Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) ? Définition, avantages et fonctionnement
À l’ère des projets en constante évolution, la gestion de projet moderne présente une complexité inédite. Elle exige non seulement de l’efficacité, mais aussi une précision stratégique. En d’autres termes, elle requiert un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM).
Mais qu’est-ce qu’un logiciel PPM ? Il s’agit d’une puissante plateforme dotée de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réussir. Rationaliser vos projets, allouer efficacement vos ressources, aligner vos efforts sur les objectifs de votre organisation…
Dans ce guide complet, nous vous proposons d’explorer avec nous le monde des solutions PPM. Vous découvrirez ainsi comment ce type de logiciel peut révolutionner votre approche de la gestion de projet.
Qu’est-ce qu’un logiciel PPM ? Définition et proposition de valeur
Dans un paysage professionnel dynamique, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) est un moteur stratégique pour votre société. Il vous aide à orchestrer et à optimiser votre écosystème de projets tout entier. Alors, concrètement, qu’est-ce qu’un logiciel PPM ?
Il s’agit d’une plateforme conçue pour rationaliser la gestion des portefeuilles de projets et de produits d’une organisation. Contrairement aux outils traditionnels de gestion de projet, elle offre une vision complète et globale de vos portefeuilles.
La valeur d’une telle solution réside dans sa capacité à transcender les silos des projets individuels. Son rôle principal : aligner vos portefeuilles sur vos objectifs globaux. Ainsi, elle facilite la prise de décision stratégique en garantissant que chaque projet contribue à la réussite de votre société.
Principales différences entre une plateforme PPM et un outil de gestion de projet
Avant d’acquérir une plateforme de gestion de portefeuilles de projet, vous devez comprendre sa proposition de valeur unique. Qu’est-ce qu’un logiciel PPM apporte de plus qu’un outil de gestion de projet ?
Cette question a son importance, car les outils de gestion de projet ciblent désormais de nouveaux marchés. Gestion stratégique de portefeuilles, gestion du travail, collaboration… Par conséquent, il arrive souvent que les fonctionnalités de ces deux types de solutions se chevauchent.
Les outils de gestion de projet et les logiciels PPM jouent un rôle fondamental dans la réussite de vos projets. Toutefois, ils servent des finalités très différentes au sein de votre entreprise.
1. Champ d’application
- Un outil de gestion de projet est conçu pour mener à bien l’exécution des tâches des projets. C’est le moyen idéal de suivre des projets individuels, et notamment de gérer leurs délais. Il permet aussi de veiller à ce que les tâches soient accomplies dans les conditions fixées.
- Une plateforme PPM va beaucoup plus loin. En effet, elle se concentre sur la gestion complète de vos portefeuilles de projets (et de produits). Vous pouvez ainsi gérer vos portefeuilles et aligner vos projets sur les objectifs globaux de votre société.
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2. Objectif
- Les outils de gestion de projet répondent généralement aux besoins des opérations quotidiennes et des tâches liées aux projets.
- À l’inverse, les solutions PPM proposent une approche stratégique qui facilite la prise de décision éclairée à deux niveaux :
- pour les hauts dirigeants ayant besoin de comprendre la contribution de chaque projet à la réussite globale de votre organisation
- pour les parties prenantes chargées de l’allocation des ressources, l’atténuation des risques et l’alignement des projets sur vos objectifs globaux
3. Gestion des ressources
- Un outil de gestion de projet est parfait pour la gestion des ressources au niveau des projets individuels.
- À l’inverse, avec un logiciel PPM, la gestion des ressources prend une autre dimension. Vous bénéficiez d’une vue complète de la demande et la disponibilité des ressources dans tous vos portefeuilles de projets. Ainsi, vous allouez vos ressources de façon stratégique et veillez à leur utilisation optimale tout en évitant les goulots d’étranglement.
4. Rapports et visibilité
- Les outils de gestion de projet apportent une bonne visibilité au niveau des projets individuels. Toutefois, ils offrent un niveau de détail insuffisant pour bien comprendre le statut des portefeuilles de projets.
- Les plateformes PPM proposent une vue complète, claire et détaillée des projets, programmes et portefeuilles de votre entreprise. Avec une telle visibilité, vos dirigeants peuvent suivre la progression des différents projets et prendre des décisions éclairées. Surtout, ils ont l’assurance que chaque projet est aligné sur les objectifs stratégiques de votre société.
5. Gestion des risques
- Un outil de gestion de projet se concentre sur l’atténuation des risques à l’échelle des projets individuels.
