Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de la valeur (VMO) ? Structure, responsabilités et principales différences avec un PMO
Pour prononcer la réussite d’un projet, il suffisait autrefois d’en respecter le périmètre, le calendrier et le budget. Comme les choses ont changé ! Désormais, la réussite d’une initiative se mesure à la valeur qu’elle crée pour vos clients, actionnaires et employés. Face à cette évolution, le bureau de gestion de projets (PMO) traditionnel ne fait plus l’affaire.
Ses faiblesses commencent à apparaitre lorsque la transformation digitale s’accélère et les portefeuilles de projets se diversifient. De nombreuses sociétés constatent ainsi que leur PMO peine à relier les processus de gestion de projet aux résultats stratégiques. Elles s’orientent alors vers un nouveau modèle de PMO : le bureau de gestion de la valeur (VMO).
Le VMO aligne vos investissements sur les priorités de votre entreprise. Il garantit que chaque projet, programme ou portefeuille serve vos objectifs stratégiques et produise des résultats mesurables. Mais comment réussir votre transition de PMO à VMO ?
Dans cet article, vous découvrirez :
- En quoi consiste un bureau de gestion de la valeur (VMO).
- Quelles sont les principales différences entre VMO et PMO.
- Comment le VMO comble l’écart entre la stratégie et l’exécution.
- Quels cadres et méthodologies en facilitent le fonctionnement.
Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de la valeur (VMO) ?
Le bureau de gestion de la valeur (VMO) se présente comme une nouvelle fonction métier. Il veille à ce que chaque initiative contribue directement aux objectifs stratégiques de votre société et crée une valeur mesurable. Et ce, quelles que soient la taille et la complexité de l’initiative en question.
Si le PMO traditionnel se préoccupe de respecter les délais et les budgets des projets, le VMO va plus loin. Il cherche à sélectionner, à financer et à prioriser les projets pertinents au vu de la valeur attendue et créée.
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Pourquoi passer du PMO traditionnel au VMO ?
L’évolution de PMO à VMO implique une transformation complète de la finalité et des priorités de cette fonction.
Depuis des décennies, la principale mission du PMO consiste à garantir la cohérence, la conformité et la ponctualité des projets. Si cette approche fonctionne pour de nombreuses organisations, elle a fait apparaitre un problème crucial. De nombreux projets « réussis » sur le plan technique ne créent aucune valeur métier concrète. Une initiative peut ainsi respecter les délais et le budget définis en amont sans être alignée sur votre stratégie.
Force est de reconnaitre que l’environnement professionnel actuel n’a rien à voir avec celui d’il y a 30 ans. Les stratégies évoluent presque aussi vite que les marchés et les besoins de vos clients. Votre société ne peut plus planifier ses priorités un an à l’avance, car elles risquent de devenir obsolètes. De même, votre PMO doit s’adapter à ce nouveau niveau d’agilité et à cette évolution constante.
Cela représente un défi de taille, surtout lorsque votre PMO est conçu selon un modèle de gouvernance rigide inspiré de Waterfall. Pour le relever, vous devez redéfinir vos critères de réussite, qui ne peuvent plus se limiter au respect des délais et des budgets.
C’est là que le VMO fait la différence. Grâce à son état d’esprit orienté résultats, il évalue la réussite selon des avantages métier mesurables. En voici quelques exemples.
- Résultats financiers : retour sur investissement (ROI), croissance des recettes, optimisation des coûts.
- Résultats stratégiques : capacité d’innovation, extension de part de marché.
- Résultats opérationnels : renforcement de l’efficacité, réduction des risques.
- Résultats culturels : implication des employés, adoption de pratiques agiles.
Le VMO instaure ainsi une gouvernance guidée par les résultats et devient votre boussole en matière de création de valeur. Autrement dit, il oriente la prise de décision de façon à privilégier les initiatives qui font réellement avancer votre entreprise.
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Rôle et périmètre du VMO dans une organisation
Le bureau de gestion de la valeur (VMO) opère à un niveau stratégique. Il relie le « pourquoi » derrière la stratégie de votre société au « comment » des opérations quotidiennes. Sa structure et ses processus reposent sur trois piliers :
- l’alignement stratégique,
- un champ d’action qui s’étend à l’ensemble de votre entreprise,
- une gouvernance qui érige la valeur en principe fondamental.
