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Proyectos de I+D: guía para optimizar tu porfolio

Autor: Sofyân Bicep, consultor experto en gestión de porfolios de proyectos (PPM)

En el complejo mundo de la Investigación y Desarrollo (I+D), los directores y las oficinas de gestión de proyectos se enfrentan a un laberinto de incertidumbres: proyectos que pueden tardar años o incluso décadas en completarse, presupuestos ajustados y costes a veces descomunales para obtener beneficios dudosos o una gestión compleja de los recursos a largo plazo.

Y la pregunta que atormenta al 70 % es la siguiente: «¿Cómo escoger buenos proyectos para obtener los resultados deseados?»

¿Crees que optimizar tu porfolio de proyectos de I+D es una tarea imposible? ¡En absoluto! Aquí se examinarán los principios fundadores de una metodología diseñada para proporcionarte las claves que te permitan priorizar, arbitrar y supervisar mejor tu porfolio de proyectos de I+D.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Informes financieros personalizados: el punto de partida de la rentabilidad.
Evalúa tus proyectos desde todos los ángulos con el método de puntuación (scoring).
Controla el avance de tus proyectos con cuadros de mando.
Asegura la financiación de tus proyectos de innovación.
Utiliza en una herramienta PPM especializada en I+D.

Informe financiero personalizado: el punto de partida de la rentabilidad

El dinero es lo más acuciante, así que no olvides elaborar con carácter prioritario un informe financiero adaptado. Esto te dará una visión general de la salud financiera de tus proyectos en todo momento.

Es fundamental utilizar los mismos indicadores financieros para cada uno de los proyectos para poder compararlos objetivamente y tomar las decisiones correctas.

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Debes preguntarte qué indicadores financieros, estándar o específicos, son los más pertinentes:

¿El valor actual neto (Net Present Value en inglés)?
¿La tasa interna de retorno (Internal Rate of Return)?
¿El retorno de la inversión (Return On Investment)?
¿El plazo de recuperación (Payback)?
¿Otros indicadores específicos de tu organización? ¿Cuáles?

Tras este análisis y un consenso sobre los KPI que se van a seguir, es fundamental que puedas, en cada uno de tus proyectos:

Introducir de forma sencilla en un registro centralizado los datos financieros que permitirán calcular estos indicadores.
Generar un informe personalizado de cada proyecto o del conjunto del porfolio.

De esta forma, dispondrás de la visibilidad necesaria para comparar tus proyectos con estos indicadores y tomar decisiones basadas en datos fiables.

Evalúa tus proyectos desde todos los ángulos con el método de puntuación

Los KPI financieros son esenciales, pero no suficientes. Se recomienda proporcionar a tus gestores de proyectos una serie de criterios, algunos de ellos específicos de tu actividad principal, para que puedan evaluar tus proyectos de la forma más exhaustiva posible.

En Triskell, te recomendamos el método de puntuación para evaluar tus proyectos en profundidad. Aporta nuevos elementos de comparación entre tus proyectos y perfecciona la labor.

Para ello, se deben documentar los criterios de evaluación de cada proyecto en función de temáticas diferentes:

Criterios de rentabilidad.
Criterios de riesgos.
Criterios de impacto estratégico, etc.

El cuadro que figura a continuación es ilustrativo y se basa en un porfolio de proyectos industriales.

Criterios de rentabilidad	Costes de desarrollo, volumen medio anual (en toneladas), importe de la inversión, ETP necesarios
Criterios de riesgos	Volatilidad del mercado, actividad competitiva, reglamentación, complejidad técnica o tecnológica.
Criterios de impacto estratégico	Ventajas competitivas, alineación con la visión estratégica, impacto sobre las actividades actuales, valor para el cliente.

Para evitar sesgos, no se deben revelar ni el peso ni la puntuación de cada criterio a los gestores de proyectos.

¡Eso es todo! El resultado final es una comparación de los proyectos con sus diferentes puntuaciones ordenados uno al lado del otro.

Se aconseja presentar esta información en un informe adaptado, como un gráfico de burbujas, para que se pueda leer de forma gráfica e inmediata.

