Comment faire un tableau Kanban pour gérer vos projets et portefeuilles ? Exemples et bonnes pratiques
Les projets s’accumulent. Les priorités changent du jour au lendemain. Vos équipes tournent à plein régime pour faire avancer vos initiatives et tiennent péniblement les délais… Telle est la réalité de la gestion de portefeuilles de projets et de produits (PPM).
Dans un tel scénario, la visibilité sur le statut des tâches relève de l’utopie. Problèmes repérés trop tard, charges de travail déséquilibrées, décisions prises malgré une incertitude excessive… C’est là que les tableaux Kanban peuvent faire toute la différence.
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment faire un tableau Kanban dans un environnement de gestion multiprojet. Vous découvrirez les avantages de cet outil ainsi que plusieurs exemples et bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Avant de découvrir comment faire un tableau Kanban, prenons le temps de le définir. Un tableau Kanban est un outil de gestion visuel composé de colonnes et de cartes. Il permet à vos équipes de suivre leurs tâches tout au long d’un processus défini.
- Chaque colonne du tableau Kanban correspond à une étape du workflow : À faire, En cours, Terminé… Les étapes se succèdent de la gauche vers la droite.
- Chaque carte représente une tâche, une initiative ou un projet. Au fil de sa progression, on déplace la carte d’une colonne à l’autre pour refléter son statut actuel.
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Le terme Kanban signifie en japonais « pancarte » ou « affiche ». Il tire ses origines du système de production Lean développé par Toyota à la fin des années 1940. Le constructeur automobile utilisait des signaux visuels pour contrôler les niveaux de stocks de sa chaine de production.
Ces signaux indiquaient quand produire et quand se réapprovisionner en pièces détachées. Ils ont permis à Toyota :
- d’optimiser le flux de production,
- de réduire le gaspillage de ressources,
- d’améliorer la réactivité.
Au fil du temps, le concept de Kanban a évolué. En 2007, David J. Anderson a formalisé la méthode Kanban pour étendre son application au développement logiciel et à la gestion de projet.
Aujourd’hui, les tableaux Kanban s’utilisent dans la plupart des secteurs d’activité (informatique, marketing, construction, développement de produit…). Quel que soit le contexte, leur finalité demeure la même. Visualiser le travail, limiter le nombre de tâches en cours et réduire les goulots d’étranglement pour accélérer la livraison.
Avantages des tableaux Kanban
Vous connaissez désormais les origines des tableaux Kanban et leur évolution au fil du temps. Explorons à présent ce qu’ils peuvent vraiment apporter à votre société. Réduction des délais de livraison, élimination des goulots d’étranglement…
En gestion de projet, le tableau Kanban constitue l’un des éléments les plus précieux de votre trousse à outils. Voici ses principaux avantages.
- Visualisation du workflow en temps réel. Un tableau Kanban accroît la visibilité sur un projet précis ou sur le portefeuille tout entier de votre entreprise. Il offre à vos équipes et parties prenantes une vision instantanée des tâches en cours, achevées et à venir. Il vous épargne ainsi d’innombrables réunions sur le statut et d’interminables échanges d’e-mails.
- Détection précoce des goulots d’étranglement et équilibrage des charges de travail. Les tableaux Kanban vous aident à repérer où le travail s’accumule. Par exemple, la présence de trop nombreuses cartes dans une colonne signale un blocage qui exige votre attention immédiate. Vous pouvez alors revoir et optimiser l’allocation de vos ressources.
- Concentration accrue de vos équipes. Comment garantir que vos équipes terminent leurs tâches en cours avant d’en commencer de nouvelles ? En fixant des limites à vos tableaux Kanban. L’une des techniques les plus efficaces de la méthode Kanban consiste à restreindre le nombre de tâches en cours. Cette limite démontre son utilité dans les environnements qui évoluent rapidement. Elle maintient vos équipes concentrées sur ce qui compte vraiment : réduire les délais de livraison et accroître la qualité.
- Efficacité renforcée et amélioration continue. Un tableau Kanban permet de suivre des indicateurs tels que la durée de cycle ou le rendement. (La première correspond au temps nécessaire pour achever une tâche ; le second, au travail abattu sur une période donnée.) Il facilite ainsi l’identification des pertes d’efficacité et l’apport d’améliorations ciblées. Au fil du temps, vos workflows se stabilisent, les délais de livraison raccourcissent et les résultats des projets s’améliorent.
