Comment faire une feuille de route projet efficace ? Guide et bonnes pratiques pour piloter vos portefeuilles
Vous avez trop de projets à gérer ? Les priorités changent toutes les semaines ? Vos équipes n’avancent pas toujours dans la même direction ? Rien d’étonnant à cela. Comme toutes les organisations modernes, vous jonglez avec de multiples projets et produits en même temps. Cette contrainte met à mal la concentration, l’alignement stratégique et l’efficacité opérationnelle de votre société tout entière. Alors, comment faire ? Une feuille de route claire s’impose.
Ce ne sont pas votre PMO, vos responsables de portefeuille ou vos chefs de produit qui vous diront le contraire. Pour eux, une feuille de route représente bien plus qu’une chronologie améliorée : c’est un outil de communication stratégique. Elle oriente votre prise de décision et évolue en même temps que votre entreprise. Ainsi, une roadmap bien définie peut faire la différence entre exécution maitrisée et désorientation totale. Surtout dans les environnements complexes aux ressources limitées et aux priorités instables.
Dans ce guide, vous découvrirez comment faire une feuille de route efficace et alignée sur votre stratégie. Autrement dit, une roadmap qui s’adapte au changement et qui met toutes les parties prenantes sur la même longueur d’onde. Nous vous expliquerons notamment en quoi elle consiste et pourquoi elle est essentielle à la gestion efficace de vos portefeuilles. Au passage, vous apprendrez à adapter le contenu de votre feuille de route à chaque contexte d’utilisation.
Qu’est-ce qu’une feuille de route ?
Avant de découvrir comment faire une feuille de route, attardons-nous un instant sur sa définition. Une feuille de route ou roadmap constitue un plan visuel à haut niveau qui relie la vision stratégique et l’exécution. Elle décrit vers où se dirige votre organisation, pourquoi vous avez choisi cette destination et comment vous comptez y parvenir.
Ce précieux outil offre une vue d’ensemble des initiatives clés, des résultats attendus et des chronologies. Et ce, sans entrer dans le détail des opérations quotidiennes.
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Contrairement au backlog du produit ou au plan de projet détaillé, une feuille de route raconte une histoire. Elle énonce les finalités de chaque initiative et indique clairement les événements prévus et leur chronologie. Autrement dit, c’est une boussole stratégique conçue pour maintenir toutes les parties prenantes sur la même longueur d’onde. Dirigeants, équipes chargées de la livraison, départements (informatique, développement, marketing, ventes et autres)…
Une roadmap constitue par ailleurs un document vivant. Inutile de vous demander comment faire une feuille de route si vous ne comptez pas la tenir à jour ! Vous devez l’ajuster régulièrement afin qu’elle reflète l’évolution des priorités et objectifs de votre entreprise. C’est donc à la fois un outil de planification et d’adaptation continue.
Types de feuilles de route en gestion des projets et portefeuilles
Toutes les roadmaps partagent un objectif commun. Elles visent à aligner les initiatives sur la stratégie de façon claire, visuelle et accessible. Mais pour comprendre comment faire une feuille de route, vous devez réaliser que toutes ne suivent pas le même modèle. Leur contenu change selon que vous gérez un projet, un produit ou plusieurs portefeuilles. Dans chaque cas, il répond à une finalité particulière et s’adresse à un public précis.
Découvrez à présent les principaux types de feuilles de route utilisées en gestion de projet, de produit ou de portefeuille.
1. Feuille de route du projet
La feuille de route du projet offre un aperçu à haut niveau du parcours d’un projet particulier. Elle aborde généralement :
- les objectifs du projet,
- les jalons clés,
- les principaux livrables,
- les dépendances,
- les besoins en ressources.
Vous pouvez la considérer comme le résumé analytique d’un plan de projet destiné aux dirigeants. Elle sert notamment aux parties prenantes qui souhaitent plus de visibilité sur l’exécution de la stratégie. Surtout parce qu’elle leur évite de s’enliser dans les détails des opérations quotidiennes.
Comment faire une feuille de route du projet ?
Pour créer ce type de roadmap, inutile de détailler les tâches. À la place, expliquez clairement en quoi consiste le projet, pourquoi il importe et quels en seront les moments clés.
