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10 ejemplos de dashboards de la PMO para la gestión de proyectos

Q: ¿Cuál es la diferencia entre un cuadro de mando de gestión de proyectos y un cuadro de mando para la gestión del portfolio?

Un cuadro de mando de gestión de proyectos se centra en las métricas y los datos específicos de un solo proyecto. Proporciona actualizaciones en tiempo real sobre la salud del proyecto, la asignación de recursos, los plazos, el seguimiento del presupuesto y la finalización de tareas. En cambio, un dashboard de gestión del portfolio ofrece una visión de alto nivel de múltiples proyectos dentro de un portfolio. Permite a las PMO evaluar el rendimiento general de los proyectos, priorizarlos, asignar recursos entre varios proyectos y garantizar la alineación con los objetivos de la organización.

Q: ¿Cuál es la mejor manera de mantener los dashboards de la PMO relevantes a lo largo del tiempo?

Para mantener la relevancia de los dashboards, hay que actualizar periódicamente los KPI y los datos que rastrean en función de la evolución de las necesidades de los proyectos o de los objetivos de la organización. El feedback continuo de los usuarios también puede ayudar a refinar los cuadros de mando, asegurando que permanezcan alineados con los requisitos de toma de decisiones.

En el mundo empresarial actual, para gestionar proyectos de manera eficiente y alinearlos con los objetivos estratégicos, los dashboards son una herramienta indispensable. Y es que un cuadro de mando bien diseñado puede proporcionar a tu PMO una visión panorámica del estado de los proyectos, los recursos, los presupuestos y de la salud general de los portfolios de proyectos.

En este post, te vamos a mostrar 10 ejemplos de dashboards que ayudarán a tu PMO a gestionar de manera más eficiente los proyectos y portfolios de tu organización y a tomar mejores decisiones. ¿Estás preparado?

¿Qué es un dashboard y por qué son tan importantes para la gestión de proyectos?

Un dashboard o cuadro de mando es una herramienta digital en la que se representan de manera visual datos, métricas, KPIs y cualquier información cuantitativa relevante. En materia de gestión de proyectos, el objetivo de un dashboard es ofrecer una visión en tiempo real del avance de los proyectos, la asignación de recursos, la gestión presupuestaria y la alineación con la estrategia, entre otros datos.

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Para una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés), los dashboards son un recurso muy valioso, ya que les permite condensar datos muy complejos en un formato muy fácil de leer. En vez de tener todos los datos desperdigados entre múltiples informes o fuentes de datos, con los dashboards las PMO pueden acceder a esta información desde cualquier lugar y tomar decisiones informadas de manera ágil.

Sin estas herramientas, gestionar y supervisar proyectos a gran escala puede ser un auténtico caos, y derivar en retrasos, sobrecostes, cuellos de botella y falta de alineación con los objetivos empresariales.

Beneficios de los cuadros de mando para la PMO

Así pues, los cuadros de mando no son únicamente una herramienta de visualización de datos, sino que son un elemento imprescindible para una gestión efectiva de los proyectos y portfolios de tu organización.

Éstos son algunos beneficios de los dashboards para la PMO:

Visibilidad de datos en tiempo real: Project Managers, ejecutivos y todos los stakeholders de tu organización pueden acceder a información en tiempo real sobre el estado, el progreso y los riesgos de los proyectos.
Mejor toma de decisiones: el hecho de que puedas disponer de recursos que representen visualmente los indicadores clave de los proyectos, como el seguimiento del presupuesto, el progreso de las tareas o el uso de los recursos, hará que sea más fácil detectar tendencias y tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde.

Mayor responsabilidad y transparencia: los dashboards harán que los proyectos sean más transparentes. Si, por ejemplo, tus dashboards incluyes indicadores de rendimiento relacionados con tareas o equipos específicos, puedes ver dónde se están produciendo retrasos o sobrecostes e identificar a los responsables.
Gestión eficiente de recursos: puedes hacer seguimiento en tiempo real de la disponibilidad, utilización y asignación de recursos. Esto te permitirá distribuirlos de manera eficiente, evitar cuellos de botella, y asegurar que no haya recursos infrautilizados o sobrecargados.
Ahorro de tiempo: sin los cuadros de mando, reunir y analizar datos te llevaría una eternidad. Tendrías que buscar entre múltiples informes, hojas de cálculo y correos electrónicos para obtener una imagen más o menos clara del estado de los proyectos. Afortunadamente, los dashboards agilizan este proceso al integrar datos de diversas fuentes.
Personalización: puedes personalizarlos en cualquier momento para ajustarlos a las necesidades específicas de tu organización. Por ejemplo, si en tu organización coexisten proyectos Agile y Waterfall, puedes crear diferentes cuadros de mando para mostrar las métricas y KPIs más relevantes de cada tipo de proyecto.