A continuación, se muestra un extracto del porfolio de proyectos de un cliente industrial. Los proyectos que destacan son Initiative SolarSync y Opération Future Tech Solutions, con una mayor puntuación de ganancia.

Con ayuda de este gráfico, se pueden distinguir rápidamente los proyectos que hay que eliminar, situados en el cuadro rojo, así como aquellos que cumplen los requisitos, situados en el cuadro verde. Se deberán impulsar los proyectos centrales para lograr que alcancen el cuadro verde; para ello, se les darán los medios necesarios (formación de equipos, contratación de expertos, optimización de la cadena de suministros, optimización de los procesos de producción, asignación de presupuestos, etc.).

Controla el avance de tus proyectos I+D+I con un cuadro de mandos

Esto es aún más importante en los proyectos de I+D, que suelen tener plazos más largos que cualquier otro tipo de proyecto. Es primordial hacer un seguimiento regular de estos proyectos y asegurar su pertinencia o viabilidad cotejándolos con los objetivos críticos.

La metodología Phase-Gate para seguir los avances

La mayoría de estos proyectos adoptan un enfoque Phase-Gate. Es la metodología que recomendamos en Triskell para los proyectos de I+D.

Cada proyecto se divide en fases: por ejemplo, idea, viabilidad, concepción, industrialización y comercialización. Cada fase está marcada por un hito o Gate en la que el proyecto se vuelve a evaluar.

Esta reevaluación permite verificar que el proyecto es coherente con la estrategia de la empresa, sigue siendo adecuado desde el punto de vista técnico o tecnológico, continúa siendo rentable, etc.

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Los cuadros de mando, una herramienta de gestión indispensable

Adoptar este enfoque es importante, pero hay que contar con las herramientas adecuadas para supervisar y medir este avance. Un cuadro de mandos personalizado que contenga, por ejemplo, un gráfico cronológico con el conjunto de las fases e hitos del proyecto es una gran ventaja para su seguimiento.

Los cuadros de mandos se deben complementar con otros indicadores de seguimiento en función de tus necesidades, como por ejemplo el SPI (Schedule Performance Index), que mide la eficiencia del proyecto en relación con el calendario previsto o el CPI (Cost Performance Index), que mide la eficiencia del proyecto en relación con el presupuesto. Todo puede exportarse a Powerpoint o PDF para compartirlo con tus colaboradores.

El interés en los puntos de control de los hitos culmina con el uso de una lista de comprobación para verificar que los resultados esperados en el hito han sido validados y están disponibles.

La ejecución de un flujo de trabajo permite ratificar la decisión tomada por el comité, es decir, si el proyecto debe:

Continuar y pasar a la siguiente fase (go)
Abandonarse (kill)
Suspenderse temporalmente (hold), etc.

Los puntos de control de los hitos, con una lista de comprobación y un flujo de trabajo, garantizan que solo progresen aquellos proyectos coherentes con los requisitos estratégicos de la empresa. Los proyectos que no sean coherentes se descalificarán y pararán a tiempo.

Asegura la financiación de tus proyectos de I+D+I

La financiación de tus proyectos de I+D puede optimizarse a través de planes como el Centro para el Desarrollo Tecnológico y la Innovación (CDTI), quien en 2024 destinó 22 millones de euros para 42 nuevos proyectos de I+D+I empresarial en España.

No obstante, este plan está sujeto a una estricta auditoría, por lo que se tendrán que identificar las actividades que se pueden acoger al CIR y establecer un registro del tiempo dedicado por tus colaboradores, para así poder elaborar informes específicos que justifiquen la demanda del crédito.

Recomendamos establecer una herramienta de seguimiento y registro de datos, para que así sean fácilmente auditables.

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Esto es todo en cuanto al proceso. Dicho esto, este enfoque no es útil si no está bien equipado. Se debe disponer de informaciones centralizadas, uniformes, fiables y tangibles para tomar buenas decisiones rápidamente.

Olvida los archivos Excel, ya que nunca están al día y son imposibles de integrar. ¡Necesitas cuadros de mando dinámicos, que estén actualizados en tiempo real y disponibles en un solo clic!

Por otro lado, una buena herramienta de gestión del porfolio de proyectos se convertirá en tu mejor aliada.