2. Feuille de route du produit
La feuille de route du produit reflète l’évolution prévue pour un produit au fil du temps. Elle décrit les nouvelles fonctionnalités, améliorations ou itérations à venir.
Vos chefs de produit y trouvent une précieuse alliée pour :
- hiérarchiser les initiatives,
- communiquer la vision produit aux équipes transversales,
- préserver l’alignement du développement de produit sur les besoins du marché et les objectifs des clients.
Comment faire une feuille de route du produit ?
Contrairement aux projets, qui possèdent un début et une fin bien définis, les produits évoluent en permanence. Veillez donc à créer des feuilles de route souples et adaptatives.
3. Feuille de route du portefeuille de projets
La feuille de route du portefeuille de projets offre une vue stratégique de tous les projets en cours. Au lieu de se concentrer sur une initiative, elle couvre tous les projets gérés par une organisation ou unité opérationnelle.
Ce type de roadmap est indispensable à votre bureau de gestion des projets (PMO). Il vous aide à hiérarchiser les initiatives et à orchestrer l’exécution de vos portefeuilles plus efficacement. De plus, il facilite la prise de décision stratégique en apportant des réponses à certaines questions :
- Investissons-nous dans les projets pertinents ?
- Dépasserons-nous notre capacité opérationnelle dans les prochains mois ?
- Équilibrons-nous les victoires à court terme et les paris stratégiques à long terme ?
Comment faire une feuille de route du portefeuille de projets ?
Pour être efficace, cette feuille de route doit cartographier tous les projets que votre société mène en parallèle. Indiquez les dates de début et fin de chaque projet et mettez en évidence les chevauchements et les interconnexions.
4. Feuille de route du portefeuille de produits
Pour finir, la feuille de route du portefeuille de produits offre une vue consolidée de votre écosystème de produits tout entier. Elle devrait vous intéresser si votre entreprise propose plusieurs gammes de produits.
Cette roadmap vous permet de coordonner les lancements et d’identifier les chevauchements. En outre, elle vous donne l’assurance que tous vos produits progressent conformément à vos objectifs stratégiques.
Pour vos responsables, elle constitue un précieux outil d’assistance aux décisions d’investissement. Par exemple, elle permet de répondre aux questions suivantes :
- Quelles gammes de produits reçoivent le plus de ressources ?
- Quelles initiatives sont réellement alignées sur la demande du marché et sur la stratégie de votre organisation ?
Comment faire une feuille de route du portefeuille de produits ?
L’exhaustivité sera votre meilleure alliée pour créer une feuille de route efficace de votre portefeuille de produits. Comme avec un portefeuille de projets, veillez à inclure tous vos produits, leurs dates clés et leurs relations éventuelles.
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Comparaison entre les feuilles de route du portefeuille de produits et de projets
Au premier abord, les feuilles de route du portefeuille de projets et de produits se ressemblent beaucoup. Ces deux types de roadmap remplissent toutefois des rôles stratégiques différents et répondent à des priorités distinctes. Comparons rapidement leurs principales caractéristiques pour comprendre comment faire une feuille de route adaptée au contexte.
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Aspect
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Feuille de route du portefeuille de projets
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Feuille de route du portefeuille de produits
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|---|---|---|
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Priorité |
Planification et coordination de multiples projets |
Stratégie à long terme et coordination de multiples produits |
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Éléments essentiels |
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Utilisation stratégique |
Alignement de l’exécution des projets sur la stratégie de votre société |
Alignement des initiatives de développement de produit sur le marché et la vision de votre entreprise |
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Horizon temporel |
Moyen à long terme, selon la durée du projet |
Généralement à long terme, souvent sans date de fin fixe |
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Adaptabilité |
Moyenne : plus structurée, mais requiert des mises à jour périodiques |
Élevée: capable de s’adapter fréquemment aux signaux du marché et aux retours |
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Responsable |
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Avantages d’une feuille de route du portefeuille
Comme vous pouvez le voir, une feuille de route représente bien plus qu’une simple chronologie constituée de barres colorées. C’est un outil stratégique qui transforme votre vision en tâches visibles, concrètes et atteignables.
Voici ses principaux avantages pour votre gestion de portefeuilles de projets :
- Lien entre la stratégie et l’exécution : une roadmap à haut niveau relie chaque projet ou initiative de développement de produit à un objectif stratégique. Vous avez ainsi l’assurance que tous vos efforts font avancer votre organisation de façon mesurable.