- Une solution PPM permet une évaluation et une gestion globales des risques de vos portefeuilles de projets. Grâce à cette approche plus complète, votre organisation aborde les problèmes potentiels de façon proactive. Ainsi, ces problèmes n’ont qu’un impact minime sur votre activité.
Avantages d’une solution PPM pour les moyennes et grandes entreprises
Comme le montrent ces cinq différences, une solution PPM présente plusieurs avantages par rapport à un outil de gestion de projet. Des avantages qui propulsent les moyennes et grandes entreprises vers de nouveaux sommets d’efficacité, de collaboration et de réussite. Loin d’un simple outil, une plateforme de gestion de portefeuilles de projets représente un atout stratégique.
Alors, qu’est-ce qu’un logiciel PPM peut vous offrir ? Pour répondre à cette question, intéressons-nous à présent aux avantages des logiciels PPM qui font leur spécificité. Vous comprendrez ainsi ce qui les rend indispensables aux sociétés opérant à grande échelle.
- Alignement stratégique : un logiciel PPM est capable d’aligner chaque initiative sur vos objectifs globaux. Vous avez ainsi la certitude que chaque projet apporte une contribution décisive à la réussite de votre organisation.
- Optimisation des ressources : pour les moyennes et grandes entreprises, la gestion des ressources est souvent un vrai casse-tête. Heureusement, une plateforme PPM vous propose d’optimiser l’allocation et l’utilisation des ressources dans de multiples projets. Identifiez les lacunes en termes de ressources, allouez efficacement votre personnel, évitez les goulots d’étranglement… Autant d’avantages qui maximisent votre productivité.
- Atténuation des risques au niveau du portefeuille : lorsque le volume de vos portefeuilles de projets augmente, les risques à atténuer en font autant. Une solution PPM vous permet d’adopter une approche globale de la gestion des risques. De plus, elle donne aux parties prenantes les moyens d’évaluer et d’atténuer les risques au niveau de vos portefeuilles. Ainsi, elle minimise l’impact de ces risques sur les objectifs globaux de votre société.
- Prise de décision éclairée : avec un logiciel PPM, les décisions éclairées deviennent la pierre angulaire de votre réussite. Vous bénéficiez de puissantes fonctionnalités de création de rapports et d’analyse en temps réel. Ainsi, vos dirigeants et vos parties prenantes ont accès à de précieuses données en temps réel dans différents domaines. Progression des projets, utilisation des ressources, statut de vos projets, programmes et portefeuilles…
- Évolutivité et adaptabilité : les grandes entreprises sont des entités dynamiques. C’est pourquoi une plateforme PPM évolue au même rythme que votre activité. Vous gérez un nombre croissant de projets ? Votre environnement est propice aux changements fréquents du périmètre d’un projet ou de vos objectifs stratégiques ? Quelle que soit votre situation, une solution PPM s’y adapte facilement tout en préservant votre efficacité.
- Collaboration améliorée : la croissance des sociétés complexifie toujours davantage la collaboration… Sauf avec un logiciel PPM. Centralisez sur une même plateforme la communication, le partage de documents et les mises à jour en temps réel. Éliminez les silos et mettez tout le monde sur la même longueur d’onde.
- Augmentation du taux de réussite de vos projets : ensemble, tous les avantages précédents améliorent les probabilités de réussite de vos projets. Une solution PPM aligne vos initiatives sur vos objectifs stratégiques et facilite la prise de décision éclairée. Elle optimise l’allocation des ressources et atténue les risques tout en favorisant la collaboration. Tout cela en fait un élément clé pour atteindre et même dépasser les objectifs de votre organisation.
Comment fonctionne un logiciel de gestion de portefeuilles de projets ?
La gestion de portefeuilles de projets est multidimensionnelle et, par conséquent, complexe. Lister les tâches, allouer les ressources, définir les objectifs stratégiques, identifier et évaluer les risques… Qu’est-ce qu’un logiciel PPM peut vous simplifier la vie ! Découvrons à présent comment utiliser une solution comme la plateforme Triskell pour profiter de tous ses avantages.
1. Centralisation de vos données
Avec un logiciel PPM, le processus de gestion de portefeuilles de projets débute par une étape décisive. Vous devez centraliser toutes les demandes de projet de votre entreprise dans votre nouveau référentiel. Calendrier et budget alloués à chaque projet, KPI et autres indicateurs associés à chaque initiative…
Votre plateforme PPM doit devenir la source d’informations officielle de votre société. Toutes les personnes qui participent à la planification, à la gestion et au suivi de vos projets doivent s’y référer. PMO, responsables de portefeuille, chefs de projet…
Faites preuve de minutie à cette étape pour bénéficier d’informations détaillées et qualitatives sur vos portefeuilles de projets.