1. L’alignement stratégique : des projets et portefeuilles reliés à vos objectifs globaux
Le VMO se caractérise en premier lieu par son souci de l’alignement stratégique. Lorsqu’il évalue un projet ou un programme, il ne se contente pas d’en évaluer la faisabilité ou le coût. Il tient également compte de sa contribution positive à la stratégie globale de votre organisation.
De même, il veille à ce que les décisions d’investissement tiennent compte de la création de valeur attendue. Il les préserve ainsi de l’influence des décisions passées et de celle de certains départements ou cadres supérieurs.
Grâce au VMO, les initiatives qui ne contribuent pas aux objectifs stratégiques sont mises en pauses ou réorientées. Elles libèrent ainsi de la capacité pour les projets à plus fort impact.
2. Un champ d’action qui s’étend à l’ensemble de votre société plutôt qu’aux projets individuels
Comme vous l’avez vu, le PMO se concentre sur la gestion et la livraison des projets et programmes. Il se préoccupe donc de livrer les projets dans le respect des délais et des budgets.
À l’inverse, le champ d’action du VMO s’étend à l’ensemble de votre entreprise. Il assure la cohérence, la hiérarchisation et l’alignement pour toutes vos unités opérationnelles, gammes de produits et régions géographiques. Pour ce faire, le VMO :
- identifie les redondances et les chevauchements entre vos initiatives,
- rééquilibre les investissements en fonction de vos priorités stratégiques,
- facilite l’adoption de modèles de financement adaptatifs qui alignent l’allocation de capital sur les résultats métier.
3. Une gouvernance qui érige la valeur en principe fondamental
Le but ultime du PMO consiste à gérer efficacement le portefeuille de projets et de produits de votre organisation. En plus de cet objectif, le VMO cherche à optimiser vos portefeuilles en continu afin de créer de la valeur. Pour y parvenir, il adopte un modèle de gouvernance basé sur quatre principes.
- Prise de décision guidée par la valeur. Le VMO accorde la priorité aux initiatives qui promettent le meilleur impact stratégique.
- Transparence. Vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur la création de valeur.
- Responsabilisation. Toutes vos équipes connaissent leurs responsabilités vis-à-vis de la concrétisation des avantages.
- Agilité. Vous revoyez la hiérarchisation des initiatives dès que de nouvelles opportunités commerciales se présentent.
Structure et responsabilités du VMO
Il arrive que le VMO fasse partie du bureau de la stratégie ou se situe au même niveau que ce dernier. Toutefois, il rend habituellement compte à un cadre supérieur directement concerné par la stratégie. Par exemple :
- le directeur de la stratégie (CSO, de l’anglais « Chief Strategy Officer »),
- le directeur de l’exploitation (COO, de l’anglais « Chief Operating Officer »),
- le directeur de la valeur (CVO, de l’anglais « Chief Value Officer ») dans les entreprises qui ont érigé la gouvernance par la valeur en discipline stratégique.
Ses responsabilités exactes dépendent de la taille de votre organisation et de la maturité de vos processus de gouvernance. Il VMO opère généralement dans cinq domaines principaux.
1. Alignement stratégique et supervision de la valeur du portefeuille
Pour commencer, le VMO veille à l’alignement de chaque initiative sur les objectifs stratégiques de votre société. Il s’agit de sa mission la plus importante. Pour s’en acquitter, il doit disposer d’une visibilité complète sur le portefeuille de votre entreprise. Il peut alors relier chaque projet à des thèmes stratégiques, indicateurs clés de succès (KPI) ou objectifs et résultats clés (OKR) précis.
Par ailleurs, le VMO évalue en permanence les performances de vos portefeuilles selon la valeur créée. Cela lui permet de déterminer si les investissements en cours représentent la meilleure utilisation possible des ressources de votre organisation.
2. Création de valeur et suivi des avantages
Une autre responsabilité fondamentale du VMO consiste à vérifier que les avantages (notamment financiers) attendus de chaque initiative se concrétisent. Pour y parvenir, il instaure un cadre cohérent de concrétisation des avantages. Ce cadre définit :
- des KPI axés sur la valeur (ROI, valeur actuelle nette, économies, atténuation des risques…),
- la fréquence d’évaluation des avantages (avec des horizons à court et à long terme),
- les personnes responsables de la concrétisation des avantages.