- Visibilité des priorités : une feuille de route bien structurée révèle les tâches en cours, leurs finalités et les dates clés. Elle apporte une certaine visibilité qui garantit l’alignement de vos équipes. En outre, elle aide vos responsables à prendre des décisions éclairées de hiérarchisation des initiatives et d’allocation des ressources.
- Allocation plus efficace des ressources : avec une roadmap, vos décisionnaires visualisent au même endroit toutes les initiatives de votre société. Ils planifient plus intelligemment et identifient les conflits ou goulots d’étranglement en amont. Ils veillent ainsi à déployer les ressources là où elles auront le plus d’impact.
- Appui à la gouvernance et à la gestion des risques : les feuilles de route posent un cadre pour les examens de la gouvernance. Elles facilitent l’anticipation des risques et le repérage des dépendances. Enfin, elles vous aident à signaler les initiatives exposées aux risques avant que les problèmes prennent de l’ampleur.
- Communication et collaboration améliorées : visuelle et facile à comprendre, une roadmap rassemble différents départements autour d’une vision commune. Elle apporte de la clarté pour un alignement des équipes plus rapide et une collaboration transversale plus efficace.
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Éléments essentiels d’une feuille de route du portefeuille
Lorsqu’on ignore comment faire une feuille de route, on imagine souvent une chronologie composée de dates et de barres colorées. Une roadmap efficace va toutefois beaucoup plus loin. D’une part, elle propose un contexte stratégique et clarifie les relations entre initiatives. D’autre part, elle renseigne vos parties prenantes sur l’orientation choisie par votre entreprise et les raisons à cela.
Voyons à présent les 6 éléments essentiels à chaque feuille de route. Et ce, qu’elle porte sur des portefeuilles de projets, de produits ou les deux.
1. Objectifs stratégiques et thèmes principaux
Pour commencer, chaque feuille de route doit articuler clairement les objectifs stratégiques de votre société. Autrement dit, elle doit relier directement chaque initiative à un objectif plus vaste ou à une priorité thématique. Après tout, comment faire une feuille de route efficace sans savoir où l’on va ?
Ces thèmes stratégiques servent de boussole pour votre hiérarchisation. Ils aident les parties prenantes à déterminer si une initiative stimule la création de valeur ou la génération de bruit. Sans cette connexion stratégique, votre roadmap risque de devenir une simple liste d’activités disparates sans orientation claire.
2. Programmes et initiatives
Une fois définie votre orientation stratégique, vous devez la décomposer en initiatives et programmes concrets.
- Dans la feuille de route du portefeuille de projets : flux de travail clés, projets de mise en œuvre, initiatives de transformation…
- Dans la feuille de route du portefeuille de produits : groupes de fonctionnalités, mises en production d’envergure, épopées…
Chaque initiative doit sembler logique par elle-même, mais aussi contribuer clairement aux objectifs stratégiques abordés plus tôt.
En fin de compte, une roadmap permet de se concentrer sur ce qui importe vraiment. Aucune initiative sans finalité claire ou valeur stratégique ne devrait y figurer.
3. Chronologie et phases
Comme nous l’avons vu, une feuille de route ne peut pas se contenter d’énumérer des dates. Elle doit aussi préciser quand et dans quel ordre seront réalisées les tâches.
Et comment faire une feuille de route encore plus efficace ? Il suffit de décomposer vos initiatives en phases. Vous aiderez ainsi les parties prenantes à comprendre ce qui va se passer et quand. Elles sauront alors à quel moment s’attendre à des progrès ou résultats.
Ce niveau de détail facilite l’anticipation des goulots d’étranglement et la gestion de la capacité. Il vous aide aussi à identifier les dates butoirs critiques (trimestre important, fin de l’exercice fiscal…).
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4. Allocations budgétaires
Comment faire une feuille de route qui assiste vos parties prenantes dans leurs décisions financières ? En intégrant à votre roadmap des estimations budgétaires ou allocations de ressources à haut niveau.
D’une part, vous permettrez aux parties prenantes d’évaluer l’alignement des investissements sur l’impact. D’autre part, vous faciliterez le repérage des initiatives qui reçoivent des ressources excessives compte tenu de la valeur qu’elles créent.
