¿Qué es un plan de gestión de recursos? Guía para la planificación de recursos
La gestión de recursos es uno de los pilares fundamentales sobre los que se sustenta el éxito o el fracaso de cualquier proyecto. Ya sea el talento humano, el capital financiero, la infraestructura tecnológica o los activos físicos, los recursos deben ser cuidadosamente planificados, asignados, monitorizados y optimizados a lo largo del ciclo de vida de los proyectos.
Para ello, disponer de un Plan de Gestión de Recursos para cada proyecto se antoja fundamental. En este post, vamos a mostrarte los elementos clave de un Plan de Gestión de Recursos, una guía paso a paso para la planificación de recursos, y una serie de consejos y buenas prácticas para asignar, monitorizar y controlar los recursos de tus carteras de proyectos y productos de manera eficiente.
¿Qué es un Plan de Gestión de Recursos? Definición y alcance
Un Plan de Gestión de Recursos es un documento que sirve como hoja de ruta para definir como una organización debe gestionar sus recursos a lo largo del ciclo de vida de los proyectos. Proporciona un enfoque estructurado para gestionar y utilizar los recursos de manera efectiva y en consonancia con los objetivos del proyecto y de la organización.
El plan de Gestión de Recursos se desarrolla durante la planificación de los proyectos, y debe cubrir los siguientes puntos:
- Identificación de recursos: deben listar al detalle los recursos que se necesitarán para llevar a cabo un proyecto, ya sean recursos humanos, materiales, equipos, tecnología y activos financieros.
- Asignación de recursos: se especificará cómo se asignarán los recursos a lo largo de las diferentes tareas y fases del proyecto según su disponibilidad, prioridad y requerimientos de habilidades.
- Monitorización y control: se definirán KPIs y métricas para medir y monitorizar el desempeño de cada recurso.
- Liberación de recursos: debe establecer un procedimiento para liberar los recursos una vez que éstos han cumplido su cometido en el proyecto.
Su propósito es maximizar la eficiencia de los recursos, minimizar el desperdicio, y garantizar que los objetivos de cada proyecto se cumplen dentro de las limitaciones establecidas de tiempo, coste y alcance.
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¿Por qué es importante la planificación de recursos?
Sin un plan de Gestión de Recursos bien definido, incluso los proyectos mejor diseñados pueden afrontar problemas como retrasos en las fechas de entrega, sobre costes o con la calidad final de los entregables del proyecto.
Y es que la planificación de recursos es un pilar estratégico de la Gestión de Recursos, ya que guiará todas las decisiones relacionadas con la asignación, monitorización y control de los recursos. Es un proceso mediante el cual puedes establecer un marco sólido para la maximizar la productividad de la organización y minimizar los riesgos, asegurando que los recursos se utilicen de manera efectiva y eficiente.
Éstas son las razones por las que las PMO y los Project Managers deben planificar los recursos antes de poner en marcha un proyecto:
- Flujo del proyecto más fluido: permite identificar y evitar posibles carencias de recursos y garantizar que aquellos recursos más críticos estén disponibles justo en el momento en el que se les necesite.
- Mejor uso de los recursos: es un proceso por el cuál tus recursos más valiosos puedan enfocarse en las tareas más prioritarias, evitando así que malgasten tiempo y esfuerzo en actividades de escasa relevancia.
- Equipos más satisfechos: se disminuye el riesgo de sobreasignación de recursos, previniendo así el agotamiento de los equipos.
- Mayor colaboración interdepartamental: ayuda a reducir conflictos y cuellos de botella a la hora de asignar recursos, ya que fomenta la colaboración y comunicación entre equipos y asegura que los recursos se desplieguen de manera coordinada y eficiente.
- Mejor gestión de riesgos: ayuda a mitigar aquellos riesgos relacionados con la escasez de recursos, sobrecostes y conflictos en el calendario de los proyectos.