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¿Cómo crear un dashboard para tu PMO? Una guía paso a paso

Son innegables los beneficios de los cuadros de mando para la PMO. Pero crearlos no es solo armar dos o 3 gráficas y listo. Es un proceso que requiere de una planificación previa, saber qué datos son realmente importantes para tu organización y, por supuesto, usar las herramientas adecuadas para visualizar toda esa información de manera atractiva e intuitiva.

Aquí te dejamos una guía paso a paso para crear un dashboard para tu PMO que realmente aporte valor.

Paso 1: define tus objetivos y métricas clave

Lo primero de todo, y antes de ponerte a crear un dashboard, es definir qué lo que quieres lograr. ¿Qué información necesitas? ¿Qué tipo de decisiones va a respaldar ese dashboard? Una vez que tengas esas preguntas claras, debes identificar los KPIs de la PMO que vayan a respaldar esos objetivos.

Algunos de las métricas más comunes son las siguientes:

Progreso del proyecto (por ejemplo, tareas completadas vs tareas totales).
Seguimiento del presupuesto (lo que estaba planeado vs lo que se gastó realmente).
Utilización de recursos (porcentaje de capacidad de recursos usada).

Paso 2: escoge la herramienta correcta

Elegir la herramienta adecuada para construir un dashboard para tu PMO es clave. Y no, olvídate de Excel para crear tus cuadros de mando. Debes buscar una herramienta que:

Integre datos de múltiples fuentes (como herramientas de gestión de proyectos y sistemas ERP).
Proporcione actualizaciones de datos en tiempo real.
Ofrezca opciones de visualización personalizables (gráficos, tablas, widgets).
Incluya informes automatizados y alertas.

Por ejemplo, con una solución PPM como Triskell Software podrás diseñar dashboards dinámicos que se ajusten a las necesidades específicas de tu organización.

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Paso 3: define las fuentes de datos

Además de la herramienta, debes decidir las fuentes de los datos que se mostrarán en tus dashboards. Algunas de las fuentes de datos que debes tener en cuenta son las siguientes:

Herramientas de Gestión de Proyectos (como Jira o Microsoft Project).
Sistemas ERP.
SAP.
Sistemas CRM.
Etc.

Debes asegurarte de que el flujo de datos entre las diversas fuentes de datos y la herramienta que finalmente vayas a usar para hacer los dashboards sea fluido y sin interrupciones.

Paso 4: diseña el layout del dashboard

Una vez definidos los objetivos, los KPIs y las fuentes de datos, toca ahora diseñar el layout del dashboard. Algunos consejos que debes tener en cuenta:

Sé simple: no te compliques y concéntrate en mostrar los 4 o 5 indicadores más importantes.
Prioriza la información: coloca las métricas y los KPIs críticos en la parte superior o en el centro del dashboard para que sean claramente visibles.
Atractivo visual: utiliza gráficos, tablas y widgets para que la información sea fácil de entender
Personalización: asegúrate que el diseño del dashboard pueda adaptarse a los diferentes stakeholders de la organización.

Paso 5: haz tests y ajustes

Una vez creado el dashboard, es hora de testear su funcionalidad. Asegúrate de que las fuentes de datos estén funcionando correctamente y que los datos puedan visualizarse de manera clara y comprensible. No dudes a la hora de pedir feedback a las partes interesadas para identificar carencias o área de mejora.

Además, a medida que evolucionen las carteras de proyectos, deberás redefinir también tanto el diseño como el tipo de datos que se mostrarán en los cuadros de mando. Nuevos proyectos, cambios en el alcance y las prioridades, o giros en la estrategia pueden requerir ajustes en los KPIs o en el diseño. No dudes en optimizar los dashboards de la PMO siempre que puedas para que sean siempre una herramienta valiosa.

Ejemplos de dashboards para la gestión de proyectos

A continuación, te vamos a mostrar algunos ejemplos de cuadros de mando que debes usar para la gestión de proyectos. Son dashboards que debes usar para monitorizar el progreso y el rendimiento de un solo proyecto en diferentes ámbitos.