De simples signaux visuels peuvent faciliter la compréhension de cette dimension financière. Par exemple, un code couleur peut renseigner sur le niveau d’investissement. En complément, l’épaisseur des barres peut augmenter en fonction du coût.
5. Dépendances
Une feuille de route efficace fait apparaitre les dépendances. Il en existe deux sortes : les dépendances internes et les dépendances externes.
- Il existe une dépendance interne lorsqu’une initiative B ne peut pas débuter avant l’achèvement d’une initiative A.
- On parle de dépendance externe lorsqu’une initiative ne peut pas débuter avant un événement tiers. Réception d’une livraison, obtention d’une approbation réglementaire…
La cartographie de ces relations révèle tous les angles morts de votre planification. Elle limite ainsi le risque de problèmes d’exécution par la suite.
6. Indicateurs, KPI et analyse des risques
Pour finaliser votre feuille de route, définissez clairement comment vous mesurerez la réussite. Prévoyez notamment des KPI et autres indicateurs à suivre tout au long de l’exécution. Leur ajout transformera votre roadmap d’un simple document de planification à un outil de gestion des performances.
Comment faire une feuille de route encore plus utile ? En ajoutant un niveau d’analyse des risques. Par exemple, mettez en évidence les initiatives aux risques élevés ou affichez les niveaux de confiance dans les délais de livraison. Ces informations faciliteront la prise de décision éclairée, l’adoption de stratégies d’atténuation proactives et l’élaboration d’un plan de contingence.
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Comment faire une feuille de route conforme aux bonnes pratiques ?
Maintenant que vous connaissez les éléments essentiels à inclure dans une roadmap, vous pouvez aller plus loin. Alors, comment faire une feuille de route fiable pour vos équipes et crédible pour vos responsables ? Voici quelques bonnes pratiques qui devraient vous y aider.
1. Soigner l’aspect visuel pour une roadmap plus digeste
Une feuille de route ne doit pas afficher les moindres détails de vos portefeuilles de projets et de produits. Privilégiez la clarté par-dessus tout.
Vos parties prenantes doivent comprendre en quelques secondes ce qui se passe, qui travaille sur quoi et comment tout s’articule. Autrement dit, elles ont besoin d’une roadmap facile à comprendre visuellement. C’est pourquoi un design propre et structuré s’impose.
Comment faire une feuille de route conforme à cette pratique ?
Définissez un code couleur pour segmenter vos initiatives par thème, gamme de produits, unité opérationnelle ou priorité. Pensez à utiliser des couloirs pour séparer visuellement les principaux domaines clés (départements, segments de clientèle, horizons temporels…).
De nombreux outils peuvent vous y aider, à commencer par les feuilles de calcul et diaporamas. Les solutions de gestion de portefeuilles de projets (PPM) vont toutefois beaucoup plus loin. Par exemple, le logiciel Triskell approfondit la planification, améliore la visualisation et renforce l’exécution stratégique.
2. Diffuser la feuille de route dans toute votre entreprise
Une roadmap ne se résume pas à un document de planification. C’est aussi un outil de communication stratégique. Elle doit donc parvenir aux bonnes personnes, au moment opportun et sous le format adéquat.
Une communication claire met vos équipes sur la même longueur d’onde. Tout le monde comprend ce qui se passe, pourquoi, à quel moment, et avec quelle contribution aux objectifs plus vastes.
Comment faire une feuille de route conforme à cette pratique ?
Selon votre public, vous voudrez peut-être adapter le contenu de votre feuille de route pour en créer plusieurs versions. Par exemple :
- un résumé analytique qui s’adresse aux dirigeants de votre organisation,
- une décomposition par fonction destinée aux équipes chargées de la livraison,
- une version orientée vers les clients (pour les roadmaps de vos produits).
Utilisez une plateforme PPM comme Triskell pour des feuilles de route à jour, visibles et accessibles en permanence. Vous réduirez ainsi les problèmes de désalignement et permettrez à vos équipes de prendre des décisions conformes à la stratégie.
3. Planifier et examiner la feuille de route chaque trimestre
Les cycles de planification trimestriels offrent un bon équilibre entre stabilité et flexibilité. Ils laissent à vos équipes assez de temps pour progresser. De plus, ils leur permettent de s’adapter aux revirements du marché, de la disponibilité des ressources ou des priorités.
