Gestion des subventions : guide ultime pour les associations, instituts de recherche, hôpitaux et organismes publics
Comme les associations, fondations et autres organismes publics vous le diront, la gestion des subventions est un processus complexe. Elle exige de trouver un équilibre entre conformité, délais et impact stratégique. Sans système adéquat, votre organisation risque de perdre ses financements ou de perdre en crédibilité.
Et si la gestion de portefeuilles de projets (PPM) constituait la clé d’une gestion efficace de vos subventions ? Dans ce guide, nous verrons ce qu’un état d’esprit et un outil PPM comme Triskell peuvent vous apporter. Vous découvrirez ainsi comment atteindre vos objectifs de transparence et de prise de décision pertinente dans le suivi des subventions.
Vous apprendrez ainsi :
- ce qu’est la gestion des subventions et comment la structurer, du pré-octroi à la clôture ;
- pourquoi l’intégration du suivi des subventions à une plateforme PPM renforce la visibilité et la conformité ;
- comment assurer un suivi financier efficace, même en présence de subventions pluriannuelles et de fonds affectés ;
- comment centraliser les données, définir les rôles et se préparer aux audits en suivant de bonnes pratiques.
En quoi consiste la gestion des subventions ?
La gestion des subventions désigne le suivi proactif du cycle de vie complet de chaque subvention. Elle commence par l’identification des sources de financement potentielles et recouvre toutes les étapes jusqu’à la clôture des subventions et la conservation des registres. Ce processus fait intervenir de nombreux éléments :
- les dates butoirs de soumission des demandes,
- les critères d’éligibilité,
- les allocations budgétaires,
- les schémas de dépenses,
- la chronologie des livrables,
- les obligations de déclaration,
- la documentation de la conformité…
Ainsi, il ne suffit pas de savoir où va l’argent que vous recevez. Vous devez gérer le processus de A à Z avec visibilité, contrôle et cohérence.
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Ne vous contentez pas d’un simple suivi. Utilisez la solution PPM de Triskell pour planifier, hiérarchiser et contrôler tous vos projets subventionnés dans un système unifié.
Chaque subvention s’accompagne d’exigences définies par l’organisme subventionneur. Catégories budgétaires, dépenses admissibles, calendriers de déclaration, indicateurs de performances…
Sans système moderne de suivi des subventions, votre organisme s’expose à de graves conséquences. Prenons quelques exemples.
- Un rapport intermédiaire non transmis risque de déclencher le blocage des fonds.
- L’affectation de dépenses au mauvais code de subvention peut se traduire par des manquements à la conformité.
- Des dépenses insuffisantes dans une catégorie et excessives dans une autre risquent d’entrainer des demandes de modification budgétaire complexes.
Les conséquences de telles erreurs opérationnelles risquent de compromettre les opportunités de financement à venir. Elles peuvent aussi porter atteinte à la réputation de votre organisation.
C’est là qu’un outil de gestion de portefeuilles de projets (PPM) peut vous sauver la mise. Il centralise les demandes soumises, les fonds approuvés, les livrables en attente, le rythme de dépenses et les indicateurs de performances. Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité complète sur votre portefeuille de subventions.
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Pourquoi intégrer le suivi des subventions à un outil PPM complet ?
Pour suivre leurs demandes de subvention, de nombreuses organisations emploient des solutions inadaptées. Feuilles de calcul, système de gestion de la relation client, logiciel de comptabilité distinct… Avec de tels outils, la gestion de douzaines ou centaines de demandes se révèle à la fois contreproductive et inefficace.
Une plateforme PPM comme Triskell vous offre structure, évolutivité et renseignements exploitables. Soit tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos portefeuilles de subventions en toute confiance et transparence. Et ce, que votre organisation soit une organisation non gouvernementale, un hôpital, un organisme public ou encore un centre de recherche.
L’intégration de la gestion des subventions à un logiciel PPM présente des avantages considérables.
- Visibilité en temps réel. Bénéficiez d’une vision exhaustive de vos demandes de subvention (budgets, calendriers, risques…).
- Automatisation de workflow. Automatisez des tâches telles que le circuit d’approbation, les alertes et les notifications. Le personnel chargé du suivi des subventions pourra ainsi se concentrer sur les activités qui créent le plus de valeur.
- Conformité en toute confiance. Gardez la trace de chaque décision ou modification. Le contrôle des versions garantit un enregistrement exhaustif des transactions, documents et actions.
