Comment réussir votre planification des ressources grâce au plan de gestion des ressources
La gestion des ressources requiert votre attention tout au long du cycle de vie d’un projet. Ressources humaines, capital financier, infrastructure technologique, actifs physiques… Toutes ces ressources exigent une planification, une allocation, un suivi et une optimisation efficaces. C’est ce qui rend l’élaboration d’un plan de gestion des ressources incontournable pour chaque projet.
Dans cet article, nous vous présenterons les éléments clés de la planification des ressources. Vous apprendrez à créer un plan de gestion des ressources étape par étape. Nous terminerons par des astuces et bonnes pratiques pour relever efficacement les principaux défis en la matière.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ? Définition et périmètre
Un plan de gestion des ressources fait office de feuille de route de la planification des ressources d’un projet. Il indique comment votre organisation gérera ses ressources au fil du cycle de vie de cette initiative. Ainsi, il structure la gestion et l’utilisation des ressources pour les aligner sur les objectifs de vos projets et de votre société.
L’élaboration de ce plan intervient durant la phase de planification des ressources. Elle couvre plusieurs aspects.
- Identification des ressources. Listez clairement les ressources nécessaires à l’exécution du projet. Pensez aux ressources humaines, aux matières premières, au matériel, à la technologie et aux actifs financiers.
- Allocation des ressources. Précisez comment les ressources seront allouées aux diverses tâches et phases de vos initiatives. L’allocation devrait tenir compte des disponibilités, des priorités et des compétences exigées.
- Suivi et contrôle. Définissez des KPI et autres indicateurs pour mesurer et suivre les performances de chaque ressource.
- Libération des ressources. Instaurez des procédures de libération des ressources une fois leur mission accomplie dans le cadre du projet.
Un plan de gestion des ressources vise à maximiser l’efficacité des ressources et à limiter le gaspillage. Il garantit par ailleurs l’atteinte des objectifs de vos projets dans le respect des contraintes (délais, budgets et périmètre).
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Importance de la planification des ressources
Sans plan de gestion des ressources bien défini, même les projets conçus avec le plus grand soin s’exposent à des problèmes. Délais non tenus, dépassements budgétaires, compromission de la qualité des livrables… C’est pourquoi la planification des ressources constitue un pilier stratégique de la gestion des ressources.
D’une part, elle oriente toutes vos décisions en matière d’allocation, de suivi et de contrôle des ressources. D’autre part, elle fixe un cadre robuste pour maximiser la productivité de votre entreprise tout en limitant les risques. Vous avez ainsi l’assurance d’utiliser efficacement vos ressources tout au long d’un projet.
Alors, pourquoi vos PMO et chefs de projet doivent-ils soigner la planification des ressources avant le lancement d’une initiative ?
- Flux de projet plus fluide. Une planification efficace des ressources aide vos chefs de projet à identifier les pénuries de ressources potentielles. Elle leur permet aussi de s’assurer que les ressources essentielles seront disponibles au moment opportun.
- Meilleure utilisation des ressources. Elle vous garantit d’affecter les ressources les plus précieuses aux tâches prioritaires. Ainsi, elle vous évite de gaspiller du temps et des efforts dans des activités peu pertinentes.
- Satisfaction accrue des équipes. Une planification adéquate réduit le risque de surallocation des ressources. Elle prévient ainsi l’épuisement professionnel de vos équipes et promeut un environnement de travail plus sain.
- Collaboration entre départements facilitée. Elle favorise la collaboration et la communication entre vos équipes pour garantir un déploiement coordonné et efficace des ressources. Ainsi, elle contribue à réduire les conflits et les goulots d’étranglement lors de l’allocation des ressources.
- Gestion des risques plus efficace. Enfin, elle vous aide à réduire les risques associés aux pénuries de ressources. Pour ce faire, elle anticipe les contraintes de ressources, dépassements budgétaires et conflits de planification potentiels.
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Éléments clés de la planification des ressources
Une planification efficace des ressources couvre :
- l’identification et la classification des ressources,
- le calendrier d’allocation des ressources,
- leurs rôles et responsabilités,
- le processus de suivi et de contrôle des ressources,
- la stratégie de libération des ressources.