3. Gestion de la chaine de valeur et optimisation de processus
La troisième fonction clé du VMO lui demande de cartographier et d’optimiser les chaines de valeur de votre société. Il doit identifier le flux complet des activités qui créent de la valeur pour vos clients ou parties prenantes.
Cet exercice permet au VMO de visualiser le parcours de la valeur dans votre entreprise. Il peut alors éliminer le gaspillage de ressources, réduire la durée de cycle et accélérer la livraison. Il accélère ainsi la création de valeur depuis la formation d’un concept jusqu’à sa concrétisation.
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4. Gouvernance et prise de décision guidée par la valeur
La gouvernance traditionnelle se concentre sur la conformité et le respect des processus. À l’inverse, la gouvernance du VMO est guidée par la création de valeur et les résultats.
Cette approche tire parti des cadres de gouvernance Lean qui vous offrent de la flexibilité sans sacrifier le contrôle. Parmi les pratiques clés en la matière, citons :
- un processus Phase-Gate dont les jalons sont liés à la création de valeur plutôt qu’à l’achèvement d’activités ;
- des modèles de financement dynamiques qui allouent des budgets en fonction de la valeur ;
- une hiérarchisation revue en permanence pour permettre à votre société de s’adapter rapidement en cas de revirement des priorités.
5. Communication avec les parties prenantes et promotion d’une culture de création de valeur
Vos équipes et dirigeants doivent intégrer la valeur à leur réflexion, à leur planification et à leur prise de décision. C’est à votre VMO qu’il revient de les y former.
Par conséquent, le VMO promeut une culture axée sur la création de valeur continue dans l’ensemble de votre entreprise. Ce changement culturel implique notamment :
- une communication transparente à l’aide de rapports et de tableaux de bord de la valeur ;
- des échanges réguliers avec les parties prenantes afin d’examiner les performances ;
- l’organisation d’ateliers destinés aux dirigeants afin d’intégrer la prise de décision guidée par la valeur au niveau du leadership.
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Différences entre PMO et VMO : tableau comparatif
| Dimension | PMO | VMO |
|---|---|---|
| Objectif principal | Livraison de projet : respect du périmètre, du calendrier et du budget | Résultats stratégiques : création de valeur et concrétisation des avantages |
| Périmètre | Niveau des projets ou des programmes | Chaines de valeur et portefeuille d’une grande société |
| Approche de gouvernance | Approbations axées sur les processus et les jalons | Gouvernance Lean, adaptative et guidée par les résultats |
| Indicateurs de réussite |
|
|
| Facteurs de décision | Risque et contrôle | Valeur et alignement stratégique |
| Structure hiérarchique | Souvent subordonné au DSI | Subordonné au directeur de la stratégie, au directeur de la valeur ou au bureau de la stratégie |
Quels cadres et outils facilitent le fonctionnement du VMO ?
Pour un fonctionnement efficace, votre VMO s’appuie sur des normes de gestion et des outils numériques pertinents. Ceux-ci lui permettent de formaliser la gouvernance par la valeur et de relier la stratégie et l’exécution.
Passons en revue les méthodologies et solutions les plus pertinentes.
- Norme européenne Management par la valeur (EN 12973:2020). Cette norme définit la valeur comme l’équilibre entre les performances, les coûts et les risques. Adoptez-la pour déterminer si les initiatives créent une valeur optimale tout au long de leur cycle de vie.
- Gestion de la concrétisation des avantages (BRM, de l’anglais « Benefits Realization Management »). Grâce à cette méthodologie, suivez facilement la traduction des résultats des projets en résultats métier mesurables. Au sein du VMO, attribuez les responsabilités vis-à-vis de la concrétisation des avantages. Bénéficiez d’une visibilité permanente sur la création de valeur dès le lancement d’un projet et après sa mise en œuvre.
- Objectifs et résultats clés (OKR). Cette approche facilite la mise en place d’une terminologie de la valeur commune à différents départements. Utilisez-la pour traduire les objectifs de votre entreprise en résultats mesurables et atteignables.
- Gestion de portefeuilles Lean. Ce cadre donne à votre VMO les moyens d’aligner la stratégie, le financement et l’exécution. Il instaure une planification continue et une gouvernance adaptative qui reposent sur des données en temps réel.