- Alignement stratégique. Reliez chaque subvention à vos objectifs globaux et mesurez son impact par rapport à ceux-ci. La prise de décision n’en sera que plus facile et plus éclairée.
Comparaison d’Excel et de Triskell pour le suivi et la gestion des subventions
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Fonctionnalité ou processus
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Excel
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Triskell
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|---|---|---|
|
Gestion des données |
Multiples fichiers déconnectés. |
Référentiel centralisé en temps réel. |
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Contrôle des versions |
Mises à jour manuelles faillibles. |
Suivi automatique avec piste d’audit complète. |
|
Gestion de workflow |
Aucune automatisation. |
Approbations, alertes et notifications automatisées. |
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Conformité |
Risque élevé de dépassement des délais ou de mauvaise allocation. |
Mécanismes de contrôle intégrés et modèles de rapports. |
|
Visibilité |
Consolidation difficile. |
Suivi des performances financières et programmatiques à l’aide des tableaux de bord des portefeuilles. |
|
Suivi financier |
Rapprochements manuels. |
Intégration à la comptabilité pour un suivi des dépenses en temps réel. |
|
Évolutivité |
Outil adapté seulement aux petites équipes. |
Compatibilité avec les environnements complexes aux multiples subventions. |
Étude de cas Triskell – ADM
Chaque année, ADM suivait plus de 150 projets actifs de recherche et développement et plus de 60 000 heures de travail. Elle avait donc besoin de sécuriser et de rationaliser la gestion du temps relative au crédit d’impôt recherche.
Avant Triskell : ADM effectuait tout ce suivi sous Excel. Cet outil entrainait des problèmes de consolidation, offrait une visibilité limitée sur les projets et nécessitait des actions manuelles considérables.
Avec Triskell:
- Procédures mensuelles de saisie et de validation du temps.
- Autonomie complète des équipes R&D pour la création de projet et la gestion des ressources.
- Consolidation en temps réel des heures et des activités.
- Rapports alignés sur les exigences réglementaires relatives au crédit d’impôt recherche.
- Gouvernance simplifiée et données fiables, prêtes à auditer.
Gestion des subventions : processus étape par étape
Avant de découvrir ce qu’un logiciel PPM peut vous apporter, voyons comment se déroule la gestion des subventions.
Comme vous l’avez vu, un suivi efficace des subventions exige de coordonner un ensemble de processus interconnectés. L’objectif : transformer chaque demande en résultats mesurables.
Chaque étape de ce cycle de vie requiert des systèmes conçus pour enregistrer les informations pertinentes au moment opportun. Décomposons chaque phase du processus.
1. Pré-octroi : recherches, éligibilité et demandes
Lors de la phase de pré-octroi, votre organisation identifie, évalue et hiérarchise les opportunités de financement prometteuses selon différents critères. La gestion des subventions vise alors à garantir :
- l’alignement stratégique de chaque demande de subvention sur votre mission globale ;
- la disponibilité de ressources internes pour élaborer une demande compétitive ;
- la capacité de votre organisation à exécuter avec brio le projet proposé si elle obtient le financement correspondant.
Un suivi efficace durant la phase pré-octroi ne vous aide pas seulement à soumettre de plus nombreuses demandes. Il vous aide aussi à aborder de façon stratégique les demandes de subvention qui comptent vraiment.
Durant cette phase, vous avez besoin d’un système centralisé où enregistrer les opportunités potentielles lorsqu’elles se présentent. Vous devez notamment pouvoir saisir au même endroit toutes les informations pertinentes sur l’annonce de financement. Pour cela, mettez en place un formulaire harmonisé qui recueille :
- le nom de l’organisme subventionneur et celui du programme,
- le montant total disponible,
- le montant escompté des subventions octroyées,
- les critères d’éligibilité,
- les populations ou régions géographiques prioritaires,
- les activités autorisées et les restrictions applicables,
- la date butoir de soumission des demandes,
- les lettres d’intention,
- les contacts clés au sein de l’organisme de financement.
Veillez à préparer des demandes de subvention aussi détaillées que possible. Pour ce faire :
- Affectez du personnel à des sections ou tâches précises.
- Recueillez toute la documentation exigée.
- Fixez des dates butoirs internes pour examiner la demande avant sa soumission.
- Coordonnez l’obtention de toutes les approbations nécessaires de la part des dirigeants ou du conseil d’administration.