- Collaboration facilitée et visibilité accrue auprès des parties prenantes. Un tableau Kanban sert de source d’information unique pour vos parties prenantes. Il leur permet de vérifier à tout moment le statut des initiatives sans avoir à demander des rapports précis. À la clé, une confiance renforcée et une communication rationalisée.
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Éléments essentiels d’un tableau Kanban
Comme nous l’avons vu, un tableau Kanban se compose de colonnes qui représentent les workflows de votre organisation. On y ajoute un certain nombre de cartes que l’on déplace d’une colonne à l’autre. Mais comment faire un tableau Kanban vraiment efficace ? En incluant d’autres éléments que nous allons passer en revue, du plus rudimentaire au plus avancé.
1. Colonnes
Les colonnes forment l’ossature de tout tableau Kanban. Elles représentent les étapes du workflow, ordonnées de la gauche vers la droite pour refléter la progression des tâches. Le nombre de colonnes dépend du niveau de complexité.
- Sous sa forme la plus simple, trois colonnes suffisent : À faire, En cours et Terminé.
- Dans un environnement de gestion des projets et portefeuilles, des étapes supplémentaires peuvent s’avérer nécessaires. Backlog, En attente d’approbation, En suspens…
Quel que soit leur nombre, définissez des colonnes claires, sans ambiguïté et pertinentes pour vos processus internes. N’importe qui devrait pouvoir consulter instantanément le statut de toute initiative et le travail restant.
2. Cartes
Les cartes du tableau Kanban représentent visuellement des tâches, des livrables, des récits utilisateurs ou même des projets entiers. Elles contiennent au minimum les détails suivants :
- un titre,
- une description,
- un responsable,
- une date d’échéance,
- un statut.
Dans un tableau numérique ou une solution SaaS comme Triskell, les cartes peuvent aussi inclure :
- des pièces jointes,
- des liens,
- des listes de contrôle,
- des commentaires.
Une fois créée, chaque carte passe d’une colonne à l’autre au fil de sa progression.
3. Signaux visuels
Passons à présent aux éléments plus avancés qui composent un tableau Kanban efficace, à commencer par les signaux visuels. Conçus pour améliorer la lisibilité du tableau, ils recouvrent :
- les codes couleur,
- les étiquettes,
- les icônes,
- les avatars.
Par exemple, vous pouvez identifier les tâches urgentes en rouge ou les tâches à faible priorité en vert. Vous pouvez aussi associer des couleurs précises à différents types de projets.
Ces signaux permettent d’identifier rapidement les priorités, dépendances et risques sans avoir à examiner chaque carte de plus près.
4. Limite du nombre de tâches en cours
Le nombre maximum de tâches en cours désigne la limite de cartes autorisées simultanément dans la colonne En cours. Ce plafond force vos équipes à terminer leurs tâches avant d’en commencer de nouvelles.
Lorsque vous gérez de multiples portefeuilles à l’aide de tableaux Kanban, cette contrainte présente plusieurs avantages.
- Elle contribue à prévenir la surallocation des ressources.
- Elle vous donne l’assurance d’accorder aux projets prioritaires l’attention nécessaire.
- Elle renforce la visibilité des goulots d’étranglement.
Si vous atteignez le nombre maximum de tâches en cours, vous savez qu’il y a un problème. Vous devez alors résoudre les blocages existants avant de passer à la suite.
5. Point d’engagement
Le point d’engagement correspond au moment où une tâche entre officiellement dans le flux actif du tableau Kanban. Avant d’y entrer, elle se trouve souvent dans la colonne Backlog ou Idées.
Si vous vous demandez comment faire un tableau Kanban efficace, vous devez absolument définir le point d’engagement.
- Il vous indique quand allouer des ressources pour achever une tâche.
- Il garantit l’alignement sur les priorités.
- Il vous évite de commencer une tâche avant qu’elle soit approuvée ou prête.
6. Point de livraison
Le point de livraison représente l’étape à laquelle vous considérez une tâche comme achevée. Il peut s’agir du moment où elle est terminée et prête à être examinée. Ou, dans un autre contexte, du moment où une initiative est déployée en production ou livrée au client.
L’identification précise du point de livraison revêt une grande importance. Elle permet de mesurer le délai de production, soit la durée qui sépare le point d’engagement de l’achèvement. Cette information renforce le caractère prévisible de la livraison et l’exactitude des chronologies.