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2. Planification et alignement stratégiques
La deuxième étape consiste à relier toutes vos initiatives aux objectifs stratégiques de votre organisation. Qu’il s’agisse de projets, de programmes ou de portefeuilles, Triskell offre toute l’évolutivité et la flexibilité nécessaires.
Grâce à cet alignement, vous pouvez évaluer en un coup d’œil l’importance stratégique de chaque projet. Ainsi, vous donnez la priorité à ceux qui contribuent le mieux à la réussite de votre entreprise.
3. Dépendances et feuille de route stratégique
Parallèlement, regroupez vos projets dans différents programmes, et vos programmes dans différents portefeuilles. Vous aurez alors tout ce qu’il vous faut pour créer votre feuille de route.
Vos parties prenantes apprécieront particulièrement les diagrammes de Gantt et les plans directeurs de Triskell. Grâce à ces fonctionnalités, elles peuvent visualiser les dépendances entre les projets, programmes, portefeuilles et objectifs stratégiques. Votre société prend ainsi de meilleures décisions et gère les risques de façon proactive.
4. Gestion et optimisation des ressources
À ce stade, vous disposez d’un aperçu des projets et de la feuille de route de votre organisation. Vous voyez clairement quels objectifs sont associés à chaque projet. Vous êtes donc prêt à allouer des ressources à chaque initiative.
Triskell vous offre une vue d’ensemble de la disponibilité, des compétences et des ressources demandées par tous vos projets. Vous évitez ainsi les goulots d’étranglement tout en maximisant la productivité de votre entreprise.
5. Identification et atténuation des risques
Sans évaluation proactive en amont, les risques et les événements imprévus peuvent mettre votre planification stratégique en échec. Pour éviter cela, vous devez bien sûr identifier et évaluer les risques, mais cela ne suffit pas. Vous devez aussi élaborer des stratégies pour les atténuer et en minimiser l’impact.
Triskell dispose de toutes les fonctionnalités de gestion des risques dont vous avez besoin. Parmi celles-ci, les simulations vous aident à élaborer des stratégies d’atténuation des risques. En fonction des différents scénarios que vous lui soumettez, Triskell propose des solutions pour atténuer ces risques. Vous pouvez effectuer des simulations dans différents domaines, tels que :
- la hiérarchisation des initiatives
- la réallocation des ressources
- l’allocation du budget
6. Suivi en temps réel
Avec un logiciel PPM, rien n’échappe à votre contrôle. Vous pouvez suivre en temps réel la progression des projets et le budget utilisé. Vous bénéficiez aussi d’une vue globale des performances de chaque portefeuille de projets de votre société.
Les tableaux de bord de la plateforme Triskell sont entièrement personnalisables. Adaptez-les à chaque partie prenante de façon à afficher uniquement les informations qui l’intéressent vraiment.
7. Création de rapports
En plus des tableaux de bord, une autre fonctionnalité renseigne les parties prenantes sur le statut des projets. Triskell vous propose de configurer des rapports adaptés aux besoins de chaque rôle de votre organisation.
De plus, vous pouvez définir des alertes et des configurations qui reposent sur différents paramètres. Ainsi, chaque personne qui participe à l’exécution de la stratégie de votre entreprise est tenue informée en temps réel.
8. Collaboration et communication
Une solution PPM inclut d’autres fonctionnalités dédiées à la collaboration entre différentes équipes et parties prenantes. Partage de documents, commentaires, forums de discussion… Voilà quelques-unes des fonctionnalités dont s’accompagne Triskell pour favoriser les synergies et la productivité de vos équipes.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une plateforme PPM ?
Vous connaissez désormais le fonctionnement général d’une plateforme PPM. À présent, pour en tirer le meilleur parti, découvrez les fonctionnalités incontournables d’un tel logiciel.
Selon les besoins et les objectifs de votre organisation, vous en utiliserez certaines plus que d’autres. Mais pour garantir l’efficacité de vos processus de gestion de portefeuilles de projets, vous aurez besoin des fonctionnalités suivantes.
Attention : les éditeurs de solution PPM font parfois l’impasse sur certaines de ces fonctionnalités. De plus, lorsqu’elles sont incluses, elles manquent parfois de profondeur. C’est pourquoi vous devez les garder à l’esprit lors du choix d’une plateforme PPM.
1. What if Scenario analysis
Les simulations basées sur des scénarios vont vite devenir indispensables aux décisionnaires de votre entreprise. En effet, elles vous permettent d’identifier les défis et les opportunités en amont. L’exploration de divers scénarios de gestion de portefeuilles de projets vous donne ainsi un avantage analytique.