Une fois votre demande envoyée, le système devrait aussi enregistrer sa date de soumission et les révisions ou modifications éventuelles. Sans oublier l’ensemble des échanges de suivi avec l’organisme subventionneur.
Centralisez sur une même plateforme le processus d’évaluation de l’éligibilité et de soumission des demandes de subvention. En plus d’améliorer l’organisation et la transparence de ce processus, vous élaborerez des demandes bien plus compétitives.
2. Octroi : contrats, budgets et livrables
La phase d’octroi débute lorsqu’une subvention est officiellement approuvée selon des conditions particulières. Durant cette phase, vous devez attentivement enregistrer toutes les exigences définies et toutes les informations fournies par l’organisme subventionneur. Par exemple :
- le montant octroyé, qui peut différer du montant demandé et entrainer des ajustements budgétaires,
- la période d’exécution, qui indique à quelles dates les activités peuvent commencer et doivent s’achever,
- les coûts admissibles,
- les catégories budgétaires et leurs plafonds de dépenses respectifs,
- le taux de frais généraux applicable,
- les exigences de fonds de contrepartie ou de partage des frais.
Au-delà des conditions financières, la convention de subvention précise les obligations programmatiques. Livrables, objectifs de performances, exigences de mesure, calendriers de déclaration, conditions à remplir avant le déblocage ou la reconduction des fonds…
Extrayez tous ces détails des documents pertinents et saisissez-les dans un outil PPM ou de gestion des subventions. Veillez à enregistrer chaque subvention approuvée sous un code inédit.
Lors de la phase d’octroi, pensez aussi à enregistrer toutes les activités de planification de projet. Par exemple :
- une feuille de route du projet détaillée, avec des jalons et des points de décision,
- la définition de rôles et responsabilités vis-à-vis de tous les éléments constitutifs du projet,
- toute activité d’approvisionnement requise,
- toute convention de partenariat ou de sous-subvention à établir,
- les réunions d’examen interne consacrées au suivi de la progression.
Lorsque les dépenses d’une catégorie s’approchent du plafond correspondant, votre système de suivi peut le repérer. Nous vous recommandons de le configurer de façon à alerter les responsables financiers lorsque cela se produit.
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Post-octroi : déclarations, suivi et conformité
La phase post-octroi constitue la phase la plus longue et complexe du processus de gestion des subventions. Vous devez suivre simultanément les performances financières, la progression du programme et la conformité avec la convention de subvention.
Lorsque vous engagez des dépenses, veillez à les enregistrer correctement dans votre système de suivi. Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin.
- Comparez les dépenses réelles aux montants budgétés dans chaque catégorie.
- Calculez le pourcentage du budget consommé par rapport au temps écoulé.
- Identifiez tout écart éventuel susceptible de requérir l’attention de la direction ou une révision budgétaire.
- Veillez à justifier chaque dépense, documentation adéquate à l’appui.
De nombreux organismes subventionneurs exigent par ailleurs des rapports sur les activités et résultats des programmes. Pensez donc à tenir un registre détaillé qui indique :
- le statut des activités et livrables planifiés,
- des données sur les performances du projet conformes au plan de mesure défini en amont,
- tout écart par rapport au plan de projet approuvé que vous devez notifier à l’organisme subventionneur ou soumettre à son approbation.
Durant cette phase, votre organisation doit veiller au strict respect de toutes les conditions applicables à la subvention. Catégoriser correctement les dépenses ne suffit pas. Vous devez soumettre toutes les déclarations et notifications exigées dans les délais, sous le format adéquat et aux bons destinataires.
Clôture : préparation des rapports finaux et conservation des documents
La phase de clôture marque l’achèvement officiel de la subvention. Elle vise à garantir que vous avez pleinement satisfait et correctement documenté toutes vos obligations. À cette étape, la gestion des subventions s’articule généralement autour de trois activités principales.
- Rapprochement financier
- Vérifiez que toutes les dépenses sont enregistrées et qu’elles respectent les plafonds budgétaires approuvés.
- Identifiez les fonds non dépensés que vous devrez restituer à l’organisme subventionneur.
- Assurez-vous d’avoir soumis et réglé toutes les factures et demandes de remboursement.
- Dressez un rapport financier final qui rend compte de chaque euro octroyé au titre de la subvention.