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Elementos clave de un plan de Gestión de Recursos
Para que un Plan de Gestión de Recursos sea eficaz, debe incluir los siguientes componentes:
- Identificación y categorización de los recursos.
- Calendario de asignación de recursos.
- Roles y responsabilidades.
- Proceso de seguimiento y control de los recursos.
- Proceso de liberación de recursos.
A continuación, desglosaremos cómo funciona cada uno de estos elementos para garantizar una gestión eficaz de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cómo crear un plan de gestión de recursos: una guía paso a paso
Ahora que ya conoces la importancia de un plan de gestión de recursos, vamos a mostrarte una guía paso a paso para planificar los recursos de un proyecto. Cómo verás, se trata de un proceso que contempla todos los aspectos clave de la planificación, asignación, seguimiento y control de recursos.
Éstos son los 8 pasos que se deben seguir para la planificación de los recursos de un proyecto.
Paso 1: revisa la documentación del proyecto
Antes de crear el plan de gestión de recursos, debes revisar toda la información relacionada con el proyecto. Esto incluye:
- El project charter: un documento por el que se autoriza formalmente el proyecto y define sus objetivos, alcance, stakeholders clave y criterios de éxito.
- El calendario del proyecto: en el que detalla las fechas de inicio y fin de las actividades, los hitos importantes del proyecto y la duración estimada de cada fase.
- La estructura de desglose del trabajo: un documento en formato lista o cuadrícula que muestra todas las tareas y entregables del proyecto.
- Los estándares de calidad del proyecto y las métricas de desempeño.
- El plan de gestión de riesgos: en el que se identifican los posibles riesgos del proyecto y se definen las estrategias de mitigación y contingencia.
Es importante revisar toda esta documentación para tener un contexto sobre el cual desarrollar un plan de gestión de recursos realista.
Paso 2: analiza las políticas de gestión de recursos de tu organización
Debes estar al día sobre las diferentes políticas y procedimientos de tu organización sobre Gestión de Recursos. Esto incluye:
- Límites presupuestarios.
- Políticas de adquisiciones y contratación.
- Normativas internas de recursos humanos.
- La infraestructura tecnológica disponible.
- Requisitos legales y normativos.
Debes conocer todas estas políticas de la empresa para que así el plan de gestión de recursos esté alineado con los estándares internos y las normativas aplicables.
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Paso 3. Identifica y estima cuántos recursos serán necesarios
A continuación, debes hacer una estimación de los tipos y la cantidad de recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Esto implica listar tanto los recursos tangibles como los intangibles que serán necesarios para el correcto desempeño del proyecto.
Hay hasta 5 tipos de recursos a tener en cuenta:
- Recursos humanos: esto incluye Project Managers, desarrolladores, diseñadores, SMEs, personal administrativo y cualquier otro rol involucrado en el proyecto.
- Recursos materiales: aquí se incluyen activos físicos como maquinaria, equipos de trabajo, herramientas, materias primas y suministros.
- Recursos financieros: en este campo se incluye no sólo el presupuesto asignado al proyecto, sino también las fuentes de financiación y las estimaciones de costes asociadas con el uso de los recursos.
- Recursos tecnológicos: aquí entran elementos como el software, hardware, sistemas de gestión de datos, plataformas de comunicación y otros activos tecnológicos esenciales para la ejecución del proyecto.
- Recursos de conocimiento: aquí se incluyen el capital y los activos de conocimiento que posee la organización.
Una vez identificados los recursos, éstos deben categorizarse según su tipo, disponibilidad, nivel de habilidad y relevancia para el proyecto. Y, por otra parte, comprobar si esos recursos ya están disponibles en la organización o si será necesario acudir a fuentes externas. Así, se sentarán las bases para las actividades de planificación y asignación de recursos que se llevarán a cabo más adelante.
Paso 4. Define roles y responsabilidades
El siguiente paso es establecer con claridad los roles y responsabilidades de todos los stakeholders involucrados en el proyecto. Esto incluye:
- Roles: se deben identificar los roles específicos requeridos para el proyecto. Esto incluye Project Sponsors, Project Managers, roles técnicos, especialistas en control de calidad, etc.