Grâce à ces simulations, prenez des décisions éclairées en vous appuyant sur une analyse exhaustive des données de vos portefeuilles. Ressources, budgets, risques, volume de la demande…
2. Balanced scorecards
Les Balanced scorecards vous aident à évaluer la réussite et les performances de vos portefeuilles de projets. Pour cela, ils s’appuient sur les indicateurs clés de succès (KPI) que vous avez établis.
Cette fonctionnalité favorise l’adoption d’une approche systémique de l’évaluation des performances de vos projets. Ainsi, vous ne voyez plus la gestion des projets et des programmes comme une simple liste de tâches.
3. Planification stratégique
Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets ne se limite pas à la gestion et au suivi des projets. Grâce à ses fonctionnalités de planification stratégique, vous pouvez définir, aligner et hiérarchiser les projets de votre société.
Son approche analytique garantit l’alignement de chaque initiative sur vos objectifs et résultats clés (OKR).
4. Capacity planning
Une gestion efficace des ressources va bien au-delà de l’allocation de personnel aux projets de votre organisation. Pour maximiser l’efficacité de vos équipes, vous avez besoin d’informations en temps réel sur la disponibilité et la demande.
Le capacity planning propose une approche analytique de votre gestion des ressources. Il vous donne l’assurance d’allouer les ressources adéquates aux projets pertinents, au bon moment. Ainsi, il prévient les goulots d’étranglement, minimise les délais et maximise la productivité.
5. Gestion financière
Les fonctionnalités de gestion financière donnent une nouvelle dimension à vos processus de planification et de gestion budgétaire. Elles vous permettent d’analyser les performances financières des portefeuilles de projets et de produits de votre entreprise.
Grâce à ces analyses, vos décisionnaires bénéficient de renseignements exploitables sur les dépenses de chaque projet. Des renseignements au service de la transparence, de la responsabilisation et des décisions financières éclairées.
6. Gestion hybride de portefeuilles
Pour répondre aux différents besoins de vos projets, vous avez besoin de flexibilité. Certaines équipes de votre société ont adopté les méthodologies agiles tandis que d’autres continuent à travailler avec Waterfall ? C’est une situation courante.
Par conséquent, votre plateforme PPM doit vous permettre de choisir le cadre de gestion le plus adapté à chaque projet. Pour combiner sans problème les méthodologies agiles et traditionnelles, elle doit disposer de fonctionnalités de gestion hybride de portefeuilles. Ainsi, vous pouvez gérer chaque initiative à l’aide du cadre de gestion qui s’y prête le mieux.
7. Gestion des demandes
Une gestion efficace des demandes intègre une analyse stratégique à la sélection, à la hiérarchisation et au lancement des projets. Un logiciel PPM doté de fonctionnalités de gestion des demandes propose donc une approche équilibrée et hiérarchisée de l’exécution des projets.
Ainsi, il facilite votre prise de décision dans plusieurs domaines. Allocation des ressources, alignement sur la stratégie globale de votre organisation…
À quels rôles profite une solution de gestion de portefeuilles de projets ?
Nous venons d’analyser les subtilités d’une solution PPM qui déterminent la réussite de votre gestion de projet. À présent, intéressons-nous aux rôles auxquels cette plateforme profite le plus.
- Gestionnaires de PMO : pour votre bureau de gestion de projets (PMO), un logiciel PPM est comme une tour de contrôle. En centralisant toutes les données sur vos projets en temps réel, il simplifie la prise de décision pour vos gestionnaires de PMO. Surtout, il contribue à garantir l’alignement constant des initiatives sur les objectifs de votre entreprise.
- Responsables de projet, de programme et de portefeuille : la planification et le suivi de vos projets ne seront jamais aussi efficaces qu’avec une plateforme PPM. La gestion des risques se fait plus proactive, la prise de décision plus éclairée. Ces améliorations se traduisent par une augmentation considérable du taux de réussite de vos projets.
- Dirigeants et décisionnaires : vos hauts dirigeants bénéficient d’une vue globale des portefeuilles de projets qui facilite la prise de décision stratégique. Ils ont accès à toutes les informations nécessaires pour aligner les projets sur les objectifs de votre société… Ou pour planifier son avenir à moyen ou long terme.
- Gestionnaires de ressources : les gestionnaires de ressources peuvent enfin dire adieu aux goulots d’étranglement et aux conflits relatifs aux ressources. Avec un logiciel PPM, vous pouvez voir qui est disponible et qualifié pour la tâche. Ainsi, vous avez l’assurance que les bonnes personnes sont toujours là où vous avez besoin d’elles.