2. Compte-rendu final du programme
- les activités et réalisations du projet,
- des données quantitatives sur les indicateurs de performances et les résultats obtenus,
- les défis rencontrés et les apprentissages que vous en avez retirés,
- la documentation de tout ce que vous avez produit (programmes d’études, outils, publications…).
3. Compilation et conservation des documents
- la demande originale et les documents relatifs à son octroi,
- tous les avenants et changements approuvés,
- les factures, reçus et autres documents relatifs aux paiements,
- toute correspondance avec l’organisme subventionneur,
- l’ensemble des rapports transmis.
Une fois toutes ces activités réalisées, mettez à jour le statut de la subvention pour la clôturer. Le système conservera ensuite toutes les données historiques. La plupart des conventions de subvention précisent la durée de conservation des documents (généralement de trois à sept ans).
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Importance du suivi financier pour la gestion des subventions
Le suivi financier constitue l’aspect le plus complexe (et crucial) de la gestion des subventions. Vous l’avez d’ailleurs sûrement remarqué durant l’analyse de ce processus. Cela s’explique par la convention de subvention conclue avec l’organisme subventionneur.
Ce document impose souvent des règles strictes et détaillées quant à l’utilisation des fonds et à l’élaboration des rapports financiers. Tout manquement expose votre association, centre de recherche, organisation de soins de santé ou institution publique à de graves conséquences.
Les budgets relatifs aux subventions octroyées sont généralement répartis dans plusieurs catégories.
- Personnel : salaires et cotisations.
- Déplacements, matériel, fournitures et matières premières.
- Coûts contractuels (consultants, bénéficiaires ultérieurs).
- Frais généraux ou indirects.
Chaque catégorie s’accompagne d’un plafond de dépenses clairement défini. Vous ne pouvez pas le dépasser sans l’autorisation de l’organisme subventionneur. C’est pourquoi l’intégration de votre logiciel PPM à votre système de comptabilité s’avère si précieuse.
Grâce à cette intégration, toutes les dépenses (salaires, factures, remboursements…) apparaissent automatiquement dans le compte-rendu des dépenses de la subvention. Vous avez ainsi l’assurance que vos données financières restent à jour en permanence.
Vous devez par ailleurs justifier chaque dépense à l’aide de documents qui prouvent :
- qu’elle était nécessaire au projet,
- qu’elle était autorisée en vertu des conditions applicables à la subvention,
- qu’elle a fait l’objet d’une approbation conforme aux politiques internes.
Pour simplifier les audits et garantir une traçabilité complète, votre outil doit relier chaque transaction à la documentation pertinente. Factures, reçus, feuilles de temps, autres documents relatifs à l’approvisionnement…
Mais un suivi financier efficace ne se limite pas à la simple comparaison des dépenses totales au budget restant. Il nécessite de suivre des paramètres supplémentaires. Passons en revue les plus importants d’entre eux.
1. Anticipation de la trajectoire des dépenses
Pour une gestion efficace de vos subventions, vous ne sauriez vous contenter d’un suivi financier superficiel. Si vous regardez uniquement le total des dépenses et le budget restant, vous risquez en effet d’en tirer des conclusions trompeuses.
Par exemple, imaginez que vous ayez utilisé 60 % du budget d’une subvention pluriannuelle en un an. Au premier abord, cela pourrait vous sembler excessif. Mais après une analyse plus approfondie, vous pourriez vous rendre compte que ce schéma de dépense est parfaitement approprié. Il reflète peut-être l’achat de matériel ou l’embauche de personnel en début de projet.
C’est là qu’un système qui vous permet d’anticiper la trajectoire des dépenses a tout son intérêt. Ses projections devraient refléter la chronologie des activités planifiées. Vous pourrez ainsi comparer les dépenses réelles aux schémas de dépenses attendus plutôt qu’à des données budgétaires statiques.
2. Analyse des écarts et modifications budgétaires
L’analyse des écarts permet non seulement de détecter les écarts budgétaires, mais aussi d’en comprendre les causes profondes.
- L’écart résulte-t-il d’un événement mineur, comme un retard dans le recrutement de personnel ?
- Reflète-t-il, au contraire, un revirement fondamental des besoins du projet qui requiert une modification budgétaire ?
Certains écarts nécessitent d’adresser à l’organisme subventionneur une demande formelle de révision budgétaire. C’est pourquoi votre système devrait automatiquement vous signaler les écarts qui dépassent des seuils définis. Il pourrait même déclencher des workflows afin d’enquêter sur ces écarts et d’y remédier efficacement.