7. Couloirs
Les couloirs se présentent comme des bandes horizontales qui divisent un tableau Kanban en catégories. Ils servent à distinguer des projets, équipes, types de tâches ou niveaux de priorité. Ils facilitent ainsi la gestion parallèle de multiples workflows sans perte de visibilité ou de clarté.
Par exemple, dans un environnement PPM, vous pourriez créer trois couloirs :
- l’un pour les initiatives stratégiques,
- l’autre pour les projets opérationnels,
- le troisième pour les tâches d’assistance ou de maintenance.
8. Dates d’échéance
Les dates d’échéance d’un tableau Kanban rappellent les urgences de façon visuelle et constante. Elles aident vos équipes à planifier et à hiérarchiser plus efficacement leur travail. Après tout, comment faire un tableau Kanban sans repères temporels ?
Veillez à associer une date d’échéance à chaque carte. Vous préserverez ainsi l’alignement des tâches sur les délais, les jalons et les priorités de votre société.
9. Backlog et couloirs prioritaires
Le backlog rassemble les tâches et initiatives à venir jusqu’à ce qu’elles atteignent le point d’engagement. C’est donc une colonne intéressante pour les tableaux Kanban de vos portefeuilles.
Pour éviter que les tâches à forte valeur se noient dans la masse, vous pouvez utiliser des couloirs prioritaires. Ils mettent en évidence les tâches cruciales du backlog ou du workflow actif pour garantir qu’elles reçoivent l’attention nécessaire.
10. Indicateurs de blocage
Nous voici arrivés au dernier élément constitutif d’un tableau Kanban efficace. Les indicateurs de blocage prennent généralement la forme d’étiquettes, de symboles ou de bordures de couleur vive.
Ces marqueurs attirent immédiatement l’attention sur les cartes bloquées par des dépendances, des informations manquantes ou tout autre obstacle. Ils sont conçus pour favoriser la résolution rapide des problèmes et prévenir les perturbations du workflow.
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Comment faire un tableau Kanban ?
À présent que vous connaissez tous ses éléments constitutifs, nous allons voir comment faire un tableau Kanban. L’objectif est toujours le même : visualiser le travail, optimiser le flux et clarifier les priorités. Et ce, que vous colliez des notes adhésives sur un tableau blanc ou que vous utilisiez une plateforme de gestion de portefeuilles de projets (PPM) comme Triskell.
Étape n° 1 : Cartographier votre workflow
Avant de concevoir votre tableau Kanban, vous avez besoin d’une compréhension approfondie de vos processus. Sans cela, le tableau ne reflétera pas la réalité de votre entreprise, mais une version idéalisée de celle-ci. Voici quelques questions à vous poser.
- Quelles étapes une tâche suit-elle jusqu’à son achèvement ?
- Où se produisent habituellement les passations entre personnes ou entre équipes ?
- À quels moments les retards ou les goulots d’étranglement ont-ils tendance à apparaitre ?
Cette analyse vous permettra de clarifier le nombre de colonnes nécessaires à votre tableau Kanban.
Étape n° 2 : Choisir un outil Kanban
Le format de votre tableau Kanban dépend de vos besoins.
- Pour les petites équipes qui gèrent seulement quelques projets par an, un tableau blanc physique peut suffire. Il s’agit d’un outil simple, visuel et efficace.
- Pour les moyennes et grandes organisations aux équipes dispersées et aux multiples portefeuilles, un tableau Kanban numérique s’impose. (Un tableau accessible dans le cloud, cela va de soi.) Et s’il est intégré à une solution PPM comme Triskell, c’est encore mieux.
Un tableau numérique vous propose des mises à jour en temps réel, des filtres et des rapports. De plus, il vous permet de gérer des douzaines d’initiatives sans perdre en visibilité. Pour les environnements à grande échelle, c’est un indispensable.
Étape n° 3 : Créer et nommer vos colonnes
Chaque colonne doit représenter une étape de votre workflow. Vous devez lui donner un nom clair et explicite pour tout le monde. Par conséquent, évitez les noms génériques (comme Étape 1 ou Étape 2). Choisissez plutôt des noms liés à des actions, comme En développement, En attente d’approbation ou Prêt pour relecture.
Comme l’illustrent parfaitement les tableaux Kanban, la simplicité vaut parfois mieux que l’exhaustivité. La clé réside dans l’équilibre. Votre tableau doit comporter assez de colonnes pour refléter la réalité de votre processus. Mais si vous le surchargez, il deviendra difficile à utiliser.