- Logiciel PPM. Une plateforme PPM comme Triskell permet à votre VMO de visualiser en continu les performances de vos portefeuilles. Il peut ainsi relier les objectifs stratégiques à l’exécution opérationnelle et suivre les avantages concrétisés en temps réel.
Comment passer de PMO à VMO ?
L’idée d’un bureau de gestion de projets pleinement concentré sur la création de valeur vous plaît ? Comme vous l’avez vu, le passage de PMO à VMO n’est pas une simple formalité. Il exige d’adopter de nouvelles approches, de nouveaux indicateurs et de nouveaux modèles opérationnels. En fin de compte, il implique une transformation qui affecte votre organisation tout entière.
Découvrez notre guide en 7 étapes pour réussir cette transition.
1. Évaluer la maturité actuelle de votre PMO
En premier lieu, vous devez analyser la situation actuelle de votre PMO. Pour ce faire, évaluez la maturité de vos processus de gouvernance et de gestion.
L’objectif : déterminer si la structure actuelle de votre PMO satisfait les normes nécessaires à l’instauration d’un VMO. Ces normes se rapportent à l’alignement stratégique, au suivi des avantages et à la visibilité au niveau du portefeuille.
Utilisez notre outil d’évaluation de la maturité du PPM pour déterminer le niveau de maturité de votre PMO. Les résultats de cette évaluation vous aideront à élaborer une feuille de route claire. Votre société sera alors prête à faire évoluer son modèle de gouvernance vers la création de valeur.
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2. Élaborer un business case pour une gouvernance par la valeur
Pour transformer votre PMO en VMO, vous aurez besoin de l’adhésion et de l’investissement des dirigeants. Pour les convaincre, élaborez un business case qui décrit :
- les faiblesses ou axes d’amélioration de votre PMO actuel (que notre évaluation de la maturité du PPM vous aidera à identifier) ;
- les principaux avantages d’une gouvernance par la valeur (meilleur ROI, amélioration continue, prise de décision plus agile…).
3. Remporter l’adhésion des dirigeants
Une fois votre business case prêt, présentez-le aux membres de la direction concernés afin de remporter leur adhésion.
Impliquez le directeur de la stratégie, le directeur informatique et le directeur de l’exploitation dans ce processus. Leur soutien légitimera le pouvoir du VMO à revoir la hiérarchisation des initiatives et à interrompre celles qui créent une valeur insuffisante.
4. Définir des indicateurs mesurables de valeur et de réussite
Lors de vos échanges avec les dirigeants, clarifiez ce que votre entreprise entend par « valeur ». Selon le secteur d’activité ou le contexte métier, la valeur peut correspondre au ROI financier, à la satisfaction client, au potentiel d’innovation ou encore à l’efficacité opérationnelle.
Définissez ensuite des KPI et autres indicateurs alignés sur cette signification. Vous aurez ainsi l’assurance que toutes les parties prenantes comprennent les critères d’évaluation de la réussite.
5. Mener un pilote dans le cadre d’un programme stratégique
Pour tester progressivement votre VMO, commencez par un projet ou programme pilote qui allie forte visibilité et pertinence stratégique. Par exemple, une initiative de transformation digitale ou le déploiement d’objectifs et résultats clés (OKR) dans toute votre organisation.
Cette phase pilote vous donnera l’occasion de tester les modèles et cadres de gouvernance de votre VMO. Vous pourrez aussi procéder à des ajustements rapides et très rentables. Enfin, vous pourrez valider cette nouvelle approche afin de l’employer par la suite dans d’autres portefeuilles.
6. Passer à l’échelle progressivement
Après l’achèvement du programme pilote, vous pourrez commencer à étendre le champ d’action du VMO, étape par étape. Pour ce faire, veillez à ce que :
- chaque unité opérationnelle adopte une gouvernance par la valeur alignée sur sa stratégie et sa maturité ;
- les apprentissages tirés des initiatives pilotes soient appliqués dans toute votre société ;
- le VMO apporte une visibilité centralisée sans limiter la prise de décision au niveau de chaque unité commerciale.