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Gestion des subventions pluriannuelles et des fonds affectés
Autre aspect important à garder à l’esprit : de nombreuses subventions s’étalent sur plusieurs années. Cela complexifie grandement leur suivi comptable, car leur impact financier se ressent sur plusieurs exercices fiscaux.
D’après les normes comptables, la comptabilisation du montant total de la subvention doit intervenir au moment de son octroi. Et ce, même lorsque les fonds sont dépensés sur plusieurs années. Cette obligation provoque souvent une anomalie familière : les programmes affichent un excédent la première année, puis des déficits les années suivantes.
Voici quelques bonnes pratiques pour une gestion efficace de vos subventions pluriannuelles.
- Respectez les normes comptables tout en conservant une vision réaliste de la santé financière de vos programmes.
- Élaborez des rapports pluriannuels. Précisez-y le montant total octroyé, les dépenses cumulatives, le solde restant et l’exécution de l’exercice en cours.
- Indiquez clairement au leadership que les « déficits » à venir représentent l’utilisation planifiée des fonds précédemment comptabilisés.
Les fonds affectés exigent un contrôle encore plus étroit, car l’organisme subventionneur délimite précisément ce que vous pouvez en faire. Il peut destiner ces fonds à un programme, à une localisation, à un exercice fiscal ou encore à un type d’activité. Toute mauvaise utilisation de fonds affectés constitue un manquement à la fois à l’éthique et à la loi.
Les principes de comptabilité par fonds fixent un cadre qui permet d’effectuer un suivi adéquat des fonds affectés. Au lieu de mettre en commun tout l’argent de votre organisation, il s’agit de séparer les fonds selon leur affectation. Chaque subvention affectée devient un fond à part entière et fait l’objet d’une documentation financière distincte.
Votre plan comptable doit adopter une structure compatible avec cette distinction. Par exemple, des codes ou segments comptables peuvent indiquer à quel fonds se rapporte chaque transaction.
Pour s’adapter à cette structure, votre système de suivi des subventions doit proposer :
- une codification des dépenses qui relie chaque transaction au fonds correspondant,
- des règles de validation qui empêchent l’affectation accidentelle de dépenses au mauvais fonds,
- des rapports financiers propres à chaque fonds qui montrent que vous respectez toutes les affectations.
Bonnes pratiques pour une gestion efficace des subventions
Nous avons passé en revue toutes les complexités financières et opérationnelles des subventions. Penchons-nous à présent sur les pratiques favorables à votre réussite à long terme.
Ces bonnes pratiques amélioreront votre conformité et renforceront la collaboration entre vos équipes. De plus, elles vous offriront une visibilité complète sur les projets et sur les relations avec les organismes subventionneurs.
Centraliser les informations relatives aux subventions dans un seul système
Fondation, hôpital, institut de recherche, organisme public… Quelle que soit sa nature, votre organisation a tout intérêt à centraliser ses informations relatives à la gestion des subventions. Un système unique est le garant d’un fonctionnement efficace et d’une conformité permanente.
Trop souvent, les données pertinentes sont éparpillées dans divers e-mails, feuilles de calcul, dossiers réseau ou systèmes isolés. C’est là que les problèmes commencent à apparaitre.
- Vous manquez de visibilité sur le statut actuel des subventions.
- Le chaos règne dans le contrôle des versions, pour les budgets comme pour les documents.
- Les doublons sont légion en termes de tâches accomplies et de données saisies.
- L’absence de source d’information unique accroît les risques d’erreurs et d’omissions.
La centralisation des données sur une seule plateforme offre à toutes vos équipes un unique point de référence. Elles peuvent à la fois y consulter et y enregistrer des informations qui profiteront à toute votre organisation.
Un logiciel PPM comme Triskell apporte la structure et l’infrastructure nécessaires pour planifier, gérer et suivre votre portefeuille de subventions. Le tout, sans perdre en alignement sur vos objectifs stratégiques plus vastes.
Concrètement, Triskell fait office de référentiel centralisé. Vous pouvez y enregistrer tous les renseignements et documents pertinents pour votre gestion des subventions. Pipeline d’opportunités de financement, budgets approuvés, rapports, indicateurs de performances, contrats, correspondance… Il propose par ailleurs :
- un accès à distance et un stockage dans le cloud sécurisés,
- des permissions détaillées afin de protéger les informations sensibles,
- des outils avancés de recherche et de filtrage,
- des intégrations à d’autres systèmes professionnels (notamment comptables),
- des journaux d’audit pour garder la trace des changements et préserver la transparence.