Tous ces éléments doivent se retrouver dans votre plan de gestion des ressources. Voyons comment ils interagissent pour une gestion efficace des ressources au fil du cycle de vie du projet.
Comment créer un plan de gestion des ressources étape par étape
Maintenant que vous connaissez les avantages d’un plan de gestion des ressources, voyons comment le créer, pas à pas. Le processus suivant recouvre tous les aspects essentiels de la planification, de l’allocation, du suivi et du contrôle des ressources.
Voici les 8 étapes à suivre lors de la planification des ressources d’un projet.
Étape 1 — Examiner la documentation du projet
Avant de créer votre plan de gestion des ressources, examinez toute la documentation pertinente du projet. Prenons quelques exemples.
- La charte du projet : décrit les objectifs, le périmètre, les parties prenantes et les critères de réussite d’une initiative. Il s’agit d’un document formel qui autorise le lancement du projet.
- Le calendrier du projet : détaille les dates de début et de fin de chaque activité. Il précise par ailleurs les jalons clés et la durée estimée de chaque phase.
- L’organigramme des tâches du projet (OTP) : décompose l’ensemble du projet en tâches et livrables. Il se présente habituellement sous la forme d’une liste ou d’une grille hiérarchique.
- Les normes de qualité et les indicateurs de performances : définissent les attentes et la manière de mesurer les performances au fil du projet.
- Le plan de gestion des risques : identifie les risques et décrit les stratégies d’atténuation et de contingence.
Cette documentation vous apportera le contexte nécessaire à une planification des ressources réaliste et bien alignée.
Étape 2 — Analyser les politiques de planification des ressources de votre organisation
Dans un second temps, familiarisez-vous avec les politiques et procédures internes relatives à la planification des ressources. Par exemple :
- les limites budgétaires,
- les politiques d’approvisionnement et de contractualisation,
- les lignes directrices internes établies par le service des ressources humaines,
- l’infrastructure technologique disponible,
- les exigences légales et réglementaires.
Leur compréhension constitue la clé d’un plan de gestion des ressources conforme aux normes internes et à la réglementation.
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Étape 3 — Identifier et estimer les besoins en ressources
Déterminez ensuite de quels types de ressources vous aurez besoin et en quelle quantité. Pour ce faire, listez dans votre plan de gestion toutes les ressources essentielles à la bonne exécution du projet.
Voici les cinq principaux types de ressources à prendre en compte lors de la planification.
- Les ressources humaines incluent tous les rôles impliqués dans le projet. Chefs de projet, développeurs, graphistes, experts en la matière, personnel administratif…
- Les ressources matérielles désignent les actifs physiques : machines, outils, matériel, matières premières et fournitures.
- Les ressources financières ne se limitent pas au budget alloué au projet. Elles incluent les sources de financement et les estimations de coûts associées à l’utilisation des ressources.
- Les ressources technologiques regroupent tous les outils essentiels à l’exécution du projet. Logiciels, matériel informatique, systèmes de gestion des données, plateformes de communication…
- Les ressources en connaissances rassemblent les actifs en termes de capital intellectuel et de savoir organisationnel.
Une fois vos ressources identifiées, classez-les selon différentes catégories. Tenez compte de leur type, de leur disponibilité, de leurs compétences et de leur pertinence vis-à-vis du projet. Cette classification préparera le terrain pour les activités de planification et d’allocation des ressources à venir.
Étape 4 — Définir les rôles et responsabilités
Précisez les rôles et responsabilités des ressources humaines de chaque type tout au long du cycle de vie du projet. Clarifiez notamment dans votre plan de gestion des ressources qui est responsable de chaque tâche et qui prend les décisions.
Lors de la planification des ressources, définissez clairement les éléments suivants.
- Sélection des rôles. Identifiez précisément les rôles nécessaires au projet en incluant toutes les parties prenantes pertinentes. Promoteurs de projet, chefs de projet, responsables techniques, spécialistes de l’assurance qualité…
- Affectation des responsabilités. Décrivez les attentes et devoirs associés à chaque rôle. Par exemple, accomplir des tâches précises ou suivre la progression du projet.