En Triskell Software, tenemos una amplia experiencia de trabajo con directores de I+D y oficinas de gestión de proyectos en muchas PYMES y grandes empresas de todo el mundo. Nuestra solución a mano NPD Ready (NPD de New Product Development) te permitirá superar esta fase con facilidad, poniendo a tu disposición:

Un modelo de datos predefinido compatible con Phase-Gate y otros enfoques.
Una colección de indicadores y KPI pertinentes a tu disposición.
Funcionalidades específicas, como gestión de recursos y planificación de capacidades, registro de tiempos, análisis de riesgos y planificación maestra a todos los niveles y para todas las partes interesadas, desde los directores de I+D hasta los patrocinadores, las oficinas de gestión de proyectos y los jefes de proyecto.

Conclusión

En resumen, esta metodología no es solo una solución, sino también una transformación. Este enfoque equivale a una visión clara en medio del tumulto de la innovación, a decisiones basadas en datos previstos y no en conjeturas.

Ahora ya conoces la receta para construir un porfolio óptimo de proyectos de I+D: debes elegir y medir los indicadores adecuados, evaluarlos utilizando herramientas de puntuación, supervisar meticulosa y regularmente el avance de los proyectos utilizando la metodología phase-gate y fomentar la financiación de estos proyectos.

No dejes que tu porfolio de proyectos de I+D se quede en tierra de nadie. ¡Manos a la obra!

Sofyân BICEP

Sofyân es consultor sénior en Triskell Software, especializado en gestión de porfolios de proyectos en el sector industrial.

FAQs sobre los proyectos de I+D

¿Qué es la gestión de proyectos de I+D?

La gestión de proyectos de I+D (Investigación y Desarrollo) se refiere al conjunto de prácticas y herramientas utilizadas para planificar, organizar, ejecutar y controlar proyectos de investigación y desarrollo. El objetivo principal es alcanzar los objetivos del proyecto de manera eficiente y eficaz, considerando la incertidumbre y los riesgos inherentes a este tipo de actividades.

¿Qué diferencia hay entre la gestión de proyectos de I+D y la gestión de proyectos tradicional?

Si bien la gestión de proyectos de I+D comparte principios básicos con la gestión de proyectos tradicional, existen algunas diferencias clave:

Incertidumbre: Los proyectos de I+D suelen tener un mayor grado de incertidumbre debido a la naturaleza exploratoria de la investigación y el desarrollo.
Flexibilidad: La gestión de proyectos de I+D debe ser más flexible para adaptarse a los cambios inesperados en los resultados de la investigación o a nuevas ideas que surjan durante el proyecto.
Gestión del conocimiento: La generación y captura de conocimiento es un aspecto crucial en proyectos de I+D, lo que requiere un enfoque específico dentro de la gestión del proyecto.

¿Qué metodologías se pueden aplicar a la gestión de proyectos de I+D?

Existen diversas metodologías que se pueden adaptar a proyectos de I+D, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Algunas de las metodologías más comunes incluyen:

Waterfall: Una metodología lineal y estructurada, adecuada para proyectos con objetivos y entregables bien definidos.
Agile: Son metodologías iterativas y flexibles, que permiten adaptar los proyectos a medida que se avanza y se obtiene nueva información.
Phase-Gate: Una metodología en la que se dividen los proyectos en fases con puntos de control para evaluar el progreso y tomar decisiones.

¿Qué herramientas o software me pueden ayudar a gestionar proyectos de I+D?

Existen diversas herramientas y software especializados en la gestión de proyectos, que pueden ser de gran utilidad para gestionar proyectos de I+D. Estas herramientas ofrecen funcionalidades como:

Planificación de tareas: Permite crear y organizar las tareas del proyecto, asignar responsables y establecer plazos.
Gestión de recursos: Facilita la asignación y seguimiento del uso de recursos humanos, materiales y financieros.
Monitoreo del progreso: Ofrece una visión general del avance del proyecto, identificando posibles desviaciones o riesgos.
Control del presupuesto: Permite registrar y controlar los gastos del proyecto, asegurando que se cumpla con el presupuesto establecido.
Comunicación y colaboración: Facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.