Comment faire une feuille de route conforme à cette pratique ?
À la fin de chaque trimestre, rassemblez vos parties prenantes clés et suivez l’ordre du jour suivant :
- Notez les initiatives achevées et les jalons atteints.
- Ajustez les calendriers en fonction de la progression actuelle.
- Réévaluez les priorités à la lumière des changements internes ou externes.
- Repérez les initiatives exposées aux risques ou requérant votre intervention.
Si vous respectez ce rythme, vous disposerez en permanence d’une roadmap pertinente, réaliste et réactive.
4. Impliquer les parties prenantes en permanence
Une fois rédigée la version initiale de votre feuille de route, partagez-la largement avec tous les départements et fonctions. Vous offrirez ainsi à vos équipes de la visibilité sur ce qui les attend. Surtout, vous garantirez l’alignement dans l’ensemble de votre société.
Comment faire une feuille de route conforme à cette pratique ?
Organisez des réunions avec les parties prenantes clés pour examiner, ajuster et finaliser votre roadmap. Lors de ces sessions :
- Recueillez des retours et apportez des modifications à votre feuille de route.
- Faites émerger les risques ou les angles morts en amont.
- Instaurez des boucles de retour afin d’adapter en permanence votre roadmap aux réalités opérationnelles.
Conclusion : comment faire une feuille de route du portefeuille avec Triskell ?
Les feuilles de calcul et diaporamas ne suffisent pas à gérer une roadmap. Statiques et difficiles à maintenir, ces outils traditionnels n’offrent aucune visibilité en temps réel. Ils s’avèrent donc totalement inadaptés à la gestion efficace d’un portefeuille dynamique de projets et de produits.
C’est là que le logiciel Triskell entre en jeu. Triskell se définit comme une solution PPM pour les entreprises aux portefeuilles complexes. Elle permet de créer des feuilles de route vivantes, reliées à votre stratégie et réactives aux changements. Des outils toujours alignés sur vos priorités globales.
Comment faire une feuille de route avec Triskell
- Reliez chaque initiative aux objectifs stratégiques et aux indicateurs clés de succès (KPI).
- Visualisez votre feuille de route en temps réel.
- Gérez les dépendances, budgets et ressources de façon dynamique.
- Proposez plusieurs vues de la roadmap pour répondre aux besoins de différentes parties prenantes.
- Mettez instantanément vos plans à jour en cas de revirement des priorités.
Le logiciel Triskell transforme votre feuille de route d’un document statique à une plateforme stratégique et dynamique. Il vous offre visibilité, flexibilité et contrôle pour transformer votre stratégie en résultats mesurables et concrets. Et ce, que vous gériez un portefeuille de projets, de produits ou les deux.
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Questions fréquentes sur la feuille de route du portefeuille
Quelle est la différence entre la feuille de route et le plan du portefeuille ?
La feuille de route du portefeuille constitue une représentation graphique à haut niveau des initiatives stratégiques et de leur calendrier. Elle répond aux questions « pourquoi » et « quand ».
Le plan du portefeuille va plus loin. Il entre dans les détails de l’exécution, y compris les ressources, les livrables et les calendriers des tâches.
La roadmap représente ainsi une vue « narrative » tandis que le plan du portefeuille constitue un manuel opérationnel.
Une feuille de route peut-elle inclure à la fois des produits et des projets ?
Tout à fait. Dans de nombreuses organisations modernes, elle doit d’ailleurs les inclure. Le développement de produit est souvent divisé en projets tandis que les initiatives de projet peuvent affecter les résultats des produits.
Une roadmap bien conçue peut intégrer les deux. Elle offre ainsi aux parties prenantes une vision complète de la stratégie et de l’exécution à tous les niveaux.
À quelle fréquence convient-il de mettre à jour une feuille de route ?
Les bonnes pratiques dictent des mises à jour trimestrielles. Mais dans un environnement dynamique, des mises à jour mensuelles ou continues peuvent s’avérer plus efficaces. Notamment si votre société se concentre sur le développement de produits.
La clé consiste à faire vivre la feuille de route afin qu’elle reflète les priorités actuelles de votre entreprise.