- Niveaux d’autorité. Définissez clairement les pouvoirs décisionnels affectés à chaque rôle selon leur niveau de responsabilité et d’implication.
- Protocoles de communication. Instaurez des canaux et protocoles de communication à utiliser au fil du projet. Vous favoriserez ainsi une collaboration et un flux d’informations sans accroc.
Étape 5 — Élaborer un calendrier d’allocation des ressources
Nous voici arrivés à l’une des étapes les plus importantes de l’élaboration du plan de gestion des ressources. Établissez un calendrier pour définir quand et comment les ressources seront utilisées tout au long du cycle de vie du projet. Pour ce faire, tenez compte de leur disponibilité, de leur expertise et du niveau de priorité du travail.
- Définissez les dates de début et de fin de l’implication de chaque ressource.
- Accordez la priorité aux activités à fort impact. Affectez les ressources les plus précieuses aux tâches qui promettent la plus grande contribution aux objectifs du projet.
- Identifiez les tâches qui requièrent des ressources précises. Veillez à ce que les ressources nécessaires soient disponibles au moment opportun.
- Répartissez les charges de travail de façon équitable. Évitez de surcharger ou de sous-exploiter les membres de vos équipes.
- Élaborez un calendrier des ressources. Précisez quand chaque ressource sera nécessaire, pendant combien de temps et pour quoi faire.
Ce calendrier vise à limiter le gaspillage de ressources et à garantir leur utilisation efficace. Un calendrier d’allocation des ressources bien défini devient une feuille de route de l’exécution d’une initiative. Il offre aux chefs de projet de la visibilité sur la disponibilité des ressources. Ainsi, il favorise une meilleure prise de décision au fil du projet.
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Étape 6 — Tirer parti de la technologie pour rationaliser la planification des ressources
Pour une gestion efficace, adoptez des outils qui offrent une visibilité en temps réel sur l’utilisation des ressources. Privilégiez ceux qui permettent d’automatiser les affectations et d’analyser des données. En d’autres termes, oubliez les feuilles de calcul !
Voici les outils à utiliser pour rationaliser la planification des ressources dans votre société.
- Logiciels de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Les solutions PPM comme Triskell offrent une visibilité en temps réel sur l’allocation, l’utilisation et les performances des ressources. Et ce, aussi bien au niveau du projet que du programme et du portefeuille.
- Plateformes de collaboration. Les outils comme Slack et Microsoft Teams renforcent la communication et la coordination en équipe.
- Analyse de données et création de rapports. La plupart des meilleurs logiciels PPM incluent des tableaux de bord personnalisables et des fonctionnalités de création de rapports. Ils facilitent ainsi le suivi de différents indicateurs clés comme les performances des ressources et le respect du budget.
Étape 7 — Suivre et contrôler les performances des ressources
Une fois vos ressources allouées, instaurez des mécanismes pour en suivre l’utilisation, les performances et les coûts connexes. Vous pourrez ainsi procéder à des ajustements opportuns afin de renforcer l’efficacité de votre gestion des ressources. Voici la marche à suivre.
- Suivez l’utilisation, les coûts et la productivité des ressources pour en garantir l’alignement sur les objectifs du projet.
- Contrôlez les dépenses afin de respecter le budget et de détecter les écarts éventuels en amont.
- Procédez aux ajustements nécessaires pour éviter de compromettre les performances du projet et pour optimiser l’utilisation des ressources.
- Vérifiez la qualité des résultats pour vous assurer que les ressources produisent des résultats conformes aux normes définies.
- Identifiez les risques liés aux ressources. Élaborez des stratégies d’atténuation pour éviter que ces risques affectent les résultats du projet.
Étape 8 — Définir une stratégie de libération des ressources
Pour finir, définissez un processus structuré de libération des ressources une fois leur mission accomplie. Cette étape évite les temps d’indisponibilité superflus et permet de réaffecter des ressources à d’autres projets lorsque nécessaire.
Le processus de libération des ressources devrait couvrir les éléments suivants.
- Critères de libération. Définissez clairement les conditions de libération de chaque ressource. Achèvement d’une tâche, atteinte d’un jalon, clôture du projet…
- Procédures de passation. Détaillez la marche à suivre pour une transition des ressources fluide entre les phases d’un projet ou entre différents projets.