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Définir les rôles, les responsabilités et les contrôles internes
Au fil de la croissance de votre portefeuille de subventions, la définition des responsabilités revêt une importance grandissante. Il en va de même pour la répartition de ces responsabilités entre différents rôles au sein de vos équipes. Prenons quelques exemples.
1. Gestionnaires des subventions ou agents des programmes
- Supervision des opérations quotidiennes
- Coordination de différentes demandes de subvention
- Principal intermédiaire avec l’organisme subventionneur
2. Contrôleurs de gestion
- Gestion de la configuration budgétaire
- Suivi des dépenses et des performances financières
- Garant de l’exactitude et de la conformité des déclarations
3. Responsables des programmes ou directeurs des projets
- Suivi de la progression des tâches et des livrables
- Recueil de données sur les performances
- Gestion des équipes projet
4. Dirigeants
- Approbation des décisions stratégiques clés
- Dialogue à haut niveau avec les organismes subventionneurs
Une bonne pratique de gestion des subventions consiste donc à affecter des rôles et responsabilités à vos équipes. Mais vous devez aussi élaborer des procédures écrites qui définissent clairement :
- les opportunités de subvention à saisir,
- les exigences d’examen et d’approbation des demandes de subvention avant soumission,
- le processus d’élaboration et d’approbation des budgets,
- le processus de configuration de nouvelles subventions dans le système,
- les personnes autorisées à approuver différents types de dépenses,
- la fréquence de suivi financier et programmatique,
- les exigences d’examen et d’approbation des rapports avant soumission,
- le processus de clôture, y compris le rapprochement final et la documentation.
Ces procédures présentent plusieurs avantages.
- Elles séparent les devoirs afin d’éviter qu’une seule personne gère tous les aspects d’une subvention.
- Elles servent de contrôles internes et permettent de réduire les conflits d’intérêts.
- Elles facilitent l’instauration de hiérarchies d’approbation pour différents seuils de dépenses.
- Elles vous aident à définir des rythmes réguliers d’examen des budgets et d’analyse des écarts.
Suivre les dépenses à l’aide de tableaux de bord multiprojets
Si votre organisation assure la gestion simultanée de plusieurs subventions, vous avez besoin d’une vue consolidée de votre portefeuille. Cette dimension stratégique constitue justement la raison d’être des tableaux de bord multiprojet. Ces tableaux intègrent des données relatives à différentes subventions et affichent les principales tendances en un coup d’œil.
Avec la solution de Triskell, vous pouvez configurer divers tableaux de bord pour suivre différents aspects de vos subventions. Chaque partie prenante (dirigeant, contrôleur de gestion, directeur de programme…) accède ainsi aux informations pertinentes lorsqu’elle en a besoin.
Si vous souhaitez découvrir tout ce que les tableaux de bord de Triskell ont à vous offrir, consultez notre article qui présente 10 exemples de tableau de bord de gestion de projet pour votre PMO.
Tableaux de bord financiers
Les tableaux de bord financiers donnent un aperçu à haut niveau de la santé financière de chaque projet de subvention. Vous pouvez aussi les configurer de sorte qu’ils vous renseignent sur vos portefeuilles tout entiers. Voici les possibilités qu’ils vous offrent pour la gestion des subventions.
- Visualisez les recettes de subventions par exercice fiscal ainsi que leurs projections.
- Effectuez un suivi des dépenses réelles par rapport aux dépenses budgétées.
- Anticipez le flux de trésorerie compte tenu des paiements et décaissements prévus.
- Analysez la répartition des dépenses entre les catégories principales.
- Détectez les écarts budgétaires considérables.
Tableaux de bord programmatiques
En plus des vues financières, Triskell vous permet de définir des tableaux de bord pour visualiser :
- les résultats cumulés et les indicateurs clés de succès (clients servis, objectifs atteints),
- la répartition géographique des programmes,
- la progression des priorités stratégiques,
- le pipeline de nouvelles demandes,
- les subventions proches de leur date d’expiration que vous devez peut-être renouveler.