Étape n° 4 : Ajouter des cartes à votre tableau Kanban
À présent, il est temps d’ajouter des cartes aux colonnes de votre tableau. Chaque carte doit rassembler toutes les informations pertinentes : titre, description, responsable, liens, pièces jointes…
L’objectif : permettre à tout le monde de comprendre immédiatement le contexte d’une carte en l’ouvrant. Autrement dit, sans avoir à chercher des informations ailleurs.
Si vous utilisez un tableau Kanban numérique, configurez ses cartes de façon à ce qu’elles affichent les indicateurs relatifs au projet. Par exemple, le pourcentage d’achèvement ou le statut du budget.
Étape n° 5 : Définir un nombre maximum de tâches en cours et des couloirs
Avant que votre équipe commence à utiliser activement le tableau, convenez d’un nombre maximum de cartes par colonne. La règle d’or ? Si une colonne atteint cette limite, elle ne reçoit aucune carte supplémentaire tant que les tâches existantes n’avancent pas.
Vous pouvez par ailleurs ajouter un couloir qui met en évidence les initiatives stratégiques. Il offrira une visibilité constante sur la progression de ces initiatives et permettra de détecter les blocages éventuels en amont.
Au fur et à mesure, vos équipes se sentiront plus à l’aise avec Kanban. Vous pourrez alors ajouter des couloirs par types de projets ou par niveaux de charge de travail.
Étape n° 6 : Remplir, suivre et améliorer votre tableau Kanban
Le tableau Kanban doit devenir le point de référence central du travail de vos équipes. Pour atteindre cet objectif, intégrez-le à vos routines (daily stand-ups, réunions hebdomadaires…). Utilisez-le pour suivre la progression, pour identifier les blocages et pour redéfinir les priorités.
Parallèlement, tirez parti des données du tableau (délai de production, rendement…) pour peaufiner vos processus en continu. Par exemple, ajustez le nombre maximum de tâches en cours, ajoutez de nouvelles colonnes ou adoptez de nouveaux signaux visuels. L’objectif : apporter au tableau des améliorations graduelles et durables dont les effets s’accumulent au fil du temps.
Exemples de tableau Kanban pour la gestion des projets et portefeuilles
Vous savez désormais comment faire un tableau Kanban efficace. Il ne nous reste plus qu’à voir comment l’utiliser.
Si Kanban est issu des méthodologies agiles, sa flexibilité s’est révélée précieuse dans de nombreux autres contextes de gestion. Découvrez trois exemples concrets d’utilisation de tableaux Kanban pour gérer des projets et portefeuilles.
Exemple de tableau Kanban n° 1 : projet de développement logiciel
C’est probablement le cas d’utilisation le plus courant des tableaux Kanban. Dans ce scénario, la plupart des équipes de développement organisent leur tableau selon quatre colonnes principales :
- Backlog des récits utilisateurs,
- En cours,
- Revue de code,
- Terminé.
Les récits utilisateurs (fonctionnalités) commencent dans le backlog et passent progressivement d’une colonne à l’autre. Visualiser tous les récits sur un même tableau présente plusieurs avantages pour vos équipes.
- Coordonnez le travail plus efficacement.
- Créez de la valeur en permanence.
- Détectez rapidement les blocages.
- Gérez le nombre maximum de tâches en cours durant la phase de développement.
- Veillez à ce qu’il ne reste aucune tâche en attente avant la mise en production.
Exemple de tableau Kanban n° 2 : gestion de portefeuilles de projets
Un tableau Kanban révèle aussi son utilité lors de la gestion d’un ou de multiples portefeuilles de projets. Il propose à votre PMO et à la haute direction un espace consolidé pour visualiser et suivre les initiatives.
Contrairement à l’exemple précédent, dans lequel chaque carte symbolisait une tâche, chacune représente ici un projet ou une épopée. Les noms des colonnes doivent donc refléter les étapes du cycle de vie de votre portefeuille de projets. Par exemple :
- Backlog : idées entrantes ou demandes de projet.
- En cours d’examen : évaluation ou business case.
- En cours : projets actifs.
- Terminé : projets achevés.
Ce type de tableau Kanban offre une vue globale de la progression et permet de prioriser les initiatives stratégiques. Il indique clairement au leadership les projets en cours d’exécution et les idées en attente d’approbation. Enfin, il facilite l’identification des initiatives transversales et la prise de décision stratégique.