- Documentation et évaluation. Prenez note des performances des ressources, y compris les problèmes éventuels, les réussites (individuelles ou collectives) et les apprentissages.
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Défis courants de la planification des ressources (et solutions pour les surmonter)
Vous avez défini un plan de gestion des ressources pour un projet précis ou pour l’ensemble de votre entreprise. L’étape suivante consiste à le mettre en œuvre. À cette occasion, vous allez rencontrer plusieurs défis. Si vous ne les abordez pas correctement, ils risquent de faire échouer même vos efforts de planification les plus minutieux.
Découvrez les 4 défis les plus courants de la planification des ressources et nos bonnes pratiques pour les relever efficacement.
1. Mauvaise communication ou collaboration
Voilà l’un des problèmes les plus fréquents et les plus graves en matière de planification des ressources. Comment aligner vos équipes alors que chaque département travaille en silo, avec ses propres pratiques et procédures ?
Vous devez relever ce défi pour garantir une gestion efficace des ressources et pour stimuler les performances globales des projets. Sans cela, vous vous exposez à de nombreux risques. Désalignement, conflits en matière d’allocation des ressources, duplication des efforts, retards… Autant de problèmes qui pourraient bien devenir récurrents.
Comment aborder ce défi ?
- Favorisez une culture de collaboration. Organisez régulièrement des réunions transversales pour aligner les priorités et promouvoir la transparence.
- Instaurez des protocoles de communication clairs. Standardisez vos processus de communication pour garantir cohérence et clarté tout au long du cycle de vie du projet.
- Adoptez des outils de collaboration. Utilisez des plateformes comme Microsoft Teams, Slack ou le logiciel PPM de Triskell pour améliorer la communication au sein des équipes. Vous bénéficierez au passage de visibilité en temps réel sur la disponibilité des ressources et la progression des projets.
2. Manque de disponibilité des ressources
Que faire si vous ne disposez pas de toutes les ressources nécessaires ? C’est la question à un million d’euros que chaque chef de projet se pose lors de la planification des ressources. Et c’est une inquiétude tout à fait valable ! Une pénurie de ressources risque de retarder vos calendriers de livraison ou d’entrainer une baisse de qualité des résultats. Elle peut même faire échouer un projet.
Passons en revue les causes profondes les plus courantes d’une pénurie de ressources.
- Mauvaise planification. Les besoins en ressources font l’objet de prévisions erronées lors des premières étapes de planification.
- Chevauchement de projets. Plusieurs initiatives se disputent les mêmes ressources, sans critères de priorisation clairs.
- Impondérables. Des absences et autres imprévus perturbent la planification des ressources. Congé maladie, départ d’un employé, problème technique, indisponibilité de matières premières…
Comment aborder ce défi ?
- Anticipez les besoins en ressources avec davantage de précision. Pour ce faire, exploitez les données historiques, l’analyse prédictive ou un outil PPM comme Triskell.
- Identifiez les projets à privilégier ou à reporter. Utilisez pour cela des modèles de planification stratégique et des cadres de priorisation comme MoSCoW ou RICE.
- Élaborez des plans de contingence pour limiter l’impact des événements imprévus ou des pénuries de ressources.
3. Surcharge des ressources
Pour saboter un projet, c’est très simple : il suffit de rater votre planification des ressources ! Commencez par affecter à une équipe plus de tâches qu’elle ne peut en gérer. Ajoutez à cela une répartition insatisfaisante de la charge de travail, avec des ressources surchargées et d’autres sous-exploitées. Terminez par un soupçon de délais intenables pour un échec garanti.
Comment aborder ce défi ?
- Instaurez un processus de capacity planning. Vous pourrez ainsi allouer les tâches selon la disponibilité réelle et la charge de travail de chaque ressource.
- Examinez régulièrement l’allocation des ressources pour détecter les problèmes de suraffectation. Et, bien sûr, pour les résoudre avant qu’ils ne portent atteinte aux performances de vos projets.
- Utilisez une solution PPM comme Triskell, qui met fortement l’accent sur la gestion des ressources. Vous bénéficierez de visibilité en temps réel sur la répartition des charges de travail et la disponibilité des ressources.