Tableaux de bord opérationnels
Vous pouvez également créer des tableaux de bord pour suivre les opérations quotidiennes et la santé globale de vos programmes. Ces tableaux peuvent vous renseigner sur :
- les dates butoirs à venir, triées selon leur urgence,
- les indicateurs de conformité,
- la dotation en personnel et l’équilibre entre les charges de travail,
- l’utilisation des ressources et la capacité disponible.
Tenir une documentation prête à auditer
Une gestion efficace de vos subventions prévoit également la possibilité d’un contrôle externe. Pour se préparer à un audit, votre organisation doit :
- disposer d’une documentation exhaustive, organisée et facile d’accès ;
- stocker la preuve de chaque transaction, contrat ou communication dans le registre de la subvention correspondante ;
- automatiser la gestion des versions et l’horodatage des documents pour éviter de perdre ou d’écraser un registre.
Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre dans Triskell pour disposer en permanence d’une documentation prête à auditer.
- Pour chaque subvention, créez un registre ou un objet accompagné d’une liste cohérente d’éléments constitutifs (contrats, rapports, budgets…).
- Reliez les documents aux jalons ou aux livrables au sein du système.
- Conservez tous les fichiers pendant la durée imposée par les organismes subventionneurs ou les organismes de réglementation. Celle-ci est habituellement de cinq à sept ans.
- Procédez chaque année à des audits internes afin de vérifier l’exhaustivité de vos données, documents et workflows.
Conclusion : Rationalisez la gestion et le suivi des subventions avec Triskell
La gestion des subventions n’est pas une tâche administrative comme une autre, mais une discipline stratégique. Elle exige de la transparence, de la responsabilisation en matière financière et une finalité claire. Avec la culture et les outils adéquats, vous pouvez tout à fait satisfaire ces exigences.
Mais pour gérer vos subventions, un logiciel de suivi des délais et des budgets ne suffit pas. Vous devez relier chaque subvention aux objectifs stratégiques, à la gouvernance financière et aux indicateurs de performances de votre organisation. Vous avez donc besoin d’une solution complète.
Triskell est un logiciel PPM conçu pour la gestion des projets et portefeuilles. Il dispose de fonctionnalités pertinentes pour les associations, fondations, hôpitaux, instituts de recherche et organismes publics.
- Centralisez les données et les documents tout au long du cycle de vie de la subvention.
- Automatisez les workflows et renforcez les contrôles internes.
- Reliez directement le suivi financier aux indicateurs de performances.
- Visualisez la progression de vos portefeuilles à l’aide de tableaux de bord personnalisables adaptés à chaque rôle.
Avec Triskell, cessez de perdre votre temps à remplir des feuilles de calcul ou à y effectuer des recherches. Consacrez-le plutôt à la conception de programmes pertinents, au renforcement des relations avec les organismes subventionneurs et à un meilleur alignement sur votre mission globale.
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Questions fréquentes sur le suivi et la gestion des subventions
Quelle est la différence entre le suivi et la gestion des subventions ?
- La gestion des subventions englobe l’ensemble du cycle de vie d’une subvention : identification des sources de financement potentielles, soumission des demandes, gestion des fonds, formalités de déclaration et clôture.
- Le suivi des subventions représente la couche de suivi continu de ce cycle de vie. Il se concentre sur la documentation de la progression, la saisie des budgets, le respect des délais et la conformité à chaque étape.
Comment l’automatisation renforce-t-elle l’efficacité de la gestion des subventions ?
L’automatisation structure et accélère chaque étape du cycle de vie d’une subvention. Elle vous épargne un suivi manuel des délais, approbations et rapports.
De plus, les workflows automatisés s’acquittent des tâches répétitives. Envoi de rappels, demande d’approbations, mise à jour des budgets, création de rapports…
Vos équipes peuvent alors se concentrer sur les priorités stratégiques : évaluer l’impact, renforcer les relations avec les organismes subventionneurs et aligner les projets sur les objectifs globaux.
Quels sont les principaux défis de la gestion des subventions et comment la technologie peut-elle aider à les relever ?
La gestion des subventions donne du fil à retordre à de nombreuses organisations. Associations, agences publiques, grandes entreprises guidées par la recherche et le développement… Leurs difficultés proviennent principalement de données éparpillées, du suivi manuel et du manque de visibilité sur les projets.
En particulier, la gestion de multiples subventions constitue une source fréquente d’erreurs et d’inefficacité. Elle implique souvent de jongler avec des délais, budgets et exigences de conformité documentés dans des systèmes déconnectés.
