- Zugänglichkeit und Sichtbarkeit von Informationen: Der Abbau von Informationssilos ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung eines hybriden Projektmanagementansatzes. Alle relevanten Informations- und Wissensquellen sollten für alle Beteiligten zugänglich sein. Hierfür sollten Prozesse und Tools etabliert werden, die den Zugriff auf und den Austausch von Informationen erleichtern.
- Auswahl der passenden Management-Tools: Traditionelle PPM-Tools (Project Portfolio Management) sind oft nicht flexibel genug, um zwischen agilen und traditionellen Ansätzen zu wechseln und zu kombinieren. Es könnte notwendig sein, die üblicherweise zur Verwaltung Ihres Projektportfolios genutzten Tools zu aktualisieren und sich für neue, anpassungsfähige PPM-Tools zu entscheiden.
Die Notwendigkeit einer PPM-Software mit hybriden Portfolio-Management-Funktionen
Wie bereits angesprochen, sind herkömmliche PPM-Softwares oft nicht in der Lage, die Herausforderungen des hybriden Portfoliomanagements zu bewältigen. Innerhalb eines Portfolios gibt es Initiativen, die sich für regelmäßige und häufige Iterationen mit den Kunden eignen. Gleichzeitig gibt es auch längerfristige Projekte, bei denen Planung und sorgfältige Dokumentation wichtiger sind als eine schnelle Ergebnislieferung. Viele PPM-Tools sind jedoch nicht darauf ausgelegt, diese unterschiedlichen Anforderungen erfolgreich zu managen.
Ein hybrides Portfoliomanagement erfordert eine PPM-Software, die sowohl Funktionen für das agile als auch für das traditionelle Projektmanagement bietet. Sie ermöglicht Unternehmen die notwendige Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um den passenden Ansatz für jedes ihrer Projekte, Programme, Produkte oder Portfolios zu wählen.
Hier sind einige Funktionen, die eine PPM-Software zur Verwaltung von Projektportfolios mit einem hybriden Ansatz unbedingt benötigt:
- Kanban-Boards: Sie sind nützlich für agile Teams innerhalb der Organisation, um ihre Sprints und Arbeitsabläufe zu organisieren.
- Roadmaps zur Visualisierung des aktuellen Status der verschiedenen laufenden Initiativen.
- Gantt-Diagramme: Dieses grundlegende Werkzeug ist sowohl für Wasserfall- als auch für hybride Ansätze unerlässlich, da es eine übersichtliche Auflistung von Aufgaben und eine Visualisierung von Projekten und Programmen in ihrer Gesamtheit ermöglicht.
- Punktevergabe: Dieses Verfahren ist notwendig, um die verschiedenen Initiativen innerhalb einer Organisation nach Priorität zu ordnen. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Entscheidungsfindung bezüglich der am besten geeigneten Arbeitsmethodik für jede Initiative zu verbessern.
- Scrum-Boards: Sie sind ein wertvolles Instrument für Scrum-Teams in Ihrem Unternehmen, da sie eine klare Sicht auf die Arbeitslast bieten und das Management der Projekte oder Produkte, an denen sie arbeiten, von Anfang bis Ende erleichtern.
- Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung: Hierbei geht es um die Planung der Gesamtkapazität der Organisation und die effiziente Zuweisung von Ressourcen zu den verschiedenen Projekten, entsprechend der jeweils anzuwendenden Arbeitsmethodik.
- Zeiterfassungsbögen: Diese dienen zur Erfassung der Zeit, die Ihre Ressourcen für die einzelnen Initiativen aufwenden, an denen sie beteiligt sind.
- Finanzmanagement-Funktionen: Eine PPM-Software ist erforderlich, die eine flexible Planung und Verwaltung der Budgets und Kosten aller Ihrer Projektportfolios ermöglicht.
- Arbeitsabläufe: Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, anpassbare Workflows für jedes Szenario zu erstellen, unabhängig davon, ob sie mit agilen, traditionellen oder hybriden Methoden arbeiten.
- Integrationen: Die PPM-Software sollte sowohl mit agilen Tools und Umgebungen als auch mit anderen, traditionelleren Projektmanagement-Lösungen integrierbar sein, sodass sie zur zentralen Informationsquelle wird.
Fazit: Triskell, die PPM-Software mit hybriden Portfoliomanagement-Funktionen, die PMOs benötigen
Wasserfall, Agile, Lean, Scrum, Phase-Gate… All diese Projektmanagement-Methoden haben ihre Wirksamkeit bewiesen. Warum sollten PMOs also nicht alle diese Methoden bei der Verwaltung ihrer Projektportfolios berücksichtigen? Warum halten sich viele immer noch an traditionelle PPM-Tools, die nicht die notwendige Flexibilität bieten, um verschiedene Managementmethoden zu kombinieren?
Triskell ist die anpassungsfähigste PPM-Software auf dem Markt, die Ihnen die Möglichkeit bietet, den jeweils passendsten Managementansatz auszuwählen. Ob es sich um ein Projekt, ein Programm, ein Portfolio, eine Initiative oder eine Bedarfsanforderung handelt, die Plattform von Triskell ist mit allen erforderlichen Funktionen ausgestattet, um sich an jeden Managementstil anzupassen.
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