- Asignación de responsabilidades: se deben establecer las funciones y expectativas asociadas a cada rol, ya sea la ejecución de tareas o la monitorización del avance del proyecto.
- Niveles de autoridad: cada rol debe tener definido un nivel de autoridad respecto al alcance de la toma de decisiones.
- Protocolos de comunicación: se establecerán también los canales y protocolos de comunicación a usar durante el ciclo de vida del proyecto.
Al final del día, conocer al detalle los roles y responsabilidades proporciona un marco claro de comunicación y responsabilidad para el proyecto.
Paso 5. Desarrolla un calendario de asignación de recursos
Este es el paso más crítico del Plan de Gestión de Recursos. En él, debe definirse cómo y cuándo se utilizarán los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto incluye:
- Definir las fechas de inicio y fin para la involucración de cada recurso en el proyecto.
- Identificar aquellas tareas que requieran recursos específicos y garantizar que éstos estén disponibles cuando corresponda.
- Distribuir las cargas de trabajo equitativamente para evitar la sobreutilización de recursos o periodos de inactividad.
- Alinear el uso de los recursos con los hitos del proyecto para facilitar su seguimiento.
Este calendario de asignación de recursos te aportará claridad y orden, permitiéndote tomar decisiones más informadas y anticipar posibles conflictos o cuellos de botella.
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Paso 6. Haz uso de soluciones tecnológicas para agilizar la gestión de recursos
Para gestionar los recursos de manera eficiente, debes valerte de herramientas que te aporten visibilidad en tiempo real de cómo se están usando los recursos y tengan funcionalidades específicas para automatizar la asignación de recursos y analizar datos en tiempo real.
Olvídate de las hojas de cálculo y recurre a las siguientes herramientas para agilizar la gestión y planificación de recursos en tu organización.
- Software de Gestión del Portfolio de Proyectos: una solución PPM como Triskell permite visualizar en tiempo real la asignación, utilización y desempeño de los recursos tanto a nivel de proyecto, programa y portfolio.
- Plataformas de colaboración: herramientas como Slack o Microsoft Teams ayudan a mejorar la comunicación y coordinación entre los equipos.
- Herramientas de análisis de informes: muchas de los mejores software PPM ofrecen informes y cuadros de mando personalizados para hacer seguimiento del rendimiento de los recursos, el cumplimiento del presupuesto y otros indicadores clave.
Paso 7 – Supervisión y control del rendimiento de los recursos
Una vez asignados los recursos, debes establecer mecanismos que te permitan hacer seguimiento de su uso, su rendimiento y los costes asociados y poder así hacer ajustes para mejorar su eficiencia y efectividad. Esto incluye:
- Monitorizar su uso, los costes y la productividad para asegurar que estén alineados con los objetivos del proyecto.
- Controlar los gastos para que se mantengan dentro del presupuesto y detectar desviaciones con antelación.
- Hacer ajustes cuando sea necesario para no comprometer el desempeño del proyecto y optimizar el uso de los recursos.
- Verificar que los recursos produzcan resultados que cumplan con los estándares de calidad deseados.
- Identificar riesgos relacionados con los recursos e implementar estrategias de mitigación para evitar que afecten al desempeño del proyecto.
Paso 8. Definir un proceso de liberación de los recursos
Por último, debes definir un proceso para liberar los recursos una vez que hayan complido su cometido en el proyecto. Este paso es esencial para asegurar que los recursos no estén inactivos de manera innecesaria y así poder asignarlos a otros proyectos si fuera necesario.
El proceso de liberación de recursos debe cubrir estos aspectos:
- Criterios de liberación: se deben establecer criterios para determinar cuándo se pueden liberar los recursos. Estos criterios pueden incluir la finalización de tareas, el cumplimiento de un hito del proyecto o el cierre del proyecto, entre otros.