1. Dashboard de la salud de los proyectos

Este dashboard está pensado para proporcionar una visión general del estado actual de un proyecto. Con él, podrás hacer seguimiento de los proyectos que se encuentran en curso y evaluar su estado en función de parámetros clave como plazos, presupuestos riesgos y otros indicadores de rendimiento. Te ayudará a identificar rápidamente los problemas y las áreas de un proyecto que requieren atención.

KPIs a monitorizar

Estado del proyecto.
Porcentaje de tareas completadas.
Hitos del proyecto y su ratio de finalización.
Presupuesto actual vs gasto real.
Fechas límite próximas y tareas atrasadas.
Matriz de riesgos del proyecto.

2. Dashboard del proceso Phase-Gate para el Desarrollo de Nuevos Productos

Con este cuadro de mando puedes gestionar y monitorizar el progreso de los proyectos de desarrollo de nuevos productos y sus procesos de revisión entre fase y fase del proceso Phase-Gate. Es un cuadro de mando muy útil para aquellas PMO que trabajen en industrias como la farmacéutica, tecnología o producción, en los que el ciclo de desarrollo de productos requiere una evolución minuciosa en cada fase.

KPIs a monitorizar

Estado de aprobación de la revisión entre fases.
Puntos de decisión clave y resultados.
CAPEX vs. OPEX.
Seguimiento del presupuesto por fase.
Progreso de los hitos del proyecto.

3. Dashboard para seguimiento de plazos

Para aquellas organizaciones que necesiten visibilidad en tiempo real sobre cómo se emplea el tiempo en las distintas tareas y actividades de los proyectos, este dashboard es fundamental tanto para la gestión interna de los equipos como para la elaboración de informes de cara al cliente. Proporciona información sobre la eficiencia de los equipos y la asignación de tiempo a los proyectos.

KPIs a monitorizar

Porcentaje de tareas completadas.
Fechas límite próximas y tareas retrasadas.
Comparación entre el tiempo estimado y el tiempo real gastado.
Tasa de utilización de recursos.
Aprobaciones de hojas de tiempo y horas pendientes.

4. Dashboard para equipos Scrum

Este dashboard es esencial para que los equipos Scrum puedan hacer seguimiento de los sprints, del backlog y de la velocidad del equipo. Estos cuadros de mando facilitan la comunicación y la transparencia, ya que proporcionan visibilidad en tiempo real sobre el estado de cada sprint, ayudando a que los equipos cumplan los objetivos.

KPIs a monitorizar

Visión general del backlog.
Velocidad del equipo.
Progreso del sprint:
Burn down y burn up.
Ratio de tareas completadas por cada miembro del equipo.

Ejemplos de dashboards para la gestión de carteras

Una vez visionados algunos ejemplos de dashboards para gestión de proyectos, vamos a enseñarte otros ejemplos para gestionar una o varias carteras de proyectos. Con estos cuadros de mando, tu PMO podrá supervisar la alineación estratégica, la distribución de recursos y la salud general de los portfolios de proyectos y productos de tu organización.

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1. Dashboard de visión general del Portfolio

Si en tu organización gestionáis varias carteras de proyectos, entonces debes tener sí o sí este dashboard. Te va a proporcionar visibilidad de todos los proyectos, tanto de los que están en curso como los que están en vuestro backlog, con información en tiempo real del estado de los proyectos, la asignación de recursos y la gestión del presupuesto en todas las carteras de proyectos.

KPIs a monitorizar

Número de proyectos en curso vs proyectos completados.
Porcentaje de tareas completadas.
Recursos asignados a nivel de portfolio.
Presupuesto asignado vs utilizado.
Matriz de Gestión de Riesgos.
ROI.

2. Dashboard de Gestión de la Demanda

Un dashboard de Gestión de la Demanda te ayudará a gestionar las solicitudes de proyectos entrantes y las demandas de recursos. Con él, tendrás una visión estructurada que te permitirá evaluar las oportunidades de nuevos proyectos, planificar la capacidad de la organización para hacer frente a la demanda, y hacer seguimiento de las tendencias de la demanda.

KPIs a monitorizar

Número de solicitudes de proyecto.
Backlog de solicitudes.
Ranking de prioridad de las solicitudes.
Recursos disponibles vs recursos solicitados.
Porcentaje de solicitudes aprobadas/rechazadas.