- Contrôleurs de gestion : votre directeur financier peut effectuer un suivi exhaustif des budgets, dépenses et résultats financiers de vos portefeuilles. La transparence des données financières l’assiste dans la prise de décision et la gestion responsable des finances.
- Directeurs de la stratégie : les directeurs de la stratégie peuvent planifier la feuille de route à moyen et long terme. Visualisez l’alignement des projets sur les objectifs stratégiques et la contribution de chaque initiative à votre réussite.
- Responsables informatiques : pour votre responsable informatique, une plateforme PPM rationalise la gestion des projets et portefeuilles informatiques. Tableaux de bord centralisés, optimisation des ressources, collaboration… Toutes ces fonctionnalités garantissent une exécution efficace des projets informatiques dans le respect de la stratégie de votre organisation.
Bonnes pratiques pour réussir la mise en œuvre d’un logiciel PPM
Vous connaissez désormais les principaux rôles auxquels profite un logiciel PPM. Avant de conclure ce guide, découvrons les bonnes pratiques à suivre pour réussir la mise en œuvre d’une telle plateforme.
Voici cinq conseils à appliquer, en plus d’une approche stratégique, pour intégrer une solution PPM à votre cadre organisationnel.
1. Définir clairement vos objectifs
Pour réussir la mise en œuvre d’un logiciel PPM, vous devez définir clairement les buts à atteindre. Améliorer la visibilité sur les projets, rationaliser l’allocation des ressources, aligner les initiatives sur les objectifs stratégiques… Plus vos buts sont précis, plus la mise en œuvre est facile.
2. Impliquer les parties prenantes dès le début
Dirigeants, chefs de projet, responsables informatiques, utilisateurs finaux… Tous devraient donner leur avis. Mais quand devez-vous impliquer les parties prenantes dans la mise en œuvre et le déploiement d’une plateforme PPM ? Le plus tôt sera le mieux.
Leur participation à ce processus présente trois avantages :
- Elle garantit que la solution choisie réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.
- Elle améliore l’acceptation du logiciel PPM dans toute votre société.
- Elle prépare le terrain pour un processus de mise en œuvre collaboratif.
3. Investir dans des programmes de formation
Nous vous recommandons vivement de mener des programmes de formation destinés à tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau. Ces programmes permettent de tirer parti du potentiel d’une plateforme PPM dès le départ. En effet :
- Ils vous donnent l’assurance que chaque équipe dispose des compétences nécessaires pour utiliser la solution efficacement.
- Ils atténuent la résistance au changement et simplifient grandement le passage au nouveau logiciel.
- Ils améliorent le niveau d’acceptation de la plateforme au sein de votre organisation.
4. Adapter votre logiciel PPM aux workflows de votre entreprise
Votre entreprise a mis en place des processus uniques de gouvernance et de gestion. Votre logiciel PPM doit absolument s’y adapter — ainsi qu’aux opérations quotidiennes et aux workflows existants.
Cette adaptation améliore l’expérience utilisateur, réduit les goulots d’étranglement et facilite le passage à la nouvelle solution.
5. Procéder à une mise en œuvre graduelle
Rome ne s’est pas faite en un jour. De la même façon, la mise en œuvre d’un logiciel PPM ne se fait pas du jour au lendemain. Pour simplifier la résolution des problèmes, nous vous conseillons de diviser cette mise en œuvre en phases. Vous bénéficiez ainsi d’un plus grand contrôle.
Par exemple, vous pourriez d’abord déployer la plateforme pour votre PMO et vos chefs de projet. Puis, en fonction des résultats constatés, l’étendre à d’autres départements et à d’autres rôles.
Conclusion
Le paysage de la gestion de projet est en constante évolution. Dans ce contexte, votre réussite ne dépend pas seulement de l’accomplissement des tâches. Elle repose aussi sur l’orchestration de votre stratégie. Et qu’est-ce qu’un logiciel PPM, si ce n’est un chef d’orchestre ? Après tout, il harmonise les projets, les ressources et les objectifs en une symphonie de réussites.
Si vous devez retenir une chose de ce guide, c’est bien celle-ci. Une plateforme PPM n’est pas un simple outil, mais une alliée stratégique de votre société. Avec une solution comme Triskell, votre organisation saura surmonter la complexité de la gestion de vos portefeuilles de projets.
La recherche d’une gestion de portefeuilles de projets efficace et stratégique commence ici. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démonstration ci-dessous.
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