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Exemple de tableau Kanban n° 3 : gestion de tickets d’assistance informatique
Les équipes opérationnelles et les équipes d’assistance reçoivent souvent un flux constant de demandes et d’incidents. Pour faciliter leur travail, un tableau Kanban peut inclure les colonnes suivantes :
- Nouveau ticket,
- En cours,
- En attente d’informations,
- Résolu.
Chaque carte représente un ticket d’assistance. Lorsqu’une nouvelle demande se présente, elle est ajoutée à la colonne Nouveau ticket. Dès qu’un technicien commence à s’en occuper, la demande passe à la colonne En cours.
Pour davantage de structure et de transparence, vous pouvez définir des couloirs. Ces bandes horizontales permettent de distinguer visuellement les tickets par type ou par priorité. Par exemple, pour séparer les problèmes internes des problèmes rencontrés par les clients.
Avec cette approche, les avantages d’un tableau Kanban sont limpides.
- Visualisez immédiatement le statut de chaque ticket.
- Priorisez les incidents critiques à l’aide de signaux visuels (étiquette rouge, couloir dédié…).
- Améliorez la communication entre les analystes de soutien.
- Évitez d’oublier des demandes et réduisez ainsi les délais de résolution.
Conclusion : les tableaux Kanban et Triskell, la combinaison gagnante
Les tableaux Kanban présentent un intérêt indéniable pour la gestion des projets et portefeuilles. Et ce, quel que soit votre besoin. Suivre la mise en production d’un logiciel, gérer des tickets d’assistance, planifier un portefeuille d’initiatives stratégiques… Un tableau Kanban offre à vos équipes la visibilité, l’alignement et l’agilité nécessaires pour créer de la valeur.
Cela dit, si votre société gère de multiples portefeuilles de projets et de produits, un tableau Kanban ne suffit pas. C’est là qu’une plateforme PPM comme Triskell fait toute la différence. Avec Triskell, vos tableaux Kanban s’intègrent pleinement à vos processus PPM. Vos PMO, dirigeants et équipes projet peuvent ainsi s’appuyer sur des informations consolidées dans un même environnement.
Prenez des décisions plus vite et en confiance. Comblez l’écart entre la stratégie et l’exécution. Veillez à un flux de travail sans accroc depuis l’idée initiale jusqu’à la livraison finale.
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Questions fréquentes sur les tableaux Kanban en gestion des projets et portefeuilles
Quelle est la différence entre les tableaux Kanban et Scrum ?
Ces deux types de tableaux sont des outils visuels que l’on retrouve dans les environnements agiles. Ils répondent toutefois à des finalités différentes.
- Un tableau Scrum est relié à des sprints de durée fixe. Les tâches y sont planifiées et achevées dans un délai précis.
- À l’inverse, un tableau Kanban s’utilise en continu. Il repose sur un flux, et non sur des itérations fixes.
Por eso Kanban resulta más flexible en contextos PPM, donde conviven múltiples proyectos con plazos y prioridades muy diferentes.
Les tableaux Kanban peuvent-ils évoluer en même temps que les grandes entreprises aux multiples portefeuilles ?
Oui, les tableaux Kanban s’avèrent fortement évolutifs. Au niveau du portefeuille, chaque carte peut représenter un projet précis ou un programme tout entier. Les couloirs et le nombre maximum de tâches en cours vous aident à structurer les workflows complexes.
Avec la plateforme PPM adéquate, comme le logiciel Triskell, il est possible d’aller plus loin. Vous pouvez gérer plusieurs tableaux à travers différents portefeuilles et en consolider les données dans une vue stratégique.
Les tableaux Kanban fonctionnent-ils pour les équipes à distance ou hybrides ?
Tout à fait. Les tableaux Kanban numériques se révèlent particulièrement utiles aux équipes dispersées. Ils proposent une vue partagée de l’ensemble du travail en cours, indépendamment de la localisation ou du fuseau horaire.
Différentes fonctionnalités fluidifient la collaboration. Mises à jour en temps réel, ajout de commentaires aux cartes, pièces jointes, intégrations aux outils de communication… Vos responsables PPM conservent ainsi de la visibilité au niveau du portefeuille et du projet. Et ce, même lorsque vos équipes ne se trouvent pas dans le même bureau.