4. Estimation budgétaire inexacte
Lorsque les coûts escomptés sont flous, la planification des ressources devient un véritable parcours du combattant. Les projections budgétaires inexactes se traduisent souvent par des dépassements de coûts, des pénuries de ressources et des déséquilibres financiers. Autant de problèmes qui affectent directement les performances globales de vos projets.
Voici les principales raisons à l’échec des estimations budgétaires.
- Manque de données historiques. En l’absence de sources de données fiables, l’estimation des coûts s’avère particulièrement faillible et spéculative.
- Changements du périmètre du projet. Lorsqu’un projet dépasse son périmètre initial sans ajustement du budget et des ressources allouées, une pression financière se fait sentir.
- Analyse des risques insuffisante. Sans anticipation des coûts imprévus ou des facteurs externes, les dépenses de vos projets risquent d’échapper à votre contrôle. Pensez notamment à l’inflation, aux pénuries de matières premières ou à l’augmentation des droits de douane.
Comment aborder ce défi ?
- Employez des techniques d’estimation fiables (analogique, paramétrique, ascendante…). Vous améliorerez ainsi la précision de vos projections des coûts.
- Examinez régulièrement les coûts en comparant les dépenses réelles aux budgets prévus et procédez aux ajustements qui s’imposent.
- Utilisez une plateforme PPM comme Triskell pour suivre les dépenses réelles et prévues. Vous bénéficierez au passage de visibilité en temps réel sur les dépenses de tous vos projets. De quoi détecter les écarts et prendre des mesures correctives avant que les problèmes prennent de l’ampleur.
Conclusion : le plan de gestion des ressources, un outil indispensable
La planification des ressources peut causer la réussite ou l’échec de vos projets. Par conséquent, nous vous recommandons de créer un plan de gestion des ressources robuste en amont de chaque projet. Il garantira la disponibilité des ressources au moment opportun, leur affectation aux tâches pertinentes et leur exploitation aussi efficace que possible.
Comme vous l’a montré ce guide, la planification des ressources ne se résume pas à l’allocation des tâches. Elle implique d’analyser le contexte du projet, d’aligner les ressources sur les objectifs stratégiques, de suivre les performances en temps réel… Et, bien sûr, de faire preuve d’agilité suffisante pour vous adapter lorsque les priorités évoluent.
Avec une solution PPM comme le logiciel Triskell, votre organisation peut s’affranchir des feuilles de calcul. À la clé, une visibilité en temps réel, des automatisations et des renseignements exploitables pour gérer ses ressources. Et ce, aussi bien au niveau du projet que du programme ou du portefeuille.
Gardez à l’esprit que vous disposez de temps, d’argent et de talents limités. Dans ce contexte, un plan de gestion des ressources bien construit ne représente pas un luxe, mais un avantage concurrentiel. Si votre société n’a pas encore adopté cet outil, il est temps qu’elle s’y mette !
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Questions fréquentes sur la planification des ressources
Quelle est la différence entre la planification des ressources et le capacity planning ?
La planification des ressources implique d’identifier, d’allouer et de gérer les ressources nécessaires à un projet. Le capacity planning consiste à déterminer la charge de travail maximale qu’une entreprise peut gérer selon les ressources disponibles.
Comme vous le voyez, ces deux concepts sont étroitement liés. Toutefois, le capacity planning vise plus particulièrement à garantir la disponibilité des ressources et à éviter la surallocation.
La planification des ressources peut-elle s’appliquer aux projets agiles ?
Tout à fait. La planification des ressources est même essentielle aux projets agiles. Pour chaque sprint, elle garantit la dotation adéquate en personnel, l’équilibre des charges de travail et la disponibilité des ressources pour des améliorations itératives.
Des outils agiles comme Jira, Asana et Triskell proposent des fonctionnalités spécialisées pour une planification agile des ressources.
À quelle fréquence convient-il de mettre à jour un plan de gestion des ressources ?
Un plan de gestion des ressources doit être mis à jour au fil du cycle de vie du projet. Surtout en cas d’atteinte de jalons clés ou de changements majeurs (périmètre, budget du projet, disponibilité des ressources…).