7. Mettre en œuvre un logiciel PPM comme Triskell
Tout VMO a besoin d’une plateforme PPM pour relier la stratégie, l’exécution et les résultats dans un même écosystème. Par exemple, le logiciel Triskell vous propose :
- de la visibilité sur l’ensemble de vos portefeuilles ;
- des modèles de hiérarchisation guidés par la valeur et l’alignement stratégique ;
- un suivi des avantages à l’aide de tableaux de bord des performances personnalisables ;
- des simulations basées sur des scénarios dynamiques pour une prise de décision plus agile ;
- des renseignements exploitables en temps réel sur les investissements qui génèrent le plus grand impact stratégique.
Conclusion : le VMO, l’avenir du PMO
En résumé, le VMO est parti pour redéfinir la manière dont votre entreprise exécute sa stratégie. Autrefois, le PMO se concentrait principalement sur le contrôle et la standardisation des processus. Désormais, la réussite dépend de l’alignement stratégique, de l’agilité et de l’impact mesurable.
Si votre organisation évolue vers ce nouveau modèle, elle ne se contentera pas de livrer plus efficacement ses projets. Elle obtiendra des résultats qui stimuleront sa résilience, sa capacité d’’innovation et sa croissance à long terme.
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Questions fréquentes sur le bureau de gestion de la valeur (VMO) et le passage de PMO à VMO
Qu’est-ce qu’un VMO ? S’agit-il simplement d’un PMO mis au goût du jour ?
Le VMO n’est pas un simple PMO auquel on a collé une nouvelle étiquette. Si ces deux fonctions soutiennent la gouvernance et la supervision de vos portefeuilles, elles remplissent des missions foncièrement différentes.
- Le PMO se préoccupe principalement de la livraison. Il veille à ce que les projets s’achèvent dans le respect des délais, du budget et du périmètre.
- Le VMO se concentre sur la valeur. Il s’assure que votre entreprise investisse dans des initiatives pertinentes et que ces dernières produisent des résultats métier mesurables.
Ainsi, le VMO ne se contente pas de coordonner l’exécution des projets. Il aligne la stratégie, le financement et la livraison. Il suit les avantages tout au long du cycle de vie. Enfin, il aide vos responsables à prendre des décisions guidées par l’impact plutôt que par l’activité.
Combien de temps faut-il pour passer de PMO à VMO ?
Le calendrier varie selon la maturité de votre organisation, sa culture et l’engagement de son leadership.
- Une phase pilote prend généralement 6 à 12 mois.
- L’adoption complète du modèle VMO par une grande société prend souvent 18 à 24 mois.
Quels sont les principaux avantages d’un VMO ?
Le passage au modèle VMO constitue un investissement dans l’exécution de votre stratégie. Il présente parfois des avantages considérables.
- Meilleur alignement sur la stratégie de votre entreprise. Le VMO s’assure de relier chaque projet aux objectifs de votre organisation. Pour ce faire, il définit clairement des indicateurs de réussite et des objectifs et résultats clés (OKR).
- Création de valeur transparente et mesurable. Le VMO instaure des cadres de concrétisation des avantages et des tableaux de bord de la valeur. Il insuffle ainsi de la transparence qui vous permet d’identifier où et comment votre société crée de la valeur.
- Optimisation de l’allocation des ressources et des performances des portefeuilles. Le VMO bénéficie de visibilité sur toute votre entreprise. Il peut alors identifier les efforts redondants ou désalignés et réallouer des ressources aux opportunités qui créent davantage de valeur.
- Prise de décision plus pertinente et renforcement de l’agilité organisationnelle. Le VMO met en place une gouvernance Lean et une hiérarchisation dynamique. Vos responsables peuvent ainsi s’adapter rapidement aux nouvelles opportunités ou aux nouveaux risques.
- Amélioration continue et culture d’apprentissage. Le VMO analyse les résultats après la mise en œuvre et les apprentissages à en tirer. Il intègre ainsi l’amélioration continue à la gouvernance.
À quels types de sociétés un VMO profite-t-il le plus ?
Un VMO profite surtout aux grandes entreprises qui gèrent :
- des portefeuilles de transformation d’envergure,
- des programmes d’innovation,
- des initiatives transversales complexes.
Cependant, toute organisation qui vise l’agilité stratégique et la responsabilisation vis-à-vis de la valeur peut adopter ses principes.