3. Dashboard de Gestión de Recursos

Con este dashboard, tu PMO puede hacer seguimiento en tiempo real de cómo se asigna el personal a los diferentes proyectos y portfolios que gestionáis. Te ayudará a asignar de manera óptima los recursos, evitar cuellos de botella, equilibrar cargas de trabajo y hacer ajustes cuando sea necesario.

KPIs a monitorizar

Porcentaje de utilización de los recursos.
Recursos asignados por proyecto y portfolio.
Horas de trabajo estimadas vs horas trabajadas.
Coste por hora del recurso.
Horas facturables vs horas no facturables.

4. Dashboard de Planificación de la Capacidad

A la hora de planificar la capacidad, un dashboard ayudará a tu PMO a planificar y gestionar la capacidad de la organización en función de las demandas actuales y futuras de proyectos. Será un recurso visual que te ayudará a garantizar un equilibrio adecuado de personal entre los diferentes proyectos, y también a identificar posibles cuellos de botella o escasez de recursos.

KPIs a monitorizar

Tasa de utilización de la capacidad.
Tasa de cuellos de botella de recursos.
Capacidad de recursos disponible frente a la necesaria.
Tiempo de ciclo.
Tiempo de finalización del proyecto.

5. Dashboard de los costes y el rendimiento de los proyectos

Este cuadro de mando está pensado para hacer seguimiento tanto de la salud financiera como de las métricas de rendimiento de los proyectos. Ayudará a tu PMO a controlar si los proyectos se están completando dentro de los plazos y presupuestos acordados, identificar desviaciones, y hacer seguimiento en tiempo real de los KPIs.

KPIs a monitorizar

Costes previstos vs costes reales de los proyectos.
Valor ganado.
Índice de rendimiento de costes.
Índice de rendimiento del calendario.
Desviación presupuestaria.

6. Dashboard para seguimiento de la cartera de I+D

Y, por último, para aquellas organizaciones que tienen el foco puesto en la innovación y el desarrollo de nuevos productos, un cuadro de mando será un elemento de gran ayuda. Te permitirá monitorizar en tiempo real el progreso de sus proyectos de I+D. También facilitará el control del uso de los recursos y las asignaciones presupuestarias, desde la generación de ideas hasta su comercialización.

KPIs a monitorizar

Estado de los proyectos.
Asignación de recursos.
CAPEX vs OPEX.
ROI vs resultados previstos.
Tasa de tiempo de salida al mercado.

Conclusión

En definitiva, el día a día de una PMO no puede entenderse sin los cuadros de mando, ya que son una herramienta eficaz para una gestión eficaz de proyectos y portfolios por la cantidad de datos que se pueden visualizar en tiempo real en cualquier momento.

Los ejemplos de dashboards que te hemos mostrado en este post son solo una pequeña muestra de las infinitas opciones de personalización que ofrece Triskell Software. Con esta plataforma PPM, tu PMO podrá adaptar los cuadros de mando a las necesidades específicas de tu organización, y garantizar que los responsables de la toma de decisiones y las demás partes interesadas tengan acceso a la información adecuada en el momento oportuno.

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FAQ dashboard de gestión de proyectos

¿Cuál es la diferencia entre un cuadro de mando de gestión de proyectos y un cuadro de mando para la gestión del portfolio?

Un cuadro de mando de gestión de proyectos se centra en las métricas y los datos específicos de un solo proyecto. Proporciona actualizaciones en tiempo real sobre la salud del proyecto, la asignación de recursos, los plazos, el seguimiento del presupuesto y la finalización de tareas.

En cambio, un dashboard de gestión del portfolio ofrece una visión de alto nivel de múltiples proyectos dentro de un portfolio. Permite a las PMO evaluar el rendimiento general de los proyectos, priorizarlos, asignar recursos entre varios proyectos y garantizar la alineación con los objetivos de la organización.

¿Cuál es la mejor manera de mantener los dashboards de la PMO relevantes a lo largo del tiempo?

Para mantener la relevancia de los dashboards, hay que actualizar periódicamente los KPI y los datos que rastrean en función de la evolución de las necesidades de los proyectos o de los objetivos de la organización. El feedback continuo de los usuarios también puede ayudar a refinar los cuadros de mando, asegurando que permanezcan alineados con los requisitos de toma de decisiones.