- Procedimientos de transferencia: el proceso debe explicar también cómo garantizar una transición fluida de los recursos, ya sea entre distintas fases del mismo proyecto o entre proyectos diferentes.
- Documentación y evaluación: se debe registrar el desempeño de los recursos, ya sea incidencias, logros individuales o de equipo y lecciones aprendidas.
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Retos más comunes al planificar los recursos de un proyecto (y cómo abordarlos con éxito)
A la hora de implementar un plan de gestión de recursos, ya sea para un proyecto o para toda una organización, hay una serie de retos que, de no resolverse, pueden echar al lastre todos vuestros esfuerzos de planificar al detalle la gestión de recursos.
A continuación, vamos a mostrarte los 4 desafíos más comunes a la hora de planificar los recursos y una serie de buenas prácticas para solucionar cada uno de ellos.
1. Mala comunicación y colaboración
Este es uno de los problemas más frecuentes en la planificación de recursos. Y es que muchas organizaciones se enfrentan a este dilema: ¿cómo alinear a todos los equipos si cada uno opera como una isla, con sus propios procedimientos y forma de trabajar?
Abordar esta problemática es clave no sólo para una gestión eficiente de los recursos, sino también para el buen desempeño de los proyectos. Y es que, de no abordarse a tiempo, las desalineaciones, los conflictos en la asignación de recursos, la duplicación de esfuerzos y los retrasos en los plazos de entrega serán la seña de identidad de los proyectos en tu organización.
¿Cómo abordar este reto?
- Fomenta una cultura colaborativa: organiza reuniones periódicas entre los departamentos para alinear las prioridades y fomentar la transparencia.
- Establece protocolos de comunicación claros: define procesos de comunicación para mantener la coherencia y la claridad durante todo el ciclo de vida de los proyectos.
- Implementa herramientas de colaboración: aplicaciones como Teams, Slack o el software PPM de Triskell harán que mejore la comunicación entre los equipos y proporcionan visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de recursos y el avance de los proyectos.
2. Falta de disponibilidad de recursos
¿Y si no disponemos de todos los recursos necesarios? Esta es la pregunta del millón que todos los jefes de proyecto se hacen durante la planificación de un proyecto. Y no es de extrañar. La escasez de recursos puede provocar retrasos, disminuir la cantidad de los entregables e incluso hacer que el proyecto fracase.
Son varias las causas que pueden originar la escasez de recursos en un proyecto, aunque éstas son las más comunes.
- Mala planificación: pueden haberse cometido errores durante la planificación del proyecto a la hora de estimar los recursos necesarios.
- Solapamiento de proyectos: puede haber varias iniciativas compitiendo por los mismos recursos sin unos criterios de priorización claros.
- Ausencias no planificadas: enfermedades, la rotación de personal, los fallos técnicos o la indisponibilidad de ciertos materiales pueden trastocar la planificación de recursos.
¿Cómo abordar este reto?
- Usa el histórico de datos, herramientas de analítica predictiva o soluciones PPM como Triskell para anticipar las necesidades de recursos con mayor exactitud.
- Aplica modelos de planificación estratégica y frameworks como MoSCoW o RICE para definir qué proyectos deben priorizarse y cuáles pueden aplazarse.
- Desarrolla planes de contingencia para minimizar el impacto de imprevistos en forma de escasez de recursos.
3. Saturación de los recursos
Nada puede afectar más al rendimiento de un proyecto si los equipos tienen asignadas más tareas de las que realmente pueden manejar. Si a esto le sumamos unos plazos de entrega poco realistas, y una distribución inadecuada de la carga de trabajo, con recursos con una mayor carga de trabajo que otros, se darían las condiciones necesarias para que el proyecto salte por los aires.
¿Cómo abordar este reto?
- Pon en marcha un proceso de planificación de la capacidad para así poder asignar tareas en función de la capacidad real de los recursos.
- Revisa periódicamente la asignación de recursos para detectar y corregir problemas de sobreasignación antes de que afecte al rendimiento del proyecto.
- Utiliza la plataforma PPM como Triskell, con un enfoque muy centrado en la Gestión de Recursos, para así tener visibilidad en tiempo real sobre la carga de trabajo y la disponibilidad de los recursos.
4. Estimaciones de presupuesto inexactas
Si no hay claridad respecto a cuál va a ser el coste de un proyecto, es imposible poder planificar los recursos. Cuando las proyecciones de presupuesto no son correctas, esto suele producir sobrecostes, escasez de recursos y desequilibrios financieros que afectan al rendimiento del proyecto en su conjunto.
¿Y por qué a veces se puede errar en la estimación del presupuesto? Éstas son las razones más frecuentes:
- Ausencia de histórico de datos: sin unas fuentes de datos fiables, la estimación de costes estará siempre propensa a errores.
- Cambios en el alcance del proyecto: cuando el proyecto expande su alcance más allá de lo planeado, esto afectará siempre al presupuesto y a los recursos asignados.
- Análisis de riesgos insuficiente: no prever gastos imprevistos u factores externos (inflación, escasez de materias primas, subidas de aranceles, etc) hará que los gastos del proyecto se descontrolen.
¿Cómo abordar este reto?
- Aplica técnicas de estimación fiables, como la estimación análoga, paramétrica o Bottom-up para ua mayor precisión de las proyecciones de costes.
- Revisa periódicamente los gastos del proyecto, comparando los gastos reales con los previstos y hacer ajustes cuando sea necesario.
- Con Triskell, además de comparar los gastos reales con los previstos, obtendrás visibilidad e información en tiempo real sobre los gastos de todos los proyectos, e identificar así posibles desviaciones antes de que vayan a más.
Conclusión: un plan de Gestión de Recursos puede salvar tus proyectos
Una buena gestión de recursos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Elaborar un buen plan de gestión de recursos es clave para garantizar que los recursos estén disponibles en el momento adecuado, asignados de forma estratégica y utilizados al máximo de su potencial.
Como has visto a lo largo de esta guía, un plan de gestión de recursos va mucho más allá de simplemente asignar tareas: implica entender el contexto del proyecto, alinear recursos con objetivos estratégicos, monitorear constantemente su rendimiento y estar preparado para adaptarse ante cualquier cambio. Además, herramientas como Triskell Software permiten llevar esta gestión al siguiente nivel, brindando visibilidad y capacidad de análisis en tiempo real.
Así pues, implementar un plan de Gestión de Recursos no es un lujo, es una necesidad. Si tu organización todavía no lo hace de manera estructurada, este es el momento ideal para empezar.
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FAQ sobre el Plan de Gestión de Recursos
¿Cuál es la diferencia entre la Planificación de Recursos y la Planificación de Capacidad?
La Planificación de Recursos implica identificar, asignar y gestionar los recursos necesarios para un proyecto. La planificación de la capacidad, por su parte, se centra en determinar la carga de trabajo máxima que puede soportar una organización en función de sus recursos disponibles. Aunque estrechamente relacionada, la planificación de la capacidad está más preocupada por garantizar la disponibilidad de recursos y evitar la sobreasignación.
¿Se puede aplicar la planificación de recursos a proyectos ágiles?
Por supuesto. La planificación de recursos es esencial en los proyectos ágiles para garantizar que los sprints cuentan con el personal adecuado, las cargas de trabajo están equilibradas y los recursos están disponibles para las mejoras iterativas. Herramientas ágiles como Jira, Asana y Triskell ofrecen características especializadas para la planificación de recursos ágiles.
¿Con qué frecuencia debe actualizarse un plan de gestión de recursos?
Un Plan de Gestión de Recursos debe actualizarse continuamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, especialmente durante los hitos clave o cuando se produzcan cambios significativos en el alcance, el presupuesto del proyecto o la disponibilidad de recursos.
